Memorandumul din 30 noiembrie 2006

Secțiunea I Forme și rate de asistență

(1) Asistența Comunității prin ISPA poate fi sub formă de asistență nerambursabilă directă, de asistență rambursabilă sau orice altă formă de asistență.

Asistența rambursată către autoritatea de management sau către altă autoritate publică va fi refolosită în același scop.

(2) Rata asistenței din partea Comunității acordată prin ISPA poate fi de până la 75% din cheltuiala publică sau echivalentă, inclusiv cheltuielile făcute de organismele ale căror activități se încadrează într-un cadru legal sau administrativ care face să fie privite ca echivalente ale unor organisme publice. Comisia poate propune creșterea acestei rate până la 85%, în special unde consideră că o rată mai mare de 75% este necesară pentru îndeplinirea unor măsuri esențiale pentru atingerea obiectivelor generale ale ISPA.

Rata asistenței și suma maximă a asistenței ISPA vor fi specificate în memorandumul de finanțare aferent măsurii respective.

În cazul asistenței rambursabile sau în cazul în care există un interes special al comunității, rata de asistență trebuie redusă ținând cont de:

(a) disponibilitatea cofinanțării;

(b) capacitatea măsurii de a genera venituri; și

(c) aplicarea corespunzătoare a principiului "poluatorul plătește".

(3) Măsurile care generează venituri în conformitate cu paragraful (2) lit. (b) sunt acelea care privesc:

(a) infrastructura a cărei folosință implică taxe provenite de la utilizatori;

(b) investiții productive în sectorul de mediu.

Comisia a elaborat recomandări privind aplicarea principiului "poluatorul plătește".

(4) Măsurile privind studiile preliminare și asistența tehnică pot fi finanțate în mod excepțional în proporție de 100% din costurile totale.

(5) Măsurile acoperite de un memorandum de finanțare vor fi implementate de către țara beneficiară în strânsă colaborare cu Comisia, care își va păstra responsabilitatea pentru utilizarea fondurilor alocate.

Secțiunea II Angajamente

(1) Comisia implementează cheltuielile prin ISPA în conformitate cu Reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comunității Europene, pe baza memorandumului de finanțare care va fi încheiat între Comisie și țara beneficiară.

Totuși, angajamentele bugetare anuale referitoare la asistența acordată măsurilor vor fi efectuate în unul dintre următoarele două moduri:

(a) angajamentele pentru măsurile finanțate prin ISPA care vor fi realizate pe parcursul a 2 ani sau mai mult trebuie, ca regulă generală și sub rezerva lit. (b), să fie efectuate în rate anuale.

Angajamentul pentru prima rată anuală va fi făcut de către Comisie la semnarea memorandumului de finanțare referitor la măsură.

Acest angajament va corespunde valorii menționate în planul de finanțare pentru primul an. Această valoare ar trebui să fie suficientă pentru a acoperi lucrările ce vor fi contractate în primii ani, în timpul perioadei în care se urmărește descentralizarea totală.

Angajamentele pentru ratele anuale următoare trebuie să se bazeze pe planul de finanțare inițial sau revizuit al măsurii. Acestea vor fi acordate, în principiu, la începutul fiecărui an financiar, dar nu mai târziu de data de 1 aprilie a anului în discuție, cu condiția ca cheltuielile preconizate pentru anul viitor să le justifice și ca progresul lucrărilor să demonstreze că proiectul avansează satisfăcător către finalizare și sub rezerva disponibilității resurselor bugetare.

(b) Pentru măsurile cu o durată mai mică de 2 ani și pentru care asistența Comunității nu depășește 20 milioane euro, un prim angajament de până la 80% din totalul asistenței acordate poate fi făcut când Comisia semnează memorandumul de finanțare referitor la măsură.

Diferența va fi angajată în condițiile în care progresul lucrărilor demonstrează că proiectul înaintează satisfăcător către finalizare și sub rezerva disponibilității resurselor bugetare.

(2) Cu excepția cazurilor deplin justificate, asistența angajată pentru o măsură la care lucrările fizice nu au început în intervalul de 2 ani de la data semnării de către Comisie a memorandumului de finanțare referitor la măsură va fi anulată.

În orice caz, Comisia trebuie să informeze în timp util țara beneficiară și autoritatea desemnată atunci când există riscul unei anulări.

Secțiunea III Plăți

(1) Plățile pot lua forma fie a unui avans, fie a unor plăți intermediare sau a diferenței finale.

Plățile intermediare și plata diferenței finale trebuie să se refere la cheltuieli certificate și plătite, care trebuie susținute de facturi primite sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă.

(2) Plățile în avans

Ca o regulă generală, un avans de până la 20% din totalul asistenței acordate prin ISPA, așa cum a fost inițial decis, va fi plătit autorității desemnate, așa cum este definită la paragraful (9).

Avansul este, ca regulă generală, transferat în următoarele moduri:

- o primă tranșă de până la jumătate din valoarea avansului este plătită când țara beneficiară semnează memorandumul de finanțare;

- diferența este plătită după semnarea primului contract, în mod normal primul contract de lucrări.

Abaterile de la această regulă generală trebuie aprobate printr-o decizie a Comisiei în memorandumul de finanțare referitor la măsură.

Întregul avans sau părți din acesta trebuie returnate de către autoritatea desemnată, menționată în prezentul paragraf, dacă nicio cerere de plată nu a fost transmisă Comisiei în 12 luni de la data la care a fost plătit avansul. Valoarea avansului care trebuie returnat va fi stabilită de Comisie pe baza cheltuielilor eligibile efectiv plătite. Returnarea avansului nu duce la anularea asistenței acordate de Comunitate.

(3) Plățile intermediare

Plățile intermediare sunt efectuate de Comisie către autoritatea desemnată, la cererea acesteia, dacă măsura progresează satisfăcător către finalizare, și vor fi făcute pentru a rambursa cheltuielile efectuate și certificate, sub rezerva următoarelor condiții:

- țara beneficiară a înaintat un raport care să descrie progresul măsurii din punct de vedere al indicatorilor fizici și financiari și conformitatea acesteia cu memorandumul de finanțare, inclusiv, atunci când este cazul, orice condiții specifice referitoare la asistență;

- s-au luat măsuri în sensul îndeplinirii observațiilor și recomandărilor autorităților de inspecție naționale și/sau comunitare;

- au fost indicate măsurile luate pentru corectarea oricăror probleme tehnice, financiare și legale care au apărut;

- a fost analizată orice abatere de la planul financiar inițial;

- au fost descrise etapele parcurse pentru publicitatea măsurii.

Țara beneficiară va fi informată de către Comisie dacă nu a îndeplinit una din condițiile stipulate mai sus.

Va fi folosit modelul standard furnizat de Comisie pentru cererile de plată și pentru rapoartele de progres fizic și financiar.

(4) Țările beneficiare trebuie să se asigure că cererile de plată sunt înaintate Comisiei, ca regulă generală, de 3 ori pe an, până la 1 martie, 1 iulie și 1 noiembrie cel mai târziu.

(5) Suma totală a plăților efectuate conform paragrafelor (2) și (3) nu trebuie să depășească 80% din totalul asistenței acordate. Comisia poate crește acest procent până la 90%, în cazuri justificate.

(6) Plata diferenței finale din asistența acordată de Comunitate

Plata diferenței finale din asistența acordată de Comunitate, calculată pe baza cheltuielilor certificate și într-adevăr efectuate, va fi făcută dacă:

- măsura a fost realizată în conformitate cu obiectivele sale;

- măsura a îndeplinit condițiile sale specifice, așa cum sunt menționate în memorandumul de finanțare;

- raportul final menționat în secțiunea a V-a a fost înaintat Comisiei;

- autoritatea desemnată sau organismul menționat în paragraful (2) a înaintat către Comisie o cerere de plată, în termen de 6 luni de la data limită de finalizare a lucrării, pentru cheltuielile specificate în memorandumul de finanțare;

- țara beneficiară certifică Comisiei că informațiile furnizate în cererea de plată și în raport sunt corecte;

- țara beneficiară a transmis Comisiei declarația menționată în anexa nr. III.4.C;

- toate măsurile de informare și publicitate stabilite de Comisie în anexa nr. III.6 au fost implementate;

- când managementul asistenței acordat pentru o măsură este conferit agențiilor de implementare din țările beneficiare în sistem descentralizat, țările beneficiare furnizează Comisiei toate informațiile necesare pentru a verifica dacă regulile Comunității privind achizițiile publice au fost îndeplinite, în special cele care privesc publicarea anunțurilor de licitație și transmiterea rapoartelor de evaluare a ofertelor și de adjudecare a contractului, și că au fost respectate toate condițiile specificate în memorandumul de finanțare.

(7) Dacă raportul final menționat mai sus nu este transmis Comisiei în termen de 6 luni de la data finală de terminare a lucrărilor și de efectuare a plăților, așa cum este specificat în memorandumul de finanțare, partea de asistență care reprezintă diferența finală pentru acea măsură va fi anulată.

(8) Cererile pentru plățile intermediare și pentru plata finală prezentate de țara beneficiară sunt însoțite de o declarație a responsabilului național cu autorizarea (RNA), care specifică numai plățile legate de cheltuielile susținute de facturile primite sau de alte documente contabile cu valoare probativă și care sunt conforme cu prevederile care guvernează eligibilitatea cheltuielilor pentru proiectele asistate prin ISPA, așa cum sunt specificate în anexa nr. III.2.

(9) Toate plățile pentru ajutorul acordat de Comisie prin acest memorandum de finanțare vor fi făcute către o entitate centrală, Fondul Național, desemnat de țara beneficiară să primească asemenea plăți. Ca regulă generală, plățile trebuie făcute de către Comisie într-un singur cont bancar desemnat de țara beneficiară, nu mai târziu de două luni de la primirea unei cereri de plată valide și complete. Fondul Național trebuie să transfere cât de repede posibil și în totalitate contribuția ISPA către organismele responsabile cu implementarea.

(10) Fondul Național, condus de RNA, va avea întreaga responsabilitate pentru managementul fondurilor în cadrul țării beneficiare. RNA va fi de asemenea responsabil pentru returnarea către Comisie a oricăror fonduri plătite în plus sau nejustificat.

Responsabilitățile RNA sunt stabilite în memorandumul de înțelegere încheiat între Comisie și țările beneficiare.

Secțiunea IV Folosirea euro

(1) Sumele cuprinse în cererile de asistență, împreună cu planul de finanțare relevant, vor fi exprimate în euro.

(2) Sumele privind asistența și planurile de finanțare aprobate de Comisie vor fi exprimate în euro.

(3) Declarațiile de cheltuieli care justifică solicitările de plată corespunzătoare trebuie exprimate în euro.

