Ghidul din 16 noiembrie 2001

Activitățile desfășurate de autoritatea naționala, de echipa de însoțire și de reprezentantii platformei (instalatiei) inspectate sunt în conformitate cu responsabilitatile ce le revin pentru asigurarea desfășurării în bune condiții a inspecțiilor internationale ale OIAC, stipulate în

Legea nr. 56/1997

pentru aplicarea prevederilor Convenției privind interzicerea dezvoltării, producerii, stocarii și folosirii armelor chimice și distrugerea acestora, art. 36-39.

ACTIVITĂȚI CE SE DESFASOARA PANA LA SOSIREA ECHIPEI DE INSPECȚIE

A. ACTIVITĂȚI CE SE DESFASOARA DE CATRE AUTORITATEA NAȚIONALA - ANCESIAC

● Primeste notificarea ST al OIAC privind inspecția internationala, cu cel puțin 120 de ore înainte de sosirea echipei de inspecție la platforma inspectata.

● Confrunta numele inspectorilor și asistentilor de inspecție din notificarea primita cu lista celor desemnați de ST al OIAC pentru a conduce inspecții de rutina (din baza de date a ANCESIAC).

● Confirma ST al OIAC prin fax, în maximum o ora, primirea notificarii.

● Transmite prin fax, conducerii platformei (instalatiei), o nota verbala cu privire la efectuarea inspecției.

● Constituie echipa de însoțire, din membri ai corpului de control al ANCESIAC, din reprezentanti ai obiectivului inspectat și, după caz, din reprezentanti ai autorităților publice competente.

● Comunică Directiei Generale a Vamilor (DGV) și Inspectoratului General al Politiei de Frontiera numele inspectorilor și asistentilor de inspecție, precum și data, ora și numărul zborului cu care echipa de inspecție soseste la punctul de intrare. Reaminteste DGV ca inspectorii nu trebuie să prezinte declaratie vamala pentru echipamentul de inspecție atât la sosire, cat și la plecare. Membrilor echipei de inspecție li se vor acorda imunitatile acordate agentilor diplomatici conform prevederilor Convenției de la Viena și a Convenției privind interzicerea armelor chimice.

● Asigura, împreună cu reprezentantii DGV, locul corespunzător pentru verificarea echipamentului adus de echipa de inspecție.

B. ACTIVITĂȚI CE SE DESFASOARA DE CATRE ECHIPA DE INSOTIRE ȘI DE

CONDUCEREA (REPREZENTANTII) PLATFORMEI (INSTALATIEI) INSPECTATE

ACTIVITĂȚI CE SE DESFĂȘOARĂ DE CĂTRE:

ECHIPA DE ÎNSOȚIRE

CONDUCEREA (REPREZENTANȚII) PLATFORMEI (INSTALAȚIEI) INSPECTATE

Execută activități de pregătire pentru primirea echipei de inspecție la punctul de intrare:

Primesc nota verbală a ANCESIAC privind notificarea inspecției și confirmă primirea acesteia. Comunică ANCESIAC numele specialiștilor pentru echipa de însoțire. Se recomandă desemnarea

▪

contactează reprezentanții vămii și ai poliției de frontieră, în vederea desfășurării cu prioritate a formalităților de intrare/ieșire

persoanelor de contact cu ANCESIAC, ca membrii ai echipei de însoțire.

din țară pentru echipa de inspecție și pentru echipamentul pe care acesta îl aduce/scoate din țară;

Asigură, în măsura posibilităților, mijloacele de transport pentru deplasarea echipei de inspecție la locul special destinat pentru controlul echipamentului și aparaturii și, în continuare, până la platforma inspectată, în maximum 12 ore de la sosire.

▪

asigură mijloacele de transport pentru deplasarea echipei de inspecție de la punctul de intrare la obiectivul inspectat, în maximum 12 ore de la sosire.

Desemnează un membru al său, care se va deplasa la platformă (instalație) pentru a asigura asistență de specialitate la activitățile de pregătire a inspecției.

Numește un colectiv de pregătire a inspecției, coordonat de unul dintre directorii platformei, incluzând șeful secției/instalației (instalațiilor) ce urmează a fi inspectată (inspectate), precum și persoanele de contact cu ANCESIAC.

Urmărește asigurarea serviciilor și facilităților, necesare echipei de inspecție, de către reprezentanții instalației (instalațiilor).

