Decizia nr. 512/2004

Anexa NORME METODOLOGICE

privind exercitarea auditului public intern în cadrul Casei Naționale de Asigurări de Sănătate și al caselor de asigurări de sănătate
A. DISPOZIȚII GENERALE
a) În conformitate cu prevederile
art. 77, lit. b din Ordonanța de urgenta a Guvernului nr. 150/2002
privind organizarea și funcționarea sistemului de asigurări sociale de sănătate, președintele CNAS "organizează și coordonează activitatea de audit potrivit atribuțiilor specifice ale Casei Naționale de Asigurări de Sănătate și ale caselor de asigurări".
b) Prezentele Norme Metodologice, elaborate în temeiul prevederilor
art. 4 din Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 38/2003
pentru aprobarea "Normelor metodologice generale privind exercitarea activității de audit public intern" și a prevederilor " Legii nr. 672/2002
privind auditul public intern" reglementează exercitarea auditului intern în C.N.A.S și în casele de asigurări de sănătate.
I. Definitia auditului public intern
Auditul public intern reprezintă o activitate funcțional independenta și obiectivă, care da asigurări și consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor publice, perfectionand activitățile entitatii publice. Ajuta entitatea publică să-și îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematica și metodica, care evalueaza și imbunatateste eficienta și eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare.
2. Tipuri de audit
Legea privind auditul public intern defineste următoarele tipuri de audit:
a) Auditul de sistem - reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere și control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcționează economic, eficace și eficient, pentru identificarea deficiențelor și formularea de recomandări pentru corectarea acestora;
b) Auditul performantei - examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor și sarcinilor entitatii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor și apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele;
c) Auditul de regularitate - reprezintă examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale și metodologice, conform normelor legale.
B. STRUCTURILE DE AUDIT PUBLIC INTERN ÎN ROMÂNIA ȘI ÎN CADRUL SISTEMULUI DE ASIGURĂRI SOCIALE DE SĂNĂTATE
3. Organizarea auditului public intern
În conformitate cu art. 4 din Legea privind auditul public intern, auditul public intern este organizat astfel:
a) UCAAPI - structura distinctă în cadrul Ministerului Finanțelor Publice, constituită din compartimente de specialitate, în directa subordonare a ministrului finanțelor publice, având atribuții de coordonare, evaluare, sinteza în domeniul activității de audit public intern la nivel național, care efectuează și misiuni de audit public intern de interes național cu implicații multisectoriale. UCAAPI este condusă de un director general, numit de ministrul finanțelor publice, cu avizul CAPI;
b) CAPI - organism cu caracter consultativ, constituit din 11 membri, specialiști din afară Ministerului Finanțelor Publice, condus de un președinte. CAPIsprijina UCAAPI în definirea strategiei și îmbunătățirii activității de audit public intern în sectorul public;
c) Compartimentele de audit public intern din entitatile publice - structuri functionale de baza în domeniul auditului public intern, care exercită efectiv funcția de audit public intern.
3.1. Organizarea auditului public intern la nivelul Casei Naționale de Asigurări de Sănătate și al caselor de asigurări de sănătate
Auditul public intern la nivelul sistemului de asigurări sociale de sănătate reprezintă o activitate funcțional independenta și obiectivă, organizată la nivelul CNAS, care da asigurări și consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor publice, perfectionand activitățile desfășurate în cadrul sistemului asigurărilor sociale de sănătate. Ajuta CNAS și casele de asigurări de sănătate să-și îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematica și metodica, care evalueaza și imbunatateste eficienta și eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare.
Casa Naționala de Asigurări de Sănătate este organizată și funcționează în conformitate cu prevederile
Ordonanței de Urgenta a Guvernului nr. 150/2002 .
La nivelul CNAS activitatea de audit public intern este asigurata de Direcția Audit Public Intern.
Direcția Audit Public Intern funcționează în subordinea directa a președintelui Casei Naționale de Asigurări de Sănătate, exercitând o funcție distinctă și independenta de activitățile entitatii publice. Prin atribuțiile sale, Direcția Audit Public Intern a CNAS nu trebuie să fie implicata în vreun fel în elaborarea și implementarea sistemelor de control intern din cadrul sistemului asigurărilor sociale de sănătate.
La casele de asigurări de sănătate aflate în subordinea CNAS auditul este organizat sub forma de compartimente, birouri sau servicii, ca urmare a aplicării prevederilor
Legii nr. 161/2003 .
3.2. Obiectivele auditului public intern în cadrul CNAS și CAS
3.2.1. Obiectivele auditului public intern desfășurat în cadrul sistemului asigurărilor sociale de sănătate sunt:
a) Asigurarea obiectivă și consilierea, destinate sa imbunatateasca sistemele și activitățile desfășurate de CNAS și casele de asigurări de sănătate;
b) Sprijinirea îndeplinirii obiectivelor instituției publice printr-o abordare sistematica și metodica, prin care se evalueaza și se imbunatateste eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare;
c) Sprijinirea conducerii CNAS în ansamblul sau și a conducerilor caselor de asigurări prin intermediul opiniilor și recomandărilor formulate în timpul auditarilor, urmărindu-se gestionarea mai buna a riscurilor, asigurarea unei mai bune administrări și pastrari a patrimoniului, asigurarea unei mai bune monitorizari a conformitatii cu regulile și procedurile existente, asigurarea unei evidente contabile corecte, conforme cu legislația în vigoare și un management informatic fiabil și coerent, îmbunătățirea calității managementului, a controlului și auditului intern, precum și îmbunătățirea eficientei și eficacitatii operațiilor.
3.2.2. Obiectivele misiunii de audit public intern
Unei misiuni de audit i se pot atribui doua obiective principale:
- asigurarea conformitatii procedurilor și a operațiunilor cu normele juridice - auditul de regularitate;
- evaluarea rezultatelor privind obiectivele urmărite și examinarea impactului efectiv - auditul de performanță.
3.3. Exercitarea misiunii de audit
1. La nivelul CNAS fac obiectul auditului, conform prevederilor
Legii nr. 672/2002 , procesele și activitățile desfășurate la nivelul întregii structuri organizatorice.
2. La nivelul caselor de asigurări de sănătate aflate în subordonarea CNAS fac obiectul activității de audit toate procesele și activitățile desfășurate la nivelul structurilor organizatorice ale acestor instituții.
4. Atribuțiile compartimentului de audit public intern
În conformitate cu art. 11 din Legea auditului public intern, atribuțiile compartimentului de audit public intern sunt:
a) elaborează norme metodologice specifice entitatii publice care, după aprobare de Președintele CNAS, se înaintează structurii de audit public intern din Ministerul Sănătății pentru avizare;
b) elaborează proiectul planului anual de audit public intern;
Precizările referitoare la atribuțiile de la literele a) și b) sunt prezentate la punctul 6, subpunctele 6.1.3, respectiv 6.1.1 din prezentele norme.
c) efectuează activități de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar și control ale entitatii publice sunt transparente și sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta și eficacitate;
Auditul public intern se exercită asupra tuturor activităților desfășurate în CNAS, inclusiv din entitatile subordonate, cu privire la formarea și utilizarea fondurilor publice, precum și la administrarea patrimoniului public.
Compartimentul de audit public intern auditeaza, cel puțin o dată la 3 ani, fără a se limita la acestea, următoarele:
- angajamentele bugetare și legale din care deriva direct sau indirect obligații de plată, inclusiv din fondurile comunitare;
- plățile asumate prin angajamente bugetare și legale, inclusiv din fondurile comunitare;
- vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri;
- constituirea veniturilor publice;
- alocarea creditelor bugetare;
- sistemul contabil și fiabilitatea acestuia;
- sistemul de luare a deciziilor;
- sistemele de conducere și control precum și riscurile asociate unor astfel de sisteme;
- sistemele informatice.
d) DAPI informează structura de audit public intern din Ministerul Sănătății despre recomandările neinsusite de către conducătorul entitatii publice auditate, precum și despre consecințele acestora;
Structurile de audit public intern de la casele de asigurări vor transmite trimestrial Direcției Audit Public Intern sinteze ale recomandărilor neinsusite de către conducătorul casei de asigurări și consecințele neimplementarii acestora, însoțite de documentația relevanta, după cum urmează:
- entitatile publice subordonate transmit către DAPI sinteza, trimestrial în maxim 5 zile de la încheierea trimestrului;
- DAPI transmite sinteza, trimestrial la structura de audit public intern din Ministerul Sănătății, în termen de 10 zile de la încheierea trimestrului.
e) raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitățile sale de audit;
Structurile de audit public intern transmit la DAPI/Ministerul Sănătății, după caz, la cererea acestora, rapoarte periodice privind constatările, concluziile și recomandările rezultate din activitățile lor de audit.
f) elaborează raportul anual al activității de audit public intern;
Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern cuprind principalele constatări, concluzii și recomandări rezultate din activitatea de audit, progresele înregistrate prin implementarea recomandărilor, eventualele iregularitati/prejudicii constatate în timpul misiunilor de audit public intern, precum și informații referitoare la pregătirea profesională și riscuri identificate.
Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern se transmit la DAPI/Ministerul Sănătății, după caz, conform urmatorului calendar:
- Casele de asigurări de sănătate transmit rapoartele anuale la DAPI până la 10 ianuarie;
- DAPI transmite raportul anual la Ministerul Sănătății, până la 15 ianuarie.
g) în cazul identificarii unor iregularitati sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entitatii publice și structurii de control intern abilitate.
În situația în care în timpul misiunilor de audit public intern se constata abateri de la regulile procedurale și metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activității/operațiunii auditate, auditorii interni trebuie să înștiințeze conducătorul entitatii publice și structura de inspecție sau o alta structura de control intern stabilită de conducătorul entitatii publice, în termen de 3 zile.
Cazurile de identificare a iregularitatilor și fraudelor sunt prezentate în capitolul referitor la raportarile periodice și anuale.
În cazul identificarii unor iregularitati majore, auditorul intern poate continua misiunea sau poate să o suspende cu acordul conducătorului entitatii care a aprobat-o, dacă din rezultatele preliminare ale auditarii se estimeaza ca, prin continuarea acesteia, nu se ating obiectivele stabilite (limitarea accesului, informații insuficiente, etc.).
C. NORMELE APLICABILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN ȘI AUDITORILOR INTERNI
5. Norme de calificare
5.1. Carta auditului intern și Codul privind conduita etica a auditorului intern
5.1.1. Carta auditului intern defineste obiectivele, drepturile și obligațiile auditului intern și este elaborata de către fiecare șef al structurii de audit public intern și aprobată de conducătorul entitatii publice. Carta auditului intern informează despre obiectivele și metodele de audit, clarifica misiunea de audit, fixează regulile de lucru între auditor și auditat și promovează regulile de conduita.
5.1.2. Codul privind conduita etica a auditorului intern reprezintă un ansamblu de principii și reguli de conduita care trebuie să guverneze activitatea auditorilor interni. Scopul Codului privind conduita etica a auditorului intern este de a promova cultura etica în viziunea globală a profesiei de auditor intern. Codul privind conduita etica a auditorului intern cuprinde regulile pe care auditorii interni trebuie să le respecte în exercitarea atribuțiilor.
5.2. Independenta și obiectivitate
5.2.1. Independentta organizatorică
Direcția Audit Public Intern funcționează în subordinea directa a președintelui Casei Naționale de Asigurări de Sănătate, exercitând o funcție distinctă și independenta de activitățile entitatii publice. Prin atribuțiile sale, structura de audit public intern nu trebuie să fie implicata în elaborarea procedurilor de control intern.
Activitatea de audit public intern nu trebuie să fie supusă ingerintelor externe începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor și până la comunicarea rezultatelor acesteia.
5.2.2. Obiectivitate individuală
Auditorii interni trebuie să aibă o atitudine impartiala, sa nu aibă prejudecati și sa evite conflictele de interese.
Auditorii interni trebuie să-și îndeplinească atribuțiile în mod obiectiv și independent, cu profesionalism și integritate, potrivit normelor și procedurilor specifice activității de audit public intern.
5.2.2.1. Numirea/destituirea șefului compartimentului de audit public intern
Șeful structurii de audit public intern este numit/destituit de către conducătorul entitatii publice, cu avizul DAPI/structurii de audit public intern din Ministerul Sănătății, astfel:
a) Numirea directorului DAPI a CNAS se face numai cu avizul prealabil al șefului compartimentului de audit public intern al Ministerului Sănătății, în conformitate cu procedura stabilită de aceasta.
Entitatea publică subordonata CNAS solicita acest aviz de la directorul DAPI în baza următoarei proceduri:
- candidații pentru funcția de șef al structurii de audit public intern din cadrul caselor de asigurări de sănătate depun la DAPI a CNAS următoarele documente: curriculum vitae; minim 2 scrisori de recomandare; o lucrare de conceptie privind organizarea și exercitarea auditului public intern în entitatea respectiva; o declarație privind respectarea prevederilor art. 20, alin. (1) din Legea auditului public intern, referitoare la incompatibilitățile auditorilor interni;
- avizarea candidaților se face în termen de 10 zile de la data depunerii documentelor, prin analizarea acestora și prin consultări directe;
- după obținerea avizului favorabil, numirea șefului structurii de audit public intern se face de către conducătorul entitatii publice respective, în conformitate cu prevederile legale referitoare la organizarea și desfășurarea concursurilor/examenelor organizate la nivelul CNAS pentru ocuparea acestor funcții;
- în cazul în care avizul este nefavorabil, candidatul respectiv nu poate participa la concursul/examenul organizat pentru ocuparea acestei funcții.
b) Destituirea directorului DAPI a CNAS se face numai cu avizul prealabil al șefului compartimentului de audit public intern al Ministerului Sănătății, în conformitate cu procedura stabilită de aceasta.