Rata de schimb care va fi folosită trebuie să fie rata financiară contabilă a Comisiei aplicabilă pentru luna în care declarația de cheltuieli a fost înregistrată în documentele contabile ale autorităților responsabile cu managementul financiar al proiectului. Rata lunară de schimb este fixată conform prevederilor menționate în art. 7 (2) al Regulamentului Comisiei (CE, Euratom) nr. 2.342/2002 din data de 23 decembrie 2002 care stabilește regulile detaliate de implementare a unor prevederi ale Regulamentului general (CE, Euratom) nr. 1.605/2002 asupra Regulamentului financiar aplicabil pentru bugetul general al Comunității Europene. Rata de schimb este rata din penultima zi lucrătoare a lunii precedente pentru care ratele sunt stabilite. Comisia va informa autoritățile responsabile cu privire la această rată*1) .

------------

*1) http://europa.eu.int/comm/dg19/infoeuro/fr/index.htm

(4) Plățile asistenței financiare acordate de Comisie trebuie făcute în euro către autoritatea desemnată de țara beneficiară în acest sens.

Secțiunea V Raportul final

Autoritatea sau organismul responsabil pentru măsură trebuie să transmită Comisiei un raport final în cel mult 6 luni de la finalizarea măsurii. Raportul final va conține următoarele:

(a) o descriere a lucrărilor efectuate, însoțită de indicatori fizici, cuantificări ale cheltuielilor pe categorii de lucrări și măsurile luate cu privire la clauzele specifice conținute în decizia de acordare a asistenței;

(b) certificatul de conformitate a lucrărilor cu decizia de acordare a asistenței;

(c) o primă evaluare a gradului de îndeplinire a rezultatelor așteptate, mai ales cu privire la:

- data efectivă de implementare a măsurii;

- o indicare a modului în care măsura va fi administrată după finalizare;

- confirmarea, dacă este necesar, a previziunilor financiare, în special a celor privind costurile de operare și veniturile așteptate;

- confirmarea previziunilor socioeconomice, în special a costurilor și beneficiilor așteptate;

- o indicare a acțiunilor luate pentru a asigura protecția mediului și costurile acestora, inclusiv concordanța cu principiul "poluatorul plătește";

- data la care măsura finanțată devine operațională;

(d) informații referitoare la acțiunile de publicitate.

Secțiunea VI Amendamente la memorandumul de finanțare

(1) Dacă cheltuiala publică sau echivalentă într-adevăr efectuată diferă de cheltuiala planificată inițial, asistența acordată de Comunitate va fi modificată luându-se în calcul aceasta, dar nu trebuie să depășească suma maximă stabilită în memorandumul de finanțare.

O schimbare a ratei asistenței Comunității față de rata acordată inițial sau față de asistența financiară maximă va necesita o modificare a memorandumului de finanțare, conform procedurilor descrise în paragraful (3).

(2) Dacă atunci când planul de finanțare al unui proiect este amendat angajamentele și/sau plățile Comunității depășesc deja sumele menționate în planul de finanțare amendat, Comisia va opera ajustările necesare ținând cont de suma supraangajată sau supraplătită când autorizează prima operație financiară (angajare sau plată) după acel amendament.

(3) Orice amendament la memorandumul de finanțare se va face în conformitate cu următoarele proceduri:

(a) Amendamentele care impun o modificare substanțială a obiectivelor sau caracteristicilor proiectului sau o schimbare substanțială în planul financiar sau în programul cheltuielilor trebuie făcute printr-un memorandum de finanțare, ca răspuns la solicitarea țării beneficiare sau la inițiativa Comisiei după consultarea cu țara beneficiară. Definiția modificării "substanțiale" este dată în prevederile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor.

(b) În cazul unor alte amendamente, țara beneficiară va trimite Comisiei o propunere în acest sens. Comisia va face observațiile necesare sau va transmite acordul în cel mult 20 de zile lucrătoare de la primirea propunerii. Amendamentul va fi adoptat după ce Comisia și-a dat acordul. Comitetul de management ISPA va fi informat despre aceste amendamente.

(c) Orice schimbare în cheltuiala anuală, mai mică de 25% din totalul cheltuielilor planificate pentru proiect, nu va fi considerată o modificare substanțială a planului de finanțare și a programului de cheltuieli.

Secțiunea VII Managementul și controlul financiar

(1) Statele beneficiare trebuie:

(a) să stabilească de la 1 ianuarie 2000 și în niciun caz mai târziu de 1 ianuarie 2002 sisteme de management și control care să asigure:

- implementarea adecvată a asistenței acordate în virtutea acestui memorandum de finanțare, în conformitate cu principiile unui management financiar solid;

- separarea funcțiilor de management și control;

- că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte și provin de la sisteme de contabilitate fundamentate pe documente justificative deschise oricăror verificări;

(b) să verifice periodic că măsurile finanțate de Comunitate sunt derulate în mod adecvat;

(c) să prevină iregularitățile și să acționeze împotriva lor;

(d) să recupereze orice sumă pierdută ca rezultat al iregularităților sau al neglijenței.

(2) Controale interne și externe adecvate trebuie derulate în conformitate cu standardele de audit acceptate internațional, de către organismele naționale competente, care trebuie să fie independente pentru a îndeplini această funcție. În fiecare an un plan de audit și un rezumat al rezultatelor misiunilor de audit derulate trebuie transmise Comisiei. Rapoartele de audit se vor afla la dispoziția Comisiei.

(3) Fără a aduce prejudicii verificărilor realizate de statele beneficiare, serviciile Comisiei și Curtea Europeană de Conturi pot, prin intermediul personalului propriu sau al unor reprezentanți autorizați, să efectueze audituri financiare și tehnice la fața locului, inclusiv verificări prin sondaj și audituri finale.

(4) Țara beneficiară trebuie să se asigure că, atunci când personalul Comisiei sau reprezentanții săi autorizați și/sau când Curtea Europeană de Conturi efectuează verificări, aceste persoane au dreptul de a inspecta la fața locului toată documentația relevantă și conturile corespunzătoare articolelor finanțate în conformitate cu memorandumul de finanțare. Țările beneficiare trebuie să sprijine serviciile Comisiei și Curtea Europeană de Conturi în derularea auditurilor privind utilizarea fondurilor acordate în cadrul programului ISPA. Prevederile anexei nr. III.5 vor fi aplicabile verificărilor efectuate de Comisie la fața locului.

(5) Prevederile detaliate asupra managementului și controlului financiar sunt stabilite în anexa nr. III.4.

Secțiunea VIII Monitorizarea

Țările beneficiare și Comisia vor asigura implementarea și monitorizarea în conformitate cu următoarele prevederi:

(1) Înființarea comitetelor de monitorizare trebuie să aibă loc în urma unei înțelegeri între țările beneficiare implicate și Comisie. Autoritățile și organismele desemnate de țara beneficiară, Comisie și, unde este cazul, BEI și/sau alte instituții cofinanțatoare vor fi reprezentate în aceste comitete. Vor fi, de asemenea, reprezentate în aceste comitete și autoritățile regionale sau locale și societățile private, în cazul în care acestea au competența necesară pentru executarea unui proiect și dacă sunt direct implicate în acest proiect.

(2) Monitorizarea va fi făcută pe baza unor proceduri de raportare convenite în comun, verificare prin sondaj și, dacă este necesar, prin înființarea unor comitete ad-hoc. Monitorizarea se va face pe baza indicatorilor fizici și financiari. Indicatorii se vor referi la caracterul specific al proiectului și la obiectivele acestuia. Aceștia vor fi stabiliți astfel încât să arate stadiul atins în executarea măsurii în relație cu planul și obiectivele propuse inițial, precum și progresul realizat în domeniul managementului și în alte probleme legate de acesta.

(3) a) Pentru fiecare măsură, coordonatorul național ISPA trebuie să înainteze Comisiei rapoarte de progres după 3 luni de la sfârșitul fiecărui an întreg de implementare.

(b) Pentru întâlnirile comitetelor de monitorizare, coordonatorul național ISPA trebuie să înainteze rapoarte de progres conform modelului standard furnizat de Comisie. Raportul trebuie să între în posesia Comisiei cu 15 zile lucrătoare înaintea întâlnirii programate.

(4) Pe baza rezultatelor monitorizării și ținând cont de comentariile Comitetului de monitorizare, Comisia va ajusta sumele și condițiile de acordare a asistenței aprobate inițial, precum și planul financiar prevăzut, dacă este necesar, la propunerea țărilor beneficiare. Comisia va întocmi aranjamentele corespunzătoare pentru aceste modificări, în funcție de natura și importanța lor.

Secțiunea IX Transparența în adjudecarea contractelor, eligibilitate, reguli de achiziții publice, reguli privind originea

(1) Procedura care trebuie urmată pentru adjudecarea contractelor de lucrări, achiziții și servicii, va respecta principiile de bază stabilite în partea a doua, titlul IV din Regulamentul financiar*1) (acțiuni externe) aplicabil bugetului general al Comunității Europene.

------------

*1) Regulamentul Consiliului (CE, Euratom) nr. 1.605/2002.

(2) Eligibilitate

(a) Participarea la adjudecarea contractelor de achiziții sau a contractelor de finanțare finanțate prin ISPA trebuie să fie deschisă tuturor persoanelor fizice și juridice rezidente, respectiv înregistrate într-un stat membru al Comunității Europene, tuturor persoanelor juridice înregistrate într-un stat membru din Zona Economică Europeană, persoanelor fizice și juridice rezidente, respectiv înregistrate în oricare dintre țările beneficiare ale prevederilor Regulamentului Consiliului privind stabilirea Instrumentului pentru Politici Structurale de Preaderare (ISPA) și tuturor persoanelor fizice și juridice rezidente, respectiv înregistrate în Albania, Bosnia și Herțegovina, Turcia, Serbia, inclusiv Kosovo, în baza Rezoluției Consiliului de Securitate al ONU (UNSCR) nr. 1.244, Muntenegru și fosta Republică Iugoslavă a Macedoniei.

(b) Participarea la adjudecarea contractelor de achiziții sau a contractelor de finanțare finanțate prin ISPA trebuie să fie deschisă, de asemenea, tuturor persoanelor juridice înregistrate în orice țară, alta decât cele la care se face referire în paragraful de mai sus, pentru care a fost stabilit accesul reciproc al asistenței externe din partea acestora, în conformitate cu prevederile art. 6 din Regulamentul Consiliului CE nr. 2.112 din 21 noiembrie 2005 privind accesul la asistența comunitară externă.

(c) Specificațiile vor trebui să prevadă ca participanții la licitație să își declare naționalitatea sau țara în care sunt înregistrați și să prezinte în sprijinul acestora documentele-suport standard acceptate de propria legislație.

(d) Participarea la adjudecarea contractelor de achiziții sau a contractelor de finanțare finanțate prin ISPA trebuie să fie deschisă și organizațiilor internaționale.

(e) În cazurile justificate corespunzător, cum ar fi cofinanțarea asigurată de instituțiile financiare internaționale, și după o examinare prealabilă făcută de Comitetul de management ISPA, Comisia Europeană poate permite, de asemenea, participarea la procesul de licitație a contractelor și a persoanelor fizice și juridice stabilite în țări terțe.

(3) Transparența în adjudecarea contractelor

(a) Țările beneficiare vor lua toate măsurile necesare pentru a asigura o participare cât mai mare posibilă. Pentru aceasta trebuie să îndeplinească cel puțin cerințele de publicare prevăzute în cadrul regulilor de achiziții publice prezentate la paragraful (4).

