Metodologia din 3 ianuarie 2006

1. Procesul de selecție: faza de evaluare a cererilor de selecție a centrelor suport pentru educația la distanță pentru programul Phare 2004-2006- Coeziune Economică și Socială - componenta TVET, este realizată la nivel național de un Comitet Național de Selecție (CNS).

Acest comitet este format din 28 membri și va avea următoarea structură:

● Președinte - fără drept de vot - Secretar de Stat pentru Învățământ Preuniversitar în Ministerul Educației și Cercetării

● Secretar fără drept de vot - expert din cadrul Centrului Național de Dezvoltare a Învățământului Profesional și Tehnic

● 8 sub- comitete regionale formate fiecare din următorii membri cu drept de vot:

1 reprezentant al Consorțiului Regional;

1 reprezentant al Ministerului Educației și Cercetării;

1 reprezentant al Centrului Național de Dezvoltare a Învățământului Profesional și Tehnic. La procesul de selecție pot participa ca observatori reprezentanți ai MIE și Delegației Comisiei Europene.

2. Pentru fiecare membru cu drept de vot va fi nominalizat câte un membru supleant, cu drept de vot, care vor fi incluși în CNS numai în situația în care unul dintre membrii cu drept de vot menționați anterior se retrage.

3. Membrii votanți (inclusiv membrii supleanți) vor fi nominalizați individual, pe baza expertizei - probate prin CV - în următoarele domenii:

● dezvoltare instituțională în domeniul educației și formării profesionale

● dezvoltarea resurselor umane

● dezvoltare regională

● dezvoltare, management și evaluare de proiecte

Componența nominală a Comitetului Național de Selecție este aprobată de Președintele Comitetului Național de Selecție.

4. Membrii votanți ai Comitetului Național de Selecție trebuie să ia parte la toate ședințele de lucru. Fiecare absență trebuie consemnată și justificată în Raportul de Evaluare. În vederea finalizării în cel mai scurt timp posibil a procesului de evaluare și selecție, membrii CNS nu trebuie să fie angrenați în rezolvarea altor sarcini, pe întreaga durată a procesului.

Membrii Comitetului Național de Selecție au drepturi egale de vot.

5. Pe durata întregului proces de evaluare numărul membrilor votanți nu poate fi schimbat. Ca urmare, fiecare membru al Comitetului Național de Selecție care se retrage, indiferent de motiv, trebuie înlocuit cu unul dintre membrii supleanți desemnați. Înlocuirea se va face astfel încât membrul supleant să provină din același domeniu instituțional cu cel pe care îl înlocuiește. Noul membru votant trebuie să reia întregul proces de evaluare și să evalueze toate ofertele discutate. Evaluările făcute de membrii cu drept de vot retrași din Comitetul Național de Selecție, indiferent de stadiul de evaluare, nu vor fi luate în considerare.

6. Secretariatul Comitetului Național de Selecție va fi asigurat de un expert din cadrul Centrului Național de Dezvoltare a Învățământului Profesional și Tehnic care va participa la procesul de evaluare și selecție fără a avea drept de vot.

7. Delegația Comisiei Europene și MIE pot numi observatori care să urmărească, parțial sau în totalitate, etapele procesului de selecție.

8. Rolul observatorilor este de a urmări corectitudinea procedurală și, în special, transparența procesului de selecție.

Imparțialitate, confidențialitate și conflictul de interese

9. Fiecare membru al Comitetului Național de Selecție, cu sau fără drept de vot, implicat în procesul de selecție, va semna o declarație de confidențialitate și imparțialitate, precum și o declarație privind conflictul de interese.

10. CNS, prin sub-comitete, va verifica dacă plicurile în care au fost transmise dosarele înaintate de școli în vederea selecției sunt închise și sigilate și va proceda la analiză și evaluare conform procedurii și criteriilor anexate.

11. Nu pot fi făcute publice nici un fel de informații referitoare la examinare, clarificările cerute, evaluarea sau criteriile de comparație a dosarelor depuse. Orice astfel de încercare realizată prin orice mijloace (fie prin inițierea de contacte între solicitanți și membrii Comitetului Național de Selecție, fie prin alte mijloace) va conduce la excluderea imediată din evaluare a dosarelor propuse.

