Acordul din 2 februarie 2001

Articolul 1

Scop

Aceasta secțiune stabilește prevederile financiare pentru execuția Programului. Execuția Programului trebuie să facă obiectul adoptării deciziei Comisiei care acorda managementul asistenței unei agenții și în condițiile contextului acelei decizii.

Articolul 2

Definiții

Pentru obiectivele acordului următoarele definiții trebuie să fie aplicate:

a) Fondul Național înseamnă organismul numit de România și aflat sub responsabilitatea responsabilului național cu autorizarea finanțării, care acționează în calitate de Autoritate competența;

b) Autoritatea competența înseamnă organismul din România care:

(i) conferă, monitorizează și retrage acreditarea Agenției SAPARD; și

(îi) numește un organism de certificare;

c) Agenția SAPARD înseamnă organismul stabilit de România care funcționează sub responsabilitatea acesteia și care îndeplinește o funcție de implementare și o funcție de plată. Doar o singura agenție SAPARD poate fi acreditata în orice moment în România;

d) Organismul de certificare înseamnă organismul care este independent operational de Agenția SAPARD și stabilește atestarea conturilor, raportează asupra sistemelor de management și control și verifica elementele de cofinantare;

e) contul euro SAPARD înseamnă contul deschis de responsabilul național cu autorizarea finanțării, în numele României, aflat sub responsabilitatea acestora, într-o instituție financiară sau la trezorerie, care este purtător de dobânda în condiții comerciale normale, pentru a primi plățile menționate în art. 7 din aceasta secțiune, este utilizat exclusiv pentru tranzacțiile SAPARD, este menținut în euro și nu face obiectul nici unei taxe sau unui impozit;

f) anul financiar înseamnă anul calendaristic de la 1 ianuarie la 31 decembrie;

g) măsura înseamnă mijlocul prin care o prioritate este implementata, care permite proiectelor să fie cofinantate; unei măsuri i se aloca o contribuție din partea Comunității și a României, precum și un set de sarcini specifice;

h) proiect înseamnă orice operațiune întreprinsă de beneficiarul final în cadrul Programului;

i) beneficiar final înseamnă organizația publică sau privată care preia responsabilitatea realizării unui proiect;

j) contribuția Comunității înseamnă partea cofinantata de Comunitate din cheltuielile publice totale eligibile efectuate în cadrul Programului;

k) cheltuieli publice înseamnă cheltuielile Comunității plus alte cheltuieli publice ale tuturor organismelor publice din România.

Articolul 3

Conferirea managementului asistenței

1. România va permite Comisiei sa verifice respectarea condițiilor menționate la pct. 1 și 3 din secțiunea F, denumite în continuare în aceasta secțiune condițiile, și la art. 4, 5, 6 și 14 din aceasta secțiune, înainte de luarea deciziei care conferă managementul asistenței unei agenții SAPARD.

Pentru stabilirea respectării condițiilor și a articolelor menționate în primul subparagraf Comisia:

a) va examina procedurile și structurile Fondului Național legate de implementarea Programului și procedurile și structurile Agenției SAPARD și, dacă este cazul, procedurile și structurile altor organisme cărora li s-au delegat sarcini în conformitate cu art. 4 paragraful 3, art. 5 paragraful 3 și cu art. 6 paragraful 5 din aceasta secțiune;

b) va realiza verificări la fața locului.

2. România va trebui să se asigure întotdeauna ca responsabilul național cu autorizarea finanțării din România poarta întreaga responsabilitate financiară și obligația pentru fondurile primite din contribuția Comunității. Responsabilul național cu autorizarea finanțării va fi punctul de contact pentru informațiile financiare transmise între Comisie și România.

3. Decizia de a conferi managementul asistenței unei agenții SAPARD în România poate fi luată pe o baza provizorie, asigurându-se respectarea condițiilor și a articolelor la care se face referire în primul subparagraf al paragrafului 1.

Articolul 4

Atribuțiile Autorității competente

1. România se va asigura ca înainte de acreditarea Agenției SAPARD Autoritatea competența trebuie să fie sigura ca aranjamentele administrative, contabile, de plată și de control intern ale Agenției SAPARD oferă următoarele garanții:

a) admisibilitatea cererilor și respectarea acestui acord sunt verificate înainte de autorizarea plății;

b) angajamentele și plățile efectuate sunt înregistrate corect și în întregime în conturi;

c) documentele necesare sunt transmise la momentul și în formatul cerut;

d) eligibilitatea cererilor și respectarea acestui acord sunt verificate înainte de semnarea contractelor cu beneficiarii și de înregistrarea angajamentului.

