Instrucțiunile din 25 februarie 2012

Funcțiile de gestionar și cuantumul garanțiilor în Ministerul Apărării Naționale sunt prevăzute în lista din anexa nr. 1.

Comandanții/Șefii unităților militare de la toate eșaloanele stabilesc, prin ordinul de zi pe unitate, toate funcțiile din statul de organizare care se încadrează în prevederile anexei nr. 1.

Funcțiile încadrate de persoane care primesc, păstrează și eliberează bunuri, fără a avea calitatea de gestionari, și care constituie garanții, precum și cuantumul acestora sunt prevăzute în lista din anexa nr. 2.

Comandanții/Șefii unităților militare de la toate eșaloanele stabilesc, prin ordinul de zi pe unitate, toate funcțiile din statul de organizare care se încadrează în prevederile anexei nr. 2.

Se exceptează de la prevederile alin. (1) funcțiile încadrate de persoane care primesc bunuri spre a le folosi în îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.

Nu poate fi gestionar cel condamnat pentru săvârșirea vreuneia dintre infracțiunile prevăzute în anexa la

Legea nr. 22/1969

privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanții și răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor agenților economici, autorităților sau instituțiilor publice, cu modificările ulterioare, chiar dacă a fost grațiat.

Nu poate fi angajat sau numit în funcția de gestionar cel aflat în curs de urmărire penală sau de judecată pentru săvârșirea vreuneia dintre infracțiunile prevăzute în anexa la

Legea nr. 22/1969 , cu modificările ulterioare.

Dacă în cursul urmăririi penale, al judecății sau după condamnare a intervenit amnistia, cel care a săvârșit vreuna dintre infracțiunile prevăzute în anexa la

Legea nr. 22/1969 , cu modificările ulterioare, nu poate fi gestionar timp de 2 ani de la data intervenirii amnistiei. Cel căruia i s-a suspendat condiționat executarea pedepsei nu poate fi gestionar în cursul termenului de încercare și 2 ani de la expirarea acestui termen.

Prin săvârșirea infracțiunii se înțelege comiterea oricăreia dintre faptele prevăzute în anexa la

Legea nr. 22/1969 , cu modificările ulterioare, pe care legea le pedepsește ca infracțiune consumată sau ca tentativă, precum și participarea la comiterea acestora ca autor, instigator ori complice.

Nu pot fi numite/încadrate în funcții de gestionar sau nu pot îndeplini temporar, prin delegare de competență ori împuternicire, funcții de gestionar persoanele care au atribuții privind:

a) conducerea contabilității cantitativ-valorice pentru conținutul gestiunii respective;

b) controlul gestiunilor respective;

c) acordarea vizei de control financiar preventiv propriu;

d) certificarea regularității documentelor justificative privind operațiuni economico-financiare.

Nu pot efectua operații de primire, păstrare și eliberare de bunuri:

a) comandanții/șefii unităților militare;

b) personalul cu atribuții de audit;

c) personalul din domeniul prevenirii și investigării corupției și fraudelor;

d) contabilii.

Personalul militar și personalul civil contractual numit/încadrat în funcții de gestionar au obligația de a constitui o garanție în numerar.

De asemenea, au obligația de a constitui garanție în numerar și persoanele care ocupă funcțiile prevăzute în anexa nr. 2.

Nu sunt obligate să constituie garanție în numerar persoanele:

a) care gestionează temporar bunuri materiale, mijloace bănești sau alte valori până la încadrarea unui gestionar, dar nu mai mult de 60 de zile;

b) care primesc bunuri materiale pentru a le folosi în îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.

Constituirea garanției în numerar se face, în mod obligatoriu, prin contract încheiat în scris, prin grija structurii de personal, după numirea/încadrarea în funcția de gestionar a militarului sau personalului civil contractual, conform modelului prevăzut în anexa nr. 3.

Contractul prevăzut la alin. (1) se înregistrează la compartimentul documente clasificate și se păstrează la structura financiar-contabilă.

Cuantumul garanției în numerar pentru fiecare funcție de gestionar și pentru alte persoane care mânuiesc bunuri este stabilit în listele din anexele nr. 1 și 2.

Pentru stabilirea cuantumului garanției în numerar se utilizează ca bază de calcul solda netă a funcției de bază/salariul de bază net, prevăzută/prevăzut de legislația în vigoare.

