Memorandumul din 20 octombrie 1998

Articolul 1

Definiții

- Sistem de Implementare Descentralizat - SID (Decentralised Implementation System - DIS)

Sistem de implementare a Programului PHARE, în cadrul căruia o parte a managementului și responsabilităților se transfera tarii partenere, în timp ce Comisiei îi revine responsabilitatea finala, conform tratatelor Comunității Europene.

- Oficiul de Plati și Contractare PHARE - O.P.C.P. (Central Finance and Contracts Unit - CFCU)

Organism de implementare a SID, din cadrul administrației naționale, responsabil cu organizarea și desfășurarea licitațiilor, a contractarilor și cu efectuarea plăților în cadrul proiectelor de dezvoltare instituțională și - dacă se prevede explicit - a altor proiecte. Pentru aceste proiecte implementarea tehnica este realizată de un responsabil de program - RP (Senior Programme Officer - SPO).

- Agenție de implementare - AI (Implementing Agency - IA)

Organism de implementare a SID, din cadrul administrației naționale, responsabil cu organizarea și desfășurarea licitațiilor, a contractarilor și cu efectuarea plăților, precum și cu implementarea tehnica, în cazul proiectelor de sprijinire a investițiilor și - dacă se prevede explicit - a altor proiecte.

- Comitet Comun de Monitorizare - CCM (Joint Monitoring Committee - JMC)

Comitet format din Responsabilul național cu autorizarea finanțării - RNAF (Național Authorising Officer - NAO), Coordonatorul național al asistenței (Național Aid Coordinator - NAC) și din reprezentanți ai Comisiei, care are sarcina reexaminarii programelor PHARE.

- Coordonatorul național al asistenței - CNA (Național Aid Coordinator - NAC)

Oficial din cadrul administrației naționale, responsabil cu activitatea de programare în cadrul Beneficiarului. CNA asigura o legătură strânsă între procesul general de aderare și utilizarea asistenței financiare nerambursabile acordate de Uniunea Europeană, fiind, de asemenea, responsabil cu monitorizarea și cu evaluarea programelor PHARE.

- Responsabilul național cu autorizarea finanțării - RNAF (Național Authorising Officer - NAO)

Oficial din cadrul administrației naționale, care conduce Fondul Național - FN (Național Fund - NF). RNAF are întreaga responsabilitate a managementului financiar al fondurilor PHARE.

- Fondul Național - FN (Național Fund - NF)

Entitate cu rol de trezorerie centrala din cadrul Ministerului Finanțelor, prin intermediul căreia fondurile Uniunii Europene sunt transferate către Beneficiar.

- Perseus

Sistemul curent de raportare financiară al Comisiei Europene.

- Responsabilul cu autorizarea Programului - RAP (Programme Authorising Officer - PAO)

Oficial din cadrul administrației naționale, care conduce o AI sau O.P.C.P. RAP este responsabil pentru funcționa- rea AI/O.P.C.P. și pentru managementul financiar judicios al proiectelor care se implementeaza.

- Responsabilul de program - RP (Senior Programme Officer - SPO)

Oficial din cadrul administrației naționale (minister de resort/agenție guvernamentală), responsabil cu implementarea tehnica a proiectelor pentru care O.P.C.P. are responsabilitatea implementarii administrative și financiare.

Articolul 2

Fondul Național și Responsabilul național cu autorizarea finanțării

1&

Beneficiarul are obligația de a înființa Fondul Național, ca entitate cu rol de trezorerie centrala, în subordinea unui Responsabil național cu autorizarea finanțării, denumit în continuare RNAF, din cadrul Ministerului Finanțelor, în scopul gestionării asistenței financiare alocate Beneficiarului de către Uniunea Europeană, conform Sistemului de implementare descentralizat, denumit în continuare SID.

2&

Responsabil național cu autorizarea finanțării trebuie să fie un oficial cu rang de ministru sau de secretar de stat, numit de Beneficiar. Responsabilul național cu autorizarea finanțării nu poate deține în același timp și funcția de coordonator național al asistenței. Responsabilul național cu autorizarea finanțării poate delega responsabilitățile sale cel mult altor 2 oficiali, dar el va rămâne răspunzător în final pentru toate responsabilitățile cu care este investit conform prevederilor prezentului memorandum de înțelegere și ale altor acorduri încheiate în baza acestuia.