Entitatea publică subordonata CNAS solicita acest aviz de la directorul DAPI a CNAS, în baza următoarei proceduri:
- pentru destituirea șefului structurii de audit public intern, conducătorul entitatii publice subordonate notifica directorului DAPI a CNAS despre intenția de destituire, precum și despre motivele destituirii;
- directorul DAPI analizează motivele, efectuează investigații, are consultări directe cu șeful structurii de audit public intern care este propus pentru destituire, după caz, și în termen de 10 zile prezintă în scris avizul favorabil/nefavorabil privind destituirea;
- în cazul obținerii unui aviz favorabil destituirii, conducătorul entitatii publice procedează în conformitate cu prevederile legale;
- în cazul obținerii unui aviz nefavorabil, destituirea nu este posibila.
c) Candidații pentru ocuparea posturilor de șef serviciu în cadrul DAPI vor depune la directorul direcției documentele prevăzute la punctul 5.2.2.1 pentru obținerea avizului de participare la concurs. Dacă avizul este nefavorabil, candidatul respectiv nu poate participa la concurs.
În cazul promovării concursului, numirea șefului de serviciu din structura DAPI se face de către Președintele CNAS.
5.2.2.2. Numirea/revocarea auditorilor interni
Auditorul public intern este acea persoana publică cu studii superioare economice, juridice, medicale sau farmaceutice care, în urma promovării concursului organizat la nivelul CNAS, este desemnată să efectueze auditul public intern la o structura din cadrul sistemului de asigurări sociale de sănătate și care-și asuma responsabilitatea ultima în legătură cu auditul efectuat.
Numirea/revocarea auditorilor interni se face de către conducătorul entitatii publice, numai cu avizul prealabil al șefului structurii de audit public intern, astfel:
a) Pentru acordarea avizului în vederea numirii auditorilor interni, șeful structurii de audit public intern analizează dosarele de înscriere depuse de candidații pentru ocuparea funcției de auditori interni și poate avea consultări directe cu aceștia, cu 5-10 zile înainte de data sustinerii examenului. Dosarele de înscriere vor cuprinde în mod obligatoriu declarațiile candidaților privind respectarea prevederilor art. 20, alin. (1) din Legea privind auditul public intern, referitoare la incompatibilitățile auditorilor interni, precum și scrisori de recomandare. În cazul obținerii unui aviz favorabil, numirea în funcție se face de către conducătorul entitatii publice, în conformitate cu prevederile legale referitoare la organizarea și desfășurarea concursurilor/examenelor pentru ocuparea acestor funcții;
b) Pentru revocarea auditorilor interni, conducătorul entitatii publice înștiințează șeful structurii de audit public intern despre intenția de revocare a unui auditor intern și despre motivele acesteia. Șeful structurii de audit public intern analizează motivele, efectuează investigații, are consultări directe cu aceștia, după caz, și în termen de 10 zile prezintă avizul favorabil/nefavorabil revocării.
c) Candidații pentru ocuparea posturilor de auditori în cadrul DAPI vor depune la directorul direcției documentele prevăzute la punctul 5.2.2.2 pentru obținerea avizului de participare la concurs. Dacă avizul este nefavorabil, candidatul respectiv nu poate participa la concurs.
În cazul promovării concursului, numirea auditorilor din structura DAPI se face de către Președintele CNAS.
5.2.3. Pierderea independentei și obiectivitatii auditorilor interni
Persoanele care sunt soți, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul entitatii publice, nu pot fi auditori interni în cadrul aceleiași entități publice.
Auditorii interni nu pot fi desemnați să efectueze misiuni de audit public intern la o structura/entitate publică dacă sunt soți, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectivă.
Auditorii interni nu trebuie implicați în vreun fel în îndeplinirea activităților pe care în mod potențial le pot audita și nici în elaborarea și implementarea sistemelor de control intern ale entitatilor publice.
Auditorii interni care au responsabilități în derularea programelor și proiectelor finanțate integral sau parțial de Uniunea Europeană, nu trebuie implicați în auditarea acestor programe.
Auditorilor interni nu trebuie să li se încredințeze misiuni de audit public intern în sectoarele de activitate în care aceștia au deținut funcții sau au fost implicați în alt mod. Aceasta interdicție se poate ridica după trecerea unei perioade de 3 ani.
Auditorii interni care se găsesc într-una din situațiile prevăzute mai sus, au obligația de a informa de îndată, în scris, conducătorul entitatii publice și șeful structurii de audit public intern.
5.3. Competența și constiinta profesională
5.3.1. Competența
Pregătirea și experienta auditorilor interni constituie un element esențial în atingerea eficacitatii activității de audit.
Auditorii interni trebuie să posede cunoștințe, indemanare și alte competente necesare pentru a-și exercită responsabilitățile individuale, mai ales:
- competența în vederea aplicării normelor, procedurilor și tehnicilor de audit;
- competența în ceea ce privește principiile și tehnicile contabile;
- cunoașterea principiilor de baza în economie, în domeniul juridic și în domeniul tehnologiilor informatice;
- cunoștințe suficiente pentru a identifica elementele de iregularitate și frauda, nefiind în sarcina auditorilor interni investigarea acestora;
- capacitatea de a comunică oral și în scris, de a putea expune clar și eficient obiectivele, constatările și recomandările fiecărei misiuni de audit public intern.
Structura de audit public intern trebuie să dispună în mod colectiv de toată competența și experienta necesară în realizarea misiunilor de audit.
Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi încredințate acelor persoane cu o pregătire și experienta corespunzătoare nivelului de complexitate al sarcinii.
Structura de audit public intern trebuie să dispună de metodologii și sisteme IT moderne, de metode de analiza analitica, esantioane statistice și instrumente de control a sistemelor informatice.
Șeful structurii de audit public intern trebuie să se asigure ca pentru fiecare misiune de audit public intern, auditorii desemnați poseda cunoștințele, indemanarea și competentele necesare pentru desfășurarea corecta a misiunii.
Pentru cunoștințe de stricta specialitate pot fi contractate servicii de expertiza/ consultanța din afară entitatii publice.
5.3.2. Constiinta profesională
Auditorul intern trebuie să depună toate eforturile în decursul exercitării funcției sale și sa ia în considerație următoarele elemente:
- perioada de lucru necesară pentru atingerea obiectivelor misiunii de audit;
- complexitatea și importanța domeniilor auditate;
- pertinenta și eficacitatea procesului de gestiune a riscurilor și de control;
- probabilitatea existenței erorilor, iregularitatilor și a unor disfunctionalitati semnificative;
- costurile implementarii unor controale suplimentare în raport cu avantajele preconizate.
Fiind constient ca procedurile de audit public intern nu pot garanta ca toate riscurile semnificative au fost detectate, auditorul intern trebuie să dea dovadă de o vigilenta sporită în ceea ce privește riscurile semnificative susceptibile sa afecteze obiectivele, activitățile și resursele entitatii publice.
5.3.3. Pregătirea profesională continua
Auditorii interni trebuie să-și imbunatateasca cunoștințele și practica profesională printr-o pregătire continua.
Șeful structurii de audit public intern, respectiv conducerea entitatii publice, va asigura condițiile necesare pregătirii profesionale, perioada destinată în acest scop fiind de minim 15 zile pe an.
În scopul auditarii unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiza/consultanța din afară entitatii publice. Competența și capacitatea acestor servicii trebuie să fie verificate și lucrările supervizate de către structura de audit public intern solicitanta.
5.4. Programul de asigurare și imbunatatire a calității
5.4.1. Definire
Șeful structurii de audit public intern trebuie să elaboreze un program de asigurare și imbunatatire a calității sub toate aspectele activității de audit public intern. Programul trebuie să asigure ca normele, instrucțiunile și codul etic sunt respectate de auditorii interni.
5.4.2. Evaluarea programului de calitate
Auditul public intern necesita adoptarea unui proces permanent de supraveghere și evaluare a eficacitatii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie să permită evaluări interne și externe.
5.4.2.1. Evaluarea interna
Evaluarea interna presupune efectuarea de controale permanente, prin care șeful structurii de audit public intern examinează eficacitatea normelor interne de audit public intern pentru a verifica dacă procedurile de asigurare a calității misiunilor de audit intern sunt aplicate în mod satisfăcător, garantand calitatea rapoartelor de audit public intern. În acest cadru, supervizarea realizării misiunilor de audit public intern va permite depistarea deficiențelor, inițierea imbunatatirilor necesare unei derulari corespunzătoare a viitoarelor misiuni de audit public intern și planificarea activităților de perfecționare profesională.
5.4.2.2. Evaluarea externa
Evaluarea externa este efectuată de către DAPI/Ministerul Sănătății, după caz, prin:
- verificarea respectării normelor, instrucțiunilor și a Codului privind conduita etica a auditorului intern, cel puțin o dată la cinci ani, initiindu-se măsurile corective necesare în colaborare cu conducătorul entitatii publice în cauza;
- avizarea numirii/ destituirii sefilor structurilor de audit public intern din entitatile publice.
6. Norme de funcționare a auditului public intern
6.1. Cerințe privind funcționarea compartimentului de audit public intern
Directorul Direcției Audit Public Intern și șeful structurii de audit public intern de la casele de asigurări sunt responsabili pentru organizarea și desfășurarea activităților de audit public intern.
6.1.1. Planificarea activității de audit public intern bazată pe analiza riscurilor
6.1.1.1. Elaborarea planului de audit public intern
Planul de audit public intern se întocmește anual de către DAPI și de către structurile de audit public intern din cadrul caselor de asigurări de sănătate.
Selectarea misiunilor de audit public intern se face în funcție de următoarele elemente de fundamentare:
a) Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activități, programe/proiecte sau operațiuni;
b) Criteriile semnal/sugestiile conducătorului entitatii publice, respectiv; deficiente constatate anterior în rapoartele de audit; deficiente constatate în procesele-verbale încheiate în urma inspecțiilor; deficiente consemnate în rapoartele Curții de Conturi; alte informații și indicii referitoare la disfunctionalitati sau abateri; aprecieri ale unor specialiști, experți etc. cu privire la structura și dinamica unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcționarii sistemului; evaluarea impactului unor modificări petrecute în mediul în care evolueaza sistemul auditat;
c) Temele defalcate din planul anual al DAPI/Ministerului Sănătății. Conducătorii entitatilor publice sunt obligați sa ia toate măsurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de DAPI/Ministerul Sănătății să fie introduse în planul anual de audit public intern al entitatii publice, să fie realizate în bune condiții și raportate în termenul fixat;
d) Numărul entitatilor publice subordonate;
e) Respectarea periodicitatii în auditare, cel puțin o dată la 3 ani;
f) Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonata;
g) Recomandările Curții de Conturi.
Proiectul planului anual de audit public intern la nivelul CNAS este întocmit de DAPI până la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaborează.
Președintele CNAS aproba proiectul planului anual de audit public intern până la 20 decembrie a anului precedent.
Proiectul planului anual de audit public intern la nivelul caselor de asigurări este întocmit de structurile de audit public intern până la data de 10 decembrie a anului precedent, se avizează de Președintele - Director General al casei de asigurări, după care se înaintează directorului DAPI, în vederea aprobării, însoțit de referatul de justificare.
Planul anual de audit public intern reprezintă un document oficial. El este păstrat în arhiva instituției publice împreună cu referatul de justificare în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naționale.
6.1.1.2. Referatul de justificare
Proiectul planului anual de audit public intern este însoțit de un referat de justificare a modului în care sunt selectate misiunile de audit cuprinse în plan.
Referatul de justificare trebuie să cuprindă pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal și alte elemente de fundamentare, care au fost avute în vedere la selectarea misiunii respective.
6.1.1.3. Structura planului de audit public intern
Planul anual de audit intern are următoarea structura:
- scopul acțiunii de auditare;
- obiectivele acțiunii de auditare;
- identificarea/descrierea activității/operațiunii supuse auditului public intern;
- identificarea/descrierea entitatii/entitatilor sau a structurilor organizatorice la care se va desfășura acțiunea de auditare;
- durata acțiunii de auditare;
- perioada supusă auditarii;
- numărul de auditori proprii antrenati în acțiunea de auditare;
- precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunoștințe de specialitate, precum și a numărului de specialiști cu care urmează să se încheie contracte externe de servicii de expertiza/consultanța (dacă este cazul);
- numărul de auditori care urmează să fie atrasi în actiunile de audit public intern din cadrul structurilor descentralizate.
6.1.1.4. Actualizarea planului de audit public intern
Actualizarea planului de audit public intern se face în funcție de:
- Modificările legislative sau organizatorice, care schimba gradul de semnificație a auditarii anumitor operațiuni, activități sau acțiuni ale sistemului;
- Solicitarile DAPI/Ministerului Sănătății de a introduce/înlocui/elimina unele misiuni din planul de audit intern.
Actualizarea planului de audit public intern se realizează prin întocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern, aprobat de conducătorul entitatii publice.
6.1.2. Gestiunea resurselor umane
Șeful structurii de audit public intern este responsabil pentru organizarea și desfășurarea activităților de audit public intern și trebuie să asigure resursele necesare îndeplinirii planului de audit public intern în mod eficient.