(b) Se vor elimina, de asemenea, orice practici discriminatorii și specificații tehnice care pot să limiteze participarea pe baze egale a tuturor persoanelor fizice sau juridice la adjudecarea contractelor de achiziții ori a contractelor de finanțare finanțate prin ISPA.

(4) Reguli de achiziții

(a) Procedurile detaliate privind licitațiile și contractele, ca regulă generală, sunt stabilite în Ghidul practic pentru procedurile de contractare în contextul acțiunilor externe Comunității Europene*1), emis de Comisia Europeană.

------------

*1) http://ec.europe.eu/comm//europeaid/tender/gestion/index_en.htm.

(b) Totuși, regulile de achiziții specifice Băncii Europene pentru Reconstrucție și Dezvoltare (BERD) pot fi aplicate contractelor implementate prin intermediul măsurilor ISPA cofinanțate de către BERD, conform prevederilor memorandumurilor de finanțare ISPA aferente acestora.

(5) Experți

Toți experții angajați de către ofertanți, așa cum sunt definiți în paragrafele (2) și (8), pot fi de orice naționalitate. Acest aspect nu aduce prejudicii cerințelor calitative și financiare stabilite prin regulile de achiziții ale Comunității.

(6) Reguli privind originea

Toate produsele și materialele achiziționate în cadrul unui contract finanțat printr-un memorandum de finanțare ISPA trebuie să provină din Comunitate sau dintr-un stat eligibil, astfel cum a fost definit în paragrafele (2), (7) și (8).

Termenul "origine" în contextul acestui articol este definit în legislația comunitară relevantă privind regulile de origine în scopuri vamale.

(7) Derogări de la regulile privind eligibilitatea și originea

(a) În cazuri excepționale, justificate corespunzător, Comisia Europeană poate extinde eligibilitatea și asupra persoanelor juridice din țări care nu sunt eligibile conform prevederilor paragrafului (2).

(b) În cazuri excepționale, justificate corespunzător, Comisia Europeană poate permite achiziția de produse și materiale provenite din țări care nu sunt eligibile conform prevederilor paragrafului (2).

(c) Cazurile de derogare exprimate la lit. (a) și (b) pot fi justificate pentru produsele și serviciile care nu sunt disponibile pe piețele țărilor eligibile, în cazuri de extremă urgență, sau dacă regulile de eligibilitate fac imposibilă ori extrem de dificilă realizarea unui proiect, a unui program sau a unei acțiuni.

(8) Operațiuni care implică organizații internaționale sau cofinanțare

(a) Atunci când fondurile ISPA acoperă o operațiune implementată prin intermediul unei organizații internaționale, participarea la procedurile contractuale corespunzătoare trebuie să fie deschisă tuturor persoanelor juridice care sunt eligibile conform prevederilor paragrafului (2), precum și tuturor persoanelor juridice care sunt eligibile conform regulilor acelei organizații și trebuie să asigure un tratament egal tuturor participanților. Aceleași reguli se vor aplica în ceea ce privește produsele, materialele și experții.

(b) Atunci când ISPA acoperă o operațiune cofinanțată de un stat terț, cu condiția reciprocității definite la paragraful (2) lit. (b) sau de o organizație regională ori de un stat membru, participarea la procedurile contractuale corespunzătoare trebuie să fie deschisă tuturor persoanelor juridice care sunt eligibile conform prevederilor paragrafului (2), precum și tuturor persoanelor juridice care sunt eligibile conform regulilor acelui stat terț, organizației regionale aferente sau statului membru. Aceleași reguli se vor aplica în ceea ce privește produsele, materialele și experții.

(c) În cazul contractelor pentru care cofinanțarea de tip comun (joint) asigurată de BERD este prevăzută în memorandumul de finanțare ISPA, memorandumul de finanțare ISPA aferent măsurii poate autoriza folosirea regulilor și procedurilor de achiziții ale BERD.

Secțiunea X Transparență în contabilitate și în rapoartele proiectelor

Țara beneficiară trebuie să se asigure că, pentru măsura la care se referă memorandumul de finanțare, toate organismele publice sau private implicate în managementul și implementarea operațiilor au fie un sistem separat de contabilitate, fie o codificare contabilă adecvată a tuturor tranzacțiilor implicate, ceea ce va facilita verificarea de către Comisie și de către autoritățile naționale de control a cheltuielilor efectuate. De asemenea, trebuie să se asigure că toate cheltuielile sunt corect atribuite proiectului în cauză.

Autoritățile responsabile vor asigura disponibilitatea tuturor documentelor justificative cu privire la cheltuielile pentru fiecare proiect pe o perioadă de 5 ani de la efectuarea ultimei plăți pentru proiectul respectiv.

Secțiunea XI Evaluarea ex-post

Prin evaluarea ex-post se va analiza utilizarea resurselor, eficacitatea și eficiența asistenței și impactului său. Evaluarea ex-post va analiza factorii care contribuie la succesul sau eșecul implementării măsurilor, realizările și rezultatele.

După finalizarea măsurilor, Comisia și țările beneficiare vor evalua apoi modul în care acestea au fost îndeplinite, inclusiv eficacitatea și eficiența utilizării resurselor. Evaluarea va cuprinde și impactul real al implementării lor pentru a stabili dacă obiectivele inițiale au fost atinse. Printre altele, această evaluare se va referi și la contribuția măsurilor la implementarea politicilor Comunității în domeniul mediului sau contribuția acestora la politicile privind rețeaua transeuropeană extinsă și transportul în comun. De asemenea, ele vor evalua și impactul măsurilor asupra mediului.

Secțiunea I Domeniul cheltuielilor

ISPA acordă asistență pentru următoarele măsuri:

(1) proiecte de mediu care dau posibilitatea țărilor beneficiare să se alinieze la cerințele legilor Comunității privind protecția mediului și la obiectivele Parteneriatului pentru Aderare;

(2) proiectele de infrastructură în transport, care promovează o mobilitate susținută și, în particular, cele care constituie proiecte de interes comun în baza criteriilor Deciziei nr. 1.692/96/CE*1) și acelea care permit țărilor beneficiare să se conformeze obiectivelor Parteneriatului de Preaderare; acesta include interconectarea și interoperabilitatea rețelelor naționale, precum și rețelele transeuropene împreună cu accesul la aceste rețele;

------------

*1) Decizia nr. 1.692/96/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 23 iulie 1996 privind directivele Comunității pentru dezvoltarea rețelei de transport transeuropean.

(3) studii preliminare, evaluări și măsuri de asistență tehnică, inclusiv acțiunile de informare și publicitate legate de proiectele eligibile. Acestea includ asistență tehnică și administrativă în beneficiul mutual al Comisiei și al țărilor beneficiare, care nu cad în mod normal în sarcina administrației publice naționale, acoperind identificarea, pregătirea, managementul, monitorizarea, auditul și supervizarea proiectelor.

Regulile specificate în secțiunile a II-a - a XII-a de mai jos referitoare la proiectele prevăzute la pct. (1) și (2) de mai sus sunt totuși aplicate prin analogie și deciziilor pentru proiectele prevăzute la pct. (3).

Secțiunea II Definiții și concepte de bază

(1) Conceptul de proiect, etape ale proiectului și grupuri de proiecte

În scopul prevăzut de acest document, se vor aplica următoarele definiții:

(a) un proiect reprezintă o serie de lucrări indivizibile economic în scopul atingerii unei funcții tehnice precise și cu un scop clar identificat;

(b) o etapă independentă tehnic și financiar reprezintă o etapă care poate fi identificată ca operațională în întregul său. O etapă poate acoperi, de asemenea, studiile preliminare, de fezabilitate sau tehnice necesare pentru îndeplinirea unui proiect;

(c) pot fi grupate proiectele care îndeplinesc următoarele condiții:

- trebuie să fie localizate pe același curs de apă sau arie de captare ori să fie situate de-a lungul aceluiași coridor de transport;

- trebuie cuprinse în același plan global privind cursul de apă sau aria de captare sau coridorul, în scopuri bine identificate;

- trebuie supervizate de un organism responsabil pentru coordonarea și monitorizarea grupului de proiecte în cazurile în care proiectele sunt derulate de autorități competente diferite.

(2) Autoritatea responsabilă cu implementarea:

(a) Pentru proiectele finanțate prin ISPA, autoritatea responsabilă cu implementarea este organismul responsabil cu licitațiile și contractările. Acest organism este specificat la pct. 3 din anexa nr. I la memorandumul de finanțare.

Ca o consecință, orice schimbare a autorității responsabile cu implementarea unui proiect trebuie să fie aprobată de Comisie printr-un memorandum de finanțare.

În mod normal, prin acest organism se înțelege beneficiarul final al asistenței acordate prin ISPA. Numai acest organism efectuează cheltuieli eligibile.

(b) Totuși, această autoritate poate delega implementarea altui organism care poate, de asemenea, să efectueze cheltuieli eligibile. În asemenea cazuri, Comisia trebuie informată despre tipul delegărilor propuse și trebuie să primească o copie a documentelor relevante.

(3) Conceptul de administrație publică

Administrația publică poate cuprinde următoarele 3 niveluri de guvernare:

- organisme de guvernare centrale (nivel național);

- organisme de guvernare regionale;

- organisme de guvernare locale.

În plus, acest concept poate include și organismele a căror activitate poate intra într-un cadru legal sau administrativ în virtutea faptului că sunt privite ca echivalentul unor organisme publice.

(4) Implementarea și perioada de implementare a unui proiect:

(a) Implementarea unui proiect cuprinde toate etapele de la planificarea preliminară (incluzând studiul variantelor) până la finalizarea proiectului aprobat și la măsurile de publicitate pentru un proiect finanțat.

(b) Memorandumul de finanțare se poate aplica uneia sau mai multor etape dintre cele menționate mai sus.

(c) Perioada de implementare a proiectului reprezintă, ca regulă generală, perioada necesară pentru finalizarea etapelor menționate mai sus până la momentul la care proiectul devine complet operațional și la care obiectul fizic descris în memorandumul de finanțare a fost finalizat.

(5) Evidența documentelor și transparența

Orice cheltuială declarată Comisiei trebuie să se bazeze pe înțelegeri legale obligatorii și/sau pe documente. Este imperativă existența unei evidențe documentare corespunzătoare.

În scopul maximizării transparenței și pentru a permite controlul asupra cheltuielilor din partea Comisiei și/sau al autorității naționale de control financiar competente, fiecare țară beneficiară trebuie să se asigure că orice organism implicat în managementul și implementarea proiectelor a stabilit o evidență contabilă separată privitoare la proiectul descris în memorandumul de finanțare.

(6) Cheltuieli

Cheltuielile trebuie raportate la plățile certificate și efectiv făcute de organismul responsabil cu implementarea, susținute de facturi plătite sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă.

Documentul contabil cu valoare probativă echivalentă reprezintă orice document transmis de către autoritatea definită la pct. (2) al acestei secțiuni pentru a demonstra că intrările contabile oferă o imagine adevărată și corectă a tranzacțiilor reale implicate, în concordanță cu practicile contabile standard. Este necesară o aprobare prealabilă a Comisiei când se folosesc documente contabile cu valoare probativă echivalentă.