Reducerea garanției stabilite sau scutirea de garanție, în cazuri justificate, se aprobă de comandanții/șefii eșalonului superior de resortul căruia sunt gestiunile respective.

Garanția în numerar, în cuantumul stabilit, se constituie prin rețineri lunare de 1/10 din baza de calcul.

Sumele reținute pentru constituirea garanției se depun de unitatea militară la o bancă nominalizată de gestionar și agreată de unitatea militară.

Modalitățile privind depunerea, retragerea sumelor, schimbul de informații, precum și formularistica necesară operațiunilor specifice se stabilesc cu entitatea bancară, avându-se în vedere restricțiile și termenele impuse de cadrul legislativ în vigoare.

Indiferent de unitatea bancară aleasă, condițiile de depunere a sumelor reprezentând garanțiile gestionarilor trebuie să permită, în orice moment, obținerea unei diferențe pozitive între dobândă ori alte sume acordate pentru sumele depuse și comisioane sau orice alte rețineri ori deduceri din sumele depuse.

Diferențele pozitive se utilizează pentru constituirea garanției în numerar și aparțin persoanei care a constituit garanția.

În situația în care gestionarul a produs o pagubă în gestiune ce nu poate fi acoperită integral în termen de o lună de la data emiterii titlului executoriu definitiv, prin rețineri din veniturile pe care le realizează gestionarul respectiv, unitatea militară trebuie să ia măsuri de folosire a garanției în numerar constituite pentru acoperirea pagubei.

Dacă garanția a fost folosită parțial sau în întregime de către unitatea militară pentru a se despăgubi, după acoperirea totală a pagubei, se iau măsuri de reconstituire a garanției în numerar, începând cu luna următoare, prin rețineri în cote de 1/3 din baza de calcul stabilită potrivit art. 11 alin. (2).

Șeful compartimentului financiar-contabil al unității militare este obligat să calculeze și să verifice cuantumul garanției pentru fiecare funcție pentru care se constituie garanție.

Activitățile prevăzute la alin. (1) se efectuează în următoarele situații:

a) la luarea în primire a funcției de către șeful compartimentului financiar-contabil;

b) la primirea ordinului de numire în funcția pentru care se constituie garanție;

c) la începutul fiecărui exercițiu financiar;

d) la reorganizarea gestiunilor;

e) odată cu modificări ale soldei, respectiv salariului.

Predarea-primirea gestiunii se desfășoară în următoarele situații:

a) la eliberarea/numirea din/în funcție, suspendarea din funcție sau trecerea în rezervă ori direct în retragere a personalului militar, precum și la încetarea contractului individual de muncă al personalului civil contractual;

b) atunci când gestionarul nu mai întrunește cerințele legale prevăzute pentru a deține calitatea de gestionar.

Activitatea de predare-primire a gestiunii se organizează astfel încât să nu perturbe desfășurarea normală a activității unității militare.

Activitatea de predare-primire a gestiunii se desfășoară numai după înscrierea acesteia în ordinul de zi pe unitate, în cuprinsul căruia se precizează, în mod obligatoriu, următoarele:

a) gestiunea care se predă;

b) numele, prenumele, gradul și funcția predătorului și primitorului;

c) data și locul începerii activității de predare-primire;

d) perioada activității de predare-primire;

e) ordinul de eliberare/numire din/în funcție, de suspendare din funcție, trecere în rezervă/retragere sau actul administrativ de încetare a contractului individual de muncă;

f) componența comisiei de inventariere a gestiunii, din care trebuie să facă parte și primitorul gestiunii sau persoana nominalizată de comandantul/șeful unității militare pentru a lua în primire gestiunea respectivă;

g) persoana din unitatea militară care supraveghează și/sau îndrumă activitatea, după caz;

h) persoanele și mijloacele care se pun la dispoziție pentru facilitarea activității de predare-primire.

Comandanții/Șefii unităților militare au obligația să dispună măsurile adecvate desfășurării în condiții optime a activității de predare-primire a gestiunilor, în conformitate cu prevederile actelor normative în vigoare.

Pe timpul desfășurării activităților de predare-primire se evită mișcările de bunuri aflate în evidența contabilă a gestiunii respective, iar în situații deosebite, când acestea nu se pot amâna, se limitează la strictul necesar.

În situații deosebite, când, din motive obiective, gestionarul nu poate desfășura personal predarea gestiunii, acesta are dreptul să propună, prin raport personal, comandantului/șefului unității militare o altă persoană din aceeași unitate militară care consimte să îl reprezinte, denumită în continuare reprezentant.

Raportul personal al gestionarului, cu avizul favorabil al comandantului/șefului unității militare, se înregistrează la compartimentul documente clasificate al unității militare.

În cazul în care comandantul/șeful unității militare, din motive întemeiate, nu este de acord cu persoana desemnată ca reprezentant, gestionarul desemnează o altă persoană.

În ordinul de zi pe unitate se consemnează faptul că activitatea de predare a gestiunii respective nu se execută de către gestionarul titular, ci de către reprezentantul desemnat.

Reprezentantului i se aduc în scris la cunoștință data, ora, locul unde urmează să se desfășoare activitatea de predare-primire și termenul-limită pentru finalizarea acesteia.

În situații excepționale care impun predarea gestiunii, cum ar fi cazuri de boală, deces, detașări, treceri în rezervă, fără să fie numit un alt gestionar, comandantul/șeful unității militare numește, prin ordin de zi pe unitate, o persoană, militar sau personal civil contractual, căreia i se predă gestiunea.

Perioada de gestionare a bunurilor de către o persoană care înlocuiește temporar un gestionar nu poate depăși 60 de zile, timp în care comandantul/șeful unității militare ia măsuri pentru numirea/încadrarea unui gestionar.

La predarea-primirea gestiunii participă, ca delegat, un reprezentant al structurii care are în responsabilitate bunurile, numit de comandantul/șeful unității militare.

La predarea-primirea gestiunii de subunitate participă comandantul/șeful subunității, iar la subunitățile izolate participă șeful nemijlocit al gestionarului.

La orice predare-primire a gestiunii sau reorganizare de gestiune se execută obligatoriu operațiunea de inventariere a gestiunii respective.

Activitatea de predare-primire a gestiunii se desfășoară în două etape distincte:

a) etapa de pregătire;

b) etapa de predare-primire propriu-zisă.

În etapa de pregătire, predătorului îi revin următoarele sarcini:

a) definitivarea mișcărilor de bunuri în curs de execuție și perfectarea documentelor justificative;

b) înregistrarea la zi în contabilitate și în evidența operativă a tuturor documentelor justificative ale intrărilor de bunuri și stabilirea soldului scriptic la fiecare cont;

c) confruntarea datelor din contabilitate cu cele din evidența operativă și clarificarea eventualelor neconcordanțe;

d) sortarea și așezarea grupată a bunurilor materiale din depozite și magazii după denumiri, sorturi, dimensiuni și etichetarea lor, precizându-se unitatea de măsură, codul și starea calitativă cu privire la acele bunuri.

În etapa de pregătire, primitorul are obligația să studieze actele normative ce reglementează activitatea de gestionare a bunurilor, pentru a cunoaște sarcinile și responsabilitățile ce îi revin în noua funcție.

Etapa de predare-primire propriu-zisă constă în:

a) inventarierea gestiunii și întocmirea tuturor documentelor referitoare la executarea inventarierilor;

b) prezentarea și explicarea tuturor particularităților privind gestiunea;

c) întocmirea și semnarea procesului-verbal de predare-primire.

Operațiunea de predare-primire se consideră încheiată după semnarea procesului-verbal de predare-primire de către persoana care a luat în primire gestiunea respectivă.

Din momentul încheierii operațiunii de predare-primire primitorul dobândește calitatea de gestionar, precum și toate drepturile și obligațiile ce decurg din această calitate.

Pe întreaga durată a activității de predare-primire a gestiunii, magaziile se sigilează atât cu sigiliul predătorului, cât și cu cel al primitorului.

Dacă pe timpul operației de predare-primire se impun mișcări de bunuri, acestea se efectuează de persoana care predă, cu acordul scris al persoanei ce urmează să ia în primire gestiunea respectivă.

Acordul prevăzut la alin. (5) constă în contrasemnarea de către primitor a documentelor în baza cărora se efectuează mișcările respective.