6.1.3. Reglementarea activității de audit public intern în cadrul sistemului de asigurări sociale de sănătate
Direcția Audit Public Intern a CNAS elaborează norme metodologice specifice întregului sistem de asigurări sociale de sănătate, norme care se vor inainta spre avizare la Ministerul Sănătății, după aprobarea acestora de către președintele CNAS.
6.1.4. Raportarea activității de audit public intern
Raportul de audit public intern finalizat, împreună cu rezultatele concilierii, este transmis conducătorului entitatii publice care a aprobat misiunea, pentru analiza și avizare
Structura de audit public intern asigura:
a) raportarea periodică asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitățile sale de audit;
b) elaborarea raportului anual al activității de audit public intern;
c) în cazul identificarii unor iregularitati sau posibile prejudicii, se raportează imediat conducătorului entitatii publice și structurii de control intern abilitate;
d) informarea DAPI/structurii de audit public intern din Ministerul Sănătății, după caz, despre recomandările neinsusite de către conducătorul entitatii publice auditate, precum și despre consecințele acestora;
e) verificarea și raportarea la DAPI/Ministerului Sănătății, după caz, asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor.
6.2. Obiective aferente unei activități de audit public intern în cadrul sistemului asigurărilor sociale de sănătate
6.2.1. Evaluarea managementului riscurilor
Auditul public intern trebuie să sprijine conducătorul entitatii publice în identificarea și evaluarea riscurilor semnificative contribuind la îmbunătățirea sistemelor de management al riscurilor. Auditul public intern trebuie să supravegheze și sa evalueze eficacitatea acestui sistem.
Auditul public intern trebuie să evalueze riscurile aferente operațiilor și sistemelor informatice ale entitatii publice, privind:
- fiabilitatea și integritatea informațiilor financiare și operationale;
- eficacitatea și eficienta operațiilor;
- protejarea patrimoniului;
- respectarea legilor, reglementărilor și contractelor.
În cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica toate riscurile, inclusiv cele care exced perimetrul misiunii, în cazul în care acestea sunt semnificative.
6.2.2. Evaluarea sistemelor de control
Auditul public intern ajuta entitatea publică sa mențină un sistem de control adecvat prin evaluarea eficacitatii și eficientei acestuia, contribuind la îmbunătățirea lui continua.
Evaluarea pertinentei și eficacitatii sistemului de control intern se va face pe baza rezultatelor evaluării riscurilor și va viza operațiile și sistemele informatice ale entitatii publice din următoarele puncte de vedere:
- fiabilitatii și integrității informațiilor financiare și operationale;
- eficacitatii și eficientei operațiilor;
- protejării patrimoniului;
- respectării legilor, reglementărilor și procedurilor.
În cursul misiunilor, auditorul intern trebuie să examineze procedurile de control intern în acord cu obiectivele misiunii în vederea identificarii tuturor deficiențelor semnificative ale acestora.
Auditorii interni trebuie să analizeze operațiile și activitățile și sa determine măsura în care rezultatele corespund obiectivelor stabilite și dacă operațiile/activitățile sunt aplicate sau realizate conform prevederilor.
Pentru evaluarea sistemului de control sunt necesare utilizarea unor criterii adecvate. Auditorii interni trebuie să determine măsura în care conducătorul entitatii publice a definit criterii adecvate de apreciere și dacă obiectivele au fost realizate. Dacă aceste criterii sunt adecvate, acestea pot fi utilizate și de auditorii interni în evaluarea sistemului de control intern. Dacă acestea sunt inadecvate, auditorii interni trebuie, împreună cu conducerea entitatii publice, sa elaboreze în mod corespunzător aceste criterii.
NORMELE METODOLOGICE PRIVIND MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN
Aceasta parte prezintă metodele și instrumentele utilizate în derularea unei misiuni de audit public intern.
7. Schema generală privind derularea misiunii de audit public intern
Graficul prezentat mai jos oferă o viziune globală asupra procesului de audit public intern. În partea stanga a graficului sunt prezentate etapele procesului de audit public intern, cu referire la procedurile de urmat, iar în partea dreaptă rezultatele obținute cu referire la documentele corespunzătoare.
În Ghidul procedural sunt descrise procedurile și modelele standard ale documentelor utilizate.
Derularea misiunii de audit public intern
Etape
Proceduri
Documente
┌───────────────────┐
┌─────────────────────────────┐
│Inițierea auditului│───>│Ordinul de serviciu
A-01│
┌───>│P01, P02, P03
│
│Declarația de indepen-
│
│
└───────────────────┘
│denta
A-02│
│
│Notificarea privind
│
│
│declanșarea misiunii
│
│
┌───────────────────┐
│de audit public intern
B-01│
│
│Colectarea și pre- │
└─────────────────────────────┘
├───>│lucrarea informa-
│
┌──────────┐
│
│tiilor P04
│
│Pregătirea│
│
└───────────────────┘
│ misiunii ├──────┤
┌───────────────────┐
┌─────────────────────────────┐
│ de audit │
├───>│Analiza riscurilor │
│Tabelul «puncte tari și
│
└────┬─────┘
│
│ P05
│───>│puncte slabe»
C-01
│
│
│
└───────────────────┘
└─────────────────────────────┘
│
│
┌───────────────────┐
┌─────────────────────────────┐
│
│
│Elaborarea progra- │
│Programul de audit
A03
│
│
├───>│mului de audit
│───>│Programul preliminar al în-
│
│
│
│public intern P06
│
│terventiilor la fața locului │
│
│
└───────────────────┘
│
A03-1 │
│
│
└─────────────────────────────┘
│
│
┌───────────────────┐
┌─────────────────────────────┐
│
└───>│Deschiderea sedin- │
│Minuta ședinței de
│
│
│ tei P07
│───>│deschidere
B-02
│
│
└───────────────────┘
└─────────────────────────────┘
│
┌───────────────────┐
┌─────────────────────────────┐
│
┌───>│Colectarea
│
│Teste
A-04
│
│
│
│dovezilor P08
│───>│Formularele constatărilor
│
│
│
└───────────────────┘
│de audit
A-05
│
│
│
└─────────────────────────────┘
v
│
┌───────────────────┐
┌─────────────────────────────┐
┌───────────┐
│
│Constatarea și
│
│Formular de constatare și
│
│Intervenția│
├───>│raportarea iregu-
│───>│raportare a iregularitatilor │
│
la fața
├─────┤
│laritatilor P09
│
│
A-06
│
│ locului
│
│
└───────────────────┘
└─────────────────────────────┘
└────┬──────┘
│
┌───────────────────┐
┌─────────────────────────────┐
│
├───>│Revizuire documen- │
│Nota centralizatoare a docu- │
│
│
│telor de lucru P10 │───>│mentelor de lucru
C-02
│
│
│
└───────────────────┘
└─────────────────────────────┘
│
│
┌───────────────────┐
┌─────────────────────────────┐
│
│
│Închiderea ședinței│
│Minuta ședinței de închidere │
│
└───>│
P11
│───>│
B-03
│
│
└───────────────────┘
└─────────────────────────────┘
│
┌───────────────────┐
┌─────────────────────────────┐
│
│Elaborarea proiec- │
│Proiect de raport A07-1
│
│
┌───>│tului de raport de │───>│
│
│
│
│audit P12
│
│
│
│
│
└───────────────────┘
└─────────────────────────────┘
│
│
┌───────────────────┐
│
│
│Transmiterea pro-
│
│
├───>│iectului de Raport │
│
│
│ P13
│
│
│
└───────────────────┘
│
│
┌───────────────────┐
┌─────────────────────────────┐
v
├───>│Reuniunea de conci-│
│Minuta Reuniunii
│
┌────────┐
│
│liere P14
│───>│de conciliere
B-04
│
│Raportul│
│
└───────────────────┘
└─────────────────────────────┘
│de audit├────────┤
┌───────────────────┐
┌─────────────────────────────┐
│public
│
│
│Raportul final P15 │
│Raportul final A07-2
│
│intern
│
├───>│
│───>│
│
└────┬───┘
│
└───────────────────┘
└─────────────────────────────┘
│
│
┌───────────────────┐
│
├───>│Supervizarea P16
│
│
│
│
│
│
│
└───────────────────┘
│
│
┌───────────────────┐
│
│
│Difuzarea Raportului
│
│
│de audit public
│
│
└───>│intern P17
│
v
└───────────────────┘
┌───────────┐
┌───────────────────┐
┌─────────────────────────────┐
│ Urmărirea ├─────────>│Urmărirea
│
│ Fișa de urmărire a
│
│ recoman-
│
│recomandărilor P18 │───>│ Recomandărilor A-08
│
│ darilor
│
└───────────────────┘
└─────────────────────────────┘
└───────────┘
8. Pregătirea misiunii de audit public intern
8.1. Ordinul de serviciu
Ordinul de serviciu se întocmește de șeful compartimentului de audit public intern, pe baza planului anual de audit public intern aprobat de conducătorul entitatii publice. Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenție dat de către compartimentul de audit public intern.
Ordinul de serviciu repartizează sarcinile de serviciu auditorilor interni, astfel încât aceștia să poată demara misiunea de audit.
8.2. Declarația de independenta
Independenta auditorilor interni selectați pentru realizarea unei misiuni de audit public intern, trebuie declarata. În acest sens fiecare auditor intern trebuie să întocmească o declarație de independenta.
8.3. Notificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern
Compartimentul de audit public intern notifica entitatea/structura auditata cu 15 zile înainte de declanșarea misiunii de audit public intern, despre scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum și despre faptul ca, pe parcursul misiunii, vor avea loc intervenții la fața locului al căror program va fi stabilit ulterior, de comun acord.
8.4. Colectarea și prelucrarea informațiilor
8.4.1. Colectarea informațiilor
În aceasta etapa auditorii interni solicita și colectează informații cu caracter general despre entitatea/structura auditata. Aceste informații trebuie să fie pertinente și utile pentru a atinge următoarele scopuri:
a) identificarea principalelor elemente ale contextului instituțional și socio-economic în care entitatea/structura auditata își desfășoară activitatea;
b) cunoașterea organizării entitatii/structurii auditate, a tehnicilor sale de lucru și a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei;
c) identificarea punctelor cheie ale funcționarii entitatii/structurii auditate și ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari și slabe;
d) identificarea și evaluarea riscurilor cu incidența semnificativă;
e) identificarea informațiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului și selectionarii tehnicilor de investigare adecvate.
8.4.2. Prelucrarea informațiilor
Prelucrarea informațiilor consta în:
a) analiza structurii/entitatii auditate și activității sale (organigrama, regulamente de funcționare, fise ale posturilor, circuitul documentelor);
b) analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entitatii/structurii auditate;
c) analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfășurare a misiunii de audit public intern;
d) analiza rezultatelor controalelor precedente;
e) analiza informațiilor externe referitoare la entitatea/structura auditata.
8.5. Identificarea obiectelor auditabile
8.5.1. Obiectul auditabil
Obiectul auditabil reprezintă activitatea elementara a domeniului auditat, ale carei caracteristici pot fi definite teoretic și comparate cu realitatea practica.
8.5.2. Etapele identificarii obiectelor auditabile
Identificarea obiectelor auditabile se realizează în 3 etape:
a) detalierea fiecărei activități în operații succesive descriind procesul de la realizarea acestei activități până la înregistrarea ei (circuitul auditului);
b) definirea pentru fiecare operațiune în parte a condițiilor pe care trebuie să le îndeplinească din punct de vedere al controalelor specifice și al riscurilor aferente (ce trebuie să fie evitate);
c) determinarea modalităților de funcționare necesare pentru ca entitatea sa atinga obiectivul și sa elimine riscul.
8.5.3. Lista centralizatoare a obiectelor auditabile
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, definite sub aspectele caracteristicilor specifice și ale riscurilor asociate, constituie suportul analizei riscurilor.
8.6. Analiza riscurilor
8.6.1. Definirea riscului
Riscul reprezintă orice eveniment, acțiune, situație sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacității entitatii publice de a realiza obiectivele.
8.6.1.1. Categorii de riscuri
Categorii de riscuri:
a) Riscuri de organizare (neformalizarea procedurilor): lipsa unor responsabilități precise; insuficienta organizare a resurselor umane; documentația insuficienta, neactualizata;
b) Riscuri operationale: neînregistrarea în evidentele contabile; arhivare necorespunzătoare a documentelor justificative; lipsa unui control asupra operațiilor cu risc ridicat;
c) Riscuri financiare: plati nesecurizate, nedetectarea operațiilor cu risc financiar;
d) Riscuri generate de schimbările legislative, structurale, manageriale etc.
8.6.1.2. Componentele riscului
Componentele riscului sunt:
- probabilitatea de aparitie;
- nivelul impactului, respectiv gravitatea consecințelor și durata acestora.
8.6.2. Scopul analizei riscurilor
Analiza riscului reprezintă o etapa majoră în procesul de audit public intern, care are drept scopuri:
a) sa identifice pericolele din entitatea/structura auditata;
b) sa identifice dacă controalele interne sau procedurile entitatii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele;
c) sa evalueze structura/evoluția controlului intern al entitatii/structurii auditate.
8.6.3. Fazele analizei riscurilor
Fazele analizei riscurilor sunt următoarele:
a) analiza activității entitatii/structurii auditate;
b) identificarea și evaluarea riscurilor inerente, respectiv a riscurilor, de eroare semnificativă a activităților entitatii/structurii auditate, cu incidența asupra operațiilor financiare;
c) verificarea existenței controalelor interne, a procedurilor de control intern, precum și evaluarea acestora;
d) evaluarea punctelor slabe, cuantificarea și împărțirea lor pe clase de risc.