Agenția SAPARD trebuie să păstreze toată documentația care justifica plățile efectuate și documentele cu privire la efectuarea controalelor administrative și fizice stabilite. Acolo unde documentația este păstrată de organismele responsabile pentru autorizarea cheltuielii, aceste organisme trebuie să transmită rapoarte Agenției SAPARD cu privire la numărul de verificări făcute, conținutul acestora și la acțiunile întreprinse ca urmare a rezultatelor acestor verificări.

2. România se va asigura ca decizia Autorității competente de a acredita Agenția SAPARD este luată pe baza unei examinari care acoperă structurile și procedurile privind aranjamentele la care se face referire în paragraful 1. Examinarea va include în special aranjamentele care au fost adoptate pentru a proteja interesele Comunității cu privire la tranzacțiile ce vor fi finanțate prin Program, ținându-se seama de prevederile art. 5 și 14 din aceasta secțiune, și anume:

a) execuția plăților;

b) protecția trezoreriei;

c) securitatea computerelor;

d) menținerea înregistrărilor contabile;

e) separarea îndatoririlor și suficienta controalelor interne și externe;

f) garanțiile de obținut;

g) sumele de colectat;

h) selecția proiectelor, ofertarea, contractarea;

i) respectarea regulilor de achiziție.

3. Examinarea la care se face referire în paragraful 2 trebuie să fie facuta la standardele de audit internațional acceptate.

Autoritatea competența poate delega conducerea examinării către alte organisme. În toate cazurile responsabilul național cu autorizarea finanțării, în numele României, va purta întreaga răspundere.

4. Acreditarea poate fi oferită provizoriu pentru o perioadă care urmează să fie fixată în funcție de seriozitatea problemei de care depinde implementarea oricăror schimbări în aranjamentele administrative sau contabile. În situațiile în care este prevăzută o astfel de acreditare provizorie, trebuie să fie respectate prevederile art. 5 și 14 din aceasta secțiune, în particular următoarele criterii:

(i) proceduri scrise;

(îi) separarea îndatoririlor;

(iii) aprobarea preproiectelor și verificarea preplatilor;

(iv) procedurile de plată;

(v) procedurile de contabilitate;

(vi) securitatea computerelor;

(vii) audit intern și, unde este cazul, prevederi pentru achiziții publice.

5. Autoritatea competența trebuie să se asigure ca sistemul de contabilitate al Agenției SAPARD respecta standardele de contabilitate internațional acceptate.

6. Dacă Autoritatea competența este sigura ca Agenția SAPARD respecta toate cerințele relevante, trebuie să înceapă acreditarea. În caz contrar trebuie să trimită Agenției SAPARD instrucțiunile legate de aranjamentele administrative și de contabilitate și, în particular, cele legate de orice condiții cerute Agenției SAPARD care trebuie să fie îndeplinite înainte de acreditare.

7. Responsabilul național cu autorizarea finanțării trebuie să comunice Comisiei următoarele particularități despre Agenția SAPARD care îl acreditează sa îndeplinească sarcinile stabilite în art. 5:

a) denumirea și statutul Agenției SAPARD;

b) condițiile administrative, de contabilitate și control intern în care sunt realizate plățile legate de implementarea Programului;

c) actul acreditării care trebuie să constea într-o confirmare scrisă a faptului ca organismul respecta criteriile de acreditare și, acolo unde este cazul, trebuie să stabilească instrucțiuni cu privire la schimbări și la perioada;

d) informații cu privire la următoarele:

(i) responsabilitățile investite în ea;

(îi) alocarea responsabilităților între departamentele sale;

(iii) relațiile sale cu alte organisme, publice sau private, care au, de asemenea, responsabilități în executarea măsurilor pentru care se fac cheltuieli în cadrul Programului;

(iv) procedurile prin care cererile beneficiarilor sunt primite, verificate și validate și prin care cheltuiala este autorizata, plătită și contabilizata;

(v) previziunile pentru audit intern.