Articolul 3

Responsabilitățile Responsabilului național cu autorizarea finanțării (RNAF)

1&

Responsabilul național cu autorizarea finanțării (RNAF) deține întreaga responsabilitate a gestionării financiare a fondurilor PHARE. El trebuie să asigure respectarea tuturor regulilor, reglementărilor și procedurilor PHARE referitoare la achiziții, raportare și management financiar, precum și funcționarea adecvată a unui sistem de raportare și informare pentru fiecare proiect. RNAF deține întreaga răspundere pentru fondurile PHARE ale unui program, până la închiderea acestuia.

2&

Autoritatea naționala de control financiar trebuie să desfășoare un control financiar adecvat. Responsabilul național cu autorizarea finanțării trebuie să asigure funcționarea unui sistem de raportare financiară pentru toate fondurile PHARE. El va fi răspunzător în fața Comisiei pentru utilizarea fondurilor. În îndeplinirea acestor responsabilități Responsabilul național cu autorizarea finanțării este răspunzător pentru următoarele sarcini:

(i) solicitarea și gestionarea fondurilor de la Comisie;

(îi) numirea responsabililor cu autorizarea Programului (RAP) în cadrul fiecărei Agenții de implementare (AI) și, acolo unde este cazul, al Oficiului de Plati și Contractare PHARE (O.P.C.P.), prin consultare cu Coordonatorul național al asistenței;

(iii) încheierea acordurilor de finanțare pe care le va semna cu fiecare Agenție de implementare și, acolo unde este cazul, cu O.P.C.P., selectate și andosate de Comisie;

(iv) asigurarea fluxului de finanțare din resurse naționale și din alte resurse de cofinantare, după cum este stabilit prin memorandumurile de finanțare privind Programele PHARE;

(v) asigurarea ținerii la zi a unui sistem de raportare financiară (Perseus) pentru fondurile PHARE și a respectării întru totul, de către Agențiile de implementare și, acolo unde este cazul, de către O.P.C.P., a procedurilor de raportare;

(vi) transferarea fondurilor către Agențiile de implementare și, acolo unde este cazul, către O.P.C.P., în conformitate cu mecanismul stabilit prin acordul de finanțare;

(vii) participarea, alături de Comisie și de Coordonatorul național al asistenței, la un Comitet comun de monitorizare;

(viii) recuperarea fondurilor neutilizate de la AI/O.P.C.P. la încheierea Programului.

3&

Aspectele tehnice și administrative ale implementarii unui program, inclusiv licitațiile și contractarea, vor fi integral în responsabilitatea Agenției de implementare, a O.P.C.P. sau a ministerului de resort/agenției implicate.

4&

Neîndeplinirea oricăreia dintre responsabilitățile stabilite prin prezentul memorandum de înțelegere va conduce la rambursarea fondurilor PHARE către Comisie.

Articolul 4

Solicitarea de fonduri de la Comisie

1&

Un avans, reprezentând un procent din bugetul total prevăzut în memorandumul de finanțare care va fi gestionat în mod descentralizat, va fi transferat de Comisie către Fondul Național după semnarea memorandumului de finanțare, cu condiția ca prevederile art. 13 (Conturi bancare) sa fi fost îndeplinite. Avansul nu poate depăși 20% din bugetul total al Programului.

2&

Valoarea avansului și a realimentarilor ulterioare, precum și momentele la care se face transferul acestora vor fi specificate în memorandumul de finanțare. În cazul în care totalul fondurilor aflate la dispoziția Fondului Național, a O.P.C.P. și a Agentiilor de implementare depășește 10% din totalul bugetului în vigoare al Programului, care va fi gestionat în mod descentralizat, cererile de realimentare nu pot fi admise decât cu autorizare prealabilă din partea Comisiei.