Auditorii interni trebuie să integreze în procesul de identificare și evaluare a riscurilor semnificative și pe cele depistate în cursul altor misiuni.
8.6.4. Măsurarea riscurilor
Măsurarea riscurilor depinde de probabilitatea de aparitie a riscului și de gravitatea consecințelor evenimentului. Pentru realizarea masurarii riscurilor se utilizează drept instrumente de măsurare, criteriile de apreciere.
8.6.4.1. Măsurarea probabilitatii
Criteriile utilizate pentru măsurarea probabilitatii de aparitie a riscului sunt:
a) aprecierea vulnerabilitatii entitatii;
b) aprecierea controlului intern.
Probabilitatea de aparitie a riscului variaza de la imposibilitate la certitudine și este exprimată pe o scara de valori pe trei nivele:
- probabilitate mica;
- probabilitate medie;
- probabilitate mare.
a) Aprecierea vulnerabilitatii entitatii
Pentru a efectua aprecierea, auditorul va examina toți factorii cu incidența asupra vulnerabilitatii domeniului auditabil, cum ar fi:
- resursele umane;
- complexitatea prelucrării operațiilor;
- mijloacele tehnice existente.
Vulnerabilitatea se exprima pe trei nivele:
- vulnerabilitate redusă;
- vulnerabilitate medie;
- vulnerabilitate mare.
b) Aprecierea controlului intern
Aprecierea controlului intern se face pe baza unei analize a calității controlului intern al entitatii, pe trei nivele:
- control intern corespunzător;
- control intern insuficient;
- control intern cu lipsuri grave.
8.6.4.2. Măsurarea gravitatii consecințelor evenimentului (nivelul impactului)
Nivelul impactului reprezintă efectele riscului în cazul producerii sale și se poate exprima pe o scara valorică, pe trei nivele:
- impact scăzut;
- impact moderat;
- impact ridicat.
Probabilitate
^
│
│ ┌────────┐┌────────┐┌────────┐
mare
│ │
││
││
│
│ └────────┘└────────┘└────────┘
│ ┌────────┐┌────────┐┌────────┐
medie │ │
││
││
│
│ └────────┘└────────┘└────────┘
│ ┌────────┐┌────────┐┌────────┐
mica
│ │
││
││
│
│ └────────┘└────────┘└────────┘
└───────────────────────────────────────>
Impact
scăzut
moderat
ridicat
8.6.5. Metoda - model de analiza a riscurilor
Prezentele norme metodologice exemplifica efectuarea analizei riscurilor prin parcurgerea următorilor pasi:
a) identificarea (listarea) operațiilor/activităților auditabile, respectiv a obiectelor auditabile. În aceasta faza se analizează și se identifica activitățile/operațiile precum și interdependentele existente între acestea, fixându-se perimetrul de analiza;
b) identificarea amenintarilor, riscurilor inerente posibile, asociate acestor operațiuni/ activități, prin determinarea impactului financiar al acestora;
c) stabilirea criteriilor de analiza a riscului. Recomandam utilizarea criteriilor: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativă și aprecierea calitativă;
d) stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scări de valori pe trei nivele, astfel:
d1) pentru aprecierea controlului intern: control intern corespunzător - nivel 1; control intern insuficient - nivel 2; control intern cu lipsuri grave - nivel 3;
d2) pentru aprecierea cantitativă: impact financiar slab - nivel 1; impact financiar mediu - nivel 2; impact financiar important - nivel 3;
d3) pentru aprecierea calitativă: vulnerabilitate redusă - nivel 1; vulnerabilitate medie - nivel 2; vulnerabilitate mare - nivel 3.
e) stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T). Se atribuie un factor de greutate și un nivel de risc fiecărui criteriu. Produsul acestor doi factori da punctajul pentru criteriul respectiv iar suma punctajelor pentru o anumită operație/activitate auditabila conduce la determinarea punctajului total al riscului operației/activității respective. Punctajul total al riscului se obține utilizând formulele:
n
T
= Σ P(i) x N(i)
i = 1
Unde:
P(i) = ponderea riscului pentru fiecare criteriu;
N(i) = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;
sau
T = N1 x N2 x....x N(i), unde
N = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat.
f) clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale obținute anterior, în: risc mic, risc mediu, risc mare;
g) ierarhizarea/operațiunilor activităților ce urmează a fi auditate, respectiv elaborarea tabelului puncte tari și puncte slabe. Tabelul punctelor tari și punctelor slabe prezintă sintetic rezultatul evaluării fiecărei activități/operațiuni/teme analizate și permite ierarhizarea riscurilor în scopul orientarii activității de audit public intern, respectiv stabilirea tematicii în detaliu. Tabelul prezintă în partea stanga rezultatele analizei riscurilor (domeniile/obiectele auditabile, obiectivele specifice, riscuri, indicatori și indici), iar în partea dreaptă opinia și comentariile auditorului intern.
┌──────────┬───────────┬─────────┬────────────────────────────────┬───────────┐
│
Domeniu │ Obiective │ Riscuri │
Opinie
│Comentariu │
├──────────┼───────────┼─────────┼───────┬─────────────┬──────────┼───────────┤
│
│
│
│ T/ S
│ Consecințe
│ Gradul de│
│
│
│
│
│
│
│ încredere│
│
├──────────┼───────────┼─────────┼───────┼─────────────┼──────────┼───────────┤
└──────────┴───────────┴─────────┴───────┴─────────────┴──────────┴───────────┘
Notă: T - tare
S - slab
8.7. Elaborarea tematicii în detaliu a misiunii de audit public intern
Tematica în detaliu cuprinde totalitatea domeniilor/obiectelor de auditat selectate (obiectivele de îndeplinit), este semnată de șeful compartimentului de audit public intern și adusă la cunoștința principalilor responsabili ai entitatii/structurii auditate în cadrul ședinței de deschidere.
8.7.1. Programul de audit public intern
Programul de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit public intern, care se întocmește în baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată acțiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum și repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.
Programul de audit public intern are drept scopuri:
a) asigura șeful compartimentului de audit public intern ca au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern;
b) asigura repartizarea sarcinilor și planificarea activităților, de către supervizor.
8.7.2 Programul preliminar al interventiilor la fața locului
Programul preliminar al interventiilor la fața locului se întocmește în baza programului de audit public intern și prezintă în mod detaliat lucrările pe care auditorii interni își propun să le efectueze, respectiv studiile, cuantificarile, testele, validarea acestora cu materiale probante și perioadele în care se realizează aceste verificări la fața locului.
8.8. Deschiderea intervenției la fața locului
8.8.1. Ședința de deschidere
Ședința de deschidere a intervenției la fața locului se derulează la unitatea auditata, cu participarea auditoriilor interni și a personalului entitatii/structurii auditate.
Ordinea de zi a ședinței de deschidere trebuie să cuprindă:
a) prezentarea auditorilor interni;
b) prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern;
c) stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor;
d) prezentarea tematicii în detaliu;
e) acceptarea calendarului intalnirilor;
f) asigurarea condițiilor materiale necesare derulării misiunii de audit public intern.
Entitatea auditata poate solicita amânarea misiunii de audit, în cazuri justificate (interese speciale, lipsa de timp, alte circumstanțe). Amânarea trebuie discutata cu compartimentul de audit public intern și notificată la conducătorul entitatii publice.
8.8.2. Minuta ședinței de deschidere
Data ședinței de deschidere, participanții, aspectele importante discutate trebuie consemnate în minuta ședinței de deschidere.
8.9. Notificarea privind realizarea interventiilor la fața locului
Compartimentul de audit public intern trebuie să notifice entitatea/structura auditata despre programul verificărilor la fața locului, inclusiv perioadele de desfășurare.
Odată cu aceasta notificare trebuie să se transmită și Carta auditului intern.
9. Intervenția la fața locului (munca de teren)
9.1. Definire și etape
Intervenția la fața locului consta în colectarea documentelor, analiza și evaluarea acestora.
Intervenția la fața locului cuprinde următoarele etape:
a) cunoașterea activității/sistemului/procesului supus verificării și studierea procedurilor aferente;
b) intervievarea personalului auditat;
c) verificarea înregistrărilor contabile;
d) analiza datelor și informațiilor;
e) evaluarea eficientei și eficacitatii controalelor interne;
f) realizarea de testări;
g) verificarea modului de realizare a corectării acțiunilor menționate în auditarile precedente (verificarea realizării corectării)
9.2. Tehnici și instrumente de audit intern
9.2.1. Principalele tehnici de audit intern
9.2.1.1. Verificarea - asigura validarea, confirmarea, acuratetea înregistrărilor, documentelor, declarațiilor, concordanta cu legile și regulamentele, precum și eficacitatea controalelor interne.
Tehnicile de verificare sunt:
a) Comparatia: confirma identitatea unei informații după obținerea acesteia din două sau mai multe surse diferite;
b) Examinarea: presupune urmărirea în special a detectarii erorilor sau a iregularitatilor;
c) Recalcularea: verificarea calculelor matematice;
d) Confirmarea: solicitarea informatiei din două sau mai multe surse independente (a treia parte) în scopul validării acesteia;
e) Punerea de acord: procesul de potrivire a două categorii diferite de înregistrări;
f) Garantarea: verificarea realității tranzacțiilor înregistrate prin examinarea documentelor, de la articolul înregistrat spre documentele justificative;
g) Urmărirea: reprezintă verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul înregistrat. Scopul urmăririi este de a verifica dacă toate tranzacțiile reale au fost înregistrate.
9.2.1.2. Observarea fizica reprezintă modul prin care auditorii interni își formează o părere proprie.
9.2.1.3. Interviul se realizează de către auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate. Informațiile primite trebuie confirmate cu documente.
9.2.1.4. Analiza consta în descompunerea unei entități în elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate și măsurate distinct.
9.2.2. Principalele instrumente de audit intern
9.2.2.1. Chestionarul cuprinde întrebările pe care le formulează auditorii interni.
Tipurile de chestionare sunt:
a) chestionarul de luare la cunoștința (CLC) - cuprinde întrebări referitoare la contextul socio-economic, organizarea interna, funcționarea entitatii/structurii auditate;
b) chestionarul de control intern (CCI) - ghideaza auditorii interni în activitatea de identificare obiectivă a disfunctiilor și cauzelor reale ale acestor disfunctii;
c) chestionarul-lista de verificare (CLV) - este utilizat pentru stabilirea condițiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de întrebări standard privind obiectivele definite, responsabilitățile și metodele mijloacele financiare, tehnice și de informare, resursele umane existente.
9.2.2.2. Tabloul de prezentare a circuitului auditului (pista de audit), care permite:
- stabilirea fluxurilor informațiilor, atribuțiilor și responsabilităților referitoare la acestea;
- stabilirea documentației justificative complete;
- reconstituirea operațiunilor de la suma totală până la detalii individuale și invers.
9.2.2.3. Formularele constatărilor de audit public intern - se utilizează pentru prezentarea fundamentată a constatărilor auditului public intern.
a) Fișa de identificare și analiza a problemelor (FIAP) - se întocmește pentru fiecare disfunctionalitate constatată. Prezintă rezumatul acesteia, cauzele și consecințele, precum și recomandările pentru rezolvare. FIAP trebuie să fie aprobată de către coordonatorul misiunii, confirmată de reprezentanții entitatii/structurii auditate și supervizata de șeful compartimentului de audit (sau de către inlocuitorul acestuia).
b) Formularul de constatare și raportare a iregularitatilor - se întocmește în cazul în care auditorii interni constata existenta sau posibilitatea producerii unor iregularitati. Se transmite imediat șefului compartimentului de audit public intern, care va informa în termen de 3 zile conducătorul entitatii publice și structura de control abilitata pentru continuarea verificărilor.
9.3. Dosarele de audit public intern
Dosarele de audit public intern - prin informațiile conținute asigura legătură între sarcina de audit, intervenția la fața locului și raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formulării concluziilor auditorilor interni. Tipuri de dosare de audit public intern:
a) Dosarul permanent cuprinde următoarele secțiuni:
Secțiunea A - Raportul de audit public intern și anexele acestuia:
- ordinul de serviciu;
- declarația de independenta;
- rapoarte (intermediar, final, sinteza recomandărilor);
- fișele de identificare și analiza a problemelor (FIAP);
- formularele de constatare a iregularitatilor; programul de audit.
Secțiunea B - Administrativă:
- notificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern; minuta ședinței de deschidere;
- minuta reuniunii de conciliere;
- minuta ședinței de închidere;
- corespondenta cu entitatea/structura auditata.
Secțiunea C - Documentația misiunii de audit public intern:
- strategii interne;
- reguli, regulamente și legi aplicabile;
- proceduri de lucru;
- materiale despre entitatea/structura auditata (îndatoriri, responsabilități, număr de angajați, fișele posturilor, graficul organizației, natura și locația înregistrărilor contabile);
- informații financiare;
- rapoarte de audit public intern anterioare și externe
- informații privind posturile cheie/fluxuri de operații;
- documentația analizei riscului.
Secțiunea D - Supervizarea și revizuirea desfășurării misiunii de audit public intern și a rezultatelor acesteia:
- revizuirea raportului de audit public intern;
- răspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit public intern.
b) Dosarul documentelor de lucru - cuprinde copii xerox a documentelor justificative, extrase din acestea, care trebuie să confirme și sa sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere și cifre (E,F,G,...) pentru fiecare secțiune/obiectiv de audit din cadrul Programului de audit. Indexarea trebuie să fie simpla și ușor de urmărit.
