Acordul din 30 mai 2012

Articolul 1

Subiect

1.1. Prezentul acord-cadru pe linie de pregătire este încheiat ca parte a unei relații formalizate de cooperare între Frontex și Academia Parteneră (parteneriat) pentru a contribui la obiectivele politicii europene la care se face referire în preambul.

1.2. Scopul acordului-cadru pe linie de pregătire este acela de a defini rolurile și responsabilitățile Frontex și, respectiv, ale Academiei Partenere în implementarea parteneriatului acestora. Acordurile specifice de pregătire care pot fi încheiate în baza prezentului acord-cadru pe linie de pregătire definesc activitățile concrete de pregătire și costurile acestora.

1.3. Implementarea anuală a prezentului acord-cadru pe linie de pregătire se bazează pe Programul anual de lucru al Unității de Pregătire Frontex, așa cum s-a stabilit în cadrul conferințelor academiilor partenere.

1.4. Academia Parteneră își oferă sprijinul, organizează și desfășoară activități de pregătire, în principal, în sediile sale, sub conducerea Frontex, așa cum a fost definit în prezentul acord-cadru pe linie de pregătire și așa cum s-a convenit în acordul specific de pregătire.

1.5. În scopul organizării și desfășurării activităților de pregătire, Academia Parteneră oferă asistență, incluzând următoarele elemente: transportul local, rezervarea la hoteluri, dotarea sălilor de conferință cu servicii de catering, echipament de învățare ce se va folosi pe durata pregătirii și materiale de studiu pentru participanți, sprijin organizațional și de asistență înainte, pe timpul și, dacă este nevoie, după activitatea de pregătire etc. Conținutul detaliat al asistenței este întotdeauna definit în acordul specific de pregătire.

1.6. Semnarea acordului-cadru pe linie de pregătire de către părți nu implică nicio obligație pentru Frontex de a semna un acord specific de pregătire referitor la o activitate de pregătire concretă. Acordul specific de pregătire poate fi încheiat doar în baza analizei de la caz la caz și a deciziei Frontex în conformitate cu articolul 2.

Articolul 2

Prevederi generale

2.1. Procedura care duce la semnarea unui acord specific de pregătire este inițiată de Frontex. Frontex trimite invitații pentru activități de pregătire în baza proiectului Programului anual de lucru al Unității de Pregătire Frontex.

2.2. Sunt organizate întâlniri regulate cu toate academiile partenere cel puțin de două ori pe an, în vederea dezvoltării Programului de lucru al Unității de Pregătire Frontex mai sus menționat. Aceste întâlniri sunt considerate ca fiind conferințe formale ale academiilor partenere în scopul planificării în consecință a activităților. Reprezentanții academiilor partenere acționează ca persoane de contact.

2.3. După consultări, Frontex decide, în final, asupra distribuirii activităților de pregătire între academiile partenere. Criteriile acelei decizii sunt definite de comun acord cu academiile partenere.

2.4. În baza Programului de lucru al Unității de Pregătire Frontex și a deciziilor mai sus menționate, acorduri specifice de pregătire sunt semnate de Frontex și de academiile partenere în scopul organizării activităților și convenirii asupra limitelor de buget pentru fiecare activitate specifică.

2.5. Frontex rambursează toate costurile Academiei Partenere în conformitate cu acordul specific de pregătire. Toate facturile, chitanțele și documentația financiară suplimentară necesară trebuie să fie trimise Frontex în limitele de timp definite în prezentul acord și în acordul specific de pregătire în cauză.

Articolul 3

Durata

3.1. Acordul-cadru pe linie de pregătire intră în vigoare la data imediat următoare datei în care a fost semnat sau la data la care ultima din cele două părți îl semnează, dacă semnăturile au loc în perioade diferite.

3.2. Prezentul acord-cadru pe linie de pregătire este încheiat pe o perioadă începând cu ziua intrării sale în vigoare și sfârșind cu 31 decembrie 2015. Prezentul acord-cadru pe linie de pregătire poate fi reînnoit pentru perioade de câte 3 ani, doar înainte de expirarea acordului-cadru pe linie de pregătire și în baza acordului expres exprimat în scris de către părți. Reînnoirea nu implică vreo modificare sau amânare a obligațiilor existente.

3.3. Orice acord specific de pregătire trebuie să fie semnat înainte de data expirării acordului-cadru pe linie de pregătire. Atunci când activitățile de pregătire sunt desfășurate după data mai sus menționată, termenii și condițiile acordului-cadru pe linie de pregătire continuă să se aplice în implementarea activităților de pregătire corespunzătoare.

3.4. În cazul în care Academia Parteneră nu își exprimă interesul pentru organizarea a cel puțin unei activități de pregătire într-un an, Frontex este împuternicit să considere această lipsă de cooperare ca o încetare a acordului-cadru pe linie de pregătire. Încetarea acordului din această cauză intră în vigoare în prima zi din anul următor.

3.5. Acordul-cadru pe linie de pregătire poate fi încetat de către fiecare parte, în prima zi a anului următor. În acest caz, înștiințarea de încetare trebuie trimisă cel puțin cu 30 de zile înainte de sfârșitul anului.

Articolul 4

Comunicarea și schimbul de informații

Orice comunicare în legătură cu acordul-cadru pe linie de pregătire trebuie efectuată în scris, indicând în mod clar prezentul acord, și trebuie trimisă la următoarele adrese:

Pentru Academia Parteneră

Punctul Național de Contact Frontex

Str. Răzoare nr. 2-5, sectorul 6, cod poștal 050507, București, România

Email: frontex.igpf@mai.gov.ro

Fax: 004021 311 40 43

Pentru Frontex

Agenția Frontex

Unitatea de Pregătire

Rondo ONZ 1,

00-124 Varșovia,

Polonia

Email: training.office@frontex.europa.eu

Fax: 0048 22 544 9501 (titlu: To Training Unit)

Corespondența obișnuită este considerată a fi primită de către Frontex la data la care aceasta este înregistrată în mod formal de către Frontex.

Articolul 5

Protecția datelor

Toate datele cu caracter personal conținute în acordul-cadru pe linie de pregătire și în acordurile specifice de pregătire sau care au legătură cu aceste documente și cu implementarea acestora sunt procesate în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date. Astfel de date sunt procesate doar în legătură cu activitatea de implementare și de continuare a acordului-cadru pe linie de pregătire și a acordurilor specifice de pregătire de către Frontex, fără a prejudicia posibilitatea de transmitere a datelor către serviciile interne de audit, către Curtea de Conturi, către Grupul pentru Nereguli Financiare și/sau către Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF), în scopul protejării intereselor financiare ale Uniunii Europene.

Prin cerere scrisă, persoanele în cauză pot avea acces la datele lor cu caracter personal și pot corecta orice informație care este inexactă sau incompletă. Acestea ar trebui să adreseze orice întrebări în ceea ce privește procesarea datelor lor cu caracter personal șefului Unității de Pregătire Frontex, care este operatorul unor astfel de date. Acestea pot adresa oricând o plângere împotriva procesării datelor lor cu caracter personal ofițerului pentru protecția datelor din cadrul Frontex sau Autorității Europene de Supervizare a Protecției Datelor.

Toate datele personale procesate de către Academia Parteneră în derularea unui acord specific de pregătire trebuie să fie prelucrate potrivit legislației naționale relevante care implementează actele legislative ale Uniunii Europene, în special

Directiva 95/46/CE

a Parlamentului European și a Consiliului din 24 octombrie 1995 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date*2).

_________

*2) Publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 281 din 23 noiembrie 1995, p. 31.

Articolul 6

Angajamentele Academiei Partenere

Prin acceptarea acordului-cadru pe linie de pregătire, Academia Parteneră a convenit:

- să respecte obiectivele generale comune care au pus bazele pentru stabilirea parteneriatului, așa cum este menționat în preambul;

- să îndeplinească angajamentele convenite în timpul conferințelor academiilor partenere;

- să depună toate eforturile posibile pentru a pune în practică obiectivele generale comune mai sus menționate, în activitățile de pregătire, precum și cele convenite în acordurile specifice de pregătire;

- să întrețină relații de cooperare reciprocă și schimburi de informații în mod regulat cu Frontex asupra problemelor de interes comun;

- să adopte o atitudine transparentă cu privire la gestionarea și justificarea activităților de pregătire pentru care se încheie un acord specific de pregătire și să coopereze pe deplin în verificările anuale sau ocazionale în ceea ce privește implementarea acordului-cadru pe linie de pregătire și/sau a acordurilor specifice de pregătire.

Articolul 7

Răspundere

7.1. Academia Parteneră este singura care are răspunderea de a respecta orice obligații juridice care o privesc.

7.2. Frontex nu poate, în niciun caz sau din niciun motiv, să fie făcut răspunzător pentru pagubele sau daunele suferite de personalul ori de proprietatea Academiei Partenere în timpul desfășurării unei activități de pregătire sau ca o consecință a acestei activități. De aceea, Frontex nu poate accepta nicio solicitare de despăgubire sau de majorare a plății în legătură cu o astfel de pagubă ori daună.

7.3. Cu excepția cazurilor de forță majoră, Academia Parteneră despăgubește Frontex pentru orice daună suferită de acesta ca rezultat al executării sau al executării defectuoase a unei activități de pregătire.

7.4. Academia Parteneră își asumă răspunderea unică față de terți, inclusiv răspunderea în ceea ce privește orice pagubă provocată de ei în legătură cu sau decurgând din activitate. Academia Parteneră absolvă Frontex de toată răspunderea asociată oricărei revendicări sau acțiuni întreprinse ca rezultat al încălcării de către Academia Parteneră ori de către angajații acesteia sau de către alte persoane, pentru care este responsabilă Academia Parteneră sau angajatul acesteia.

Articolul 8

Conflicte de interese

8.1. Academia Parteneră se angajează să ia toate măsurile necesare de prevenire a oricărui risc de conflict de interese care ar putea afecta îndeplinirea imparțială și obiectivă a acordului-cadru pe linie de pregătire și/sau a acordurilor specifice de pregătire. Academia Parteneră informează Frontex fără întârziere cu privire la orice situație care constituie sau care probabil va duce la un astfel de conflict.

8.2. Există un conflict de interese atunci când exercitarea imparțială și obiectivă a funcțiilor oricărei persoane în baza acordului-cadru pe linie de pregătire și/sau a acordului specific de pregătire este compromisă din motive care privesc familia, viața afectivă, afinitatea politică ori națională, interesul economic sau orice alt interes împărtășit cu o altă parte.

Articolul 9

Proprietatea/utilizarea rezultatelor/dreptul de autor

9.1. Cu excepția cazurilor când se stipulează explicit altfel, dreptul de proprietate asupra rezultatelor activităților de pregătire desfășurate în baza acordului-cadru pe linie de pregătire și/sau a acordurilor specifice de pregătire, inclusiv drepturile de proprietate intelectuală și dreptul de proprietate asupra materialelor de pregătire, rapoartelor și asupra altor documente legate de acestea, va aparține Frontex.

9.2. Academiei Partenere i se permite să utilizeze materialele prevăzute în paragraful 9.1 după obținerea permisiunii din partea Frontex.

9.3. Academiei Partenere i se permite folosirea logoului Frontex doar cu acordul Frontex.

9.4. Academiei Partenere i se permite să utilizeze denumirea de "Academie Parteneră Frontex".

Articolul 10

Publicitatea

10.1. Cu excepția cazului în care Frontex solicită altfel, orice comunicare sau publicare de către Academia Parteneră privind activitățile de pregătire, inclusiv materialele de pregătire, va indica faptul că acțiunea a primit finanțare din partea Uniunii Europene prin Frontex și a fost desfășurată sub conducerea Frontex.

10.2. Orice comunicare sau aducere la cunoștința opiniei publice de către Academia Parteneră, în orice formă și prin orice mijloace, va indica faptul că răspunderea aparține numai autorului și că Frontex nu este responsabil pentru nicio utilizare posibilă a informațiilor conținute.

10.3. Toate comunicările cu presa în ceea ce privește prezentul acord și/sau orice acord specific de pregătire, precum și în privința implementării acestora trebuie să fie pregătite împreună cu Unitatea de Informare și Transparență a Frontex prin Unitatea de Pregătire.

Articolul 11

Confidențialitatea

11.1. Schimbul de date și informații se va desfășura în conformitate cu legislația națională și legislația Uniunii Europene.

11.2. Frontex și Academia Parteneră își asumă responsabilitatea să păstreze confidențialitatea oricărui document, oricărei informații sau a oricărui alt material aflat în legătură directă cu obiectul acordului-cadru pe linie de pregătire și/sau al acordului specific de pregătire, care sunt în mod corespunzător clasificate ca fiind confidențiale, dacă divulgarea ar putea aduce prejudiciu celeilalte părți. Părțile trebuie să respecte această obligație și după data expirării acestor acorduri.

Articolul 12

Suspendarea

12.1. Academia Parteneră și/sau Frontex pot/poate suspenda implementarea unei activități de pregătire dacă circumstanțe de natură excepțională fac acest lucru imposibil sau extrem de dificil, în special în situațiile de forță majoră, așa cum sunt definite în articolul 13. Acestea se informează reciproc, fără întârziere, furnizând toate motivele și detaliile necesare, precum și data prevăzută pentru reluarea activității.

12.2. Dacă Frontex nu denunță acordul specific de pregătire, Academia Parteneră va relua implementarea de îndată ce circumstanțele permit acest lucru și va informa Frontex în mod corespunzător despre aceasta. Durata activității de pregătire va fi prelungită cu o perioadă echivalentă cu durata suspendării.

Articolul 13

Forța majoră

13.1. Forța majoră înseamnă orice situație excepțională imposibil de anticipat sau eveniment care depășește controlul părților, care le împiedică pe oricare dintre acestea să-și îndeplinească oricare dintre obligațiile lor ce decurg din acordurile încheiate, care nu poate fi atribuită/atribuit erorii sau neglijenței vreuneia din părți și se dovedește insurmontabilă/insurmontabil în ciuda tuturor precauțiilor adecvate. Defecțiuni ale echipamentului sau ale materialelor ori întârzieri cu punerea acestora la dispoziție (cu excepția cazurilor de forță majoră), litigii de muncă, concedii medicale, greve sau dificultăți financiare nu pot fi invocate drept situații de forță majoră de către partea care nu își poate îndeplini obligațiile.

13.2. O parte care se confruntă cu un caz de forță majoră informează cealaltă parte, fără întârziere, printr-o scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau echivalent, precizând natura forței majore, durata probabilă și efectele preconizate ale acesteia.

13.3. Niciuna dintre părți nu este responsabilă de încălcarea obligațiilor sale în conformitate cu acordul semnat dacă este împiedicată de la îndeplinirea acestor obligații prin forță majoră. Părțile vor face orice efort în scopul minimizării oricărei daune cauzate de forța majoră.

13.4. Activitățile în curs de desfășurare pot fi suspendate în conformitate cu articolul 12.

Articolul 14

Atribuirea contractelor

Dacă Academia Parteneră încheie propriile contracte pentru a sprijini o activitate de pregătire în baza unui acord specific de pregătire, Academia Parteneră va respecta prevederile și principiile regulilor relevante privind achiziția publică și principiile managementului financiar eficient.

Articolul 15

Atribuirea/Transferul

15.1. Solicitările către Frontex nu pot fi transferate.

15.2. În circumstanțe excepționale, atunci când situația justifică acest lucru, Frontex poate autoriza atribuirea către o parte terță a acordului specific de pregătire și a oricăror plăți ce decurg din acesta, în urma unei cereri scrise în acest sens, în care se vor indica motivele, din partea Academiei Partenere. Dacă Frontex este de acord, trebuie să facă cunoscut, în scris, acordul său înainte ca atribuirea propusă să aibă loc. În absența autorizării mai sus menționate sau în cazul nerespectării acestor termeni, atribuirea nu trebuie să fie pusă în aplicare și nu va avea niciun efect asupra Frontex. În niciun caz o astfel de atribuire nu va elibera Academia Parteneră de obligațiile sale față de Frontex.

Articolul 16

Denunțarea acordului specific de pregătire

16.1. De către Academia Parteneră

În cazurile foarte bine justificate, Academia Parteneră poate denunța oricând acordul specific de pregătire, prin transmiterea către Frontex a unui preaviz în scris de 60 de zile, precizând motivele imposibilității de a realiza activitățile de pregătire pentru care a fost semnat acordul specific de pregătire, fără a fi obligată să furnizeze vreo despăgubire din acest motiv.

În cazul în care nu sunt furnizate motive sau dacă acestea în mod obiectiv nu pot fi acceptate, Frontex poate solicita rambursarea parțială ori totală a sumelor deja plătite în conformitate cu acordul specific de pregătire în baza rapoartelor de implementare și a declarațiilor financiare aprobate de Frontex, proporțional cu gravitatea eșecurilor în cauză și după ce a permis Academiei Partenere să își prezinte observațiile.

16.2. De către Frontex

Frontex poate decide denunțarea acordului specific de pregătire, fără nicio obligație din partea sa cu privire la plata vreunei despăgubiri, în următoarele situații:

a) în cazul unei schimbări a situației juridice, financiare, tehnice, organizaționale sau de proprietate a Academiei Partenere, care este de natură să afecteze în mod considerabil acordul-cadru pe linie de pregătire și acordul specific de pregătire sau să pună la îndoială decizia semnării acordului-cadru pe linie de pregătire și/sau a acordurilor specifice de pregătire corespunzătoare;

b) în cazul în care Academia Parteneră nu reușește să îndeplinească o obligație importantă care îi revine în conformitate cu acordul-cadru pe linie de pregătire sau cu acordul specific de pregătire, inclusiv anexele acestora;

c) în caz de forță majoră, notificată în conformitate cu articolul 13, sau dacă o acțiune a fost suspendată ca rezultat al unor circumstanțe excepționale, notificate în conformitate cu articolul 13 paragraful 1;

d) în cazul în care Academia Parteneră se face răspunzătoare de o gravă abatere profesională, dovedită prin orice mijloace;

e) în cazul în care Academia Parteneră nu și-a îndeplinit obligațiile cu privire la plata contribuțiilor la asigurările sociale sau plata taxelor în conformitate cu prevederile legale ale țării în care este stabilită;

f) în cazul în care Academia Parteneră este subiectul unei acuzații care are valoare de res judicata pentru fraudă, corupție, implicare într-o organizație criminală sau pentru orice altă activitate ilegală în detrimentul intereselor financiare ale Uniunii Europene;

g) în cazul în care Academia Parteneră a dat declarații false sau prezintă rapoarte care nu corespund realității în scopul obținerii finanțării prevăzute în acordul specific de pregătire.

16.3. Procedura de denunțare

Procedura este inițiată printr-o scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau printr-un echivalent al acesteia.

În cazurile la care s-a făcut referire în paragraful 16.2 lit. a) și b), Academia Parteneră are la dispoziție 30 de zile pentru ași prezenta observațiile și pentru a lua orice măsură necesară în scopul asigurării îndeplinirii în continuare a obligațiilor sale conform acordului specific de pregătire. În cazul în care Frontex nu confirmă acceptarea acestor observații prin înaintarea unei aprobări scrise în termen de 30 de zile de la primirea acestora, procedura continuă să se desfășoare.

În cazul în care notificarea este trimisă, denunțarea produce efecte la sfârșitul perioadei de notificare, care va începe de la data la care este primită notificarea cu privire la decizia Frontex de denunțare.

În cazul în care notificarea nu este trimisă în situațiile în care se face referire în paragraful 16.2 lit. c), d), e), f) și g), denunțarea produce efecte din ziua imediat următoare datei la care notificarea deciziei de denunțare din partea Frontex a fost primită.

16.4. Efectele denunțării

În cazul denunțării, plățile efectuate de către Frontex vor fi limitate la costurile eligibile suportate efectiv de către Academia Parteneră până la data la care denunțarea produce efecte, în conformitate cu articolul 22. Costurile legate de angajamentele curente, care nu trebuie să fie îndeplinite până după denunțare, nu sunt luate în considerare.

Academia Parteneră are la dispoziție 45 de zile de la data la care denunțarea produce efecte, după cum a fost notificată de Frontex, ca să realizeze o solicitare de plată finală în conformitate cu acordul specific de pregătire. În cazul în care nu se primește solicitarea pentru plata finală în acest termen-limită, Frontex nu va rambursa cheltuielile suportate de către Academia Parteneră până la data denunțării și va recupera orice sumă a cărei utilizare nu este fundamentată de rapoarte de implementare și de declarații financiare aprobate de Frontex.

Articolul 17

Penalități financiare

Prevederile articolelor relevante din Regulamentul financiar general*3) și Regulile de implementare*4) a Regulamentului financiar general se vor aplica prin analogie în cazurile de declarații false, erori substanțiale, nereguli, fraudă sau încălcare gravă a obligațiilor contractuale ori de altă natură.

_______

*3)

Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1.605/2002

al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 248 din 16 septembrie 2002, p. 1, cu modificările ulterioare.

*4)

Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2.342/2002

al Comisiei din 23 decembrie 2003 de stabilire a normelor de aplicare a

Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1.605/2002

al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 357 din 31 decembrie 2002, p. 1, cu modificările ulterioare.

Articolul 18

Acorduri adiționale

18.1. Orice amendament la acordul-cadru pe linie de pregătire sau la vreun acord specific de pregătire trebuie să facă obiectul unui acord suplimentar scris. Niciun acord verbal nu poate angaja părțile în acest sens.

18.2. Acordul adițional nu poate să aibă drept scop sau ca efect operarea de schimbări ale acordului care ar putea pune la îndoială semnarea acordului specific de pregătire sau ar putea duce la un tratament inegal.

18.3. Dacă cererea de modificare este formulată de către Academia Parteneră, aceasta trebuie să o trimită Frontex cu 20 de zile lucrătoare înainte ca aceasta să producă efecte și cu 15 zile lucrătoare înainte de data încheierii activității, exceptând cazurile justificate corespunzător de către Academia Parteneră și acceptate de către Frontex.

Articolul 19

Soluționarea diferendelor

19.1. În cazul oricărui diferend sau litigiu în legătură cu interpretarea, aplicarea îndeplinirii acordului-cadru pe linie de pregătire și/sau a acordului specific de pregătire, Academia Parteneră și Frontex vor depune toate eforturile în vederea soluționării unui astfel de diferend sau litigiu într-un mod amiabil.

19.2. Dacă litigiul nu poate fi soluționat într-un mod amiabil, acesta va fi discutat în cadrul Consiliului director al Frontex.

Articolul 20

Costuri

20.1. Costurile eligibile pentru activitățile de pregătire care vor fi acoperite de Frontex sunt costurile efective suportate de Academia Parteneră care îndeplinesc următoarele criterii:

- sunt suportate în relație cu activitatea specifică, așa cum este menționat în acordul specific de pregătire;

- sunt suportate pe durata activității, așa cum este menționat în acordul specific de pregătire;

- au legătură cu subiectul acordului specific de pregătire și sunt indicate în bugetul estimat anexat la acesta;

- sunt necesare în scopul desfășurării activității care face obiectul acordului specific de pregătire;

- sunt identificabile și verificabile, în special, fiind înregistrate în evidența contabilă a Academiei Partenere și determinate în conformitate cu principiile de contabilitate aplicabile în țara în care este stabilită Academia Parteneră și în conformitate cu practicile obișnuite de contabilitate a costurilor ale Academiei Partenere;

- sunt în conformitate cu cerințele legislației aplicabile din domeniul fiscal și social;

- sunt rezonabile, justificate și în conformitate cu principiile de management financiar eficient, în special cu privire la economie și eficiență. Procedurile interne de contabilitate și audit ale Academiei Partenere trebuie să permită reconcilierea directă a costurilor și a venitului declarate în legătură cu activitatea prin declarațiile contabile și prin documentele justificative corespunzătoare.

20.2. Lista detaliată a costurilor eligibile trebuie să fie inclusă în fiecare acord specific de pregătire.

20.3. Costurile administrative eligibile suportate de către Academia Parteneră în vederea pregătirii, coordonării și finalizării activității sunt costurile care respectă condiția de eligibilitate prevăzută în paragraful 20.1 și sunt rambursate 100%.

20.4. Următoarele costuri nu sunt considerate eligibile:

- randamentul capitalului;

- împrumut și dobânzile aferente împrumutului;

- prevederi pentru pierderi sau responsabilități potențiale viitoare;

- dobânda datorată;

- credite îndoielnice;

- pierderi în urma schimbului valutar;

- TVA, exceptând cazul în care Academia Parteneră poate demonstra că nu își poate recupera TVA-ul conform legislației naționale în vigoare;

- costurile declarate de Academia Parteneră și acoperite de o altă acțiune sau alt program de lucru care primește finanțare UE;

- cheltuieli excesive sau nechibzuite;

- costul de achiziționare a echipamentului, exceptând cazul în care se precizează altfel în acordul specific de pregătire;

Articolul 21

Solicitări de plată

21.1. Plată în avans

Avansul este destinat să acopere cheltuielile Academiei Partenere cu privire la activitatea de pregătire. Se pot face una sau mai multe plăți în avans. Suma totală cumulativă a plăților în avans nu trebuie să depășească mai mult de 50% din suma totală prevăzută în acordul specific de pregătire. Plata avansului solicitat este efectuată în termen de 45 de zile de la primirea cererii de plată a avansului.

21.2. Plata soldului

Plata soldului se realizează după încheierea activităților de pregătire în baza costurilor eligibile efective suportate pentru desfășurarea acestor activități. Plata poate fi efectuată sub forma unui ordin de recuperare, dacă plățile în avans anterioare depășesc suma costurilor finale ale activității de pregătire în conformitate cu acordul specific de pregătire.

Pentru plata soldului trebuie să fie înaintate următoarele rapoarte și următoarea documentație, în termen de 60 de zile după încheierea activității, cel mai târziu atunci când toate facturile au fost primite de la companiile desemnate:

- solicitare pentru plata finală;

- declarație financiară finală a costurilor eligibile efective suportate, urmând structura bugetului estimat;

- documente financiare justificative care să ateste toate costurile suportate (facturi, chitanțe etc.);

- raportul de încheiere a activităților de pregătire, dacă este solicitat în acordul specific de pregătire.

Documentele care însoțesc solicitarea de plată trebuie întocmite în conformitate cu prevederile relevante ale acordului-cadru pe linie de pregătire și ale acordului specific de pregătire, incluzând, unde este necesar, anexele acestora. Academia Parteneră certifică faptul că informațiile furnizate în solicitarea sa de plată sunt complete, sigure și exacte. Aceasta certifică, de asemenea, faptul că costurile suportate pot fi considerate eligibile conform acordului-cadru pe linie de pregătire și acordului specific de pregătire, că toate chitanțele au fost declarate și că solicitarea sa de plată este fundamentată pe documente justificative adecvate care pot fi verificate.

Articolul 22

Prevederi generale privind plățile

22.1. Plățile se efectuează de către Frontex în euro, în conformitate cu regula de rambursare de 100%. Academia Parteneră trimite solicitările de plată, inclusiv declarațiile financiare aflate la baza acestora, în euro. Orice conversie a costurilor efective în euro se efectuează de către Academia Parteneră la rata de schimb lunară stabilită de Comisie și publicată pe site-ul acesteia, aplicabilă în ziua realizării cheltuielii.

22.2. Plățile sunt efectuate în termen de 45 de zile de la primirea solicitărilor de plată. Plățile efectuate de Frontex sunt considerate a fi efectuate la data debitării acestora din contul Frontex, în conformitate cu Regulamentul financiar Frontex.

22.3. Frontex poate suspenda oricând perioada pentru plată prevăzută în acordul specific de pregătire, informând Academia Parteneră că solicitarea de plată nu poate fi îndeplinită fie pentru că nu este în conformitate cu prevederile acordurilor comune, fie pentru că trebuie prezentate documente justificative corespunzătoare, fie pentru că există suspiciuni cu privire la faptul că unele cheltuieli din declarația financiară nu sunt eligibile și sunt efectuate verificări suplimentare.

22.4. De asemenea, Frontex poate suspenda oricând plățile sale dacă Academia Parteneră a încălcat sau se presupune că a încălcat prevederile acordului-cadru pe linie de pregătire sau ale acordului specific de pregătire, în special în urma controalelor și a auditurilor prevăzute la articolul 25. 22.5. Frontex informează Academia Parteneră despre orice astfel de suspendare printr-o scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau echivalent ori prin e-mail.

22.6. Suspendarea plăților intră în vigoare la data transmiterii avizului de către Frontex. Perioada rămasă de plată reîncepe de la data înregistrării unei solicitări de plată întocmite corespunzător, atunci când sunt primite documentele justificative solicitate, sau la finalul perioadei de suspendare notificate de Frontex.

22.7. Academia Parteneră are la dispoziție două luni de la data notificării de către Frontex a sumei finale din acordul specific de pregătire, care stabilește suma de plată a soldului sau a ordinului de recuperare, ori, în lipsa acesteia, de la data la care a fost încasată plata soldului pentru a solicita informații în scris referitoare la determinarea costurilor finale, oferind motive pentru orice dezacord. După această dată nu vor mai fi luate în considerare astfel de solicitări. Frontex se angajează să răspundă în scris în termen de două luni de la data primirii solicitării de informații, motivând răspunsul său. Această procedură nu prejudiciază dreptul Academiei Partenere de a contesta decizia luată de Frontex. În conformitate cu legislația Uniunii Europene în acest domeniu, astfel de contestații trebuie să fie depuse în termen de două luni după notificarea deciziei către solicitant sau, în lipsa acesteia, după data la care solicitantul a aflat despre decizie.

Articolul 23

Determinarea finanțării finale

23.1. Suma totală plătită Academiei Partenere de către Frontex nu poate depăși suma maximă a finanțării stabilite în acordul specific de pregătire, chiar dacă costurile eligibile totale efectiv realizate depășesc costurile eligibile totale estimate specificate în bugetul estimat, anexat acordului.

23.2. Dacă costurile eligibile efectiv realizate la finalul activității sunt mai mici decât costurile eligibile totale estimate, contribuția Frontex se limitează la costurile eligibile efectiv realizate așa cum este precizat la articolul 20.

23.3. Astfel, Academia Parteneră este de acord cu faptul că finanțarea se limitează la suma necesară pentru a echilibra încasările și cheltuielile și că aceasta nu poate produce, în nicio formă, profit pentru aceasta.

Încasările efective care vor fi luate în considerare sunt acelea care au fost stabilite, generate sau confirmate la data la care solicitarea de plată este întocmită de Academia Parteneră. În scopul prezentului articol, sunt luate în considerare doar costurile eligibile efective care se încadrează în categoriile stabilite în acordul specific de pregătire și în anexele sale.

Orice surplus, determinat în acest fel, duce la o reducere corespunzătoare a sumei prevăzute în acordul specific de pregătire.

În cazul în care suma totală a plăților deja efectuate depășește suma prevăzută în acordul specific de pregătire, Frontex emite un ordin de recuperare pentru surplus.

Articolul 24

Recuperare

24.1. În cazul în care orice sumă este plătită în mod nejustificat Academiei Partenere sau în cazul în care recuperarea este justificată în baza prevederilor acordului-cadru pe linie de pregătire sau ale acordului specific de pregătire, Academia Parteneră se angajează să restituie Frontex suma respectivă în condițiile și la orice dată pe care o specifică.

24.2. În cazul în care Academia Parteneră nu returnează până la data scadentă stabilită de Frontex suma datorată, aceasta va avea o dobândă la rata aplicată de Banca Centrală Europeană operațiunilor sale principale de refinanțare, așa cum este publicată în seria C a Jurnalului Oficial al Uniunii Europene, în prima zi a lunii în care plata era scadentă, majorată cu 3,5 puncte procentuale. Dobânda se plătește pentru perioada de timp scursă din ziua următoare expirării termenului-limită de plată până în ziua plății. Orice plată parțială acoperă mai întâi dobânda.

24.3. Sumele care trebuie returnate Frontex pot fi compensate din orice fel de sume datorate Academiei Partenere, după informarea corespunzătoare a acesteia. Nu este necesar consimțământul în prealabil al Academiei Partenere. Acest fapt va afecta opțiunea părților de a fi de acord cu plata în rate.

24.4. Comisioanele bancare suportate în legătură cu rambursarea sumelor datorate Frontex sunt suportate integral de Academia Parteneră.

Articolul 25

Controale și audituri

25.1. Academia Parteneră se angajează să furnizeze orice informații detaliate solicitate de Frontex sau de orice altă instituție ori persoană din afară autorizată de Frontex.

25.2. Academia Parteneră trimite Frontex toate documentele originale împreună cu raportul de încheiere, în special evidențele contabile și fiscale, sau, în cazuri excepționale ori justificate în mod corespunzător, copii legalizate ale documentelor legate de acordul-cadru pe linie de pregătire și de acordul specific de pregătire. În cazul în care Academia Parteneră trimite doar copii ale documentelor mai sus menționate, documentele originale pot face obiectul controlului financiar și de audit în termen de 5 ani.

25.3. Frontex își rezervă orice drept de a efectua procedurile de recuperare, dacă este cazul, în conformitate cu regulamentele financiare ale Uniunii Europene aplicabile Frontex.

25.4. Academia Parteneră se angajează să acorde personalului Frontex și personalului extern autorizat de Frontex dreptul corespunzător de acces la locurile și sediile în care se desfășoară activitățile și la toate informațiile, inclusiv la informațiile în format electronic, necesare în scopul desfășurării unor astfel de audituri.

25.5. În temeiul

Regulamentului (Euratom, CE) nr. 2.185/96

al Consiliului din 11 noiembrie 1996 privind controalele și inspecțiile la fața locului efectuate de Comisie în scopul protejării intereselor financiare ale Comunităților Europene împotriva fraudei și a altor abateri, publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 292 din 15 noiembrie 1996, și al

Regulamentului (CE) nr. 1.073/1999

al Parlamentului European și al Consiliului din 25 mai 1999 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF), publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 136 din 31 mai 1999, Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) poate, de asemenea, să desfășoare controale și inspecții la fața locului, conform procedurilor stabilite de legislația Uniunii Europene pentru protejarea intereselor financiare ale Uniunii Europene împotriva fraudelor și altor nereguli. Acolo unde este necesar, constatările inspecției pot duce la decizii de recuperare adoptate de către Frontex.

25.6. Curtea de Conturi are aceleași drepturi ca și Frontex, în special dreptul de acces, în ceea ce privește controalele și auditurile.

Pentru Academia Parteneră,

Pentru Frontex,

Ioan Buda

Erik Berglund

[semnătură]

[semnătură]

Semnat la București la 30 mai 2012.

Semnat la Varșovia la 31 mai 2012.

Anexa I - Declarația de parteneriat

Anexa II - Acord specific de pregătire (model)