Asigură echipei de inspecție condițiile de transport local, cazare și masă.

Asigură echipei de inspecție condițiile de lucru (o încăpere pentru păstrarea echipamentului aprobat de ST și pentru desfășurarea activităților zilnice, echipată cu mijloace de comunicație internațională: fax, telefon):

▪

pe ușa încăperii de lucru a echipei de inspecție se va lipi un afiș care va menționa: "OPCW INSPECTION TEAM (ECHIPA DE INSPECȚIE OIAC) - NU DERANJAȚI";

▪

în interiorul încăperii de lucru a echipei de inspecție nu va avea acces nici o persoană străină, fără invitația expresă a unuia dintre inspectori și prezența unui membru al echipei de însoțire;

▪

linia de telefon și fax alocată echipei de inspecție în încăperea de lucru va trebui să fie în exclusiva utilizare a echipei, fără a fi deranjată de apeluri exterioare; în acest sens ar fi indicat ca numărul alocat să fie unul nou sau unul mai puțin solicitat

Asigură numărul de specialiști și interpreți necesar pe timpul inspecției:

▪

este obligatoriu ca interpreții necesari pe perioada inspecției (de regulă 2 persoane) să fie buni cunoscători ai termenilor de specialitate; ei vor fi instruiți în prealabil că sarcina lor este de a efectua strict traducerea, fără comentarii suplimentare.

Pregătesc ecusoane distincte (de culori diferite) pentru membrii echipei de inspecție, ai echipei de însoțire, precum și pentru personalul platformei cu care cele două echipe vor intra în contact pe parcursul desfășurării inspecției.

Asigură accesul inspectorilor la punctul sanitar al platformei și o ambulanță, echipată corespunzător, la obiectivul inspecției, pentru cazuri de urgență.

Asigură prezența personalului medical la punctul sanitar al platformei, pe toată durata inspecției.

Creează condițiile de lucru la laboratorul platformei (instalației) pentru pregătirea și analizarea probelor prelevate pe timpul inspecției.

Pregătesc registrele și documentele de înregistrare (zilnice, lunare și anuale) a producției substanțelor chimice care fac obiectul inspecției.

Participă, prin reprezentantul său prezent la platforma inspectată, la informarea personalului instalației (instalațiilor) privind regulile de inspecție și de protejare a informațiilor confidențiale.

Informează personalul instalației (instalațiilor) inspectate asupra regulilor de desfășurare a inspecției și al modului de luare a interviurilor. Identifică informațiile confidențiale și asigură protejarea acestora.

Verifică, prin reprezentantul său prezent la platformă, instructajul premergător inspecției (briefing)*).

Actualizează și prezintă reprezentantului echipei de însoțire materialul pentru instructaj premergător inspecției*), în limbile română și engleză, elaborat în prealabil și organizează turul de recunoaștere al instalației.

___________

*) Vezi elementele de conținut ale briefing-ului de la sfârșitul ghidului.

Dacă se consideră necesară încheierea unui "Acord de instalație", cu ocazia primei inspecții și se aprobă aceasta prin ordin al președintelui ANCESIAC, se revăd datele pentru negocierea "Acordului de instalație" pregătite în prealabil.

ACTIVITĂȚI CE SE DESFASOARA LA PUNCTUL DE INTRARE DUPA SOSIREA

ECHIPEI DE INSPECȚIE

ACTIVITĂȚI CE SE DESFĂȘOARĂ DE CĂTRE:

ECHIPA DE INSPECȚIE

ECHIPA DE ÎNSOȚIRE

Sosește la punctul de intrare.

Întâmpină echipa de inspecție și asistă la activitățile ce se desfășoară la punctul de intrare (controlul pașapoartele, verificarea identității inspectorilor și asistenților de inspecție).

Înmânează mandatul de inspecție.

Șeful echipei de însoțire primește mandatul de inspecție, verifică identitatea membrilor echipei de inspecție conform notificării primite și mandatului de inspecție și confruntă semnătura din mandat cu cea din specimenul semnăturilor persoanelor autorizate să emită mandate de inspecție.

Prezintă echipamentul și aparatura de inspecție.