9.4. Revizuirea
Revizuirea se efectuează de către auditorii interni, înainte de întocmirea proiectului Raportului de audit public intern, pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt pregătite în mod corespunzător.
9.5. Păstrarea și arhivarea dosarelor de audit public intern
Dosarele de audit public intern sunt proprietatea entitatii publice care a dispus auditarea și sunt confidențiale. Ele trebuie păstrate până la îndeplinirea recomandărilor din raportul de audit public intern, după care se arhiveaza în concordanta cu reglementările legale privind arhivarea.
9.6. Ședința de închidere a intervenției la fața locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a recomandărilor finale din proiectul Raportului de audit public intern și a calendarului de implementare a recomandărilor. Se întocmește o minuta a ședinței de închidere.
10. Raportul de audit public intern
10.1. Elaborarea proiectului de Raport de audit public intern (raport intermediar)
În elaborarea proiectului Raportului de audit public intern trebuie să fie respectate următoarele cerințe:
a) constatările trebuie să apartina domeniului/obiectivelor misiunii de audit public intern și să fie susținute prin documente justificative corespunzătoare;
b) recomandările trebuie să fie în concordanta cu constatările și sa determine reducerea riscurilor potențiale;
c) proiectul de raport trebuie să exprime opinia auditorului intern, bazată pe constatările efectuate;
d) se întocmește pe baza FIAP-urilor.
În redactarea proiectului Raportului de audit public intern, trebuie să fie respectate următoarele principii:
a) constatările trebuie să fie prezentate într-o maniera pertinenta și incontestabila;
b) evitarea utilizării expresiilor imprecise (se pare, în general, uneori, evident), a stilului eliptic de exprimare, limbajului abstract;
c) promovarea unui limbaj cat mai uzual și a unui stil de exprimare concret;
d) evitarea tonului polemic, jignitor, tendentios;
e) ierarhizarea constatărilor (numai cele importante vor fi prezentate în sinteza sau la concluzii);
f) evidentierea aspectelor pozitive și a imbunatatirilor constatate de la ultima misiune de audit public intern.
10.2. Structura proiectului de Raport de audit public intern
Proiectul Raportului de audit public intern trebuie să cuprindă cel puțin următoarele elemente:
a) scopul și obiectivele misiunii de audit public intern;
b) date de identificare a misiunii de audit public intern (baza legală, ordinul de serviciu, echipa de auditare, unitatea/structura organizatorică auditata, durata acțiunii de auditare, perioada auditata);
c) modul de desfășurare a acțiunii de audit intern (sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode și tehnici utilizate; documente/materiale examinate; materiale întocmite în cursul acțiunii de audit public intern);
d) constatări efectuate;
e) concluzii și recomandări;
f) documentația-anexa (notele explicative; note de relații; situații, acte, documente și orice alt material probant sau justificativ).
10.3. Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern
Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditata, iar aceasta trimite în maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de către auditorii interni.
10.4. Reuniunea de conciliere
În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizează reuniunea de conciliere cu structura auditata în cadrul căreia se analizează constatările și concluziile în vederea acceptării recomandărilor formulate. Se întocmește o minuta privind desfășurarea reuniunii de conciliere.
10.5. Elaborarea Raportului de audit public intern
Raportul de audit public intern trebuie să includă modificările discutate și convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit public va fi însoțit de o sinteza a principalelor constatări și recomandări.
Raportul de audit public intern este semnat de fiecare membru al echipei de audit pe fiecare pagina a acestuia, iar ultima pagina este semnată și de către șeful structurii de audit public intern.
Șeful compartimentului de audit public intern trebuie să informeze DAPI sau Ministerul Sănătății, după caz, despre recomandările care nu au fost avizate de conducătorul entitatii publice. Aceste recomandări vor fi însoțite de documentația de sustinere.
10.6. Difuzarea Raportului de audit public intern
Șeful compartimentului de audit public intern trimite Raportul de audit public intern, finalizat, împreună cu rezultatele concilierii și punctul de vedere al entitatii/structurii auditate conducătorului entitatii publice care a aprobat misiunea, pentru analiza și avizare.
Pentru instituția publică mica, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia.
După avizarea recomandărilor cuprinse în Raportul de audit public intern, acestea vor fi comunicate structurii auditate.
Curtea de Conturi are acces la Raportul de audit public intern în timpul verificărilor pe care le efectuează.
Accesul altor instituții abilitate la raportul de audit public intern și la dosarele de lucru se face numai cu acordul Președintelui CNAS.
Când accesul este permis, se transmit solicitantului doar copii ale documentelor respective.
11. Urmărirea recomandărilor
Obiectivul acestei etape este asigurarea ca recomandările menționate în Raportul de audit public intern sunt aplicate întocmai, în termenele stabilite, în mod eficace și ca, conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandări.
Structura auditata trebuie să informeze compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandărilor.
11.1. Responsabilitatea structurii auditate
Responsabilitatea structurii auditate în aplicarea recomandărilor consta în:
- elaborarea unui plan de acțiune, însoțit de un calendar privind îndeplinirea acestuia;
- stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare;
- punerea în practica a recomandărilor;
- comunicarea periodică a stadiului progresului îndeplinirii recomandărilor;
- evaluarea rezultatelor obținute.
11.2. Responsabilitatea compartimentului de audit public intern
Compartimentul de audit public intern verifica și raportează DAPI sau Ministerului Sănătății, după caz, asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor.
Compartimentul de audit public intern va comunică conducătorului entitatii publice stadiul implementarii recomandărilor.
12. Supervizarea misiunii de audit public intern
Șeful compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor de desfășurare a misiunii de audit public intern.
Scopul acțiunii de supervizare este de a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiții de calitate, astfel:
a) oferă instrucțiunile necesare (adecvate) derulării misiunii de audit;
b) verifica executarea corecta a programului misiunii de audit;
c) verifica existenta elementelor probante;
d) verifica dacă redactarea raportului de audit public intern, atât cel intermediar cat și cel final, este exactă, clara, concisă și se efectuează în termenele fixate.
În cazul în care șeful compartimentului de audit public intern este implicat în misiunea de audit, supervizarea este asigurata de un auditor intern desemnat de acesta.
GHID PROCEDURAL
13. PROCEDURA P - 01 ORDINUL DE SERVICIU
Scopul:
De a repartiza sarcinile de serviciu pe auditori interni, astfel încât aceștia să poată demara misiunea de audit public intern.
Premise:
Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenție dat de către compartimentul de audit public intern și se întocmește de către șeful acestui compartiment, pe baza planului anual de audit public intern.
Procedura:
Șeful Compartimentului de audit public intern
1.
Repartizează sarcinile de serviciu pe fiecare auditor în parte;
2.
Întocmește Ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit public intern.
Personalul de secretariat
3.
Alocă un număr Ordinului de serviciu;
4.
Asigură copii ale Ordinului de serviciu fiecărui membru al echipei de audit.
Auditorii
5.
Iau la cunoștință de Ordinul de serviciu și de sarcinile repartizate.
Exemplu
ModelA-01
Entitatea publică
Nr. .... Data ....
ORDIN DE SERVICIU
În conformitate cu prevederile ..... și cu Planul anual de audit public
intern, se va efectua o misiune de audit public intern la ....... în
perioada ..... Scopul misiunii de audit este ..... iar obiectivele acesteia
sunt ........
Menționăm ca se va efectua un audit de ........
Echipa de audit public intern este formată din următorii auditori .....
Conducătorul Compartimentului de audit public intern
14. PROCEDURA P - 02 DECLARAREA INDEPENDENTEI
Scopul:
De a demonstra independenta auditorilor față de entitatea/structura auditata.
Premise:
În vederea desemnării auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern vor fi verificate incompatibilitățile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde exista incompatibilități personale, doar dacă repartizarea lui este imperios necesară, fiind furnizată în acest sens o justificare din partea conducătorului Compartimentului de audit public intern. Dacă în timpul efectuării misiunii de audit apare o incompatibilitate, reală sau presupusa, auditorii sunt obligați sa informeze de urgenta conducerea.
Procedura:
Auditorii
1.
Completează Declarația de Independență - Model A02;
Șeful structurii de audit
2.
Verifică Declarația de Independență;
3.
Identifică incompatibilitatea semnalată de către auditori și stabilește modalitatea în care aceasta poate fi atenuată;
4.
Aprobă Declarațiile de Independență;
Auditorii
5.
Îndosariază Declarația de Independență în dosarul de audit;
6.
Dacă în timpul misiunii apare o incompatibilitate reală sau presupusă, informează de urgență conducerea.
DECLARAȚIA DE INDEPENDENTA - Model A-02
Entitatea publică ........
A fi completat de către auditori, inclusiv consultanții:
Numele ..................................
Data ...............
Misiunea de audit public intern ..................................
Incompatibilități
În legătura cu entitatea/structura auditată ...........................................
Da
Nu
Ați avut/aveți vreo relație oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteți să vă interesați, să descoperiți sau să constatați slăbiciuni de audit în orice fel?
Aveți idei preconcepute față de persoane, grupuri, organizații sau obiective care ar putea să vă influențeze în misiunea de audit?
Ați avut/aveți funcții sau ați fost/sunteți implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entității/structurii ce va fi auditată?
Aveți responsabilități în derularea programelor și proiectelor finanțate integral sau parțial de Uniunea Europeană?
Ați fost implicat în elaborarea și implementarea sistemelor de control ale entității/structurii ce urmează a fi auditată?
Sunteți soț/soție, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entității/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?
Aveți vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevențe de la vreun grup anume, sau organizație sau nivel guvernamental?
Ați aprobat înainte facturi, ordine de plata, și alte instrumente de plata pentru entitatea/structura ce va fi auditată?
Ați ținut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată?
Aveți vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată?
Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizațională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra și a face rapoartele de audit imparțiale, notificați șeful Compartimentului de audit public intern de urgentă?
Auditor,
Conducător Compartiment de audit public intern
Model A-02 Entitatea publică
Se completează de către Șeful de serviciu
1. Incompatibilități personale (a se trece din pagina anterioară)
2. Pot fi negociate/ diminuate incompatibilitățile?
Dacă da, explicați cum anume
Data și semnatura
15. PROCEDURA P - 03 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANȘAREA
MISIUNII DE AUDIT INTERN
Scopul:
Sa informeze entitatea/structura auditata de declanșarea misiunii de audit public intern.
Premise:
Se intenționează ca prin notificarea entitatii/structurii auditate să se asigure desfășurarea corespunzătoare a procedurilor de audit.
Procedura:
Auditorii
1.
Pregătesc adresa de notificare către părțile interesate în vederea transmiterii acesteia cu 15 zile înainte de declanșarea misiunii de audit public intern;
Conducătorul Compartimentului de audit
2.
Verifică adresa de notificare;
3.
Semnează adresa de notificare;
Personalul de secretariat
4.
Alocă un număr adresei de notificare și o transmite entității/structurii auditate;
Auditorii
5.
Includ domeniile de interes (dacă se comunică) în programul de audit;
6.
Îndosariază copia adresei de notificare în dosarul permanent.
Model B-01
Entitatea publică
Data
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII
DE AUDIT PUBLIC INTERN
Către
Părțile interesate
De la
Conducătorul Compartimentului de audit public intern
Ref
Denumirea misiunii de audit public intern
Stimate(a) .............
În conformitate cu Planul anual de audit public intern, urmează ca în perioada de ........ sa efectuam o misiune de audit public intern cu tema ..... la (numele entitatii/structurii auditate).
Auditul va examina responsabilitățile asumate de către (numele entitatii/structurii auditate) și va determina dacă aceasta își îndeplinește obligațiile sale într-un mod eficient și efectiv.
Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o ședința de deschidere în vederea discutarii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:
- prezentarea auditorilor;
- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern;
- programul intervenției la fața locului;
- scopul misiunii de audit public intern;
- alte aspecte.
Pentru o mai buna înțelegere a activității dumneavoastră, va rugăm sa ne puneti la dispoziție următoarea documentație necesară: ...............
Dacă aveti unele întrebări privind aceasta acțiune, va rog sa contactati pe (numele auditorului) sau pe mine.
Cu stimă
Data
________________
__________
Conducătorul Compartimentului de audit public intern
16. PROCEDURA P-04 COLECTAREA ȘI PRELUCRAREA INFORMAȚIILOR
Scopul:
Cunoașterea domeniului auditabil îl ajuta pe auditor să se familiarizeze cu entitatea/structura auditata. Colectarea informațiilor facilitează procedurile de analiza de risc și cele de verificare.
Premise:
Colectarea este, în fapt, pregătirea informațiilor în vederea efectuării analizei de risc și pentru identificarea informațiilor necesare, fiabile, pertinente și utile pentru a atinge obiectivele misiunii de audit public intern.
Colectarea informațiilor presupune:
- identificarea principalelor elemente ale contextului instituțional și socio-economic în care entitatea/structura auditata își desfășoară activitatea;
- analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entitatii/structurii auditate;
- analiza entitatii/structurii auditate și activitățile sale (organigrama, regulamente de funcționare, fise ale posturilor, procedurile scrise);
- analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfășurare a misiunii de audit public intern;
- identificarea punctelor cheie ale funcționarii entitatii/structurii auditate și ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari și slabe;
- sa identifice constatările semnificative și recomandările din rapoartele de audit precedente care ar putea sa afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern;
- identificarea și evaluarea riscurilor cu incidența semnificativă;
- sa identifice surse potențiale de informații care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului și sa considere validitatea și credibilitatea acestor informații.