12. Activitatea Comitetului Național de Selecție, de la deschiderea dosarelor și până la finalizarea selecției se desfășoară cu ușile închise și este confidențială. Nu pot fi făcute vizite în teren în scopul verificării corectitudinii datelor menționate. Comunicarea cu solicitanții se va face în scris (prin fax sau scrisori semnate de către președinte și secretarul Comitetului Național de Selecție). Corespondența purtată trebuie păstrata la loc sigur. Dacă nu există nici o altă modalitate de comunicare cu școlile, Inspectoratul Școlar Județean respectiv va acționa ca intermediar.

13. În vederea păstrării confidențialității lucrărilor, participarea la ședințele Comitetului Național de Selecție va fi limitată strict la membrii comitetului și la observatori.

14. Dosarele de selecție (în copie și original) nu trebuie să părăsească încăperea/clădirea în care au loc ședințele Comitetului Național de Selecție înainte de finalizarea procesului de selecție. Acestea trebuie păstrate la loc sigur atunci când nu se lucrează cu ele. De asemenea, toate materialele legate de procesul de evaluare (grile de evaluare, notițe) trebuie păstrate în spații care asigură condiții adecvate pentru confidențialitate și arhivare.

Responsabilitățile membrilor Comitetului Național de Selecție

15. Președintele răspunde de coordonarea procesului de selecție și de asigurarea imparțialității și transparenței acestui proces. De asemenea, președintele se va asigura că în sala de ședințe în care se desfășoară sesiunile de evaluare nu va rămâne nici un moment doar o singură persoană (evaluator sau observator).

16. Membrii cu drept de vot ai Comitetului Național de Selecție au responsabilitate colectivă pentru deciziile adoptate de comitet.

17. Secretarul Comitetului Național de Selecție răspunde de desfășurarea tuturor sarcinilor administrative pe parcursul desfășurării procesului de evaluare. Acestea vor include:

● distribuirea și colectarea declarațiilor de imparțialitate și confidențialitate;

● punerea la dispoziția membrilor votanți ai sub-comitetelor a grilelor de evaluare și a copiilor complete ale documentațiilor depuse de școlile solicitante;

● colectarea zilnică a grilelor de evaluare de la fiecare membru;

● elaborarea și păstrarea minutelor sesiunilor de evaluare și a altor documente solicitate și menționate în prezentul material;

● consemnarea zilnică, pe bază de semnătură, a prezenței la sesiuni, precum și redactarea Raportului de Evaluare și a anexelor acestuia.

Reuniunile de lucru ale Comitetului Național de Selecție

18. Președintele CNS va convoca reuniunea pregătitoare de lucru a Comitetului Național de Selecție în termen de 3 zile lucrătoare de la expirarea termenului limită pentru depunerea dosarelor, prin scrisoare recomandată sau prin fax adresate tuturor membrilor și supleanților acestora, precum și observatorilor. În notificarea scrisă se vor preciza exact locul, data și ora primei reuniuni. Toți membrii Comitetului Național de Selecție (inclusiv supleanții) trebuie să confirme primirea notificării și participarea la reuniune, cu cel puțin o zi înainte de data planificată.

19. Acest procedeu de comunicare rămâne valabil și pentru organizarea ședințelor ulterioare de evaluare, dacă nu se convine altfel. În cazul în care unul sau mai mulți membri activi ai Comitetului Național de Selecție nu sunt disponibili, președintele va informa în timp util supleanții despre acest lucru și le va comunică locul de desfășurare a lucrărilor.

Procesul, de selecție

20. La primirea dosarelor, secretarul le va înregistra și va furniza o confirmare de primire. Propunerile trebuie înregistrate la sosire cu următoarele date:

● numărul de înregistrare;

● data și ora sosirii;

● numele și adresa solicitantului (dacă sunt menționate pe plic);

● conformitatea plicului (sigilat/nesigilat).