Secțiunea III Principalele categorii de cheltuieli eligibile

Ca regulă generală, cheltuielile legate de:

- studiile de fezabilitate;

- planificare și proiectare, inclusiv studiul de impact asupra mediului;

- pregătirea terenului;

- clădiri și construcții;

- utilaje și instalații implicate permanent în proiect;

- testare și instruire;

- managementul proiectului;

- măsuri compensatorii și de reducere a impactului asupra mediului;

- alte tipuri de cheltuieli specificate în memorandumul de finanțare;

- măsuri luate ca urmare a prevederilor anexei nr. III.6 privind informarea și publicitatea

sunt subiecte eligibile pentru competențele prezentate mai jos.

Secțiunea IV Studii de fezabilitate, planificarea și proiectarea proiectului

(1) Cheltuieli legate de studiile de fezabilitate, planificarea și proiectarea proiectelor

(a) Cheltuielile legate de studiile de fezabilitate, planificare, incluzând studiile privind impactul asupra mediului, expertize legate de proiect și proiectarea proiectelor sunt, ca regulă generală, eligibile, cu condiția ca aceste cheltuieli să fie direct legate de unul sau mai multe proiecte și aprobate în mod special printr-un memorandum de finanțare.

(b) În acele cazuri când mai multe proiecte se derulează prin același contract sau când autoritatea responsabilă cu implementarea exercită funcțiile de mai sus pe cont propriu, costurile trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat și transparent al proiectului, bazat pe documente contabile sau pe documente cu valori probative echivalente (de exemplu, cu ajutorul sistemului de alocare a timpului).

(2) Implicarea administrației publice

În acele cazuri în care funcționarii din administrația publică sunt implicați în activitățile menționate la pct. (1) (a) al acestei secțiuni, cheltuielile pot fi acceptate ca eligibile de către Comisie în cazuri bine justificate și în concordanță cu următoarele criterii:

- funcționarul a renunțat temporar la statutul său de funcționar în administrația publică;

- cheltuielile trebuie să aibă la bază un contract privind unul sau mai multe proiecte specificate; în cazul în care un contract se referă la mai multe proiecte, costurile trebuie să fie alocate într-un mod transparent (de exemplu, cu ajutorul programărilor în timp);

- cheltuielile trebuie să fie direct legate de unul sau mai multe proiecte individuale avute în vedere;

- contractul trebuie să fie limitat în timp și nu trebuie să depășească data limită stabilită pentru finalizarea proiectului;

- sarcinile care trebuie îndeplinite pentru acel contract nu trebuie să acopere atribuții administrative generale, ca cele specificate la pct. (1), din secțiunea a VIII-a;

- dispozițiile nu trebuie să fie folosite pentru a ocoli procedurile de achiziții publice ale Comunității.

Secțiunea V Pregătirea terenului și construcțiile

(1) În acele cazuri în care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului și lucrările de construcție sau părți din acestea pe cont propriu, costurile trebuie contabilizate printr-un sistem contabil al proiectului separat și transparent bazat pe documente contabile sau pe documente cu valoare probativă echivalentă.

În cazul în care sunt implicați funcționari ai administrației publice, se aplică prevederile specificate la pct. (2) din secțiunea a IV-a.

(2) Costurile eligibile trebuie să includă doar costurile reale apărute după datele specificate la pct. (1) din secțiunea a X-a și legate direct de proiect. Costurile eligibile pot include toate sau numai unele dintre următoarele categorii:

- costuri privind munca (salarii brute și nete);

- cheltuieli pentru utilizarea echipamentelor durabile pe perioada construcțiilor;

- costuri de producție folosite pentru implementarea proiectului;

- costuri de funcționare și alte categorii de cheltuieli, dacă sunt în mod specific justificate.

Acestea trebuie alocate în mod echitabil, în concordanță cu standardele contabile general recunoscute;

- cheltuielile de funcționare impuse nu sunt eligibile în cazul în care autoritatea menționată la pct. (1) este inclusă în administrația publică.

(3) Ca regulă generală, costurile trebuie să fie evaluate la prețul pieței.

Secțiunea VI Achiziții, închirieri de echipamente și active necorporale

(1) Echipamentul durabil care este parte a cheltuielilor de capital din cadrul proiectului

(a) Cheltuielile privind achizițiile sau producția de utilaje și echipamente care vor fi permanent instalate și fixate în proiect sunt eligibile dacă acestea sunt cuprinse în inventarul echipamentului durabil de către autoritatea specificată la pct. (2) din secțiunea a II-a și sunt tratate ca cheltuieli de capital, în concordanță cu convențiile standard de contabilitate.

(b) Fără a prejudicia pct. (3) din secțiunea a IX-a, închirierea acestor echipamente este considerată ca parte a costurilor de operare și este neeligibilă.

(2) Achizițiile de active necorporale

Achizițiile și utilizarea activelor necorporale, ca de exemplu patentele, sunt eligibile dacă sunt necesare pentru implementarea proiectului.

(3) Echipamente durabile utilizate pentru implementarea proiectului

(a) În cazul în care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului și lucrările de construcție sau o parte din acestea pe cont propriu, cheltuielile privind achizițiile ori producția echipamentelor durabile care sunt angajate pe perioada fazei de implementare a proiectului nu sunt eligibile. Acestea se referă la mașinile grele de construcție, precum și la echipamentul de birou și la alte tipuri de echipament.

(b) Echipamentele durabile, care sunt în mod expres achiziționate sau produse pentru implementarea proiectului, pot fi considerate eligibile dacă acestea sunt fără valoare economică ori distruse după folosință și dacă sunt specificate în memorandumul de finanțare.

(4) Echipamentele durabile utilizate de administrația publică

(a) Cheltuielile privind achiziția sau închirierea de echipamente durabile utilizate de administrația publică nu sunt eligibile.

(b) Fără a prejudicia prevederile pct. (2) și (3) din secțiunea a VIII-a, cheltuielile privind achiziția sau închirierea echipamentului utilizat de administrația publică ca urmare a sarcinilor privind monitorizarea și supervizarea pot fi eligibile numai cu acordul Comisiei.

Secțiunea VII Achiziționare de terenuri și taxa pe valoarea adăugată

Cheltuielile cu achiziționarea de terenuri și taxa pe valoarea adăugată nu sunt eligibile.

Secțiunea VIII Cheltuieli administrative

(1) Principii generale

Ca regulă generală, cheltuielile administrației publice, inclusiv salariile funcționarilor de la nivel național, regional și local, nu sunt eligibile pentru asistență (inclusiv asistență tehnică), cu excepția cheltuielilor clar fundamentate provenite din obligațiile de realizare a controalelor financiare, monitorizării financiare și fizice, evaluării și prevenirii neregulilor și a cheltuielilor care intră sub incidența obligațiilor de recuperare a sumelor pierdute.

Cu excepția Fondului Național, costurile care includ salariile legate de angajarea temporară, la inițiativa Comisiei, a personalului temporar, fie funcționari publici, fie proveniți din sectorul privat pentru lucrări privind managementul, urmărirea, evaluarea și controlul, sunt eligibile prin măsuri de asistență tehnică, așa cum sunt definite la pct. (3) din secțiunea I.

Echipamentul pentru monitorizare poate fi eligibil dacă este permis în mod specific printr-o măsură de asistență tehnică menționată în memorandumul de finanțare.

(2) Organizarea comitetelor de monitorizare

(a) Fără a prejudicia prevederile pct. (1), cheltuielile apărute în organizarea procesului de monitorizare sunt eligibile prin prezentarea unor documente justificative.

(b) Ca regulă generală, costurile permise includ una sau mai multe dintre următoarele categorii:

- servicii de traducere;

- închirierea de săli de conferință și aranjamentele auxiliare;

- închirierea de echipamente audiovideo și alte echipamente electronice necesare;

- procurarea documentației și facilităților aferente;

- taxe pentru participarea experților;

- cheltuieli pentru călătorii.

(c) Salariile și alocațiile pentru funcționarii din administrația publică survenite în acest context nu sunt eligibile.

(3) Întâlniri la cererea Comisiei

Regulile prevăzute la pct. (2) pot fi aplicate prin analogie la organizarea de întâlniri ad-hoc la cererea Comisiei.

Secțiunea IX Alte tipuri de cheltuieli

(1) Managementul și supervizarea proiectului

Cheltuielile referitoare la managementul și supervizarea proiectului sunt, ca regulă generală, eligibile. Se aplică prevederile specificate la pct. (1) și (2) din secțiunea a IV-a.

(2) Costuri financiare

Orice tip de costuri financiare legate de realizarea proiectului nu este eligibil; acestea privesc în particular dobânzile pentru finanțarea intermediară, comisioane bancare, comisioane de garanție etc.

Garanțiile bancare legate de împrumuturile bancare folosite pentru finanțarea proiectului pot fi eligibile cu acordul Comisiei.

(3) Tehnici financiare care nu implică un transfer imediat al activelor proprii

Fără a prejudicia prevederile pct. (2), tehnicile financiare care nu necesită neapărat implicarea imediată a transferului activelor proprii pot fi considerate eligibile dacă sunt justificate și aprobate în memorandumul de finanțare.

Țările beneficiare trebuie să demonstreze printr-o analiză a riscurilor că tehnicile folosite sunt mai avantajoase din punct de vedere economic decât achiziționarea directă a unor bunuri.

(4) Cheltuieli de operare, costuri curente ale proiectelor asistate

(a) Niciun tip de costuri de operare apărute după finalizarea proiectului nu este eligibil.

(b) Ca excepție de la prevederile lit. (a), cheltuielile pentru pregătirea personalului pentru operare și testarea proiectului și a echipamentelor pot fi luate în considerare ca și cheltuieli eligibile pentru o anumită perioadă definită în memorandumul de finanțare.

(6) Principiile definite la lit. (a) și (b) menționate mai sus sunt valabile, de asemenea, pentru o componentă individuală completă a unui proiect sau a unui grup de proiecte, chiar și în cazul în care întregul proiect nu a fost încă finalizat.

(5) Măsuri de publicitate și informare

Cheltuielile pentru măsurile luate în conformitate cu prevederile anexei nr. III.6 privind informarea și publicitatea sunt eligibile.

Secțiunea X Perioada de eligibilitate

(1) Limita inițială de timp privind eligibilitatea

Limita inițială de timp privind eligibilitatea este evaluată diferențiat, în conformitate cu următoarele două situații:

(a) Când selecția proiectului, licitația și contractarea de către țările beneficiare fac obiectul aprobării ex-ante a Comisiei*1), cheltuielile sunt eligibile pentru asistență de la data la care memorandumul de finanțare al proiectului este semnat de Comisie.

------------

*1) Vezi art. 12 (1) din Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1.266/99 din 21 iunie 1999.