Procedura:
Auditorii
1.
Identifică legile și regulamentele aplicabile entității/structurii auditate;
2.
Obțin organigrama, regulamentele de funcționare, fișe ale posturilor, proceduri scrise ale entității/structurii auditate;
3.
Identifică personalul responsabil;
4.
Identifică circuitul documentelor;
5.
Obțin exemplare ale rapoartelor de audit anterioare;
6.
Adună date statistice asupra performanței pentru a-i sprijini în faza de analiză a riscului;
7.
Se familiarizează cu activitatea entității/structurii auditate;
Conducătorul Compartimentului de audit public intern
8.
Revede documentația;
9.
Organizează o ședință pentru identificarea obiectivelor auditabile și a criteriilor de analiză de risc. Reevaluează stabilirea obiectivelor, a scopului auditului și a metodologiei, după caz.
17. PROCEDURA P-05 ANALIZA RISCURILOR
Scopul:
Analiza riscului reprezintă o etapa majoră în procesul de audit public intern, care are drept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea/structura auditata, dacă controalele interne sau procedurile entitatii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea structurii/evoluției controlului intern al entitatii/structurii auditate.
Premise:
Reprezintă un punct de pornire în elaborarea tabelului "puncte tari și puncte slabe".
Aprecierea unui risc are la baza doua estimari:
- gradul de gravitate al pierderii care poate să rezulte ca urmare a riscului (sau al consecințelor directe și indirecte);
- probabilitatea ca riscul sa revină (notiune cuantificata formal).
Riscurile potențiale se pot concretiza în recomandări de audit, acestea depinzand de rezultatele de la controalele, testarile și verificările anterioare.
Punctele tari și punctele slabe se exprima calitativ și cantitativ în funcție de rezultatele asteptate și de condițiile de obținere a acestora.
Un punct tare sau un punct slab trebuie să fie exprimat în funcție de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmărită, pentru a asigura buna funcționare a entitatii/structurii auditate sau atingerea unui rezultat scontat.
Procedura:
Auditorii
1.
Din activitatea desfășurată în timpul colectării și prelucrării informațiilor, pregătesc o listă centralizatoare a obiectelor auditabile;
2.
Identifică amenințările (riscurile) asociate acestor operațiuni/activități;
3.
Stabilesc criteriile de analiză a riscurilor;
4.
Stabilesc ponderea fiecărui criteriu al riscului;
5.
Stabilesc nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;
6.
Stabilesc punctajul total al criteriului utilizat;
7.
Clasează riscurile pe baza punctajelor totale obținute;
8.
Ierarhizează operațiunile activităților ce urmează a fi auditate, respectiv elaborează Tabelul puncte tari și puncte slabe;
9.
Transmit Tabelul puncte tari și puncte slabe și constatările făcute către conducătorul Compartimentului de audit public intern;
Conducătorul Compartimentului de audit public intern
10.
Organizează o ședință pentru identificarea obiectivelor de audit și a criteriilor de analiză de risc. Reevaluează stabilirea obiectivelor, a scopului auditului și a metodologiei, după caz;
11.
Avizează Tabelul puncte tari și puncte slabe și Fișele de Constatare și Analiză a Problemelor inițiate pentru fiecare control potențial.
Auditorii
12.
Îndosariază Tabelul puncte tari și puncte slabe în dosarul permanent, secțiunea C.
Exemplu
Entitatea publică
Model C-01 Tabelul "PUNCTE TARI ȘI PUNCTE SLABE"
Denumirea misiunii de audit ..........
Perioada supusă auditului
Întocmit de ........
Data ........
Aprobat de .........
Data ........
Domeniul
Obiective
Riscuri
Opinie
Comentariu
T/S
Consecințe
Gradul de încredere
Ghidul de Evaluare al controlului intern
Controlul intern este
Dacă
▪ conducerea și/sau personalul demonstrează o atitudine necooperantă și nepăsătoare cu privire la conformitate, păstrarea dosarelor, sau reviziile externe.
SLAB
▪ auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit probleme deosebite.
▪ analiza dezvăluie că nu sunt în funcțiune tehnici de control adecvate și suficiente.
▪ procedurile de control intern lipsesc sau sunt puțin utilizate.
▪ conducerea și personalul demonstrează o atitudine cooperantă cu privire la conformitate, păstrarea dosarelor și reviziilor externe.
POTRIVIT
▪ auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat măsuri de remedire și a răspuns satisfăcător la recomandările auditului.
▪ analiza arată că sunt în funcțiune tehnici de control adecvate și suficiente.
▪ conducerea și personalul demonstrează o atitudine constructivă, existând preocuparea de a anticipa și înlătura problemele.
PUTERNIC
▪ auditurile anterioare și studiile preliminare nu au descoperit nici un fel de probleme.
▪ analiza arată că sunt în funcțiune numeroase și eficiente tehnici de control intern.
▪ procedurile sunt bine susținute de documente.
18. PROCEDURA P - 06 ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT
Scopul:
Asigura conducătorul Compartimentului de audit public intern ca au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern și asigura repartizarea sarcinilor și planificarea activităților , de către supervizor.
Premise:
Programul de audit este un document intern de lucru al Compartimentului de audit public intern, care se întocmește în baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată acțiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum și repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.
Programul preliminar al interventiilor la fața locului se întocmește în baza Programului de audit public intern și prezintă detaliat lucrările pe care auditorii interni își propun să le efectueze, respectiv studiile, cuantificarile, testele, validarea acestora cu materiale probante și perioadele în care se realizează aceste verificări la fața locului.
Procedura:
Auditorii
1.
Pregătesc programul de audit, incluzând următoarele elemente:
- obiectivele auditului;
- testările care se vor efectua;
- alte proceduri de audit și teste, după caz.
2.
Pregatesc o Notă cu următoarele anexe:
- colectarea și prelucrarea datelor;
- tabelul "Puncte tari și puncte slabe";
- programul preliminar al intervențiilor la fața locului.
Conducătorul Compartimentului de audit
3.
Organizează ședința de analiză.
4.
Verifică Nota și anexele acesteia.
5.
Analizează și modifică după caz documentele prezentate.
6.
Aprobă Nota și anexele.
Auditorii
7.
Îndosariază programul de audit - Model A-03.
8.
Utilizează programul de audit în efectuarea misiunii.
Exemplu
Model A-03
Entitatea publică
A. PROGRAMUL DE AUDIT
Denumirea misiunii de audit ..........
Perioada supusa auditului .........
Întocmit de .......
Data .......
Aprobat de ........
Data .......
OBIECTIVE
Activități
Durata
Persoanele
implicate
Locul desfășurării
Tema generală
............
Obiective:
A. Enunțarea
obiectivului
(A)
B. Enunțarea
obiectivului
(B)
1. Ordinul de
serviciu
Conducătorul
Compartimentului
de audit
public intern
Entitatea publică
2. Declarația de
independenta
Auditorii
Entitatea publică
3. Notificarea
Auditorii
Entitatea publică
Obiectivul A
Colectarea și
prelucrarea
informațiilor
Auditorii
Entitatea publică/
Entitatea auditata
- testul 1
- testul 2
........
Prelucrarea
testelor
Auditorii
Entitatea publică/
Entitatea auditata
Elaborarea
FIAP-urilor
adunarea
dovezilor
Constatarea și
raportarea
iregularitatilor
Auditorii
Entitatea publică
Întocmirea
Formularului
de constatare
și raportare a
iregularitatilor
Revizuirea
documentelor
Auditorii
Entitatea publică
Indosarierea
Auditorii
Entitatea publică
Obiectivul B
Colectarea și
prelucrarea
informațiilor
Auditorii
Entitatea publică/
Entitatea auditata
- testul 1
- testul 2
........
Prelucrarea
testelor
Auditorii
Entitatea publică/
Entitatea auditata
elaborarea
FIAP-urilor
adunarea
dovezilor
Constatarea
și raportarea
iregularitatilor
Auditorii
Entitatea publică
Întocmirea
Formularului
de constatare și
raportare a
iregularitatilor
Revizuirea
documentelor
Auditorii
Entitatea publică
Indosarierea
Auditorii
Entitatea publică
4. Ședința de
închidere
Auditorii
Entitatea publică/
Entitatea auditata
5. Elaborarea
Proiectului de
raport
Auditorii
Entitatea publică
6. Transmiterea
Proiectului de
raport
Conducătorul
Compartimentului
de audit
public intern
Entitatea publică
7. Reuniunea
de conciliere
Auditorii
Entitatea publică/
Entitatea auditata
8. Raportul de
audit fina
Auditorii
Entitatea publică
9. Difuzarea
Raportului de
audit
Auditorii
Entitatea publică
10. Urmărirea
recomandărilor
Auditorii
Entitatea publică
Model A03-1
B. PROGRAMUL INTERVENȚIEI LA FAȚA LOCULUI
Denumirea misiunii de audit ..........
Perioada supusa auditului ............
Întocmit de ........
Data ........
Aprobat de .........
Data ........
Obiectivele
Tipul verificarii
Locul testarii
Durata testarii
Auditorii
19. PROCEDURA P - 07 ȘEDINȚA DE DESCHIDERE
Scopul:
Sa efectueze o ședința de deschidere cu reprezentanții (denumirea entitatii/structurii auditate) pentru a discuta scopul auditului, obiectivele urmărite și modalitățile de lucru privind auditul.
Premise:
Ședința de deschidere servește ca intilnire de început a misiunii de audit Ordinea de zi a ședinței de deschidere va cuprinde:
- prezentarea auditorilor;
- prezentarea obiectivelor misiunii de audit;
- stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor;
- prezentarea în detaliu a tematicii;
- acceptarea calendarului intalnirilor;
- analiza și acceptul cartei auditorului;
- asigurarea condițiilor materiale necesare derulării misiunii.
Procedura:
Auditorii
1.
Contactează telefonic entitatea/structura auditată pentru a stabili data întâlnirii.
Conducătorul Compartimentului de audit public intern Auditorii Reprezentanții entității/structurii auditate
2.
Participă la desfășurarea ședinței de deschidere.
Auditorii
3.
Întocmesc Minuta ședinței de deschidere (Model B-02) cu următoarea structură:
A.
Mențiuni generale
- tema misiunii de audit public intern;
- perioada auditată;
- numele celor care întocmesc Minuta ședinței de deschidere;
- numele persoanei însărcinate cu verificarea întocmirii Minutei ședinței de deschidere conform prezentei proceduri;
- lista participanților la ședința de deschidere cu menționarea numelui, funcției, direcției și a numărului de telefon.
B.
Stenograma Ședinței de deschidere:
- cuprinde redactarea în detaliu a dezbaterilor Ședinței de deschidere.
4.
Îndosariază Minuta Ședinței de deschidere în dosarul permanent - Model B-02
Exemplu
MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE
Model B-02 Entitatea publică
A. Mențiuni generale
Tema misiunii de audit:
Auditul ................
Perioada auditată ..........
Întocmit de .............
Data ............
Verificat de ............
Data ............
Lista participanților:
Numele
Funcția
Direcția/Serviciul
Nr. telefon
B. Stenograma Ședinței de deschidere
20. PROCEDURA P - 08 COLECTAREA INFORMAȚIILOR
Scopul:
Informațiile colectate asigura o evidenta suficienta, competența și relevanta și oferă o baza rezonabila pentru constatările și concluziile auditorilor.
Premise:
În timpul fazei de colectare și prelucrare a informațiilor, auditorii efectuează testări în concordanta cu Programul de Audit aprobat. Munca în cadrul acestei faze produce dovezi de audit în baza cărora auditorii formulează constatări, concluzii și recomandări.
Procedura:
Auditorii
1.
Efectuează testările și procedurile stabilite în programul de audit;
2.
Apreciază dacă dovezile obținute sunt suficiente, relevante, competente și folositoare;
3.
Colectează documente pentru toată misiunea de audit;
4.
Etichetează și numerotează toate documentele;
5.
Pregătesc Fișele de Identificare și Analiză a Problemelor;
6.
La sfârșitul fazei de colectare a informațiilor, finalizează Fișele de Identificare și Analiza Problemelor;
7.
Transmit Fișele de Identificare și Analiză a Problemelor șefului compartimentului de audit public intern;
8.
Îndosariază documentele utilizate în cadrul misiunii de audit.
Conducătorul Compartimentului de audit
9.
Analizează și aprobă testele - Model A-04;
10.
Revede și aprobă Fișele de Identificare și Analiză a Problemelor - Model A-05;
Auditorii
11.
Etichetează, numerotează și îndosariază testele - Model A-04 și Fișele de Identificare și Analiză a Problemelor - Model A-05 în dosarul permanent;
Exemplu
Model A-04
Entitatea publică
CHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE
Denumirea misiunii de audit ..........
Perioada supusa auditului ..........
Întocmit de ........
Data ........
Aprobat de .........
Data ........