21. Toate dosarele vor fi grupate pe regiuni.

22. Dosarele sigilate, grupate pe regiuni, vor fi înaintate fiecărui sub-comitet în vederea verificării conformității administrative. În urma verificării conformității administrative, în cazul documentelor incomplete sau al necompletării unor rubrici ale documentației, membrii Comitetului Național de Selecție vor cere solicitantului să facă respectivele completări în termen de 2 zile lucrătoare de la primirea notificării. Orice solicitare de clarificare ce presupune contactarea solicitanților în timpul procesului de selecție trebuie efectuată în scris (prin fax sau scrisoare, transmise direct școlilor sau în cazuri excepționale inspectoratelor școlare) și semnată atât de președintele, cât și de secretarul Comitetului Național de Selecție. Copii ale respectivelor comunicări vor fi anexate la Raportul de Evaluare.

23. Dosarele corespunzătoare fiecărei regiuni vor fi apoi verificate din punct de vedere al eligibilității de către membrii sub-comitetului regiunii respective. Vor fi supuse etapelor următoare ale evaluării numai dosarele școlilor care nu au fost respinse în faza de eligibilitate.

Calitatea tuturor dosarelor depuse pentru o regiune va fi evaluată pe baza grilelor de evaluare în funcție de care fiecare școală va obține un punctaj. Decizia finală se va lua de către Comitetul Național de Selecție după ce au fost examinate toate dosarele. Comitetul Național de Selecție va întocmi în final o listă de școli propuse pentru a funcționa ca centre suport pentru educația la distanță cuprinse în proiectul Phare 2004-2006, menționând punctajul acordat și domeniile de pregătire din oferta educațională a școlii. Selecția se va efectua în ordinea descrescătoare a punctajului obținut în urma evaluării dosarelor, la nivel regional și național, precum și pe baza domeniilor de pregătire profesională oferite de școli, corelate cu domeniile de dezvoltare potrivit priorităților evidențiate în PRAI, astfel încât să nu fie selectate mai multe școli cu același domeniu de pregătire la nivel național. Numărul maxim de școli selectate pe regiune va fi de 2.

24. Întreaga procedură de evaluare se va consemna în Raportul de Evaluare care trebuie semnat de președinte, secretar și toți membrii cu drept de vot ai Comitetului Național de Selecție. Raportul de Evaluare va conține de asemenea grilele de evaluare și minutele sesiunilor de evaluare și trebuie să precizeze:

- data, ora și locul sesiunii

- persoanele prezente

- lista școlilor propuse pentru a funcționa ca centre pentru educația la distanță în proiectul Phare 2004-2006, cu menționarea punctajelor;

- lista școlilor ce nu au fost selectate și motivele neselectării lor.

Raportul de Evaluare

25. În termen de 5 zile lucrătoare de la finalizarea evaluării, următoarele documente vor fi înaintate Ministerului Educației și Cercetării:

- Raportul de Evaluare

- Grilele de evaluare completate și semnate de către membrii Comitetului Național de Selecție

- Lista școlilor propuse pentru a fi centre suport pentru educația la distantă, cuprinse în proiectul Phare 2004-2006.

26. Ministrul Educației și Cercetării va aproba prin ordin lista celor 16 de școli centre suport, pentru educația la distantă, care vor fi cuprinse în proiectul Phare 2004-2006.

27. Raportul de Evaluare va fi transmis Ministerului Integrării Europene și Delegației Comisiei Europene pentru informare.

28. Rezultatele selecției vor fi anunțate public prin afișare la sediul Ministerului Educației și Cercetării și prin informare scrisă a școlilor solicitante.

29. Școlile neselectate vor fi informate, la cerere, asupra motivului respingerii (răspunsul către școli trebuie să precizeze criteriile administrative sau de eligibilitate care nu au fost îndeplinite), după caz:

● Cererea a fost primită după termenul de depunere a aplicațiilor;

● Dosarul de cerere este incomplet sau nu este conform condițiilor de eligibilitate prestabilite;

● Cererea nu a fost completată conform precizărilor din prezentul ghid;

● Cererea a fost scrisă de mână;

● Solicitantul este neeligibil;

● Documentația prezentată nu a întrunit punctajul care să-i permită încadrarea în numărul de școli stabilit pentru fiecare regiune de dezvoltare.

30. Evaluarea dosarelor depuse de școlile candidate pentru centre suport, pentru educația la distanță se va face pe baza următoarelor documente: