Legea nr. 206/1998

STATUTUL INSTITUTULUI INTERNAȚIONAL AL OMBUDSMANULUI

- Adoptat în noiembrie 1992 -

- Amendat în octombrie 1996 -

1. Denumirea

Denumirea asociației este "Institutul Internațional al Ombudsmanului" (I.I.O.).

2. Sediul

Sediul asociației se afla la Centrul de Drept al Universitatii din Alberta, 111-th Street și 88-th Avenue, Edmonton, Alberta. Asociația poate înființa și alte sucursale sau agenții în Canada ori în străinătate, în funcție de necesitați, prin hotărâre a Consiliului director.

3. Ștampila asociației

Ștampila asociației va avea forma stabilită de Consiliul director și va purta înscrise denumirea asociației, anul infiintarii sale, precum și cuvintele "Incorporated - Canada".

3A. Limbile oficiale

Limbile engleza, franceza și spaniola, precum și oricare alta limba pe care Consiliul director o considera necesară pentru promovarea scopurilor asociației și a intereselor membrilor acesteia vor fi limbile oficiale folosite în mod treptat de către I.I.O. pentru desfășurarea activităților sale, inclusiv a operațiunilor curente, ca și pentru publicații.

4. Scopurile

Scopurile asociației sunt:

a) promovarea conceptului de ombudsman și a instituției sale, precum și încurajarea dezvoltării acesteia în întreaga lume;

b) dezvoltarea și aplicarea de programe care să permită schimbul de informații și de experienta între ombudsmanii din întreaga lume;

c) dezvoltarea și aplicarea programelor educative pentru ombudsmani, pentru personalul acestora și pentru alte persoane interesate;

d) încurajarea și susținerea cercetării și a studiilor în domeniul instituției ombudsmanului;

e) colectarea, stocarea și difuzarea informațiilor și a datelor cercetărilor cu privire la instituția ombudsmanului;

f) acordarea de burse școlare, burse universitare, granturi și de alte forme de sprijin financiar pentru persoane din întreaga lume, în scopul incurajarii dezvoltării conceptului de ombudsman, ca și pentru încurajarea studiului și cercetării în domeniul instituției ombudsmanului;

g) planificarea, organizarea și supervizarea conferințelor internaționale ale ombudsmanului;

h) inițierea altor acțiuni considerate necesare pentru realizarea obiectivelor de mai sus.

5. Calitatea de membru

a) Asociația are cinci categorii de membri: membri cu drept de vot, membri asociați, membri de onoare pe viața, biblioteci-membre și membri individuali.

b) Membru cu drept de vot este instituția reprezentată de persoana care deține funcția de ombudsman, indiferent de titulatura pe care aceasta o poarta (comisar parlamentar sau orice alta denumire), numita sau aleasă în baza unui act al legislativului, inclusiv o agenție pentru drepturile omului sau un ombudsman cu unica specializare, al carei rol consta în:

(i) investigarea plangerilor adresate de orice persoană sau de un grup de persoane în legătură cu o decizie sau o recomandare, cu o acțiune sau o omisiune săvârșită în probleme de administrație de către un funcționar public, un angajat ori de către un membru sau o comisie aparținând unui organ aflat în competența sa;

(îi) investigarea plangerilor îndreptate împotriva departamentelor și a agentiilor guvernamentale sau cvasiguvernamentale;

(iii) sarcina ca, în urma investigatiilor efectuate, să facă recomandări către organele aflate în competența sa;

(iv) exercitarea unei funcții oficiale pe lângă legislativ sau în numele acestuia, actionand independent față de organele aflate în competența sa;

(v) prezentarea de rapoarte în fața legislativului, fie în mod direct, fie prin intermediul unui ministru, cu privire la rezultatele activităților sale sau cu privire la orice problema specifică rezultată din investigațiile efectuate,

fără a include însă și persoana sau instituția cu unica specializare care

(vi) are în competența sa atât agenții publice, cat și organisme private sau se afla în competența unui membru cu drept de vot, exceptând situația în care Consiliul director da aprobare în acest sens, potrivit art. 5 g).

b1) Drepturile și îndatoririle membrilor cu drept de vot:

(i) membrii cu drept de vot au dreptul de a participa la întreaga activitate a I.I.O. atât la nivel regional, cat și internațional;

(îi) în cazul în care un membru cu drept de vot se considera lezat în exercitarea drepturilor sale, el poate adresa o plângere Consiliului director, iar în cazul în care este nemulțumit de hotărârea luată el o poate ataca la prima întrunire ordinară a membrilor cu drept de vot;

(iii) în realizarea oricăror activități legate de îndeplinirea scopurilor I.I.O., membrii cu drept de vot vor respecta statutul I.I.O., caracterul profesionist și nepartizan al scopurilor I.I.O., indeplinindu-și activitatea fără cheltuieli nerezonabile și fără taxe administrative.

c) Membrii asociați sunt persoanele sau agențiile interesate ori implicate în activitățile de tip ombudsman, care nu pot beneficia de statutul de membru cu drept de vot (organizații sau agenții ca de exemplu: bibliotecile, universitățile, departamentele guvernamentale, precum și cei care pot fi excluși în temeiul art. 5 b) pct. (vi).

d) Membrii de onoare pe viața pot fi numiți de Consiliul director din rândul persoanelor care au adus servicii deosebite deontologiei sau funcției de ombudsman.

e) Bibliotecile pot deveni membre și sunt îndreptățite sa primească publicațiile I.I.O.

f) Membrii individuali

Persoanele fizice care nu pot beneficia de statutul de membru cu drept de vot sau cele care fac parte din aparatul unei instituții ombudsman și sunt interesate de activitățile ombudsman pot deveni membri și sunt îndreptățite sa primească publicațiile asociației. Instituția care gazduieste următoarea Conferința Internationala a Ombudsmanului are dreptul sa decidă în legătură cu invitarea de membri individuali la aceasta conferința. Instituția gazda va stabili taxele de participare la conferința.

g) Clasificarea membrilor

Comisia de afiliere numita de către Consiliul director va decide asupra cererilor de afiliere ca membru. În cazul existenței unei contestații în legătură cu categoria de membru la care este îndreptățit candidatul care face cererea de afiliere, Consiliul director se poate pronunța pentru soluționarea contestației. Candidatul are dreptul sa atace hotărârea în cadrul întrunirii membrilor la care face trimitere art. 7 a), respectiv art. 7 b), la care membrii au dreptul de a decide prin vot asupra modificării criteriilor pentru orice categorie de membru, situație în care se poate modifica și clasificarea candidaturii celui în cauza.

h) Membrii cu drept de vot, membrii asociați și membrii de onoare pe viața vor fi invitați la toate conferințele internaționale ale ombudsmanului sponsorizate de asociație. Taxele de participare vor fi stabilite de instituția gazda, împreună cu Consiliul director.

i) Retragerea calității de membru

Orice membru se poate retrage în orice moment, printr-o notificare scrisă adresată Consiliului director. Consiliul director îi poate retrage calitatea de membru persoanei care nu reușește să-și mențină statutul la standardele cerute.

6. Consiliul director

a) Patrimoniul și activitățile asociației sunt gestionate de către Consiliul director.

b) Consiliul director este format din:

(1) un membru numit de Universitatea din Alberta, de comun acord cu Facultatea de Drept a Universitatii din Alberta, Edmonton, Alberta;

(2) un membru de la instituția care va gazdui următoarea Conferința Internationala a Ombudsmanului;

(3) câte 3 sau 4 membri, aleși din fiecare regiune în baza următoarelor criterii:

- maximum 3 membri, când numărul membrilor cu drept de vot este mai mic de 30;

- maximum 4 membri, când numărul membrilor cu drept de vot este de 30 sau mai mare.

c) Regiunile recunoscute sunt următoarele:

- Africa;

- Asia;

- Australia și Pacificul;

- Caraibele și America Latina;

- Europa;

- America de Nord;

- orice alta regiune stabilită de Consiliul director.

d) (1) Mandatul de director nu va depăși 4 ani, cu excepția cazului realegerii sale în funcție, conform regulilor adoptate de regiunea respectiva;

(2) orice loc rămas vacant într-o regiune va fi completat de îndată de regiunea respectiva, conform regulilor adoptate de aceasta;

(3) persoanele nominalizate la art. 6 b) pct. (1)-(3) trebuie să înainteze acordul lor secretarului executiv;

(4) un director poate fi îndepărtat din funcție prin votul membrilor cu drept de vot din regiune.

e) Directorul al cărui mandat expira pe durata unei întruniri anuale sau speciale va rămâne în funcție până la încheierea acesteia.

f) Directorii care acționează în aceasta calitate pot exercita toate prerogativele asociației, cu excepția celor prevăzute a fi exercitate de către membrii cu drept de vot la întrunirile acestora, în conformitate cu legea canadiana a asociațiilor ("Canada Corporations Act") sau cu prezentul statut. Cu toate acestea, în calitatea lor de membri cu drept de vot, directorii pot exercita toate prerogativele asociației, conferite de legea canadiana a asociațiilor ("Canada Corporations Act") sau de prezentul statut, pentru a fi exercitate de către membrii cu drept de vot la întrunirile acestora.

g) Directorii au următoarele atribuții:

(1) sa autorizeze periodic cheltuielile efectuate în numele asociației și sa delege, prin rezoluție, unuia sau mai multor reprezentanți oficiali ai asociației, dreptul de a face angajari și de a plati salariile angajaților;

(2) să efectueze cheltuieli în scopul promovării obiectivelor asociației;

(3) sa încheie un contract de tip "trust" cu o societate fiduciara corespunzătoare, în scopul creării unui fond fiduciar pentru capital și dobânzi asupra căruia asociația să poată dispune în interes propriu;

(4) să solicite ratificarea din partea majorității membrilor cu drept de vot (la reuniunile periodice organizate o dată la 4 ani sau în intervalul dintre reuniuni, prin votul prin corespondenta, o dată pe an) în cazul propunerilor de modificare a cotizațiilor pentru membrii cu drept de vot sau pentru membrii asociați în anul financiar următor. Cu toate acestea, în intervalul dintre întrunirile membrilor cu drept de vot, Consiliul director poate fixa o cotizatie pentru o anumită categorie de membri, în condiții care să asigure o diferentiere între membrii plătitori;

(5) sa autorizeze afilierea ca membru a unui candidat care îndeplinește condițiile de afiliere chiar și în situația în care acesta nu-și poate plati cotizatia; acestuia i se poate acorda o scutire parțială sau totală de la plata cotizatiei, prin decizia Comitetului executiv, în conformitate cu art. 10 h).

h) Consiliul director va lua măsurile pe care le considera necesare pentru a oferi asociației posibilitatea de a primi donații și beneficii în vederea realizării obiectivelor sale.

i) Periodic, Consiliul director va putea:

(1) să obțină sume de bani pe creditul I.I.O., în cuantumul și în condițiile pe care le considera potrivite, prin obținerea de împrumuturi, avansuri, prin eliberarea de cecuri sau prin alte modalități;

(2) sa emita obligațiuni sau alte titluri ale I.I.O.;

(3) sa gajeze sau sa vândă asemenea obligațiuni sau titluri pentru sumele și la prețurile pe care le considera potrivite;

(4) sa instituie orice formă de gaj, ipoteca ori alte garanții asupra oricăror bunuri, mobile sau imobile, asupra oricăror drepturi, reale sau personale, ori obligații, prezente sau viitoare, în tot sau în parte, aflate în patrimoniul I.I.O., sa garanteze toate obligațiunile ori celelalte titluri ale I.I.O. sau orice sume contractate cu titlu de împrumut ori obligații, prezente sau viitoare, ale asociației;

(5) sa delege prerogativele de mai sus, în tot sau în parte, unuia sau mai multor reprezentanți oficiali ori unuia sau mai multor directori ai I.I.O. pe care Consiliul director îi va desemna în acest scop, în măsura și în modalitatea fixate de Consiliul director.

j) Directorii nu vor fi remunerați pentru serviciile lor, însă pot primi contravaloarea cheltuielilor de participare la întrunirile anuale sau la cele speciale ale Consiliului director, în baza rezoluției acestuia.

În cazul în care președintele, vicepreședintele sau oricare vicepreședinte regional nu își poate îndeplini funcțiile ca urmare a lipsei fondurilor necesare la bugetul instituției proprii, pentru acoperirea cheltuielilor de transport, cazare, diurna și a altor cheltuieli administrative în legătură cu exercitarea atribuțiilor de președinte, vicepreședinte sau vicepreședinte regional, Consiliul director poate să autorizeze acordarea unei indemnizații rezonabile pentru cuantumul de cheltuieli pe care Consiliul director îl considera necesar.

7. Întrunirile membrilor cu drept de vot și ale directorilor

a) Întrunirea periodică a membrilor cu drept de vot va fi organizată cu ocazia fiecărei Conferințe Internaționale a Ombudsmanului. În anii în care nu se țin aceste conferințe internaționale, membrii cu drept de vot vor da puteri de reprezentare Consiliului director, pe baza unei delegații scrise, care va fi depusa la secretarul executiv.

b) Întrunirile speciale ale membrilor cu drept de vot pot fi convocate ori de câte ori Consiliul director considera necesar, din proprie inițiativă sau la cererea formulată în scris de cel puțin o pătrime din numărul membrilor cu drept de vot.

c) Imediat după încheierea fiecărei întruniri a membrilor cu drept de vot, Consiliul director se va reuni pentru probleme organizatorice, alegerea reprezentanților oficiali și pentru a conveni alte măsuri.

d) Consiliul director se va reuni și anual, în intervalul dintre întrunirile periodice ale membrilor cu drept de vot, într-o localitate din Canada sau din străinătate, stabilită de acesta. Pentru întrunirile organizate în străinătate este necesar acordul scris al Consiliului director, care se depune la secretarul executiv.

e) Întrunirile speciale ale Consiliului director vor fi convocate de secretarul executiv, la cererea președintelui, a vicepreședintelui sau a cel puțin o pătrime din numărul directorilor, formulată în scris. Acestea vor avea loc la data, ora și în localitatea stabilite în cuprinsul convocării.

f) Fiecare membru cu drept de vot sau, după caz, fiecare director va primi o înștiințare scrisă cu privire la data și la locul viitoarei întruniri a membrilor cu drept de vot sau, după caz, a directorilor, cu cel puțin 30 de zile înainte de data acesteia, exceptând situația în care se întrunesc directorii, în conformitate cu paragraful c) de mai sus.

g) La fiecare întrunire a membrilor cu drept de vot sau, după caz, a Consiliului director, lucrările vor fi prezidate de președinte sau, în lipsa lui, de vicepreședinte ori, în lipsa acestora, de un președinte de ședința ales cu majoritatea voturilor exprimate de membrii prezenți sau, după caz, de Consiliul director. Secretariatul va fi asigurat de secretarul executiv sau, în lipsa lui, de o persoană desemnată de președintele de ședința.

h) La întrunirile membrilor cu drept de vot pot participa mai mulți ombudsmani din partea unei singure instituții, deși voturile sunt repartizate pe instituții; în acest caz însă, instituția respectiva va dispune de un singur vot.

8. Reprezentanții oficiali ai asociației

a) Reprezentanții oficiali ai asociației sunt președintele, vicepreședintele, secretarul executiv, trezorierul, precum și alți oficiali pe care Consiliul director îi va stabili periodic prin rezoluție. Reprezentanții oficiali vor fi persoane fizice, cu capacitate deplina de exercițiu.

b) Reprezentanții oficiali ai asociației, cu excepția secretarului executiv, vor fi aleși la reuniunea anuală a Consiliului director. Mandatul reprezentantului oficial începe o dată cu încheierea întrunirii în cadrul căreia a fost ales și încetează la terminarea întrunirii în cadrul căreia a fost desemnat succesorul sau.

c) Consiliul director poate destitui orice reprezentant oficial, funcționar, angajat sau împuternicit ales sau numit de acesta, oricând considera ca acest lucru este în interesul asociației, fără ca prin măsura demiterii să se încalce însă eventualele drepturi prevăzute prin contract în favoarea persoanei destituite.

d) Consiliul director are dreptul de a completa orice loc vacant, pentru orice funcție, indiferent de motivele care au condus la aceasta situație.

e) Consiliul director va numi un secretar executiv, ale cărui îndatoriri sunt stabilite de Consiliul director prin rezoluție.

Condițiile de angajare în postul de secretar executiv sunt aprobate de Consiliul director, la recomandarea președintelui. Angajarea se face pe bază de contract.

Secretarul executiv poate fi degrevat de îndatoririle sale de către Consiliul director pentru nerespectarea clauzelor din contractul de angajare.

De asemenea, Consiliul director poate numi funcționari și împuterniciți, prin rezoluție, la recomandarea secretarului executiv.

f) Remunerația cuvenită reprezentanților oficiali, funcționarilor și imputernicitilor va fi fixată de Consiliul director, prin rezoluție. Nici un reprezentant oficial nu va fi exclus de la plata acestei compensații, pe motive de cumul cu funcția de director al asociației.

g) Durata mandatului reprezentanților oficial ai asociației, cu excepția secretarului executiv, este de un an, până la data alegerii sau numirii în funcție a succesorilor acestora. Ei pot fi realeși în funcție sau li se poate prelungi mandatul cu câte un an.

h) Reprezentanții oficiali pot demisiona în orice moment, în baza unei instiintari adresate în scris Consiliului director, președintelui sau secretarului executiv al asociației. Demisia va produce efecte de la data primirii înștiințării sau de la orice data ulterioară precizată în cuprinsul acesteia. Acceptarea demisiei nu este necesară pentru ca ea să-și producă efectele, exceptând situația în care exista o prevedere expresă în acest sens.

i) Nici un reprezentant oficial, funcționar sau împuternicit al asociației nu va avea dreptul sau autoritatea de a imprumuta bani în numele și pe seama acesteia, de a face operațiuni care să angajeze asociația, de a institui orice formă de gaj sau de ipoteca asupra bunurilor sale mobile sau imobile, exceptând cazul în care Consiliul director i-a delegat secretarului executiv aceste competente, în termenii și în limitele precizate prin împuternicirea generală sau specială.

j) Consiliul director poate propune președintelui care și-a încheiat mandatul sa rămână consultant pentru o perioadă de cel mult un an.

9. Îndatoririle reprezentanților oficiali

a) Președintele, atunci când este prezent, prezidează toate întrunirile membrilor cu drept de vot, ale Consiliului director și ale Comitetului executiv. El este însărcinat cu supravegherea generală a activităților și a operațiunilor I.I.O.

b) Vicepreședintele îndeplinește obligațiile și exercită atribuțiile președintelui în absenta sau ca urmare a indisponibilitatii acestuia, precum și orice alte îndatoriri stabilite periodic de către Consiliul director.

c) Trezorierul are în custodie fondurile și valorile asociației și tine evidenta completa și exactă a veniturilor și a cheltuielilor în registrele asociației, efectuează toate depunerile în numerar și în alte efecte, în numele și pe seama asociației, în conturile depozitarilor desemnați periodic de către Consiliul director. El va efectua plati din fondurile asociației, pe bază de facturi, la ordinul Consiliului director, și va întocmi o dare de seama asupra tuturor operațiunilor efectuate în calitate de trezorier, precum și asupra situației financiare a asociației, pe care o va prezenta președintelui și directorilor cu ocazia întrunirilor periodice ale Consiliului director sau la solicitarea acestora. De asemenea, îndeplinește orice alte obligații stabilite periodic de către Consiliul director. Ca garanție pentru executarea întocmai a îndatoririlor ce îi revin în exercitarea funcției sale și ca posibilitate de despăgubire a asociației în caz de deces, demisie, retragere sau demitere din funcție, pentru toate publicațiile, documentele, facturile, banii sau orice alte bunuri din patrimoniul asociației, aflate în deținerea și sub controlul sau, el va depune o sumă în numerar, precum și unul sau mai multe titluri, a căror valoare să poată fi acceptată de Consiliul director ca fiind satisfăcătoare.

d) Secretarul executiv:

(1) conduce Secretariatul I.I.O.;

(2) propune Comitetului executiv proiectele speciale ale I.I.O. pentru a fi aprobate de Consiliul director;

(3) răspunde de publicațiile I.I.O.;

(4) tine la zi lista cuprinzând sursele de finanțare pe proiecte;

(5) răspunde la recrutarea noilor membri;

(6) aplica Statutul I.I.O. în conformitate cu legislația locală. La recomandarea Consiliului director, el supune Comitetului executiv toate propunerile de amendare a statutului, pentru a fi aprobate de adunarea generală;

(7) recomanda și asigura sprijinul administrativ necesar pentru orice ombudsman în legătură cu pregătirea și desfășurarea conferințelor, atelierelor de lucru și a altor activități, ca și pe probleme de consultanța în legătură cu activitățile I.I.O.;

(8) identifica resursele corespunzătoare pentru proiecte specifice, negociaza și încheie acorduri pentru finanțarea proiectelor;

(9) asigura comunicarea între I.I.O. și membrii săi, precum și cu organizațiile naționale și internaționale;

(10) dezvolta și menține relațiile cu persoanele și cu organizațiile care militează pentru promovarea sau apărarea drepturilor omului;

(11) ia măsurile necesare pentru asigurarea prezentei I.I.O. pe plan internațional și militează, îndeosebi, pentru promovarea conceptului de ombudsman, în colaborare cu organizațiile implicate în apărarea și promovarea drepturilor omului;

(12) se îngrijește de înregistrarea votului exprimat de membrii cu drept de vot și de directori, a procesului-verbal încheiat la întrunirile membrilor cu drept de vot, ale Consiliului director și ale Comitetului executiv, într-unul sau mai multe registre ținute în acest scop; se îngrijește de trimiterea tuturor instiintarilor în legătură cu întrunirile Consiliului director, ale Comitetului executiv și ale membrilor cu drept de vot, de ținerea tuturor registrelor asociației în conformitate cu dispozițiile legale; păstrează ștampila asociației și se îngrijește de aplicarea ei pe toate actele încheiate în numele asociației;

(13) supune Consiliului director și Comitetului executiv un raport anual asupra activității I.I.O., care cuprinde și raportul cu privire la activitatea secretarului executiv. La fiecare 4 ani, cu ocazia Conferintei Internaționale a Ombudsmanului, prezintă un raport adunării generale;

(14) îndeplinește toate obligațiile specifice funcției de secretar executiv, precum și alte îndatoriri stabilite periodic în sarcina sa de către Consiliul director sau de președinte;

(15) face parte, în calitate oficială, din:

- Consiliul director;

- Comisia de afiliere;

- Comisia pentru proiecte speciale;

(16) este membru de jure în Consiliul director, în Comitetul executiv și în adunarea generală, însă fără drept de vot.

e) Toți ceilalți reprezentanți oficiali aleși de Consiliul director sunt investiti cu autoritate și îndeplinesc obligațiile stabilite periodic de către Consiliul director.

f) Dacă președintele și vicepreședintele se afla în imposibilitatea de a-și exercită prerogativele, Consiliul director va numi, prin rezoluție, un membru al său pentru a îndeplini obligațiile președintelui pe o perioadă determinata.

9A. Reprezentanții regionali, regiunile și I.I.O.

a) Regiunile constitutive ale I.I.O. sunt delimitate în vederea realizării următoarelor scopuri:

(i) promovarea participării regionale la activitățile I.I.O.;

(îi) descentralizarea activităților I.I.O.

b) O regiune constitutivă include toți membrii acelei regiuni, în conformitate cu art. 10 g).

c) O dată creata, fiecare regiune constitutivă își va organiza propriile operațiuni, într-un termen rezonabil. Membrii cu drept de vot din regiune își vor alege un reprezentant, numit "vicepreședinte regional", din rândul directorilor regionali.

d) Dacă un vicepreședinte regional este ales de către Consiliul director în funcția de președinte, de vicepreședinte sau de trezorier, el va trebui sa demisioneze din funcția de vicepreședinte regional, iar membrii cu drept de vot din regiune își pot alege un nou vicepreședinte regional.

e) Unul dintre vicepreședinții regionali va fi adjunctul președintelui I.I.O. pentru regiunea respectiva și va avea următoarele obligații, la nivel regional:

(i) sa reprezinte I.I.O. și să-i promoveze obiectivele;

(îi) sa coordoneze activitățile I.I.O.;

(iii) sa coordoneze operațiunile de obținere de fonduri, de finanțare și de identificare de resurse;

(iv) sa îndeplinească îndatoririle președintelui în limitele competentelor delegate de către președinte, cu aprobarea Consiliului director.

f) Fiecare vicepreședinte regional va stabili, într-un termen rezonabil și în colaborare cu membrii Consiliului director din regiunea respectiva și cu membrii cu drept de vot din regiune, procedura prin care membrii regionali ai Consiliului director să fie aleși în mod democratic. Dacă procedura nu poate fi convenită în interiorul regiunii, Comitetul executiv va servi ca mediator și va facilita realizarea unei înțelegeri cu privire la procedura.

g) Comitetul executiv al asociației va asigura sprijin operational regiunilor constitutive și membrilor regionali care solicită acest lucru, în vederea optimizarii resurselor, urmărind activitățile regiunii constitutive.

10. Comitetul executiv

a) Comitetul executiv al Consiliului director este format din președinte, vicepreședinte, secretar executiv, trezorier. Membrii Comitetului executiv vor decide asupra activităților asociației care necesita o rezolvare în intervalul dintre întrunirile Consiliului director al asociației.

b) Comitetul executiv al Consiliului director va avea deplina autoritate de a exercita toate atribuțiile Consiliului director în perioada când acesta nu se afla în sesiune, cu excepția următoarelor prerogative: (1) amendarea, adoptarea sau abrogarea statutului asociației; (2) completarea unui loc vacant în cazul membrilor cu drept de vot; (3) amendarea sau abrogarea oricărei rezoluții a Consiliului director; (4) amendarea sau abrogarea oricărei restrictii impuse periodic Comitetului executiv, prin rezoluția Consiliului director; (5) cele prevăzute la art. 6 g) pct. (1) și (2) și art. 6 (i) pct. (1)-(5) inclusiv, exceptând cazul în care suma în cauza nu depășește 5.000 dolari S.U.A. Toate activitățile Comitetului executiv vor fi raportate Consiliului director la următoarea întrunire a acestuia.

c) Locurile rămase vacante în Comitetul executiv vor fi completate de către Consiliul director.

d) Comitetul executiv se întrunește la intervalele stabilite sau la cererea președintelui, vicepreședintelui sau a secretarului executiv, comunicată tuturor membrilor săi prin înștiințare scrisă. Aceste întruniri pot avea loc în Canada sau în străinătate. Pentru întrunirile organizate în afară Canadei, este necesar acordul scris al Comitetului executiv, depus la secretarul executiv.

e) Comitetul executiv își fixează propriile reguli și proceduri; majoritatea constituie cvorum. Pentru orice măsură decisa de Comitetul executiv este necesar votul afirmativ al majorității membrilor săi.

f) Orice membru al Comitetului executiv poate fi înlocuit sau destituit de către Consiliul director, în orice moment, iar la data încetării funcției de director încetează automat și calitatea de membru al Comitetului executiv.

g) Ca urmare a cererii primite din partea unei instituții ombudsman, Comitetul executiv poate redistribui acea instituție către o alta regiune, din considerente de natura politica, culturală, lingvistica sau geografică, sub rezerva acceptării de către regiunea primitoare.

Instituția ombudsman în cauza va transmite o copie de pe cererea sa regiunii constitutive din care face parte, iar Comitetul executiv va solicita opinia acestei regiuni înainte de luarea unei decizii.

h) În cazul în care Comitetul executiv obține dovezi satisfăcătoare în legătură cu existenta unor dificultăți financiare insurmontabile, care împiedica o instituție ombudsman, fie ca este vorba de una nou-creata sau deja existenta, să-și achite cotizatia anuală, în tot sau în parte, el poate acorda instituției respective o scutire de plată, provizorie, totală sau parțială, pe o durată de un an, aceasta scutire putând fi prelungită de către Comitetul executiv la prezentarea unor noi dovezi cu privire la existenta în continuare a acestor dificultăți financiare.

11. Înștiințările

a) În cazurile în care este necesară trimiterea de instiintari, acestea vor fi redactate și expediate prin posta, telegrama, telex sau fax fiecărei persoane îndreptățite sa primească asemenea înștiințare, la ultima adresa înregistrată în evidentele asociației. În înștiințarea cu privire la organizarea unei întruniri trebuie să se menționeze locul, data și ora acesteia, precum și, în cazul unei întruniri cu caracter special, natura problemelor ce vor fi dezbătute.

b) Ori de câte ori este prevăzută comunicarea de instiintari în condițiile legii canadiene a asociațiilor ("Canada Corporations Act") sau ale prezentului statut, persoana sau persoanele îndreptățite sa primească asemenea instiintari pot renunța în scris, sub semnatura proprie, la dreptul de a fi înștiințate, indiferent dacă aceasta renunțare este facuta înainte sau după data menționată în scris, exceptând situațiile în care legea dispune altfel.

c) Participarea unei persoane la o întrunire constituie renunțarea la dreptul de a fi instiintata cu privire la organizarea acelei întruniri, cu excepția cazului în care aceasta participa în scopul declarat de a face obiecții în legătură cu adoptarea vreunei măsuri, ca urmare a faptului ca întrunirea nu a fost convocată sau organizată statutar.

d) Orice măsură care poate fi luată cu ocazia unei întruniri a membrilor cu drept de vot ori, după caz, a Consiliului director, a membrilor Comitetului executiv sau a oricărei comisii poate fi decisa și fără organizarea unei asemenea întruniri, în cazul prezentării unui acord scris cu privire la conținutul unei astfel de măsuri, care să fie semnat de toți membrii cu drept de vot ori, după caz, de directorii sau de membrii Comitetului executiv ori ai altor comisii, și depus la secretarul executiv al asociației. Înștiințările vor fi trimise cu cel puțin 14 zile înainte de data întrunirii. Reuniunile de urgenta pot fi organizate în funcție de necesitați, cu condiția să fie anunțate în scris cu 48 de ore înainte.

12. Garanții

Consiliul director poate cere unora sau tuturor reprezentanților oficiali să depună o garanție pentru suma pe care o va considera necesară.

13. Cvorum și majoritate pentru decizii

a) Cvorumul necesar pentru organizarea oricărei întruniri a membrilor cu drept de vot sau, după caz, a Consiliului director va fi majoritatea membrilor cu drept de vot sau, după caz, a Consiliului director.

b) Pentru a trece orice moțiune în cadrul oricărei întruniri a membrilor cu drept de vot sau, după caz, a Consiliului director este necesară majoritatea membrilor cu drept de vot prezenți sau, după caz, a Consiliului director, cu excepția cazurilor în care legea canadiana a asociațiilor ("Canada Corporations Act") sau prezentul statut dispune altfel.

14. Alte comisii

Ori de câte ori considera necesar sau în mod periodic, Consiliul director poate înființa comisii permanente și/sau speciale formate din una sau mai multe persoane, dintre care cel puțin una să fie membru al Consiliului director, numita de președinte, care să îndeplinească sarcinile, să efectueze investigațiile și sa întocmească rapoartele stabilite de Consiliul director prin rezoluție. Aceste comisii își vor stabili modul propriu de organizare, precum și data, ora și locul întrunirilor, dacă prin rezoluție nu s-a prevăzut altfel. În caz de absenta sau de descalificare a unui membru al comisiei, membrul sau membrii comisiei prezenți la întrunire vor putea numi, în unanimitate, o altă persoană în locul celui absent sau descalificat, care să ia parte la întrunire, indiferent dacă este sau nu este întrunit cvorumul necesar.

Președintele poate înființa o comisie care să îl asiste pe secretarul executiv la stabilirea surselor de finanțare.

15. Întrunirile prin telefon

Unul sau mai mulți membri cu drept de vot sau, după ca, membri ai Consiliului director, ai Comitetului executiv sau ai oricărei comisii pot participa la întrunirile membrilor cu drept de vot sau, după caz, ale Consiliului director, Comitetului executiv sau ale oricărei comisii prin intermediul instalațiilor de teleconferinta sau al echipamentelor similare, prin care toți participanții se pot auzi unii pe alții.

16. Înscrisurile și documentele

a) Toate cecurile și ordinele de plată vor fi semnate în numele asociației și vor fi contrasemnate de reprezentanții oficiali sau de împuterniciții asociației, pe care Consiliul director îi desemnează periodic în acest scop.

b) Toate contractele, actele și înscrisurile vor fi semnate în numele asociației și vor fi contrasemnate de reprezentanții oficiali sau de împuterniciții desemnați periodic în acest scop de către Consiliul director.

c) Toate contractele, actele și înscrisurile pe care trebuie aplicată ștampila asociației vor fi stampilate de reprezentanții oficiali sau de împuterniciții desemnați periodic în acest scop de către Consiliul director.

17. Dizolvare

Asociația se poate dizolva în conformitate cu legislația canadiana în vigoare la data dizolvării. Directorii nu vor avea dreptul de a participa la repartizarea bunurilor asociației, iar acestea vor fi distribuite potrivit scopurilor și obiectivelor precizate la art. 4.

18. Contabilitatea asociației

a) Asociația va tine registre contabile care să reflecte:

- veniturile și cheltuielile asociației, detaliate;

- bunurile aflate în patrimoniul asociației;

- obligațiile financiare ale asociației;

- detalii ale plății cotizațiilor de către membri.

b) Conturile asociației vor fi verificate anual de către un cenzor din afară asociației, desemnat în conformitate cu art. 19.

c) Anul financiar începe la 1 ianuarie și se încheie la 31 decembrie.

d) Situația contabila pe venituri și cheltuieli și bilanțul contabil vor fi întocmite până la sfârșitul fiecărui an financiar, iar o copie de pe aceste documente li se va transmite membrilor cu drept de vot ai asociației, care și-au achitat cotizatia. Situația contabila pe venituri și cheltuieli și bilanțul contabil trebuie efectuate în conformitate cu normele contabile relevante și vor fi însoțite de o declarație a cenzorului, prin care se atesta ca acestea reflecta situația financiară exactă a asociației, ca bunurile din patrimoniu au fost verificate, iar valorile sunt corect înregistrate.

19. Cenzorii

a) La fiecare întrunire ordinară a membrilor cu drept de vot, aceștia vor numi un cenzor care să verifice contabilitatea asociației. Cenzorul poate funcționa până la următoarea întrunire ordinară a membrilor cu drept de vot și poate fi reales. Ori de câte ori funcția de cenzor rămâne vacanta, Consiliul director va numi o altă persoană. Remunerația cuvenită cenzorului va fi stabilită de către Consiliul director.

b) Consiliul director va prezenta membrilor cu drept de vot date cu privire la profilul moral și profesional al persoanei care urmează a fi numita în funcția de cenzor.

20. Despăgubiri pentru directori, reprezentanții oficiali, funcționari sau împuterniciți

Orice persoană care a fost sau este parte sau orice persoană care poate deveni parte în cadrul unei proceduri sau acțiuni de natura civilă, penală, administrativă ori disciplinară, fie aceasta iminenta, aflată în curs sau finalizată, în virtutea faptului ca deține sau a deținut calitatea de director, reprezentant oficial, funcționar sau membru cu drept de vot al asociației ori ca îndeplinește sau a îndeplinit, la cererea asociației, funcția de director, reprezentant oficial, funcționar sau membru cu drept de vot în cadrul unei alte asociații, va putea fi despagubita integral de asociație, în conformitate cu legislația canadiana în vigoare la data acordării acestor despăgubiri. Acest drept de despăgubire va putea fi transferat în beneficiul moștenitorilor, al executorilor testamentari și al administratorilor acestei persoane, fără a exclude celelalte despăgubiri la care persoana este indreptatita în calitate de director, reprezentant oficial, funcționar sau membru cu drept de vot al asociației sau în orice alta calitate în baza legii, statutului, convenției sau a votului exprimat de membrii cu drept de vot și de directorii asociației, ori în alt mod, și va fi extins asupra persoanei în cauza și după încetarea calității de director, reprezentant oficial, funcționar sau membru cu drept de vot al asociației.

21. Directori onorifici

Consiliul director poate alege unul sau 2 directori onorifici, care vor avea drepturile stabilite prin rezoluție de către acesta, exceptând dreptul de vot la întrunirile acestuia. Mandatul de director onorific începe la încheierea întrunirii la care acesta a fost ales și va inceta la încheierea următoarei întruniri anuale a Consiliului director. Directorii onorifici pot fi realeși pentru unul sau mai multe mandate suplimentare de câte un an.

22. Amendamente

Statutul asociației va fi adoptat și poate fi amendat sau abrogat cu majoritatea voturilor exprimate de membrii cu drept de vot prezenți la o întrunire convocată cu respectarea procedurii, după comunicarea instiintarilor, în acest sens, către membrii cu drept de vot. În cazul în care Consiliul director considera ca problema în cauza prezintă caracter de urgenta, decizia cu privire la un amendament poate fi luată de majoritatea membrilor cu drept de vot și comunicată prin posta, telefon sau fax, după înștiințarea, în acest sens, a membrilor cu drept de vot. Asemenea amendamente trebuie prezentate spre confirmare la următoarea întrunire a membrilor cu drept de vot. Orice adoptare, abrogare sau amendare a statutului nu va intra însă în vigoare înainte de obținerea unei aprobări a procesului-verbal din partea Ministerului Consumatorilor și Afacerilor Corporative, în conformitate cu legea canadiana a asociațiilor ("Canada Corporations Act"). Amendamentele pe care Consiliul director le considera ca având caracter administrativ pot fi aprobate prin hotărârea acestuia.

STATUTUL ASOCIAȚIEI "INSTITUTUL EUROPEAN AL OMBUDSMANULUI" (I.E.O.)