În cazuri excepționale și atunci când finanțarea proiectului este realizată printr-o combinație fie de la BEI, fie de la altă instituție financiară și grantul ISPA, cheltuielile sunt eligibile pentru asistență de la data încheierii acordului cu BEI sau cu altă instituție financiară, pentru fiecare proiect. Ca regulă generală, această dată nu trebuie să fie mai devreme de 6 luni de la data menționată în primul subparagraf. Sunt obligatoriu necesare următoarele condiții:

- lucrările și contractele pentru care se aplică prevederile trebuie să fie identificate în memorandumul de finanțare;

- BEI sau o altă instituție financiară certifică respectarea prevederilor art. 167 și 168 (1) ale Regulamentului Consiliului (CE, Euratom) nr. 1.605/2002 și prevederilor art. 239 și 240 ale Regulamentului Comisiei (CE, Euratom) nr. 2.342/2002.

În cazurile de mai sus, ca regulă generală, Comisia dispune aplicarea, după examinarea de către Comitetul de management ISPA, a prevederilor art. 168 (2) din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene.

(b) După decizia Comisiei de a acorda sprijin agențiilor de implementare ale țărilor candidate în mod descentralizat*1), cheltuielile sunt eligibile pentru asistență de la data la care aplicația ajunge la Comisie (serviciul ISPA), cu condiția ca aplicația să poată fi considerată completă.

--------------

*1) Vezi art. 12 (2) din Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1.266/99 din 21 iunie 1999.

Plățile făcute înainte de data specificată la lit. (a) și (b) de mai sus sunt neeligibile.

(2) Modificări ale proiectelor

(a) Orice modificare a unui proiect aprobat, care este egală cu sau mai mare de 5 milioane euro ori de 20% din costul total al acestuia, oricare ar fi mai mic, trebuie considerată o modificare substanțială a proiectului. Modificările majore ale obiectelor fizice ale proiectelor care schimbă natura acestuia sunt, de asemenea, tratate ca fiind "substanțiale".

Regulile stabilite la pct. (1) se aplică și pentru eligibilitatea cheltuielilor privind modificările de mai sus.

(b) Pentru orice altă modificare a proiectului, cheltuielile privind noi elemente fizice suplimentare sau extinse sunt eligibile din momentul în care cererea de modificare este primită de Comisie (serviciul ISPA).

(c) Cererea pentru modificări și informațiile relevante atașate la aceasta pot fi prezentate Comitetului de monitorizare. Înregistrarea cererii și a materialelor depuse trebuie să fie făcută în minuta întâlnirii.

(3) Timpul limită final privind eligibilitatea

(a) Data finală a eligibilității este specificată, ca regulă generală, în art. 4 paragraful 3 din memorandumul de finanțare.

(b) Data finală depinde de plățile făcute de autoritatea responsabilă cu implementarea.

(c) Data finală a eligibilității este prevăzută în memorandumul de finanțare respectiv.

După ce această dată a expirat, statul beneficiar dispune de o perioadă de 6 luni pentru a supune Comisiei solicitarea de plată finală împreună cu raportul final și o declarație, așa cum este prevăzut în paragraful (6) din secțiunea a III-a din anexa nr. III.1 și în anexa nr. III.4.C la memorandumul de finanțare.

(d) Comisia nu poate extinde această perioadă de 6 luni.

Secțiunea XI Solicitările de plată

Solicitările de plată prezentate Comisiei de către țările beneficiare au la bază facturile deja plătite, așa cum sunt definite la pct. (6) din secțiunea a II-a.

În cazul lucrărilor angajate de către un concesionar sau un organism echivalent, autoritatea guvernamentală responsabilă trebuie să certifice corectitudinea cheltuielilor.

Solicitările de plată trebuie să fie înregistrate și certificate de către responsabilul național cu autorizarea finanțării. Solicitările sunt apoi înaintate Comisiei prin intermediul Delegației Comisiei Europene.

Secțiunea XII Alte elemente nespecificate în detaliu

(1) Orice întrebări apărute, care nu sunt explicit specificate în principiile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor în cadrul proiectelor finanțate prin ISPA, trebuie discutate cu Comisia. Comisia se va strădui să răspundă întrebărilor în mod deschis, în spiritul înscris în aceste principii și cu referire la principiile stabilite pentru Fondul de coeziune.

(2) În cazul conflictelor dintre aceste principii și regulile naționale de eligibilitate, principiile prezentate mai sus trebuie să primeze.

Secțiunea 1

Această anexă stabilește reguli detaliate privind sistemele de management și control al asistenței nerambursabile acordate de ISPA și în ceea ce privește procedura de a aduce corecții financiare acestei asistențe.

Secțiunea 2 Sisteme de management și control

1. Fiecare stat beneficiar va asigura că:

(i) coordonatorul național ISPA;

(îi) Fondul Național și responsabilul național cu autorizarea;

(iii) agențiile de implementare și responsabilii sectoriali cu autorizarea; și

(iv) beneficiarii finali,

așa cum sunt definiți în Memorandumul de înțelegere ISPA asupra utilizării Fondului Național pentru ISPA, primesc o îndrumare adecvată privind crearea unor sisteme de management și control necesare pentru asigurarea unui management solid al ISPA, în conformitate cu principiile și standardele general acceptate, și în special pentru asigurarea adecvată a corectitudinii, regularității și eligibilității solicitărilor pentru asistență ISPA, dar de asemenea va asigura că aceste măsuri sunt derulate în conformitate cu termenii memorandumului de finanțare și cu obiectivele atribuite măsurii.

2. Pentru obiectivele acestei anexe, agențiile de implementare vor include alte entități decât beneficiarii finali, cărora le este delegată de către agenția de implementare sau responsabilul sectorial cu implementarea (denumite în continuare organisme delegate) implementarea măsurilor finanțate de ISPA.

3. Pentru obiectivele acestei anexe, cu excepția cazurilor în care s-a specificat altfel, măsurile înseamnă proiecte individuale, etape de proiecte sau grupuri de proiecte care intră sub incidența paragrafului (1) din secțiunea a II-a a anexei nr. III.2 la memorandumul de finanțare.

Secțiunea 3

1. Sistemele de management și control ale coordonatorului național ISPA, Fondului Național, agențiilor de implementare, organismelor delegate și ale beneficiarilor finali vor prevedea, cu respectarea proporționalității în raport cu volumul asistenței administrate:

(a) o definiție clară, o alocare clară și, în măsura în care este necesar pentru un management solid, o separare adecvată a funcțiilor în cadrul organizației implicate;

(b) sisteme eficace pentru a asigura că funcțiile sunt îndeplinite într-o manieră satisfăcătoare;

(c) în cazul organismelor delegate și al beneficiarilor finali, raportarea către autoritatea responsabilă privind îndeplinirea sarcinilor și mijloacelor folosite.

Secțiunea 4

1. Sistemele de management și control la care se face referire în secțiunea a 3-a vor include proceduri pentru verificarea autenticității cheltuielilor reclamate și execuția măsurii, începând de la etapa pregătitoare până la intrarea în serviciu a investiției finanțate, în conformitate cu termenii memorandumului de finanțare relevant, cu obiectivele stabilite ale măsurii și cu regulile naționale și comunitare aplicabile în ceea ce privește, în special, eligibilitatea cheltuielilor în cadrul ISPA, protecția mediului, transporturile (inclusiv rețele transeuropene), concurența și adjudecarea contractelor publice.

Verificările vor acoperi toate aspectele, de natură financiară, tehnică sau administrativă, care să determine utilizarea efectivă a asistenței angajate.

2. Procedurile vor necesita înregistrarea verificării măsurilor la fața locului. Înregistrările vor atesta lucrările executate, rezultatele verificării și măsurile luate în ceea ce privește discrepanțele descoperite. Acolo unde verificările administrative sau tehnice nu sunt exhaustive, ci realizate pe un eșantion de lucrări și tranzacții, înregistrările vor identifica lucrările sau tranzacțiile selectate și vor descrie metoda de selectare.

Secțiunea 5

1. Statul beneficiar va informa Comisia, într-un interval de 3 luni de la intrarea în vigoare a memorandumului de finanțare, asupra organizării coordonatorului național ISPA, Fondului Național, agențiilor de implementare și organismelor delegate responsabile pentru măsurile ISPA, așa cum au fost identificate în secțiunea a 2-a, asupra sistemelor de management și control existente în cadrul acestor autorități sau organisme și asupra îmbunătățirilor planificate ca urmare a îndrumării la care se face referire în paragraful 1 din secțiunea a 2-a.

2. Comunicarea va conține următoarele informații în legătură cu coordonatorul național ISPA, Fondul Național, agențiile de implementare și organismele delegate:

(a) funcțiile create în cadrul acestora;

(b) împărțirea funcțiilor între sau în departamentele acestora;

(c) procedurile de inspecție și recepție a lucrărilor și cele prin care sunt primite, verificate și validate solicitările de rambursare a cheltuielilor, precum și procedurile prin care sunt autorizate, executate și contabilizate plățile către beneficiari; și

(d) prevederile pentru auditul sistemelor de management și control.

3. Comisia, în cooperare cu statul beneficiar, se va convinge că sistemele de management și control prezentate în paragrafele 1 și 2 îndeplinesc standardele stabilite de această anexă și va face cunoscut orice impediment în ceea ce privește transparența verificărilor asupra operațiilor ISPA și descărcarea de responsabilități a Comisiei. Revizuiri ale operării sistemelor se vor realiza periodic.

Secțiunea 6 1. Sistemele de management și control pentru măsuri vor prevedea o pistă de audit corespunzătoare.

2. O pistă de audit va fi considerată corespunzătoare atunci când permite:

(a) reconcilierea sumelor certificate către Comisie cu înregistrările cheltuielilor individuale și documentele justificative deținute la diferite niveluri administrative, de către agențiile de implementare și beneficiarii finali;

(b) verificarea alocării și transferului fondurilor comunitare și naționale disponibile;

(c) verificarea corectitudinii informațiilor furnizate asupra executării măsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanțare prin care se oferă asistența și obiectivele stabilite pentru măsură.

3. O descriere indicativă a necesarului de informații pentru o pistă de audit corespunzătoare este prezentată în anexa nr. III.4.A.

4. Statul beneficiar se va convinge asupra următoarelor:

(a) că există proceduri pentru a se asigura că documentele relevante pentru aspecte specifice privind cheltuielile realizate, plățile făcute, lucrările realizate și verificările acestora, făcute în legătură cu măsura și care sunt necesare pentru o pistă de audit corespunzătoare, sunt ținute în conformitate cu prevederile menționate la secțiunea a X-a din anexa nr. III.1, precum și cu prevederile menționate în anexa nr. III.4.A;

(b) că o înregistrare este menținută de organul care o deține și localizarea sa;

(c) că documentele sunt disponibile pentru inspectare de către persoanele sau organismele care au în mod normal dreptul de a inspecta asemenea documente.

5. Persoanele și organismele la care se face referire în paragraful 4 lit. (c) sunt:

(a) personalul coordonatorului național ISPA, Fondului Național, agențiilor de implementare și al organismelor delegate care procesează solicitările de plată;

(b) serviciile care auditează sistemele de management și control;

(c) responsabilul național cu autorizarea finanțării, în calitate de persoană responsabilă cu certificarea solicitărilor de plată intermediare și finale, conform prevederilor menționate la paragraful (8) din secțiunea a III-a din anexa nr. III.1, și persoana sau departamentul care emite declarațiile de finalizare a măsurilor, așa cum sunt prevăzute în anexa nr. III.4.C;

(d) oficiali mandatați ai instituțiilor naționale de audit și ai Comunității.

Ei pot solicita să le fie furnizate extrase sau copii ale documentelor ori înregistrărilor contabile la care se face referire în paragraful 4.

Secțiunea 7

Fondul Național va ține un registru al sumelor recuperabile din plățile deja făcute în cadrul asistenței ISPA și se va asigura ca sumele să fie recuperate fără nicio întârziere nejustificată. După recuperare, acesta va replăti sumele recuperate care fuseseră plătite neregulamentar, împreună cu dobânda primită în contul plății întârziate, prin deducerea sumelor respective din următoarea declarație de cheltuială și cerere de plată către Comisie în legătură cu măsura respectivă. Dacă aceasta este insuficientă, Comisia poate solicita ca sumele în exces să îi fie înapoiate.

Fondul Național va transmite Comisiei anual, în anexă la cel de-al patrulea raport trimestrial asupra recuperărilor realizate conform anexei nr. III.5, o declarație asupra sumelor ce vor fi recuperate din măsura ISPA la acea dată, clasificate pe an al inițierii procedurilor de recuperare.

Secțiunea 8 Certificarea cheltuielilor

1. Certificatele și declarația cheltuielilor intermediare și finale la care se face referire la liniuța a 5-a de la paragraful (6), precum și la paragraful (8), ambele din secțiunea a III-a din anexa nr. III.1, vor fi emise în forma stabilită în anexa nr. III.4.B de către responsabilul național cu autorizarea finanțării, care este independent din punct de vedere funcțional de orice serviciu care aprobă solicitările.

2. Înainte de certificarea unei declarații de cheltuieli, responsabilul național cu autorizarea finanțării se va convinge că următoarele condiții sunt îndeplinite:

(a) coordonatorul național ISPA, agențiile de implementare, organele delegate și beneficiarii finali au îndeplinit cerințele de la paragrafele (3) și (6) din secțiunea a III-a și cele de la secțiunea a VII-a din anexa nr. III.1 și au respectat termenii memorandumului de finanțare;

(b) declarația de cheltuieli include numai cheltuielile:

(i) care au fost efectiv făcute în cadrul perioadei de eligibilitate stabilite în memorandumul de finanțare prin care se acordă asistența și care pot fi justificate prin facturi sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă;

(îi) legate de lucrările care nu fuseseră încheiate la data când aplicația pentru asistență a fost depusă;

(iii) care sunt justificate prin progresele sau încheierea măsurii, în conformitate cu termenii memorandumului de finanțare prin care se acordă asistența și cu obiectivele atribuite măsurii.

3. Pentru ca suficiența sistemelor de control și a pistelor de audit să poată fi luată întotdeauna în considerare înainte ca o declarație de cheltuieli să fie prezentată Comisiei, statul beneficiar se va asigura că Fondul Național este la curent cu procedurile urmate de coordonatorul național ISPA, agențiile de implementare și organismele delegate, pentru:

(a) a verifica autenticitatea cheltuielilor reclamate și executarea măsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanțare și obiectivele atribuite măsurii;

(b) a asigura conformitatea cu regulile aplicabile; și

(c) a menține pista de audit.

Secțiunea 9 Verificarea selectivă

1. Statul beneficiar va organiza verificările asupra măsurilor pe o bază selectivă adecvată, în special cu scopul:

(a) de a verifica eficiența sistemelor de management și control existente;

(b) de a verifica în mod selectiv, pe baza unei analize de risc, declarațiile de cheltuieli făcute la diverse niveluri implicate.

2. Verificările efectuate pe perioada derulării asistenței ISPA vor acoperi cel puțin 15% din totalul cheltuielilor eligibile realizate în cadrul măsurii aprobate în timpul acelei perioade. Acest procentaj poate fi redus proporțional cu cheltuielile realizate înainte de 1 ianuarie 2003. Verificările se vor baza pe un eșantion reprezentativ de tranzacții, ținând cont de cerințele paragrafului 3.

Statul beneficiar va încerca să extindă implementarea verificărilor chiar dincolo de perioada respectivă. Se va asigura o separare adecvată a sarcinilor între asemenea verificări și procedurile de implementare sau plată privind măsurile.

3. Selectarea eșantionului de tranzacții ce vor fi verificate va ține cont de:

(a) necesitatea de a verifica un ansamblu adecvat de măsuri, din punct de vedere al tipului și dimensiunii;

(b) orice factor de risc identificat cu ocazia verificărilor naționale sau comunitare;

(c) necesitatea de a asigura că diferitele tipuri de organe implicate în managementul și implementarea măsurilor și cele două sectoare de activitate (transport și mediu) sunt verificate în mod corespunzător.

Secțiunea 10 În cadrul controalelor statul beneficiar va încerca să verifice următoarele:

(a) aplicarea practică și eficiența sistemelor de management și control;

(b) executarea măsurii în conformitate cu memorandumul de finanțare prin care s-a acordat asistență și cu obiectivele stabilite pentru măsură;

(c) pentru un număr adecvat de înregistrări contabile, conformitatea acelor înregistrări cu documentele justificative deținute de agențiile de implementare, organismele delegate și beneficiarii finali;

(d) prezența unei piste de audit corespunzătoare;

(e) pentru un număr adecvat de tipuri de cheltuieli, că natura și calendarul cheltuielilor relevante sunt în conformitate cu prevederile comunitare și corespund specificațiilor aprobate ale măsurii și lucrărilor executate în realitate;

(f) cofinanțarea națională corespunzătoare a fost într-adevăr disponibilizată;

(g) că măsurile cofinanțate au fost implementate în conformitate cu regulile și politicile Comunității, conform art. 5 din memorandumul de finanțare.

Secțiunea 11

Verificările vor stabili dacă problemele întâmpinate au un caracter sistemic, ridicând un risc pentru alte măsuri sau toate măsurile operate de către aceleași agenții de implementare ori în statul beneficiar respectiv. De asemenea, vor identifica cauzele unor asemenea situații, orice examinare suplimentară considerată necesară, măsurile de corecție și acțiunile preventive necesare.

Secțiunea 12

Fiecare stat beneficiar și Comisia se vor consulta cel puțin o dată pe an în vederea coordonării programelor lor de control, astfel încât să se maximizeze efectul util al resurselor alocate controalelor la nivel național și comunitar. Aceste consultări vor aborda tehnicile de analiză a riscului ce trebuie aplicate și vor ține cont de controalele recente, rapoartele și comunicările autorităților naționale, ale Comisiei și Curții Europene de Conturi.

Secțiunea 13

În conformitate cu secțiunea a 12-a, statul beneficiar va informa Comisia până la data de 30 iunie a fiecărui an, și pentru prima dată până la data de 30 iunie 2002, asupra aplicării secțiunilor a 9-a - a 11-a ale acestei anexe pentru anul calendaristic precedent și, în plus, va furniza orice completare sau actualizare necesară a descrierii sistemelor de management și control comunicate conform paragrafului 1 din secțiunea a 5-a.

Secțiunea 14 Declarația de finalizare a proiectelor

Persoana sau departamentul desemnat pentru a emite declarații de finalizare a măsurilor, conform anexei nr. III.4.C, va avea o funcție independentă de coordonatorul național ISPA, responsabilul național cu autorizarea finanțării, Fondul Național, agențiile de implementare, organismele delegate și beneficiarii finali.

Acesta va conduce examinarea în conformitate cu standardele de auditare internațional acceptate. I se vor furniza de către coordonatorul național ISPA, responsabilul național cu autorizarea finanțării, Fondul Național, agențiile de implementare, organismele delegate și beneficiarii finali toate informațiile solicitate și va avea acces la înregistrările și documentele justificative necesare pentru elaborarea declarației.

Secțiunea 15

Declarațiile vor fi fundamentate pe o examinare a sistemelor de management și control, pe rezultatele verificărilor deja făcute și, unde este necesar, pe o verificare selectivă suplimentară a tranzacțiilor și a raportului final elaborat conform secțiunii a V-a din anexa nr. III.1. Persoana sau departamentul ce emite declarația va face toate investigațiile necesare pentru a obține o asigurare rezonabilă că declarația certificată a cheltuielilor este corectă, că tranzacțiile sunt legale și reale și că măsura a fost realizată în conformitate cu termenii memorandumului de finanțare și cu obiectivele atribuite măsurii.

Declarațiile vor fi elaborate pe baza modelului indicativ din anexa nr. III.4.C și vor fi însoțite de un raport care va include toate informațiile relevante pentru justificarea declarației, inclusiv un rezumat al rezultatelor tuturor verificărilor realizate de organismele naționale și comunitare, la care declarantul a avut acces.

Secțiunea 16

Dacă prezența unor lipsuri majore în ceea ce privește managementul și controlul sau frecvența ridicată a iregularităților descoperite ori unele îndoieli privind implementarea adecvată a măsurii nu permit o asigurare generală pozitivă în ceea ce privește validitatea cererii finale de plată și a certificatului final de cheltuieli, declarația se va referi la aceste circumstanțe și va estima amploarea problemei și impactul financiar al acesteia.

Într-un asemenea caz, Comisia poate cere verificarea suplimentară în vederea identificării și corectării iregularităților într-un interval de timp specificat.

Secțiunea 17 Informațiile contabile ce trebuie deținute și comunicate Comisiei la cerere

1. Înregistrările contabile asupra măsurilor la care se face referire în anexa nr. III.4.A vor trebui ținute, pe cât este posibil, în format electronic. Asemenea înregistrări vor fi puse la dispoziția Comisiei, la cerere, în scopul verificării documentelor și pe teren, fără a aduce prejudicii cererii de a furniza rapoarte de progres conform secțiunii a VIII-a din anexa nr. III.1.

2. La cererea scrisă a Comisiei, statul beneficiar va transmite acesteia înregistrările la care se face referire în paragraful 1, într-un interval de 10 zile lucrătoare de la primirea cererii. O perioadă diferită poate fi agreată între Comisie și statul beneficiar, în special în cazul în care înregistrările nu sunt disponibile în format electronic.

3. Comisia se va asigura că informațiile înaintate de statul beneficiar sau colectate în cursul verificărilor pe teren rămân confidențiale și în siguranță.

4. Cu respectarea legilor naționale, oficialii Comisiei vor avea acces la toate documentele pregătite în vederea sau în cursul controalelor desfășurate conform prezentei anexe, precum și la datele deținute, inclusiv cele din sistemele computerizate.

Secțiunea 18 Corecții financiare

1. Dacă, după finalizarea verificărilor necesare, Comisia ajunge la concluzia:

(a) că implementarea unei măsuri nu justifică o parte sau întreaga asistență acordată, inclusiv neîndeplinirea uneia dintre condițiile din memorandumul de finanțare prin care se acordă asistență și, în special, orice schimbare semnificativă afectând natura sau condițiile de implementare a măsurii, pentru care aprobarea Comisiei nu a fost cerută; sau

(b) că există o iregularitate cu privire la asistența ISPA și că statul beneficiar nu a luat măsurile corective necesare,

Comisia va suspenda asistența în ceea ce privește măsura respectivă și, declarând motivele, va solicita statului beneficiar să expună comentariile sale într-o perioadă specificată de timp.