3&

Cererea de acordare a unui avans sau a unei realimentari, care trebuie certificată și aprobată de Responsabilul național cu autorizarea finanțării, se înaintează Comisiei pentru aprobare și pentru efectuarea transferului. Cererea de realimentare trebuie să fie însoțită de:

(i) o declarație de cheltuieli, care indica suma cumulată contractată și plătită, detaliată pe subprograme, proiecte și subproiecte (acolo unde este cazul), reflectand legătură dintre bugetul indicativ (prevăzut prin memorandumul de finanțare) și cheltuielile și plățile efectiv realizate conform raportarii financiare prezentate de AI/O.P.C.P. De asemenea, trebuie anexat un tabel care să reflecte legătură dintre AI/O.P.C.P. și proiectul pe care aceasta/acesta îl gestionează/coordonează;

(îi) o raportare financiară corespunzătoare (Perseus), indicând contractele încheiate și plățile efectuate;

(iii) reconcilierea bancară pentru conturile bancare deschise de FN și AI/O.P.C.P. De asemenea, trebuie comunicată dobânda acumulată în aceste conturi bancare;

(iv) rapoarte de activitate, conform prevederilor art. 9;

(v) o declarație scrisă a RNAF, specificand ca informațiile din cererea de realimentare sunt corecte și ca implementarea asistenței PHARE progreseaza satisfăcător și în conformitate cu obiectivele stabilite prin memorandumul de finanțare.

4&

Imediat după încheierea perioadei de plati precizate în memorandumul de finanțare RNAF trebuie să emita o declarație finala, însoțită de documentația justificativă, care să indice suma totală contractată și plătită. De asemenea, trebuie anexată reconcilierea bancară finala, indicând soldurile existente în conturile bancare ale FN, AI/O.P.C.P.

5&

Comisia își rezerva dreptul de a solicita informații suplimentare pentru justificarea transferurilor de fonduri.

6&

În mod excepțional Responsabilul național cu autorizarea finanțării poate solicita un avans/realimentare mai mare de 20%, numai dacă previziunea fluxului de numerar, elaborata în baza listei cuprinzând contractele Agentiilor de implementare, demonstreaza ca necesarul fluxului de numerar pentru perioada următoare depășește 20% .

7&

Memorandumul de finanțare va cuprinde prevederi și condiții precise privind efectuarea transferurilor de fonduri.

8&

Fondul Național trebuie să țină evidenta tuturor plăților în avans și a realimentarilor primite în scopul implementarii fiecărui program, subprogram, proiect și, dacă este cazul, subproiect cu finanțare PHARE.

Articolul 5

Realocarea fondurilor

1&

RNAF poate solicita o realocare de fonduri de la un subprogram la altul, în cadrul aceluiași memorandum de finanțare (ajustare de program), ca urmare a recomandarii făcute de Comitetul comun de monitorizare. Realocarea devine efectivă numai în urma andosarii ei de către Comisie, pe baza unei justificări detaliate.

În cazul în care suma de realocat reprezintă mai puțin de 15% din valoarea memorandumului de finanțare și nu se impune o modificare a obiectivelor stabilite prin memorandumul de finanțare respectiv, aceasta andosare este de competența delegației Comisiei. Următoarea declarație de cheltuieli [art. 4&3 (i)] trebuie să conțină aceste realocari și sa includă, anexat, o copie de pe andosare de către delegația Comisiei.

2&

Dacă suma de realocat reprezintă mai puțin de 15%, dar realocarea impune o modificare a obiectivelor față de cele stabilite prin memorandumul de finanțare respectiv, dacă realocarea propusă depășește 15% sau dacă se elimina proiecte existente ori se includ proiecte noi implicând o modificare a obiectivelor stabilite prin memorandumul de finanțare respectiv, cererea de realocare trebuie înaintată Comisiei pentru aprobare și realocarea va face obiectul unei noi decizii a Comisiei.

3&

După caz, RNAF poate solicita o realocare de fonduri de la un subproiect la altul, în cadrul aceluiași proiect, ca urmare a recomandarii făcute de Subcomitetul de monitorizare. Aceasta realocare devine efectivă numai în urma andosarii ei de către delegația Comisiei, pe baza unei justificări detaliate. Dacă realocarea impune o modificare a obiectivelor față de cele stabilite prin memorandumul de finanțare respectiv sau dacă se elimina subproiecte existente ori se includ subproiecte noi implicând o modificare a obiectivelor stabilite prin memorandumul de finanțare respectiv, cererea de realocare trebuie înaintată Comisiei pentru aprobare. Următoarea declarație de cheltuieli [art. 4&3 (i)] trebuie să conțină aceste realocari și sa includă, anexat, o copie de pe andosare de către delegația Comisiei.

Articolul 6

Transferul fondurilor către Agențiile de implementare

1&

Transferul fondurilor către Agențiile de implementare și, acolo unde este cazul, către O.P.C.P. trebuie efectuat pe baza estimarii fluxurilor de numerar.

2&

AI trebuie să înainteze către Fondul Național cereri de transfer în concordanta cu necesitățile sale, conform prevederilor acordului de finanțare respectiv. Prevederile acordului de finanțare vor înlocui, dacă este cazul, Memorandumul de înțelegere privind înființarea O.P.C.P., semnat cu Comisia.

3&

Pe baza cererii și a documentației justificative, RNAF trebuie să verifice nivelul plăților efectuate de AI din transa precedenta și, dacă cererea este justificată, RNAF trebuie să aprobe transferul următoarei transe de fonduri. AI trebuie să efectueze plati numai în baza contractelor semnate.

4&

Fondul Național și RNAF sunt deplin răspunzători în fața Comisiei pentru efectuarea corespunzătoare și pe bază de informații corecte a transferurilor de fonduri.

5&

Acordul de finanțare care se încheie între Fondul Național și AI/O.P.C.P. și care se andoseaza de către Comisie trebuie să cuprindă prevederi detaliate referitoare la efectuarea transferurilor.

6&

Fondul Național trebuie să țină evidenta tuturor transferurilor efectuate în scopul implementarii fiecărui program, subprogram, proiect și, dacă este cazul, subproiect, cu finanțare PHARE.

Articolul 7

Plati

În cazul în care acționează ca agent de plată pentru un proiect, Fondul Național trebuie să efectueze plățile către contractori în baza cererilor înaintate de Autoritățile de implementare (O.P.C.P./AI), în conformitate cu Manualul SID și cu alte instrucțiuni emise de Comisie. Fondul Național are obligația de a raporta către O.P.C.P./AI plățile efectuate, pentru ca acestea sa înregistreze fără întârziere informațiile necesare în sistemul Perseus.

Articolul 8

Controlul financiar

1&

Autoritatea naționala de control financiar competența va efectua un control financiar corespunzător al implementarii acordurilor de finanțare semnate cu fiecare AI și, acolo unde este cazul, cu O.P.C.P. Un plan anual de audit și un rezumat al rezultatelor auditurilor efectuate trebuie transmise Comisiei. Rapoartele de audit trebuie să fie la dispoziția Comisiei.

2&

Conturile și operațiunile tuturor structurilor de implementare relevante pot fi controlate periodic de către un auditor independent, contractat de Comisie, fără a aduce prejudiciu responsabilităților Comisiei și ale Curții Europene de Conturi, conform prevederilor din Condițiile generale privind memorandumurile de finanțare, anexa la Acordul-cadru încheiat între România și Comisie la 12 martie 1991.

Articolul 9

Raportare

1&

RNAF are obligația de a asigura ca în cadrul FN (după caz, AI și O.P.C.P.) sa funcționeze un sistem viabil de raportare financiară și tehnica (Perseus, incluzând, printre altele, date referitoare la precalificari și licitații) pentru toate fondurile PHARE, inclusiv pentru fondurile transferate către Agențiile de implementare și, acolo unde este cazul, către O.P.C.P.