Procesul-verbal de inventariere nu poate substitui procesul-verbal de predare-primire, ci constituie anexă a acestuia.

Procesul-verbal de predare-primire trebuie să cuprindă următoarele elemente:

a) denumirea unității militare la care s-a executat operația de predare-primire;

b) data încheierii, gradul, numele și prenumele gestionarilor care predau-primesc, precum și ale persoanei/membrilor comisiei care a/au participat/asistat la această operație;

c) perioada îndeplinirii funcției de gestionar de către predător;

d) numărul și data ordinului de eliberare/numire din/în funcție, de suspendare din funcție, trecere în rezervă/retragere sau ale actului administrativ de încetare a contractului individual de muncă și ale ordinului de zi pe unitate prin care s-a dispus efectuarea predării-primirii gestiunii;

e) perioada activității de predare-rimire;

f) modul în care au fost administrate, depozitate, conservate și păstrate bunurile, precum și modalitatea în care este asigurată securitatea acestora;

g) modalitățile de constatare pe teren a existentului - numărare, măsurare, cântărire, cubaj -, indicându-se nominal bunurile la care constatarea s-a făcut prin alte metode - în ambalaje originale, calcule tehnice;

h) bunurile ce nu aparțin unității militare, pentru care s-au întocmit liste de inventariere separate și care s-au trimis unităților în cauză, cu indicarea numărului de înregistrare al scrisorilor și a datelor când au fost expediate;

i) procesul-verbal de inventariere și listele de inventariere anexate la acesta, care se semnează, pe fiecare filă, de predător și de primitor și se certifică, pentru exactitate, de persoana care a participat/asistat la inventariere sau de membrii comisiei de inventariere;

j) cauzele principale care au determinat plusurile/lipsurile constatate.

În procesul-verbal de predare-primire se mai înscriu documentele de evidență operativă, precum și alte documente ce s-au predat-primit, specificându-se numărul de file și numerele de înregistrare.

Într-un capitol separat al procesului-verbal de predare-primire se menționează problemele litigioase asupra cărora urmează să se ia hotărâri de către persoana care are competențe de soluționare.

Procesul-verbal de predare-primire se semnează de gestionarul predător sau de persoana care îl înlocuiește, în condițiile art. 22, 23 sau 24, după caz, și de gestionarul primitor, pe fiecare filă, precum și de persoanele/comisia care au/a participat la operația de predare-primire și se vizează de către locțiitorul comandantului/șefului unității militare care are în subordine structura ce gestionează bunurile.

Procesul-verbal de predare-primire se întocmește într-un singur exemplar și se înregistrează la compartimentul documente clasificate.

În situația în care, cu ocazia predării-primirii, rezultă plusuri și/sau minusuri, procesul-verbal de predare-primire se întocmește în două exemplare, care au următoarea destinație:

a) primul exemplar se predă compartimentului de care aparține gestiunea, care îl anexează la documentele de gestiune;

b) al doilea exemplar, care conține hotărârea comandantului/șefului unității militare, constituie actul de sesizare pentru efectuarea cercetării administrative.

După finalizarea activității de predare-primire și verificarea concordanței datelor din contabilitate și din evidența operativă cu datele din procesul-verbal de predare-primire, conturile din fișele de magazie se barează cu o linie albastră vizibilă, sub ultima operațiune, după care se certifică exactitatea soldurilor, prin semnătura predătorului și primitorului.

Predătorului i se comunică numărul la care a fost înregistrat și fila din dosarul în care a fost clasat procesul-verbal de predare-primire, spre a-l putea identifica cu ușurință, la nevoie.

Gestionarii sunt obligați să refuze predarea-primirea gestiunii dacă nu se efectuează inventarierea sau dacă procesul-verbal de predare-primire nu se întocmește în condițiile stabilite prin prezentele instrucțiuni.

Gestionarul are dreptul să solicite constituirea comisiei de recepție în următoarele cazuri:

a) când bunurile materiale sosesc fără documente de însoțire;

b) când bunurile materiale primite nu corespund cantitativ sau calitativ cu datele înscrise în documentele de însoțire;

c) când bunurile sosesc fără însoțitor, pe răspunderea operatorului de transport.