Dacă statul beneficiar obiectează în ceea ce privește observațiile făcute de Comisie, acesta va fi invitat la o audiere de către Comisie, în care ambele părți vor face eforturi pentru a ajunge la un acord în privința observațiilor și concluziilor finale.

2. La sfârșitul perioadei stabilite de Comisie, aceasta, cu respectarea procedurilor existente și, dacă nu se ajunge la un acord în termen de 3 luni, luând în considerare orice comentariu făcut de statul beneficiar, va decide:

(a) să reducă plata în avans la care se face referire la paragraful (2) al secțiunii a III-a din anexa nr. III.1; sau

(b) să opereze corecțiile financiare cerute. Aceasta va însemna anularea întregii sau a unei părți din asistența acordată pentru măsură.

Aceste decizii vor respecta principiul proporționalității. Comisia, atunci când decide asupra sumei ce face obiectul corecției, va ține cont de tipul iregularității sau schimbării și de amploarea impactului financiar potențial al oricărei deficiențe a sistemelor de management și control. Orice reducere sau anulare va duce la recuperarea sumelor plătite.

3. Orice sumă primită nejustificat și care trebuie recuperată va fi plătită Comisiei. Dobânda datorată întârzierii rambursării va fi calculată în conformitate cu regulile stabilite în secțiunea a 21-a.

Secțiunea 19

1. Totalul corecțiilor financiare efectuate de Comisie în conformitate cu prevederile paragrafului 2 din secțiunea a 18-a pentru iregularități individuale sau sistemice va fi evaluat, oriunde este posibil și practic, pe baza dosarelor individuale și va fi egal cu totalul cheltuielilor atribuite greșit fondurilor ISPA, ținându-se cont de principiul proporționalității.

2. Când nu este posibil sau practic să se cuantifice totalul exact al cheltuielilor incorecte sau când ar fi disproporționat să se anuleze în întregime cheltuielile respective și Comisia își bazează corecțiile financiare pe o extrapolare ori o rată fixă, va proceda după cum urmează:

(a) în cazul extrapolării, va folosi un eșantion reprezentativ de tranzacții asemănătoare;

(b) în cazul ratei fixe, va evalua importanța încălcării regulilor, amploarea și implicațiile financiare ale oricăror deficiențe a sistemului de management și control, care au condus la iregularitatea stabilită.

3. Acolo unde Comisia își fundamentează poziția pe datele stabilite de auditori, alții decât cei ai propriilor servicii, aceasta își va elabora propriile concluzii privind consecințele financiare, după examinarea măsurilor luate de statul beneficiar respectiv, conform secțiunii a VII-a din anexa nr. III.1, paragrafelor 1 și 2 din secțiunea a 18-a a prezentei anexe, rapoartelor transmise conform anexei nr. III.5 și răspunsurilor statului beneficiar.

Secțiunea 20

1. Perioada de timp în care statul beneficiar respectiv poate răspunde la o cerere conform paragrafului 1 din secțiunea a 18-a, poate înainta comentariile sale și, unde este cazul, poate face corecții va fi de două luni, cu excepția cazurilor pe deplin justificate, în care o perioadă mai lungă poate fi agreată de Comisie.

2. Acolo unde Comisia propune corecții financiare pe baza extrapolării sau a unei rate fixe, statului beneficiar i se va oferi oportunitatea de a demonstra, prin intermediul unei examinări a dosarelor respective, că amploarea reală a iregularităților a fost mai mică decât aceea evaluată de Comisie. În acord cu Comisia, statul beneficiar poate limita aria examinării la o proporție adecvată sau un eșantion de dosare.

Cu excepția cazurilor pe deplin justificate, timpul alocat pentru această examinare nu va depăși o perioadă suplimentară de două luni după cele două luni la care se face referire în paragraful 1. Rezultatele unei asemenea examinări vor fi analizate în maniera specificată în al doilea alineat din paragraful 1 al secțiunii a 18-a. Comisia va lua în considerare orice dovadă înaintată de statul beneficiar în perioada de timp stabilită.

3. Oricând statul beneficiar obiectează față de observațiile făcute de Comisie și are loc o audiere conform alineatului al doilea din paragraful 1 al secțiunii a 18-a, Comisia va putea formula o decizie într-o perioadă de 3 luni de la data audierii.

Secțiunea 21

1. Orice rambursare ce trebuie făcută către Comisie, conform paragrafului 3 din secțiunea a 18-a, va fi efectuată înaintea datei indicate în cererea transmisă responsabilului național cu autorizarea finanțării. Această dată va fi ultima zi a celei de-a doua luni de la data transmiterii cererii de rambursare.

2. Orice întârziere în efectuarea rambursării va da naștere la dobândă datorită întârzierii de plată, începând cu data la care se face referire în paragraful 1 și sfârșind cu data plății efective. Rata dobânzii va fi cu 1,5% mai mare decât rata aplicată de Banca Centrală Europeană în operațiile sale de refinanțare în prima zi lucrătoare a lunii în care cade data respectivă.

3. O corecție financiară conform paragrafului 2 din secțiunea a 18-a nu va aduce prejudicii obligației statului beneficiar de a urmări recuperarea conform secțiunii a VII-a din anexa nr. III.1.

4. Atunci când trebuie recuperate sume ca urmare a corecțiilor financiare, serviciul sau organismul competent va iniția procedurile de recuperare și va notifica aceasta coordonatorului național ISPA, Fondului Național și agențiilor de implementare.

Secțiunea 22 Nimic din prezenta anexă nu va împiedica statul beneficiar să aplice reguli mai stricte decât cele stabilite aici.

Secțiunea 1

Această înțelegere nu trebuie să afecteze aplicarea în țara beneficiară a regulilor referitoare la procedurile penale sau cooperarea judiciară dintre țările beneficiare sau dintre Comisie și țările beneficiare cu privire la problemele penale.

Secțiunea 2 (1) Țările beneficiare trebuie să comunice Comisiei în 3 luni de la data intrării în vigoare a memorandumului de finanțare:

- prevederile stabilite de lege, reglementările sau acțiunile administrative pentru aplicanții măsurilor asistate prin ISPA;

- lista autorităților și organismelor responsabile cu aplicarea măsurii, principalele prevederi referitoare la rolul și funcționarea acestor autorități și organisme și la procedurile pentru aplicarea cărora sunt responsabile.

(2) Țările beneficiare trebuie să comunice imediat Comisiei orice amendamente la informațiile furnizate prin îndeplinirea paragrafului (1).

(3) Comisia trebuie să studieze comunicările făcute de către țările beneficiare și trebuie să le informeze asupra concluziilor pe care intenționează să le tragă din acest moment. Trebuie să rămână în contact cu acestea cât este necesar pentru îndeplinirea prevederilor acestei secțiuni.

Secțiunea 3

Iregularitate trebuie să semnifice orice încălcare a unei prevederi a memorandumului de finanțare sau a unui act normativ național relevant, rezultând dintr-un act sau omisiune a unui operator economic, care are sau ar avea ca rezultat prejudicierea bugetului general al Comunităților datorită unei cheltuieli nejustificate.

Secțiunea 4

(1) În timpul celor două luni după sfârșitul fiecărui trimestru, țările beneficiare trebuie să raporteze Comisiei, Oficiului European Antifraudă, orice nereguli care au fost subiectul inițierii unor investigații administrative sau judiciare.

Pentru aceasta trebuie, pe cât posibil, să dea detalii privind:

- detalii privind măsura asistată prin ISPA;

- prevederile care au fost încălcate, natura și suma cheltuielilor; în cazurile în care nu s-a efectuat nicio plată, sumele care ar fi fost greșit plătite dacă nu s-ar fi descoperit iregularitatea, cu excepția cazurilor când eroarea sau neglijența este descoperită înaintea plății și nu conduce la pedepse administrative sau judiciare;

- suma totală și distribuția acesteia între diferitele surse de finanțate;

- perioada în care sau momentul în care neregula a fost comisă;

- practicile folosite pentru comiterea neregulii;

- felul în care a fost descoperită neregula;

- autoritățile naționale sau organismele care au întocmit raportul oficial cu privire la nereguli;

- consecințele financiare, suspendarea, dacă este cazul, a plăților și posibilitățile de recuperare;

- data și sursa primei informații care a dus la suspiciunea că se comite o neregulă, data la care a fost întocmit raportul oficial privind neregula și, unde este cazul, țara beneficiară și țările terțe implicate;

- identitatea persoanelor fizice sau juridice implicate, exceptând cazurile în care asemenea informații nu au relevanță în combaterea neregulilor din cauza caracterului iregularității în cauză.

(2) În cazurile în care unele dintre informațiile menționate la paragraful (1) și în particular cele care privesc practicile folosite în comiterea iregularităților și maniera în care acestea au fost descoperite nu sunt disponibile, țările beneficiare trebuie, pe cât posibil, să furnizeze informațiile lipsă când înaintează Comisiei următoarele rapoarte trimestriale privind iregularitățile.

(3) Dacă reglementările naționale prevăd confidențialitatea investigațiilor, comunicarea informațiilor trebuie să fie subiectul unei autorizări din partea unei instanțe judecătorești competente.

Secțiunea 5

Fiecare țară beneficiară trebuie să raporteze Comisiei și, unde este necesar, statelor membre implicate orice nereguli descoperite sau presupuse a fi existat, atunci când există teama că:

- acestea pot avea foarte rapid repercusiuni în afara teritoriului său; și/sau

- arată că s-a procedat la un nou caz de malpraxis.

Secțiunea 6

În timpul celor două luni după sfârșitul fiecărui trimestru, țările beneficiare trebuie să informeze Comisia, cu referire la orice alt raport anterior întocmit conform secțiunii a 4-a, despre procedurile instituite ca urmare a iregularităților notificate anterior și a schimbărilor importante care rezultă din aceasta, incluzând:

- sumele care au fost sau se așteaptă a fi recuperate;

- măsurile interimare luate de țara beneficiară pentru asigurarea recuperării sumelor plătite greșit;

- procedurile judiciare sau administrative instituite în vederea recuperării sumelor greșit plătite și pentru impunerea sancțiunilor;

- motivele în cazul suspendării procedurilor de recuperare. Pe cât posibil, Comisia trebuie notificată înainte de luarea deciziei;

- orice suspendări ale acuzărilor judiciare.

Țările beneficiare trebuie să notifice Comisia asupra deciziilor administrative sau judiciare ori asupra principalelor motive privind suspendarea acestor proceduri.

Secțiunea 7

Dacă nu există iregularități de raportat în perioada de referință, țările beneficiare trebuie să informeze Comisia despre acest lucru în aceeași limită de timp stabilită la paragraful (1) din secțiunea a 4-a.