2&

În plus, Fondul Național are obligația, conform art. 4&3 (iv), de a elabora rapoarte privind situația financiară a programelor, planificarea licitațiilor viitoare, evaluarile în cadrul licitațiilor organizate și atribuirea contractelor, modul de implementare a proiectelor, dificultățile intampinate (dacă este cazul), perspectivele de viitor, precum și orice alte informații necesare solicitate de Comisie. De asemenea, Fondul Național trebuie să elaboreze rapoarte trimestriale referitoare la problematica mai sus menționată, în cazul în care Comisia solicita aceasta în completarea raportarii prevăzute la art. 4.

Articolul 10

Personal

Beneficiarul trebuie să furnizeze, pe cheltuiala proprie, resursele umane necesare pentru executarea corecta și la timp a sarcinilor încredințate Fondului Național.

Articolul 11

Sediu, utilități

Beneficiarul trebuie să furnizeze, din resurse proprii, sediul necesar, mobilierul de birou și celelalte utilități pentru Fondul Național din cadrul Ministerului Finanțelor.

Articolul 12

Costuri operationale ale Fondului Național

Costurile operationale ale Fondului Național trebuie suportate de către Beneficiar.

Articolul 13

Conturi bancare

1&

Pentru fiecare memorandum de finanțare Fondul Național trebuie să deschidă un cont bancar la Banca Naționala a României sau un cont bancar garantat de Guvern. Acest cont bancar trebuie să aibă subconturi din care fiecare AI/O.P.C.P. este abilitata/abilitat să efectueze plati. În cazul în care acest sistem nu poate fi implementat, pot fi convenite aranjamente specifice între serviciile Comisiei și Fondul Național. Contul trebuie să fie, în principiu, purtător de dobânda.

2&

Valoarea dobânzii acumulate în conturile bancare trebuie comunicată Comisiei cu ocazia transmiterii fiecărei cereri de realimentare, precum și la încheierea Programului. În baza unei propuneri primite de la RNAF, Comisia poate decide reinvestirea dobânzii în Program.

3&

Contul bancar trebuie operat în sistemul dublei semnături, fiind necesare semnatura RNAF și a unui responsabil cu contabilitatea Programului.

4&

Fondul Național trebuie să comunice Comisiei toate informațiile relevante, referitoare la conturile Fondului Național, precum și la toate celelalte conturi ale Agentiilor de implementare și ale altor entități către care sunt transferate fonduri PHARE. Informațiile relevante includ, printre altele, denumirea și sediul băncii, numărul contului, numele titularului/titularilor de cont, rata dobânzii, precum și orice alta informație pe care Comisia o considera necesară.

Articolul 14

Achiziții

1&

Achizițiile trebuie efectuate conform Manualului SID, asigurând accesul liber, concurenta loiala și transparenta, conform prevederilor cuprinse în titlul IX al Reglementării financiare, aplicabilă bugetului general al Comunității Europene, și în reglementările PHARE.

2&

De la caz la caz, Comisia poate aproba derogarea de la regulile PHARE standard, dacă derogarea este prevăzută în Reglementarea financiară și în Reglementarea PHARE și dacă este specificată în memorandumul de finanțare.

3&

Fondul Național trebuie să asigure respectarea regulilor și a procedurilor de achiziții corespunzătoare.

Articolul 15

Monitorizare și evaluare

1&

Beneficiarul trebuie să înființeze un Comitet comun de monitorizare (CCM). Acesta trebuie să fie compus din Coordonatorul național al asistenței, RNAF și un reprezentant al Comisiei. CCM se va reuni cel puțin o dată pe an și va analiza toate programele cu finanțare PHARE. CCM va evalua, pe baza rapoartelor de monitorizare, evoluția programelor în ceea ce privește atingerea obiectivelor operationale ale aderării, stabilite prin memorandumul de finanțare. Dacă este necesar, CCM recomanda schimbarea prioritatilor și/sau realocarea fondurilor PHARE, pentru a asigura îndeplinirea obiectivelor și sarcinilor stabilite.