Verifică echipamentul și aparatura echipei de inspecție, în prezența reprezentantului DGV, precum și documentele de însoțire care conțin specificațiile tehnice și cerințele operaționale pentru echipamentul și aparatura adusă. Verificarea va urmări ca echipamentul de inspecție să corespundă listei cu echipament aprobat pentru tipul de inspecție menționat, anexată la mandatul de inspecție. De asemenea, se va verifica seria și starea sigiilor aplicate de ST al OIAC.

Participă la sigilarea incintei cu echipamentul respins la punctul de intrare (dacă este cazul)

Asigură, împreună cu reprezentantul DGV, depozitarea, până la plecarea echipei de inspecție, a echipamentului și aparaturii respinse, care nu corespund listei anexate la mandat sau a datelor cuprinse în documentația de însoțire, într-o incintă care se va sigila de ambele părți.

Iau la cunoștință frecvența aprobată de Ministerul Comunicațiilor pentru legături între membrii echipei de inspecție.

Atenționează echipa de inspecție asupra frecvenței aprobată pe teritoriul României (notificată la OIAC) - 169,125 MHz din banda VHF cu separarea între canale de 25 KHz - pentru legături între membrii echipei de inspecție.

DESFASURAREA INSPECȚIEI

ACTIVITĂȚI CE SE DESFĂȘOARĂ DE CĂTRE:

ECHIPA DE INSPECȚIE

ECHIPA DE ÎNSOȚIRE

CONDUCEREA (REPREZENTANȚII) PLATFORMEI (INSTALAȚIEI) INSPECTATE

Sosește la platforma inspectată, nu mai târziu de 12 ore după sosirea la punctul de intrare Instalează și verifică echipamentul și aparatura pentru inspecție.

Însoțește echipa de inspecție asigurând ajungerea acesteia la obiectivul inspecției, nu mai târziu de 12 ore după sosirea la punctul de intrare.

Primesc echipele de inspecție și însoțire. Asigură echipei de inspecție condițiile de transport local, cazare și masă. Asigură echipei de inspecție condițiile de lucru (o încăpere pentru păstrarea echipamentului aprobat de ST și pentru desfășurarea activităților zilnice, echipată cu mijloace de comunicație internațională: fax, telefon).

Prezintă membrii echipelor și responsabilitățile acestora.

Prezintă specialiștii și translatorii care asigură desfășurarea inspecției. Distribuie ecusoane distinctive echipelor.

Participă la prezentarea instructajului premergător inspecției (briefing)*).

Prezintă instructajul premergător inspecției și pune la dispoziția echipelor de inspecție și însoțire, conținutul acestuia. Instructajul nu trebuie să depășească 3 ore.

Echipele iau la cunoștință, în cadrul briefing-ului*), normele și măsurile de siguranță și securitate pe timpul desfășurării inspecției.

Prezintă verbal și în scris, în cadrul briefing-ului, normele și măsurile de siguranță și securitate pe timpul inspecției.

___________

*) Vezi elementele de conținut ale briefing-ului de la sfârșitul ghidului.

Execută turul de recunoaștere a instalației (instalațiilor)

Însoțește echipa de inspecție pe timpul executării turului de recunoaștere a instalației (instalațiilor)

Asigură executarea turului de recunoaștere a instalației (instalațiilor).

Stabilesc împreună momentul inițierii inspecției (ora "0").

Întocmește și prezintă planul inițial de inspecție, pe baza instructajului premergător și al turului de recunoaștere a instalației (instalațiilor). Stabilește programul de verificare a instalației pe subechipe, zile și ore.

Participă la prezentarea planului de inspecție.

Localizează, cu ajutorul sistemului global pentru determinarea poziției (GPS), obiectivul care se inspectează.

Asistă la determinarea coordonatelor obiectivului inspectat.

Sprijină echipa de inspecție cu hărți (scheme) în localizarea și verificarea obiectivului inspectat.

Verifică unele activități și zone ale platformei (instalației) pe care le propune prin planul de inspecție și care se redau în continuare spre exemplificare. Verifică registrele urmărind concordanța activităților desfășurate în instalație (instalații) cu declarațiile prezentate. Inspectează zona unde se desfășoară procese de manipulare a reactanților înainte de introducerea pe flux. Controlează zona vaselor de reacție (aspect exterior, echipamente auxiliare, conducte de alimentare, echipamente de comandă asociate). Verifică echipamentele și zonele pentru manipularea deșeurilor și efluenților, precum și pentru eliminarea substanțelor chimice rebutate. Solicită și Asistă la prelevarea probelor, dacă se consideră necesar. Pregătește și analizează probele cu aparatură proprie sau solicită analizarea acestora cu aparatura platformei (instalației). Poate trimite probele, în vederea analizării la cel puțin două laboratoare desemnate de OIAC.