Comisia de recepție este obligată să înscrie în procesul-verbal de recepție toate constatările sale privind cantitatea și calitatea bunurilor materiale, precum și starea ambalajelor recepționate, indicând totodată cauzele deficiențelor și diferențelor față de datele din documentele de însoțire, precum și propunerile sale.

În situația în care gestionarul lipsește, din orice motive, iar activitatea gestionară nu se poate întrerupe până la revenirea gestionarului la serviciu sau până la preluarea gestiunii de către un nou gestionar, activitățile privind primirea, păstrarea și eliberarea de bunuri se execută de către o persoană din aceeași unitate militară, delegată de gestionar să îl înlocuiască, cu aprobarea comandantului/șefului unității militare respective și consemnarea în ordinul de zi pe unitate.

Suplinirea gestionarului care lipsește prin delegatul său sau prin comisie nu poate depăși termenul de 60 de zile.

Când gestionarul lipsește mai mult de 60 de zile se procedează la predarea-primirea funcției, în conformitate cu regulile stabilite la cap. IV.

Când gestionarul nu desemnează un delegat sau când delegatul său nu se prezintă ori când comandantul/șeful unității militare nu este de acord cu persoana desemnată, primirea, păstrarea și eliberarea de bunuri se fac de către o comisie numită, prin ordin de zi pe unitate, de către comandantul/șeful unității militare, cu consultarea prealabilă a gestionarului respectiv.

Ridicarea cheilor în vederea intrării în spațiile de depozitare a bunurilor materiale, primirea și eliberarea de bunuri se fac de către persoana din comisie care a fost nominalizată în ordinul de zi pe unitate.

Orice operațiune de primire și/sau eliberare de bunuri se menționează într-un proces-verbal, semnat de membrii comisiei.

După desfășurarea operațiunilor de primiri și/sau eliberări de bunuri, cheile se depun în cutie sigilată la ofițerul de serviciu pe unitate de către persoana care le-a ridicat.

Gestionarul este obligat să raporteze imediat, în scris, comandantului/șefului unității militare când constată că spațiile de depozitare/păstrare a bunurilor nu prezintă condiții corespunzătoare de siguranță și păstrare sau când constată existența unor indicii de violare a spațiilor respective.

Comandantul/Șeful unității militare care a fost sesizat de gestionar sau a luat cunoștință nemijlocit de situațiile prevăzute la alin. (1) este obligat să ia imediat măsurile ce se impun, potrivit regulamentelor și legilor în vigoare.

Gestionarul este obligat să raporteze, în scris, șefului structurii logistice când stocurile de bunuri materiale din gestiune au atins limitele cantitative maxime sau minime ori acestea sunt fără mișcare sau cu mișcare lentă, dacă în atribuțiile sale se prevede că trebuie să cunoască limitele cantitative și dinamica mișcării bunurilor respective. Raportarea se execută la termenele stabilite de eșaloanele superioare.

Gestionarul este obligat să raporteze, în scris, comandantului/șefului unității militare despre bunurile materiale din gestiune a căror termen de valabilitate urmează să expire și pentru care nu există posibilități de consum.

Șeful nemijlocit al gestionarului avizează raportul întocmit și face propuneri comandantului/șefului unității militare de preschimbare/redistribuire/dare în folosință a bunurilor materiale prevăzute la alin. (1) și (2), după caz.

Accesul în spațiile unde sunt păstrate/ depozitate bunurile este permis următoarelor categorii de personal:

a) comandantului/șefului unității militare;

b) locțiitorilor comandantului/șefului unității militare sau altor persoane care conduc nemijlocit compartimentul de aprovizionare-înzestrare de care aparține gestionarul;

c) persoanelor împuternicite în scris de comandantul/șeful unității militare pentru efectuarea de inventarieri parțiale sau totale, verificarea modului de păstrare a bunurilor, executarea cercetării administrative;

d) membrilor comisiilor de inspecții și controale, pe bază de delegații scrise, semnate de comandanții/șefii unității militare care au delegat comisiile sau persoanele respective;

e) comandanților/șefilor eșaloanelor ierarhice superioare, în prezența comandantului/șefului unității militare sau a locțiitorului acestuia.

Accesul persoanelor prevăzute la alin. (1) în spațiile unde sunt păstrate/depozitate bunurile este permis numai în prezența gestionarului sau a persoanei delegate de acesta/comisiei care îl înlocuiește pe timpul absenței sale.