Ordinul nr. 149/2013

Articolul 1

Prin prezentul ordin se reglementează structura organizatorică la nivelul Ministerului Afacerilor Interne în calitate de operator de program pentru Programul RO 21 "Cooperare în spațiul Schengen și combaterea crimei organizate și a infracționalității transfrontaliere, inclusiv a traficului și a grupurilor infracționale itinerante" din cadrul Mecanismului financiar norvegian pe perioada de programare 2009-2014.

Articolul 2

Pentru scopurile prezentului ordin, termenii și expresiile de mai jos au următoarele înțelesuri:

a) domeniul de finanțare din responsabilitatea Ministerului Afacerilor Interne - domeniul de finanțare "Cooperare în spațiul Schengen și combaterea crimei organizate și a infracționalității transfrontaliere, inclusiv a traficului și a grupurilor infracționale itinerante" din Mecanismul financiar norvegian pe perioada de programare 2009-2014, pentru care Ministerul Afacerilor Interne este desemnat "operator de program", potrivit

art. 16 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 88/2012

privind cadrul instituțional pentru coordonarea, implementarea și gestionarea asistenței financiare acordate României prin Mecanismul financiar al Spațiului Economic European și prin Mecanismul financiar norvegian pe perioada de programare 2009-2014, aprobată cu modificări și completări prin

Legea nr. 246/2013 ;

b) Programul RO 21 - programul aferent domeniului de finanțare din responsabilitatea Ministerului Afacerilor Interne;

c) operator de program (OP) - Ministerul Afacerilor Interne în calitate de operator de program pentru Programul RO 21;

d) structuri desemnate - structurile din cadrul Ministerului Afacerilor Interne desemnate să îndeplinească atribuțiile OP pentru Programul RO 21;

e) structuri de specialitate - structuri din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, altele decât structurile desemnate și structura de audit public intern;

f) autoritățile desemnate - instituțiile/autoritățile/organizațiile definite și/sau desemnate prin

Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 88/2012 , aprobată cu modificări și completări prin

Legea nr. 246/2013 ,

Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 23/2013

privind gestionarea financiară a fondurilor externe nerambursabile aferente Mecanismului financiar al Spațiului Economic European 2009-2014 și Mecanismului financiar norvegian 2009-2014, aprobată cu modificări și completări prin

Legea nr. 242/2013

și prin Regulamentul de implementare a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014;

g) reprezentantul operatorului de program (ROP) - secretarul de stat desemnat să reprezinte Ministerul Afacerilor Interne în raporturile juridice rezultate din calitatea de operator de program pentru domeniul de finanțare din responsabilitatea Ministerului Afacerilor Interne;

h) document extern - orice tip de document emis de OP către autoritățile desemnate, prin care sunt asumate angajamente și obligații în numele OP;

i) angajamente legale pe program - contractele de finanțare a proiectelor sau alte acte juridice din care rezultă ori ar putea rezultă o obligație pe seama fondurilor publice aferente Programului RO 21 prevăzute în bugetul Ministerului Afacerilor Interne, în calitate de ordonator principal de credite;

j) comisia de evaluare - comisia responsabilă de evaluarea și selecția propunerilor de proiecte.

Articolul 3

În cadrul Ministerului Afacerilor Interne, în calitate de OP pentru Programul RO 21, se stabilește următorul sistem de competențe generale:

a) secretarul de stat pentru relația cu Parlamentul și Guvernul este desemnat să reprezinte Ministerul Afacerilor Interne în raporturile juridice rezultate din calitatea de operator de program pentru domeniul de finanțare din responsabilitatea Ministerului Afacerilor Interne;

b) se deleagă calitatea de ordonator principal de credite secretarului de stat pentru relația cu Parlamentul și Guvernul, pentru toate operațiunile și documentele privind Programul RO 21;

c) se desemnează Direcția Schengen ca structură responsabilă de managementul general al Programului RO 21, denumită în continuare DS;

d) se desemnează Direcția generală financiară ca structură responsabilă de managementul financiar al Programului RO 21, denumită în continuare DGF;

e) documentele externe se întocmesc de către structura desemnată, în raport cu atribuțiile stabilite prin prezentul ordin, se avizează de cealaltă structură desemnată și se semnează de ROP;

f) structurile desemnate pot solicita structurilor de specialitate desemnarea unor reprezentanți, precizări și puncte de vedere în domeniile lor de competență;

g) structurile de specialitate pun în aplicare documentele aprobate de ROP, conform atribuțiilor stabilite prin reglementările naționale aplicabile și, la solicitarea structurilor desemnate, analizează și avizează documentele emise de acestea;

h) auditul public intern se asigură de către structura de audit public intern a Ministerului Afacerilor Interne conform atribuțiilor stabilite prin reglementările naționale aplicabile și se exercită la nivelul promotorilor de proiecte și al structurilor responsabile de managementul general și financiar al programului.

Articolul 4

Articolul 5

Articolul 6

DS are următoarele atribuții:

a) elaborează planul de comunicare aferent Programului RO 21;

b) organizează activitățile de informare referitoare la progresul Programului RO 21 și al proiectelor sale;

c) asigură furnizarea datelor referitoare la proiecte și introducerea datelor statistice referitoare la proiecte în vederea menținerii bazei de date de raportare în conformitate cu manualul operatorului de program;

d) organizează activitățile de informare referitoare la progresul Programului RO 21 și al proiectelor finanțate din acesta;

e) verifică dacă promotorii de proiecte își îndeplinesc obligațiile ce le revin referitoare la informare și publicitate în conformitate cu prevederile Regulamentului de implementare a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014;

f) asigură transmiterea informațiilor în format electronic, conform cerințelor impuse de către Oficiul Mecanismului Financiar;

g) asigură transparența și disponibilitatea documentelor a căror obligație de prezentare este menționată în cuprinsul Regulamentului de implementare a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014.

Articolul 7

DGF are următoarele atribuții:

a) propune activități de comunicare și avizează planul de comunicare;

b) participă la activitățile de informare referitoare la progresul Programului RO 21 și al proiectelor sale;

c) furnizează informațiile financiare pentru publicarea pe website-ul dedicat Programului RO 21;

d) comunică DS datele financiare referitoare la proiecte în vederea introducerii acestora în baza de date de raportare în conformitate cu manualul operatorului de program;

e) asigură transparența și disponibilitatea documentelor a căror obligație de prezentare este menționată în cuprinsul Regulamentului de implementare a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014.

Articolul 8

DS are următoarele atribuții:

a) elaborează planurile anuale de monitorizare;

b) analizează și centralizează informații privind progresul tehnic și administrativ al proiectelor;

c) efectuează monitorizări anuale utilizând un eșantion reprezentativ de proiecte sau monitorizări anuale ale tuturor proiectelor, potrivit prevederilor acordurilor de implementare;

d) verifică atingerea rezultatelor pentru fiecare proiect în parte în conformitate cu Regulamentul de implementare a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014, cu Acordul de program, cu legislația națională și cea a Uniunii Europene aplicabilă;

e) urmărește calitatea implementării Programului RO 21 și verifică progresul proiectelor raportat la rezultatele așteptate;

f) efectuează controale și/sau verificări la fața locului ale proiectelor pentru a se asigura că cheltuielile declarate de către promotorii de proiecte au fost efectiv efectuate și sunt în conformitate cu reglementările aplicabile;

g) se asigură că legislația națională și a Uniunii Europene aplicabilă, inclusiv, dar nu limitat la legislația privind mediul, achizițiile publice și ajutorul de stat, este respectată;

h) verifică din punct de vedere tehnic și administrativ dacă contribuția financiară este utilizată exclusiv pentru scopul Programului RO 21 și al proiectelor subsecvente, conform prevederilor stipulate în Acordul de program, și dacă toate activele aferente Programului RO 21 sunt folosite numai pentru scopurile prevăzute în Acordul de program;

i) se asigură, pe baza datelor, informațiilor și stării de fapt prezentate și asumate de promotorii de proiecte, de faptul că aceștia sunt pe deplin angajați și capabili să implementeze proiectele.

Articolul 9

DGF are următoarele atribuții:

a) avizează planurile anuale de monitorizare;

b) analizează și centralizează informații privind progresul financiar al proiectelor, prin monitorizarea regulată a sumelor angajate și plăților efectuate;

c) se asigură de existența unui sistem informatic pentru înregistrarea și stocarea înregistrărilor contabile pe fiecare proiect din cadrul Programului RO 21 și de colectarea informațiilor aferente implementării necesare pentru managementul financiar, raportări, monitorizări, verificări, audituri și evaluări;

d) efectuează verificări pentru a se asigura că promotorii de proiecte mențin fie un sistem contabil separat, fie o evidență contabilă adecvată pentru toate tranzacțiile aferente proiectelor;

e) efectuează controale și/sau verificări la fața locului ale proiectelor pentru a se asigura că cheltuielile declarate de către promotorii de proiecte au fost efectiv efectuate și sunt în conformitate cu reglementările aplicabile.

Articolul 10

DS are următoarele atribuții:

a) primește și verifică cheltuielile declarate de promotorii de proiecte în rapoartele intermediare și finale;

b) primește și verifică, în calitate de compartiment de specialitate, cererile de plată aferente avansului, plăților intermediare și finale, transmise de promotorii de proiecte, conform atribuțiilor prevăzute în

Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 , republicată, cu modificările și completările ulterioare;

c) efectuează operațiunile specifice angajării, lichidării și ordonanțării cheltuielilor pentru tipurile de asistență financiară nerambursabilă aferente Programului RO 21;

d) elaborează notele de autorizare a plății sumei solicitate de promotorii de proiecte;

e) transmite promotorilor de proiecte notele de autorizare a plății aprobate de ROP.

Articolul 11

DGF are următoarele atribuții:

a) deschide și utilizează un cont bancar pentru operațiuni în euro, purtător de dobândă, dedicat exclusiv primirii grantului și efectuării de cheltuieli aferente Programului RO 21 din aceste sume;

b) deschide și utilizează un cont în euro, dedicat gestionării costurilor de management;

c) raportează și virează dobânda aferentă sumelor reprezentând grantul, acumulată în contul prevăzut la lit. a);

d) deschide și utilizează conturi bancare și de trezorerie purtătoare de dobândă pentru derularea operațiunilor financiare în lei aferente Programului RO 21;

e) efectuează pe parcursul exercițiului bugetar, cu aprobarea ordonatorului principal de credite, virări de credite de la același titlu sau de la alte titluri ori capitole de cheltuieli, în condițiile legii, astfel încât să se asigure sumele prevăzute la

art. 6 alin. (1) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 23/2013 , aprobată cu modificări și completări prin

Legea nr. 242/2013 ;

f) efectuează pe parcursul exercițiului bugetar, cu aprobarea ordonatorului principal de credite, virările de credite și redistribuirile de fonduri între proiecte, autorizate de promotorii de proiecte, conform prevederilor

art. 9 alin. (4) și (5) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 23/2013 , aprobată cu modificări și completări prin

Legea nr. 242/2013 ;

g) verifică operațiunile specifice angajării și ordonanțării cheltuielilor și completează documentele aferente cu informațiile din responsabilitatea compartimentului de contabilitate;

h) propune spre aprobare ordonatorului principal de credite documentele specifice angajării și ordonanțării cheltuielilor la nivelul OP;

i) verifică notele de autorizare a plății sumei solicitate de promotorii de proiecte;

j) organizează evidența contabilă a angajamentelor bugetare și legale;

k) asigură verificarea operațiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu, la nivelul OP, din punctul de vedere al legalității, regularității și încadrării în limitele angajamentelor bugetare stabilite potrivit legii;

l) acordă viza de control financiar preventiv propriu pe toate operațiunile supuse controlului financiar preventiv propriu, la nivelul OP;

m) transferă sumele cuvenite promotorilor de proiecte;

n) efectuează plățile și transferurile aferente operațiunilor Programului RO 21.

Articolul 12

DS are următoarele atribuții:

a) este punctul de contact al OP în relația cu autoritățile naționale și externe;

b) analizează, verifică și centralizează raportările tehnice periodice transmise de promotorii de proiecte și completează partea descriptivă a rapoartelor financiare intermediare;

c) elaborează și transmite DGF spre avizare rapoartele anuale și raportul final ale Programului RO 21, cu excepția anexei financiare;

d) propune ROP aprobarea rapoartelor financiare intermediare, rapoartelor anuale și raportului final și, după aprobare, le transmite autorității desemnate conform prevederilor legale aplicabile.

Articolul 13

DGF are următoarele atribuții:

a) analizează, verifică și centralizează raportările financiare periodice transmise de promotorii de proiecte;

b) transmite DS spre informare raportările financiare periodice verificate și acceptate;

c) analizează, verifică și avizează rapoartele anuale și raportul final, transmise de DS;

d) pe baza informațiilor furnizate de DS și promotorii de proiecte, elaborează rapoartele financiare intermediare, pe care le transmite spre avizare DS;

e) se asigură că autoritatea de certificare primește toate informațiile necesare aferente procedurilor și verificărilor efectuate referitoare la cheltuielile supuse certificării;

f) transmite către autoritatea de certificare estimările aplicațiilor de plată, pe baza informațiilor provenite de la promotorii de proiecte;

g) comunică lunar Ministerului Finanțelor Publice virările și redistribuirile de credite efectuate;

h) elaborează și transmite DS anexa financiară la raportul final al Programului RO 21.

Articolul 14

Structurile desemnate și promotorii de proiecte transmit informațiile și documentele solicitate de evaluatorii independenți pentru îndeplinirea cerințelor de evaluare a Programului RO 21, astfel cum sunt stabilite prin Regulamentul de implementare a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014.

Articolul 15

Structurile desemnate implementează toate măsurile necesare și adecvate pentru prevenirea neregulilor, în conformitate cu obligațiile și atribuțiile stabilite prin

Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011

privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, aprobată cu modificări și completări prin

Legea nr. 142/2012 , cu modificările și completările ulterioare.

Articolul 16

Articolul 17

DGF are următoarele atribuții:

a) activitatea de recuperare a creanțelor bugetare rezultate din nereguli;

b) activitatea de monitorizare a stingerii creanțelor bugetare rezultate din nereguli;

c) înregistrarea și evidența informațiilor în Registrul neregulilor și în Registrul debitorilor;

d) desemnarea ofițerului de nereguli pe program, responsabil de activitatea de înregistrare, monitorizare și raportare a neregulilor;

e) raportarea către autoritatea desemnată a tuturor suspiciunilor de nereguli, neregulilor constatate și măsurilor întreprinse pentru recuperarea sumelor afectate de nereguli, precum și recuperarea acestora, conform reglementărilor legale aplicabile.

Articolul 18

Modul de realizare a activităților din responsabilitatea OP, etapele și verificările efectuate de DS și DGF se stabilesc prin proceduri comune aprobate de ROP.

Articolul 19

În aplicarea prezentului ordin, DS și DGF emit precizări și instrucțiuni comune.

Articolul 20

Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.