Obiectivul 1
Sa evalueze eficienta si eficacitatea controalelor interne asupra operatiunilor entitatii/structurii auditate în urmatorul ciclu de operatiuni:
- plati
- contabilitate
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
AUDITORI
PLATI
1. verificați dacă exista proceduri scrise
2. verificați dacă atribuirea
responsabilităților și delegarea
competentelor sunt declarate în proceduri
3. controlati dacă angajații sunt informati
despre procedurile care se aplică
4. verificați dacă procedurile asigura
separarea sarcinilor
5. verificați dacă procedurile sunt
aprobate
6. verificați dacă procedurile sunt
actualizate
7. verificați dacă operațiile de control sunt
Însoțite de liste de verificare (check-list)
8. apreciati calitatea listelor de verificare
9. verificați dacă controalele efectuate au
fost formalizate (data, semnatura)
10. controlati conformitatea plății cu
procedurile privind cursul de schimb
11. urmăriți plățile cu extrasele de cont
12. urmăriți plățile în cartea mare
asigurându-va ca sunt transcrise corect
13. revizuiti procedurile referitoare la
plățile care nu sunt efectuate
14. verificați dacă este stabilită atribuirea
responsabilităților
15. verificați dacă procedurile asigura
separarea responsabilităților
16. verificați dacă contabilul principal are
o autoritate adecvată asupra angajaților
din compartimentul contabil
17. verificați dacă procedurile stabilesc și
explica politica contabila și procedurile
18. verificați dacă numai persoanele
autorizate pot sa modifice sau sa
stabilească noi politici sau proceduri
19. controlati ca procedurile de declarații sa includă:
a) planul de conturi însoțit de explicații ale
operațiunilor;
b) identificarea și descrierea principalelor
înregistrări contabile, intrările periodice;
c) identificarea posturilor care au autoritatea sa
aprobe ca intrările sunt efectuate;
d) explicații pentru documentele și necesitățile de
aprobare pentru diversele tipuri de tranzacții
periodice și neperiodice și intrările în jurnal;
20. verificați pregătirea și aprobarea funcțiilor
pentru intrările în jurnal pentru a controla ca
ele sunt separate
21. verificați ca toate intrările în jurnal sunt
revazute și aprobate de către persoanele competente
la nivelurile adecvate
22. toate intrările în jurnal sunt explicate
corespunzător și justificate
23. rapoartele financiare sunt pregătite pentru
perioadele contabile solicitate
24. revedeti procedurile privind corectarea rapoartelor
25. revizuiti procedurile de închidere
26. verificați dacă fiecare cont bancar corespunde
unui cont în registre
27. revizuiti cartea mare pentru a verifica dacă
tranzacțiile sunt trecute în contul corect
28. verificați sumele defalcate pe creditori și debitori
29. verificați dacă cecurile din jurnal sunt trecute
în ordine numerică și dacă cele care lipsesc sunt
semnalate
Model A-05
Entitatea publică: ...................................
Tema misiunii de audit public intern: ................
Numele auditorului:
Data realizării:
FIȘĂ DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI
Nr. ................
1.
Problema: .................................................................
2.
Constatări: ...............................................................
3.
Cauze: ....................................................................
4.
Consecințe: ...............................................................
Recomandări și soluții propuse: ..............................................
Întocmit de:
Supervizat
Pentru conformitate:
Entitatea auditată
............
..........
....................
21. PROCEDURA P - 09 CONSTATAREA ȘI RAPORTAREA IREGULARITATILOR
Scopul:
De a furniza un ghid în cazurile de descoperire de iregularitati
Premise:
Când auditorii ajung la concluzia, bazată pe FIAP-uri, ca s-a comis o iregularitate, ei vor trebui să raporteze, cel mai târziu a doua zi, conducătorului Compartimentului de audit public intern prin transmiterea Formularului de constatare și raportare a iregularitatilor.
Procedura:
Auditorii
1.
Raportează, cel mai târziu a doua zi, conducătorului Compartimentului de audit public intern orice iregularitate constatată prin transmiterea Formularului de constatare și raportare a iregularităților.
Conducătorul Compartimentului de audit public intern
2.
Informează în termen de 3 zile conducătorul entității publice și structura de control abilitată pentru continuarea verificărilor.
FORMULAR DE CONSTATARE ȘI RAPORTARE A IREGULARITATILOR
Model A-06
Entitatea publică
Către: conducătorul Compartimentului de audit public intern
În urma misiunii de audit public intern ....... efectuată la ..... s-au constatat următoarele:
a) constatarea (abaterea);
b) actul sau actele normative incalcate;
c) recomandări;
d) anexe.
Auditor ............
Data.../.../.......
22. PROCEDURA P - 10 REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU
Scopul:
Sa asigure ca documentele sunt pregătite în mod corespunzător și ca acestea furnizează un sprijin adecvat pentru munca efectuată și pentru dovezile adunate în timpul misiunii de audit public intern.
Premise:
Auditorii revad FIAP-urile și documentele de lucru din punct de vedere al formatului și al conținutului, asigurându-se ca dovezile de audit prezentate în actele dosarului pot trece testul de evidenta. Pentru a trece testul, evidenta trebuie să fie suficienta, concludenta și relevanta.
Procedura:
Auditorii
1.
Pe măsură ce auditul progresează, etichetează și numerotează toate documentele.
2.
Apreciază dacă FIAP-urile și documentele de lucru asigură un sprijin corespunzător pentru misiunea de audit public intern.
3.
Revizuiesc lucrările din punctul de vedere al conținutului și al formei și apreciază dacă FIAP-urile și documentele de lucru pot trece testul de evidență.
4.
Efectuează modificările necesare la documente.
5.
Întocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru - Model C-02
Model C-02
Entitatea publica
Entitatea auditata
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Denumirea misiunii de audit ...........
Perioada auditata .................
Întocmit de ..........
Data .......
Constatarea
Documentul justificativ
Exista
Auditori
Da
Nu
Sectiunea E
...........
Sectiunea F
...........
Auditori
23. PROCEDURA P -11 ȘEDINȚA DE ÎNCHIDERE
Scopul:
Permite prezentarea către entitatea/structura auditata a opiniei auditorilor interni, a recomandărilor finale din Proiectul raportului de audit public intern.
Premise:
Sa se asigure ca Raportul de Audit este clar, obiectiv, fundamentat, relevant, respectiv:
- Clar: să fie ușor de înțeles, evident, sa nu permită interpretări;
- Obiectiv: sa nu fie partinitor;
- Fundamentat: fiecare constatare să aibă la baza documente doveditoare și să facă trimiteri la textul legal incident;
- Relevant: aspectele semnalate sa ajute conducerea entitatii/structurii auditate în luarea unor decizii manageriale pentru eliminarea deficiențelor constatate.
Procedura:
Secretariatul
1.
Planifică ședința de închidere
Conducătorul Compartimentului de audit public intern Auditorii Conducătorii entității/ structurii auditate
2.
Participă la desfășurarea ședinței de închidere. Conducătorii entității/structurii auditate își declară părerile lor în privința constatărilor auditorilor, ale concluziilor și recomandărilor, precum și a corecțiilor de efectuat.
Auditorii
3.
Fac rezumatul discuțiilor într-o Minută a ședinței de închidere.
Conducătorul Compartimentului de audit public intern Auditorii
4.
Cad de acord asupra modificărilor raportului de audit, dacă este nevoie.
Auditorii
5.
Pregătesc acte suplimentare necesare pentru a justifica modificările la raportul de audit.
6.
Îndosariază toate modificările aprobate la raportul de audit, Minuta ședinței de închidere - Model B-03 și revăd Proiectul de raport de audit.
Exemplu
MINUTA ȘEDINȚEI DE ÎNCHIDERE
Model B-03 Entitatea publică
A. Mențiuni generale
Tema misiunii de audit: Auditul .............
Perioada auditată .............
Întocmit de ................
Data.........
Verificat de ...............
Data.........
Lista participanților:
Numele
Funcția
Direcția/Serviciul
Nr. telefon
B. Concluzii:
24. PROCEDURA P - 12 ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT
Scopul:
Prezintă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile și recomandările auditorilor publici interni.
Premise:
În elaborarea Proiectului de raport de audit public intern, auditorul folosește dovezile de audit raportate în Fișele de Identificare și Analiza a Problemelor și în Formularul de constatare și raportare a iregularitatilor.
Procedura:
Auditorii
1.
Redactează Proiectul raportului de audit utilizând formatul prezentat mai jos;
2.
Indică pentru fiecare constatare din Proiectul raportului de audit dovada corespunzătoare;
3.
Transmite conducătorului Compartimentului de audit public intern Proiectul raportului de audit, împreună cu dovezile constatărilor;
Conducătorul Compartimentului de audit public intern
4.
Analizează Proiectul raportului de audit;
5.
Stabilește dacă proiectul în întregime sau doar părți din el, trebuie să fie transmise la compartimentul juridic pentru revizuirea lui din punct de vedere juridic;
Auditorii
6.
Efectuează schimbările propuse de către conducătorul Compartimentului de audit public intern;
7.
Îndosariază proiectul de raport de audit - Model A-07, incluzând corecțiile aprobate de către conducătorul Compartimentului de audit public intern.
Model A-07-1
Entitatea publică
PAGINA DE TITLU ȘI CUPRINSUL
Reprezintă pagina în care se menționează denumirea misiunii de audit public intern. Proiectul de raport va conține un cuprins al lucrărilor și documentelor.
SEMNATURA
Proiectul de raport de audit este semnat de către fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagina a acestuia. Ultima pagina a proiectului de raport de audit este semnată și de către șeful Compartimentului de audit public intern.
INTRODUCERE
Descrie tipul de audit și baza legală a misiunii (planul anual de audit, solicitări speciale).
Prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditata, durata acțiunii de auditare, perioada auditata).
Identifica activitatea ce este auditata și prezintă informații sintetice cu privire la misiunea de audit public intern
Prezintă modul de desfășurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de audit public intern; materiale întocmite în cursul misiunii de audit public intern).
Face referire la recomandările misiunilor de audit public intern anterioare care, până la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate.
Stabilirea obiectivelor
Obiectivele de audit prezentate în Proiectul de raport de audit coincid cu cele înscrise în programul de audit.
STABILIREA METODOLOGIEI
Explica tehnicile și instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de audit public intern.
CONSTATĂRILE ȘI RECOMANDĂRILE AUDITULUI
Auditorul trebuie să se pronunțe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în Programul de audit.
Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în scopul generalizarii aspectelor pozitive, pe de o parte, și al identificarii căilor de eliminare a deficiențelor stabilite, pe de altă parte.
Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente și sa nu fie disproportionate în raport cu constatările pe care se bazează.
Recomandările din Proiectul de raport de audit trebuie să fie fezabile și economice și să aibă un grad de semnificație important în ceea ce privește efectul previzibil asupra entitatii/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare și, pe aceasta baza, de prevenire a eventualelor disfunctionalitati sau tendinte negative la nivelul entitatii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activității entitatii/structurii auditate și de creștere a performantei de management.
Fiecare recomandare trebuie să fie elaborata după următoarea structura:
1) Faptele;
2) Criteriile, cauzele, efectele;
3) Recomandările.
Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienta constatată. Recomandările vor fi prezentate în funcție de nivelul de prioritate stabilit în Fișa de Identificare și Analiza a Problemelor: majore, medii și minore.
25. PROCEDURA P - 13 TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN
Scopul:
Sa-i asigure entitatii/structurii auditate posibilitatea de a analiza Proiectul raportului de audit și de a formula un punct de vedere la constatările și recomandările auditului.
Premise:
Proiectul de raport de audit transmis la entitatea/structura auditata trebuie să fie complet, cu toate dovezile asupra faptelor, opiniilor și concluziilor la care se face referire.
Procedura:
Conducătorul Compartimentului de audit public intern
1.
Transmite Proiectul de raport de audit la entitatea/structura auditată.
Entitatea/structura auditată
2.
Analizează Proiectul de raport de audit.
3.
Solicită, dacă este cazul o Reuniune de conciliere.
4.
Transmite punctul de vedere la Proiectul raportului de audit în termen de 15 zile de la primirea Proiectului de raport de audit.
Auditorii Conducătorul Compartimentului de audit public intern
5.
Revăd răspunsurile de la entitatea/structura auditată.
6.
Discută, dacă este cazul, pregătirea unei Reuniuni de conciliere.
Auditorii
7.
Precizează în Raportul de audit aspectele reținute din punctul de vedere al entității/structurii auditate, dacă este cazul.
8.
Îndosariază punctul de vedere al entității/structurii auditate
26. PROCEDURA P- 14 REUNIUNEA DE CONCILIERE
Scopul:
Acceptarea constatărilor și recomandărilor formulate de către auditori în Proiectul raportului de audit public intern și prezentarea calendarului de implementare a recomandărilor.
Premise:
Auditorii pregătesc Reuniunea de conciliere.
Procedura:
Auditorii
1.
Pregătesc, în termen de 10 zile de la primirea punctului de vedere de la entitatea/structura auditată, Reuniunea de conciliere.
2.
Informarea entității/structurii auditate asupra locului și datei Reuniunii de conciliere.
3.
întocmesc o Minută a Reuniunii de conciliere.
Auditorii Entitatea/structura auditată
4.
Analizează constatările și concluziile din Proiectul raportului de audit în vederea acceptării recomandărilor formulate.
Exemplu
MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE
Model B-04
Entitatea publică
A. Mențiuni generale
Tema misiunii de audit:
Auditul .............
Perioada auditată .............
Întocmit de .................
Data ............
Verificat de ................
Data ............
Lista participanților:
Numele
Funcția
Direcția/Serviciul
Nr. telefon
B. Rezultatele concilierii:
27. PROCEDURA P - 15 RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN
Scopul:
Sa prelucreze raportul de audit pentru redactarea finala și pentru tipărire.
Sa constate ca raportul de audit este complet, incluzând și punctul de vedere al entitatii/structurii auditate.