2&

În vederea monitorizarii programelor, CCM va numi un subcomitet de monitorizare. Acesta va fi format din Coordonatorul național al asistenței, RNAF, Responsabilul cu autorizarea Programului din cadrul fiecărei Agenții de implementare și un reprezentant al Comisiei. Pe baza rapoartelor întocmite pentru Responsabilul cu autorizarea Programului și pentru Comisie, precum și pe baza oricăror alte evaluări relevante, subcomitetul va analiza în detaliu evoluția înregistrată de fiecare program și de componentele și contractele sale, în conformitate cu Manualul SID, urmărind, printre altele, relevanta și calitatea proiectării, eficienta, eficacitatea și impactul dorit. Subcomitetul va analiza, printre altele, rezultatele efective, comparativ cu cele planificate, rata implementarii și contractării, fluxul financiar, structurile de gestionare a programelor și proiectelor; va inainta recomandări de ameliorare și va lua măsurile corective necesare în cazul în care, fără un motiv întemeiat, Agenția de implementare nu întreprinde acțiunile impuse de aceste recomandări. Subcomitetul va raporta CCM și, înaintea întrunirii anuale a acestuia, va inainta un raport general detaliat cu privire la toate programele.

3&

Independent de rapoartele de monitorizare elaborate la cererea CCM, Comisia și RNAF pot solicita, împreună sau separat, un raport de evaluare independent, în orice stadiu al ciclului programului. Evaluarea va măsura, de asemenea, impactul și modul corespunzător de îndeplinire a obiectivelor. Pentru acest exercițiu va fi utilizata Metodologia de evaluare a Comisiei, care oferă cadrul de abordare a tuturor problemelor-cheie ale procesului de evaluare, cum sunt: relevanta, proiectarea, eficienta, eficacitatea, utilitatea și sustenabilitatea.

Articolul 16

Contabilitate și auditare

1&

Fondul Național trebuie să opereze un sistem contabil în partida dubla sau un sistem contabil analitic care să reflecte toate operațiunile privind derularea contractelor, precum și celelalte operațiuni financiare referitoare la toate programele cu finanțare PHARE din România.

2&

Conturile și operațiunile tuturor structurilor de implementare relevante, inclusiv ale Fondului Național, pot fi verificate periodic de către un auditor independent, contractat de Comisie, fără a aduce prejudiciu responsabilităților Comisiei și ale Curții Europene de Conturi, conform prevederilor din Condițiile generale privind memorandumurile de finanțare, anexa la Acordul-cadru încheiat între România și Comisie la 12 martie 1991.

3&

Înregistrările scrise, referitoare la toate operațiunile de gestionare financiară, licitații și contractare, trebuie arhivate pentru o perioadă de 5 ani, calculată de la data închiderii

Programului.

Articolul 17

Soluționarea neintelegerilor

1&

Orice neclaritate referitoare la executarea sau la interpretarea prezentului memorandum de înțelegere trebuie să fie subiect al consultărilor dintre Beneficiar și Comisie, conducand, dacă este necesar, la un amendament la acesta.

2&

În cazul neîndeplinirii unei obligații prevăzute în prezentul memorandum de înțelegere sau în instrucțiunile referitoare la acesta, precum și în cazul neluării, în timp util, a măsurilor corective corespunzătoare, Comisia poate suspenda finanțarea programelor implementate prin sistemul introdus de prezentul memorandum de înțelegere, în urma consultărilor cu Beneficiarul, și poate solicita rambursarea fondurilor PHARE.

3&

În cazul în care consultarile nu conduc la soluționarea neintelegerilor pe cale amiabila, părțile pot recurge la arbitraj, conform prevederilor cuprinse în anexa B la Condițiile generale privind memorandumurile de finanțare, anexa la Acordul-cadru încheiat între România și Comisie la 12 martie 1991.

Articolul 18

Dispoziții finale

Prezentul memorandum de înțelegere poate fi modificat numai cu acordul scris al părților.

Prezentul memorandum de înțelegere intră în vigoare la data semnării lui de către ambele părți.

Semnat la Bruxelles la 20 octombrie 1998.

Pentru Guvernul României,

Pentru Comunitatea Europeană,

p. Ministrul finanțelor,

Membru al Comisiei Europene,

Constantin Ene

Hans van den Broek

Ministru delegat

pe lângă primul-ministru

pentru integrare europeană,

Alexandru Herlea,