Secțiunea 8

Atunci când autoritățile competente din țara beneficiară decid, la cererea expresă a Comisiei, să inițieze sau să continue procedurile legale în vederea recuperării sumelor greșit plătite, Comisia poate să decidă să ramburseze țării beneficiare, total sau parțial, costurile legale și costurile care decurg direct din procedurile legale, la prezentarea probelor documentare, chiar dacă procedurile nu au avut succes.

Secțiunea 9

(1) Comisia trebuie să păstreze contacte corespunzătoare cu țara beneficiară în scopul suplimentării informațiilor furnizate despre neregulile la care se face referire în secțiunea a 4-a, la procedurile menționate în secțiunea a 6-a și, în particular, la posibilitatea de recuperare.

(2) Independent de contactele menționate în paragraful (1), Comisia trebuie să informeze țările beneficiare atunci când natura neregulii este de asemenea manieră încât sugerează că practici similare sau identice pot apărea în alte țări beneficiare.

(3) Comisia trebuie să organizeze pentru reprezentanții țărilor beneficiare întâlniri de informare la nivelul Comunității, pentru a examina împreună cu aceștia informațiile obținute conform secțiunilor a 4-a, a 5-a și a 6-a și paragrafului (1) din această secțiune, în special cu privire la învățămintele care trebuie trase în viitor referitoare la iregularități, la măsurile de prevenire și la procedurile legale.

(4) La cererea unei țări beneficiare sau a Comisiei, țările beneficiare și Comisia trebuie să se consulte în scopul eliminării oricărei fisuri care prejudiciază interesele Comisiei, care devine evidentă în timpul îndeplinirii prevederilor în vigoare.

Secțiunea 10

Comisia trebuie să informeze cu regularitate țările beneficiare, în cadrul convenției de prevenire a fraudelor, despre ordinul de mărime al fondurilor implicate în neregulile care au fost descoperite și despre categoriile de iregularități, împărțite pe tipuri și pe sume (valoric).

Secțiunea 11

(1) Țările beneficiare și Comisia trebuie să ia toate măsurile de precauție necesare pentru a se asigura că informațiile pe care le schimbă rămân confidențiale.

(2) Informațiile la care se face referire în acest acord nu pot fi trimise în special altor persoane decât celor din țările beneficiare sau din cadrul instituțiilor comunitare care au, conform atribuțiilor lor, acces la acestea decât dacă țările beneficiare care le furnizează au specificat în mod expres aceasta.

(3) Numele persoanelor fizice sau juridice pot fi dezvăluite altor țări beneficiare sau instituții comunitare numai dacă acest lucru este necesar pentru prevenirea ori pedepsirea unei iregularități sau pentru a stabili dacă o presupusă iregularitate a avut loc.

(4) Informațiile comunicate sau obținute în orice mod, potrivit acestui acord, vor fi supuse confidențialității profesionale și vor fi protejate în același mod în care informații similare sunt protejate de legislația națională a țărilor beneficiare care le primesc și de către prevederile corespondente aplicabile instituțiilor Comunității.

În plus, aceste informații nu pot fi folosite în alt scop decât cel prevăzut în prezentul acord decât dacă autoritățile care le-au furnizat și-au dat acordul expres și cu condiția ca prevederile în vigoare în țările beneficiare în care se găsește autoritatea receptoare să nu interzică asemenea comunicare sau folosire.

(5) Paragrafele (1)-(4) nu împiedică folosirea, în orice acțiune legală sau procedură instituită ulterior pentru neconcordanța cu regulile Comunității în domeniul ajutoarelor de preaderare, a informațiilor obținute conform acestui acord. Autoritatea competentă din țările beneficiare care a furnizat aceste informații trebuie informată înainte de o asemenea folosire.

(6) Când o țară beneficiară notifică Comisia că o persoană fizică sau juridică, al cărei nume a fost comunicat Comisiei conform prezentului acord, în urma anchetei ulterioare se dovedește a nu fi fost implicată în nicio neregulă, Comisia trebuie în continuare să îi informeze pe toți aceia cărora le-a dezvăluit numele, conform prezentului acord, asupra acestui fapt. Aceste persoane nu trebuie, după aceea, să mai fie tratate, în virtutea notificărilor anterioare, ca persoane implicate în neregula în cauză.

Secțiunea 12

Sumele recuperate trebuie distribuite între țările beneficiare și Comunitate în conformitate cu ratele de cofinanțare, proporțional cu cheltuielile deja făcute de acestea.

Secțiunea 13

Verificările pe teren și inspecțiile efectuate pentru protejarea intereselor financiare ale Comunității împotriva neregulilor, așa cum sunt definite în secțiunea a 3-a, trebuie pregătite și conduse de către Comisie în strânsă cooperare cu autoritățile competente din țările beneficiare, care vor fi notificate în timp util despre obiectul și scopul verificărilor și inspecțiilor menționate în această anexă, astfel încât autoritățile să poată acorda tot sprijinul necesar. În acest scop, oficialii țării beneficiare implicate pot participa la verificările pe teren și inspecții.

În plus, dacă țara beneficiară implicată dorește, verificările pe teren și inspecțiile pot fi efectuate împreună de către Comisie și autoritățile competente ale țării beneficiare.

Secțiunea 14

Verificările pe teren și inspecțiile trebuie efectuate de către Comisie asupra operatorilor economici, respectiv asupra persoanelor fizice sau juridice, ori asupra altor organisme naționale cărora le este atribuită putere legală, dacă există motive să se creadă că au fost comise neregularități.

Pentru a facilita efectuarea de către Comisie a acestor verificări și inspecții, operatorilor economici trebuie să le fie solicitat să permită accesul la premisele, terenul, mijloacele de transport sau alte domenii, folosite în scopuri profesionale.

Când este strict necesar pentru a se stabili unde și dacă neregulile există, Comisia poate efectua verificări și inspecții la alți operatori economici implicați, pentru a avea acces la informațiile pertinente deținute de aceștia referitoare la faptele care fac subiectul verificărilor pe teren și inspecțiilor.

Secțiunea 15

(1) Verificările pe teren și inspecțiile trebuie efectuate în baza responsabilității și autorității Comisiei de către oficiali sau alți angajați ai acesteia, împuterniciți corespunzător în baza regulamentelor relevante ale Comisiei și denumiți în continuare inspectorii Comisiei. Persoanele puse la dispoziția Comisiei de către țara beneficiară ca experți naționali secondanți pot asista la aceste verificări și inspecții.

Inspectorii Comisiei își vor exercita puterea pe baza unei autorizații care le atestă identitatea și poziția, împreună cu un document care să indice subiectul și scopul verificării pe teren și inspecției.

Conform legii comunitare aplicabile, este necesar ca ei să corespundă regulilor de procedură stabilite de legile țării beneficiare implicate.

(2) Sub rezerva înțelegerii cu țara beneficiară, Comisia poate cere asistența oficialilor din țările beneficiare ca observatori și poate apela la alte organisme care activează sub responsabilitatea sa să acorde asistență tehnică.

Comisia trebuie să se asigure că toți oficialii și organismele sus-menționate prezintă toate garanțiile cu privire la competența tehnică, independență și respectarea secretului profesional.

Secțiunea 16

(1) Inspectorii Comisiei trebuie să aibă acces, în aceleași condiții ca și inspectorii administrației naționale și în conformitate cu legislația națională, la toate informațiile și documentațiile despre operațiile implicate, care sunt necesare pentru desfășurarea corespunzătoare a inspecțiilor și verificărilor pe teren. Aceștia se pot folosi de toată baza materială de inspecție ca și inspectorii administrației naționale și în special pot copia documentele relevante.

Verificările pe teren și inspecțiile pot privi, în particular:

- registre și documente profesionale cum ar fi: facturi, liste de termene și condiții, scăpări de plată, declarații ale materialelor folosite și ale muncii efectuate, documente bancare păstrate de operatorii economici;

- date computerizate;

- sisteme și metode de producție, ambalare și expediere;

- verificări fizice privind natura și cantitatea bunurilor sau a operațiilor finalizate;

- prelevarea și verificarea de mostre;

- progresul lucrărilor și investițiilor pentru care s-a acordat finanțarea și utilizarea investițiilor finalizate;

- documente contabile și bugetare;

- implementarea tehnică și financiară a proiectelor subsidiare.

(2) Unde este cazul, este în sarcina țării beneficiare, la cererea Comisiei, să ia toate măsurile de precauție corespunzătoare, în conformitate cu legislația națională, în special pentru protejarea probelor.

Secțiunea 17

(1) Informațiile comunicate sau obținute în orice fel, conform prevederilor acestei anexe, sunt protejate de secretul profesional în același mod în care informațiile similare sunt protejate de către legislația națională a țării beneficiare care le primește și de către prevederile corespondente aplicabile instituțiilor comunitare.

Asemenea informații nu pot fi comunicate altor persoane în afara celor din instituțiile Comunității sau din țările beneficiare a căror funcție necesită cunoașterea lor și nici nu pot fi folosite de către instituțiile Comunității în alte scopuri decât cele de asigurare a unei protecții eficiente a intereselor financiare ale Comunității în toate țările beneficiare. Când o țară beneficiară intenționează să folosească în alte scopuri informațiile obținute de oficialii care participă sub autoritatea sa ca observatori la verificările pe teren și inspecții, trebuie să ceară aprobarea țării beneficiare de unde informația respectivă a fost obținută.

(2) Comisia trebuie să raporteze, în cel mai scurt timp posibil, autorităților competente ale țării pe teritoriul căreia au fost efectuate verificările pe teren și inspecțiile despre orice fapt sau suspiciune legată de o neregulă pe care a aflat-o în cursul verificării sau inspecției respective. În această situație, Comisiei i se cere să informeze autoritatea mai sus menționată despre rezultatele unor asemenea verificări și inspecții.

(3) Inspectorii Comisiei trebuie să se asigure că la întocmirea rapoartelor lor se ține seama de cerințele procedurale specificate în legislația națională a țării beneficiare implicate. Documentele materiale și probatoare specificate în secțiunea a 16-a trebuie anexate la rapoartele menționate. Rapoartele astfel întocmite pot fi folosite ca probe (admisibile) în procedurile administrative sau juridice ale țării beneficiare în care folosirea lor se dovedește necesară, în același mod și în aceleași condiții ca și rapoartele administrative întocmite de inspectorii administrației naționale. Acestea trebuie să fie subiectul acelorași reguli de evaluare ca acelea aplicabile rapoartelor administrative întocmite de inspectorii administrației naționale și vor avea aceeași valoare ca acestea. Când o inspecție este desfășurată în spirit de colaborare, inspectorii naționali care au luat parte la operație vor fi rugați să contrasemneze raportul întocmit de inspectorii Comisiei.

Secțiunea 18

Când operatorii economici la care se face referire în secțiunea a 14-a se opun unei verificări pe teren sau inspecții, țara beneficiară implicată, acționând în conformitate cu regulile naționale, trebuie să acorde inspectorilor Comisiei sprijinul necesar pentru a le permite acestora să își îndeplinească sarcinile de verificare pe teren sau inspecție.

Este de datoria țării beneficiare să ia toate măsurile necesare în conformitate cu legislația națională.