Sprijină și participă la toate activitățile de control desfășurate de echipa de inspecție. Urmărește ca echipa de inspecție să respecte strict mandatul emis de OIAC, iar prin activitățile de control executate să perturbe la minimum activitățile platformei (instalației). Însoțește echipa de inspecție și ține evidența registrelor și documentației consultate. Însoțește echipa de inspecție. asistă la măsurătorile și calculele efectuate de echipa de inspecție, privind instalația și substanțele obținute. Asistă la prelevarea a 3 seturi de probe*) și la analizarea acestora. Aprobă, la cerere, transferul probelor prelevate la laboratoarele desemnate de OIAC, în vederea analizării. Ține evidența probelor prelevate pentru analizarea la fața locului și a celor trimise laboratoarelor OIAC.

Acordă permanent asistență tehnică. Pregătește toate locurile ce urmează a fi inspectate, astfel încât inspecția să se desfășoare fluent, fără obstrucționări sau întârzieri nejustificate. Asigură, în limitele mandatului, accesul echipei de inspecție la documentație, (registre și evidențe de producție și alte documente relevante pentru scopul inspecției). Asigură asistență tehnică. Execută, la cerere, operațiuni tehnologice în instalația controlată (numai dacă este posibil și în deplină siguranță). Execută prelevarea de probe, solicitată de către șeful echipei de inspecție, obligatoriu în prezența reprezentanților echipelor de inspecție și de însoțire, care vor asigura sigilarea recipienților (containerelor). Asigură, la cerere, condițiile pentru pregătirea și analizarea probelor în laboratorul platformei (instalației), dacă dotarea acestuia cu aparatură permite acest lucru.

___________ *) Un set de probe se pune la dispoziția echipei de inspecție, care poate fi împărțit în alte trei seturi: unul din aceste seturi poate fi la rândul său împărțit și pus la dispoziția laboratoarelor desemnate de OIAC pentru analiză, un al doilea set este analizat cu mijloace proprii, iar al treilea set este analizat la platformă cu mijloacele acesteia. Al doilea set se păstrează sigilat de către echipa de inspecție și autoritatea națională în cadrul platformei. Al treilea set se analizează la un laborator autorizat de autoritatea națională, dacă aceasta consideră necesar.

Solicită fotografierea elementelor relevante din instalație. Intervievează personalul platformei (instalației), prin intermediul echipei de însoțire, pentru a stabili unele aspecte relevante pentru scopul inspecției.

La cerere echipei de inspecție aprobă și execută, fotografierea cu aparatură polaroid. Urmăresc respectarea măsurile legale de executare și manipulare a fotografiilor. Rețin câte o copie a fiecărei fotografii. Asigură, la cerere, intervievarea personalului, putând obiecta la întrebările considerate inoportune sau fără relevanță pentru scopul inspecției.

Asigură participarea la interviu a persoanelor solicitate.

Solicită clarificarea ambiguităților și neînțelegerilor apărute.

Asigură clarificarea tuturor situațiilor neclare sau ambigue.

Solicită, dacă este cazul, în mod argumentat, mărirea duratei de inspecție.

Urmăresc respectarea duratei de inspecție din momentul stabilirii momentului de inițiere a inspecției - 24 de ore. Analizează, la cerere și aprobă, dacă se justifică, mărimea duratei inspecției.

Revizuiesc, la sfârșitul zilei de inspecție, aspectele abordate și rețin problemele pentru a fi rezolvate în ziua următoare.

Negociază și încheie "Acordul de instalație", dacă se consideră necesar, de către autoritatea națională, cu aprobarea președintelui acesteia.

Furnizează datele și informațiile necesare.

Prezintă în scris, în cadrul informării de la sfârșitul inspecției, constatările preliminare (nu mai târziu de 24 de ore de la încheierea inspecției).