Premise:
Auditorii sunt responsabili pentru asigurarea unei prezentări de înaltă calitate a Raportului de audit și întocmirea unei liste corecte și complete de difuzare.
Procedura:
Auditorii
1.
Constată că toate modificările aprobate la Proiectul de raport sunt efectuate;
2.
Finalizează raportul;
3.
Constată dacă lista de difuzare este completă și corectă.
Model A07-2
ENTITATEA PUBLICA
PAGINA DE TITLU ȘI CUPRINSUL
Reprezintă pagina în care se menționează denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conține un cuprins al lucrărilor și documentelor.
SEMNATURA
Raportul de audit este semnat de către fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagina a acestuia. Ultima pagina a raportului este semnată și de către șeful Compartimentului de audit public intern.
INTRODUCERE
Descrie tipul de audit și baza legală a misiunii de audit (planul anual de audit, solicitări speciale).
Prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditata, durata acțiunii de auditare, perioada auditata).
Identifica activitatea ce este auditata și prezintă informații sintetice cu privire la misiunea de audit public intern.
Prezintă modul de desfășurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de audit public intern; materiale întocmite în cursul misiunii de audit public intern).
Face referire la recomandările misiunilor de audit public intern anterioare care, până la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate.
STABILIREA OBIECTIVELOR
Obiectivele de audit prezentate în Raportul de audit public intern coincid cu cele înscrise în programul de audit;
Stabilirea metodologiei
Explica tehnicile și instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de audit public intern.
CONSTATĂRILE ȘI RECOMANDĂRILE AUDITULUI
Eventualele modificări stabilite la Reuniunea de conciliere, precum și cele propuse de către conducătorul Compartimentului de audit public intern vor fi cuprinse în Raportul de audit public intern final.
Auditorul trebuie să se pronunțe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în Programul de audit.
Constatările efectuate sunt prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în scopul generalizarii aspectelor pozitive, pe de o parte, și al identificarii căilor de eliminare a deficiențelor stabilite, pe de altă parte.
Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente și sa nu fie disproportionate în raport cu constatările pe care se bazează.
Recomandările din Raportul de audit trebuie să fie fezabile și economice și să aibă un grad de semnificație important în ceea ce privește efectul previzibil asupra entitatii/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare și, pe aceasta baza, unul de prevenire a eventualelor disfunctionalitati sau tendinte negative la nivelul entitatii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activității entitatii/structurii auditate și de creștere a performantei de management.
Fiecare recomandare trebuie să fie elaborata după următoarea structura:
1) Faptele;
2) Criteriile, cauzele, efectele;
3) Recomandările.
Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienta constatată. Recomandările vor fi prezentate în funcție de nivelul de prioritate stabilit în Fișa de Identificare și Analiza a Problemelor: majore, medii și minore.
28. PROCEDURA P -16 SUPERVIZAREA
Scopul:
De a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiții de calitate.
Premise:
Conducătorul Compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea misiunii de audit public intern.
Procedura:
1. Auditorii
1.
Prezintă conducătorului Compartimentului de audit public intern documentele din dosarul permanent al misiunii de audit public intern.
Conducătorul Compartimentului de audit public intern
2.
Oferă instrucțiunile necesare (adecvate) derulării misiunii de audit public intern;
3.
Verifică executarea corectă a Programului de audit public intern;
4.
Verifică existența elementelor probante;
5.
Supervizează FIAP-urile;
6.
Verifică dacă redactarea Raportului de audit public intern este exactă, clară, concisă;
7.
Verifică dacă Raportul de audit public intern este elaborat la termenul fixat.
29. PROCEDURA P - 17 DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN
Scopul:
Analizarea și avizarea recomandărilor din Raportul de audit.
Premise:
Raportul de audit final trebuie să conțină și o sinteza a constatărilor și recomandărilor. Pentru instituția publică mica, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia.
Proceduri:
Auditorii
1.
Transmit Raportul de audit public intern, rezultatele concilierii și punctul de vedere al entității/structurii auditate la conducătorul Compartimentului de audit care a aprobat misiunea de audit public intern.
2.
Pentru instituția publică mică Raportul de audit public intern se transmite conducătorului acesteia spre avizare.
Conducătorul Compartimentului de audit public intern
3.
Semnează și transmite Raportul de audit public intern conducătorului entității/structurii care a dispus auditarea.
Conducătorul entității/structurii care a dispus auditarea
4.
Analizează și avizează Raportul de audit public intern și Sinteza cu principalele constatări și recomandări.
Auditorii
5.
Transmit entității/structurii auditate recomandările aprobate.
6.
Transmit la DAPI/Ministerul Sănătății, după caz, o informare despre recomandările care nu au fost avizate însoțită de documentația de susținere.
Conducătorul entității/structurii auditate
7.
Analizează conținutul sintezei și a recomandărilor aprobate.
8.
Elaborează planul de acțiune și calendarul de implementare a recomandărilor.
9.
Raportează despre stadiul implementării recomandărilor.
30. PROCEDURA P - 18 URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR
Scopul:
Este de a urmări dacă scopul și obiectivele misiunii de audit public intern au fost corect formulate.
Premise:
Urmărirea recomandărilor de către auditorii interni este un proces prin care se constata caracterul adecvat, eficacitatea și oportunitatea acțiunilor întreprinse de către conducerea entitatii/structurii auditate pe baza recomandărilor din Raportul de audit public intern.
Procedura:
Auditorii
1.
Întocmesc Fișa de urmărire a recomandărilor;
2.
Verifica implementarea recomandărilor la termenele stabilite;
Entitatea/structura auditată
3.
Transmite auditorilor, la termenele stabilite, o Notă de informare cu privire la stadiul implementării recomandărilor din Raportul de audit public intern;
Conducătorul Compartimentului de audit public intern
4.
Transmite, DAPI/Ministerul Sănătății, după caz, stadiul progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor;
5.
Dacă nu sunt respectate termenele de implementare, informează conducătorul entității publice.
Exemplu
MODEL A-08
Entitatea publică
FIȘA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR
Entitatea publică
Direcția/Serviciul
Sfârșit de lună
Entitatea/structura auditată
Misiunea de audit public intern
Raport de Audit nr.
Rec Nr .
Recomandarea
Implementat
Parțial Implementat
Neimplementat
Data planificată/ Data implementării
Instrucțiuni
Entitatea/structura auditată:
1.
Introduceți recomandările de audit după cum sunt prezentate în Raportul de audit.
Data și semnătura conducătorului
2.
Verificați coloana corespunzătoare: implementat, parțial implementat, neimplementat.
Auditor:
3.
Introduceți data planificată pentru implementare în Raportul de audit și data implementării.
Data și semnătura
GLOSAR
Termen
Explicație
Neajunsuri
Printre neajunsurile aduse obiectivității individuale și independenței în organizare, poate figura conflictul de interes personal, limitările ariei auditului, restricțiile de acces la dosare, la bunuri și la personal, precum și limitările resurselor.
Cauza
Explicația diferenței între ceea ce ar trebui să existe și ceea ce există efectiv.
Carta auditului intern
Document oficial care definește misiunea, competențele și responsabilitățile acestei activități. Carta trebuie să:
- definească poziția auditului intern în cadrul entității;
- autorizeze accesul la documente, la bunuri și la persoanele competente, pentru buna realizare a misiunilor;
- să definească aria de activitate a auditului intern.
Conflictul de interese
Toate relațiile care nu sunt sau care nu par a fi compatibile cu interesele entității. Un conflict de interese poate să afecteze capacitatea unei persoane de a-și asuma obiectiv obligațiile și responsabilitățile sale.
Controlul intern
Ansamblul măsurilor luate de către conducere în scopul îmbunătățirii gestiunii riscului și creșterii probabilității ca scopurile și obiectivele stabilite să fie atinse.
Diagrama circulației documentelor
Prezentarea schematică a circuitului documentelor între diverse posturi de lucru, indicându-se originea și destinația lor și care oferă o viziune completă a traseului informațiilor și a suporturilor ei. Constituie un element în abordarea auditului, care ține cont de riscuri.
Mediul de control
Atitudinea și acțiunile conducerii cu privire la importanța controlului în entitate. Mediul de control reprezintă cadrul și structura necesară realizării obiectivelor primordiale ale sistemului de control intern.
Mediul de control înglobează următoarele elemente:
- integritatea și valorile etice;
- concepția și stilul conducerii;
- structura organizatorică;
- atribuțiile de competență și de responsabilități;
- politicile și practicile relativ la resursele umane;
- competența personalului.
FIAP
FIAP este un document sintetic care prezintă o disfuncție, indică natura problemei, faptele, cauzele, consecințele și recomandările pentru remediere.
Fișa de procedură
Document scris care analizează fiecare din funcțiile entității și care prezintă la fiecare etapă posturile de lucru, sarcinile (operațiile de executat, inclusiv controalele și documentele de stabilit, de realizat și de folosit). El constituie de asemenea, un element în abordarea analizei riscurilor.
Probele/ documentele justificative
Informațiile pe baza cărora se fundamentează concluziile, opiniile auditorului. Ele trebuie să fie:
- Suficiente (informații cantitative suficiente pentru ca auditorul să poată să îndeplinească bine munca și calitativ imparțiale, astfel încât pot fi considerate fiabile);
- Pertinente (informațiile corespund cu exactitate obiectivelor auditului);
- Au un cost de obținere rezonabil (informațiile au un cost de obținere proporțional cu rezultatul pe care auditorul urmărește să-l obțină).
Obiectivele misiunii
Enunțuri generale elaborate de către auditorii interni și definind ceea ce este prevăzut a se realiza în timpul misiunii.
Obiectivitate
Atitudinea imparțială, care reclamă o independență de spirit și de judecată și implică faptul că auditorii interni nu se subordonează decât propriei lor judecați și nu altor persoane. Aprecierile trebuie să fie fundamentate pe fapte/probe indiscutabile și pe lucrări incontestabile, lipsite de prejudecăți.
Ordinul de serviciu
Mandat general acordat de către o autoritate calificată unui auditor în vederea începerii unei misiuni.
Circuitul auditului
Înseamnă capacitatea de a identifica o informație și de a urmări parcursul acesteia într-un proces. Permite regăsirea unei informații până la sursă.
Instituțiile comunitare apreciază circuitul ca "suficient" atunci când permite punerea de acord a conturilor recapitulative certificate și notificate la Comisia Europeană, cu starea cheltuielilor individuale din piesele lor justificative deținute la diferite niveluri administrative, până la beneficiarii finali, inclusiv în cazul în care aceștia din urmă nu sunt destinatarii finali ai fondurilor.
Planificarea sau programarea controalelor și auditurilor
Definirea obiectivelor, stabilirea politicilor, natura acestora, calendarul de proceduri și testări destinate să îndeplinească obiectivele controalelor sau a misiunilor de audit.
Programul de activitate al misiunii de audit
Un document care enumera procedurile de urmat în vederea realizării misiunii de audit.
Raportul de audit
Opiniile scrise ale auditorului și alte constatări, care se bazează pe un ansamblu de date financiare certe, rezultând dintr-un audit de regularitate, sau deducții ale auditorului ca urmare a realizării unui audit de performantă.
Model de Raport de audit
Cadrul în care auditorul prezintă rezultatele misiunii de audit.
Procedura
Maniera specifică de efectuare a unei activități sau a unui proces.
Proces
Ansamblul de activități corelate sau interactive care transformă elementele de intrare în elemente de ieșire.
Recomandare
Propunerea formulată pentru a corecta/ameliora deficiențele constatate.
Responsabil pentru auditul intern
Postul de nivel cel mai înalt în cadrul unei entități, responsabil de activitatea de audit intern. În cazul în care activitățile de audit intern sunt încredințate unor prestatori de servicii externe, responsabilul auditului intern și persoana însărcinată cu supravegherea executării contractului de servicii și de asigurare a calității ansamblului acestor activități, răspund de activitatea de audit intern și de urmărirea rezultatelor misiunii.
Rezultate, impact
Efectele unui program sau ale unui proiect, măsurate la nivelul cel mai semnificativ, ținând cont de realizarea programului sau a proiectului.
Rezultate, concluzii și recomandări ale auditului
Rezultatele sunt efectele muncii prestate de către auditori în concordanță cu obiectivele auditului.
Concluziile reprezintă interpretarea constatărilor plecând de la rezultate.
Recomandările sunt piste de acțiune avansate de către auditor în funcție de rezultatele și concluziile obținute.
Riscul
Posibilitatea de a se produce un eveniment susceptibil, de a avea un impact asupra realizării obiectivelor. Riscul se măsoară în termeni de consecințe și de probabilitate.
Supervizarea
Supervizarea poate fi înțeleasă în două maniere:
- este mai întâi de toate un semn de unitate, funcția de regularitate constând în urmărirea activităților și validarea operațiilor agenților prin încadrare; ele se integrează sistemului de control intern;
- este de asemenea, elementul indispensabil procesului de audit.
Supervizorul încadrează, orientează și controlează auditorii în toate etapele de natură să ajusteze cu maximum de eficacitate operațiile, procedurile și testele obiectivelor urmărite.
Prezentele "Norme metodologice privind exercitarea auditului public intern în cadrul CNAS și al caselor de asigurări de sănătate", după aprobarea ordonatorului principal de credite și avizarea de către compartimentul de audit public intern din cadrul Ministerului Sănătății, vor fi multiplicate și transmise structurilor de audit public intern de la casele de asigurări de sănătate, care vor acționa pentru transpunerea lor în practica.
------------