Participă, la sfârșitul inspecției, la prezentarea constatărilor preliminare, analizează și înlătură eventualele neclarități, iar șeful echipei de însoțire semnează pentru luare la cunoștință și adaugă eventuale obiecții și/sau observații.

Prezintă lista probelor prelevate, copiile după materialele puse la dispoziția inspectorilor pe timpul inspecției, pe care urmează să le transfere în afara țării.

Reține un exemplar al constatărilor preliminare prezentate, semnat de șefii echipelor de inspecție și însoțire, o copie a listei probelor prelevate, precum și a materialelor puse la dispoziția inspectorilor, pe timpul inspecției.

Aprobă documentele (copiile după datele culese pe timpul inspecției), care urmează să fie transferate în afara țării, cu respectarea măsurilor de confidențialitate.

Decontaminează, dacă este cazul, și inventariază echipamentul și aparatura OIAC, din dotare.

Participă, dacă este cazul, la decontaminarea echipamentului și aparaturii echipei de inspecție.

Prezintă aparatura și echipamentele de inspecție și asigură sigilarea acestora.

Verifică aparatura și echipamentul de inspecție, în prezența reprezentantului DGV și asistă la sigilarea acestora.

Avizează decontul pentru serviciile asigurate de platforma (instalații) de la reprezentanții acesteia.

Prezintă decontul pentru serviciile asigurate de platformă (instalația) inspectată în vederea rambursării cheltuielilor de către OIAC, dacă este cazul.

ACTIVITĂȚI CE SE DESFASOARA LA PUNCTUL DE IESIRE

LA PLECAREA ECHIPEI DE INSPECȚIE

ACTIVITĂȚI CE SE DESFĂȘOARĂ DE CĂTRE:

ECHIPA DE INSPECȚIE

ECHIPA DE ÎNSOȚIRE

Părăsește platforma inspectată și se deplasează la punctul de ieșire din țară

Însoțește echipa de inspecție la punctul de intrare/ieșire, unde restituie echipei de inspecție eventualele articole de echipament reținute la punctul de intrare și asistă la controlul vamal.

ACTIVITĂȚI ULTERIOARE DESFASURARII INSPECȚIEI

ACTIVITĂȚI CE SE DESFĂȘOARĂ DE CĂTRE:

ECHIPA DE INSPECȚIE

ECHIPA DE ÎNSOȚIRE

În cel mult 10 zile după încheierea inspecției, inspectorii vor pregăti raportul faptic final privind desfășurarea activității și constatările lor.

Primește raportul final și împreună cu reprezentanții platformei (instalației) analizează și fac observații scrise cu privire la constatări, dacă este cazul.

ELEMENTE DE BRIEFING

1) Prezentarea generală a platformei

● specificul acesteia, activități desfășurate, principalele produse fabricate;

● nominalizarea instalațiilor declarate, producătoare de substante chimice inscrise în lista nr. 3 și/sau de substante organice definite (SOD), inclusiv cu fosfor, sulf sau fluor (substante PSF), care au functionat în anul anterior, precum și a substanțelor obtinute pe acestea. În cazul producerii unui numar mare de astfel de substante pe o instalatie, acestea se vor specifică în anexa;

● schema platformei în care să figureze instalatiile declarate și utilitatile folosite de acestea (laboratoare centrale, statii de tratare a deseurilor, depozite de materii prime și finite, centrul medical, cladirea administrativa).

2) Date referitoare la fiecare instalatie declarata:

● descrierea etapelor procesului tehnologic, avandu-se în vedere protejarea datelor confidentiale;

● proceduri privind controlul calității produsului;

3) Reglementari privind siguranța și sănătatea:

● norme de protectia muncii specifice, furnizandu-se principalele informații privind masurile de siguranță aplicate în cadrul instalațiilor declarate, în vederea evitarii accidentelor de muncă;

● zone cu potențial periculos în instalatie, nominalizate în instrucțiunile de tehnica securitatii și protectia muncii și în regulamentul de fabricatie, precum și modul de semnalizare a acestora;

● modul de avertizare și actiune în caz de alarma chimica.

4) Aspecte administrative:

● programul de lucru al agentului economic;

● amplasarea camerei de lucru și de depozitare a echipamentelor de inspecție, care se asigura membrilor echipei de inspecție de către reprezentantii platformei;

● aranjamente privind cazarea, masa, transportul local, comunicatii locale și internationale.