Responsabilul național cu autorizarea finanțării trebuie să informeze Comisia în avans despre orice schimbări propuse la aceste particularități înainte ca ele să fie implementate.

8. România se va asigura ca Autoritatea competența monitorizează acreditarea și, dacă se constata o neîndeplinire în respectarea oricărui criteriu stabilit în paragraful 4(i)-(vii) prin operațiuni ale Agenției SAPARD, va retrage imediat acreditarea. Responsabilul național cu autorizarea finanțării trebuie să informeze imediat Comisia.

Articolul 5

Funcțiile de implementare și de plată ale Agenției SAPARD

1. Funcția de implementare a Agenției SAPARD va cuprinde:

a) primirea cererilor de finanțare și publicarea termenilor și condițiilor de eligibilitate;

b) selectarea proiectelor, inclusiv cereri pentru prioritizarea criteriilor;

c) verificarea cererilor pentru aprobarea proiectelor pe baza termenilor și condițiilor de eligibilitate și cu respectarea acestui acord, incluzând, dacă este cazul, prevederi cu privire la achizițiile publice;

d) stabilirea de obligații contractuale în scris între Agenția SAPARD și beneficiari, incluzând informațiile referitoare la posibile sancțiuni în cazul neconformitatii cu acele obligații și, dacă este cazul, eliberarea aprobării pentru începerea lucrării;

e) realizarea de verificări pe teren pentru stabilirea eligibilității atât înainte, cat și după aprobarea proiectului;

f) urmărirea activităților pentru a asigura progresul proiectelor ce sunt implementate;

g) raportarea progresului măsurilor ce sunt implementate pe baza indicatorilor;

h) asigurarea ca beneficiarul este informat cu privire la contribuția Comunității la proiect.

2. Funcția de plată a Agenției SAPARD trebuie să includă:

a) verificarea solicitărilor de plată;

b) realizarea de verificări pe teren pentru stabilirea eligibilității plății;

c) autorizarea plății;

d) executarea plății;

e) contabilitatea angajamentelor și a plăților;

f) dacă este necesar, prin obligațiile contractuale dintre Agenția SAPARD și beneficiar sau prin prevederile Programului, controale asupra beneficiarilor după plata ajutorului, pentru a se stabili dacă termenii și condițiile de eligibilitate ale ajutorului nerambursabil continua să fie respectate.

3. În cazul în care funcțiile de implementare și de plată nu sunt îndeplinite într-o singura structura administrativă, Agenția SAPARD le poate delega către alte părți care asigura respectarea condițiilor prevăzute la pct. 2.3.1-2.3.8 ale art. 14 din aceasta secțiune. În nici un caz funcțiile de executare a plăților și funcția de contabilizare a angajamentului și plății, stabilite în art. 14 pct. 1.2 și 1.3 din aceasta secțiune, nu pot fi delegate. Aprobarea proiectului, controalele pe teren și procesele de plată trebuie să se bazeze pe o separare corespunzătoare a atribuțiilor.

4. România se va asigura ca orice schimbare propusă în aranjamentele de implementare sau de plată ale Agenției SAPARD după acreditarea sa este prezentată Comisiei de către Autoritatea competența pentru examinare înaintea implementarii.

5. România se va asigura ca, atunci când Agenția SAPARD nu îndeplinește, de asemenea, funcțiile de autoritate de management prevăzute la art. 2c) din secțiunea B, Agenția SAPARD va comunică acelei autorități informațiile necesare pentru ca aceasta să își îndeplinească funcțiile.

6. În ceea ce privește investițiile în proiecte de infrastructura de un anumit tip, care generează de obicei venit net substanțial, Agenția SAPARD va evalua, înainte de a intră în aranjamente contractuale cu un potențial beneficiar, dacă proiectul este de acel tip. Când se poate ajunge la concluzia ca proiectul respectiv este de acel tip, Agenția SAPARD se va asigura ca ajutorul public din toate sursele nu depășește 50% din costul total eligibil.

7. În ceea ce privește investițiile în proiecte, cu excepția acelora în infrastructura de un tip care nu generează venit net substanțial, Agenția SAPARD se va asigura ca acumularea ajutorului public acordat în cadrul Programului din toate sursele nu depășește 50% din costul total eligibil al oricărui proiect. Măsurile pentru pregătirea personalului sunt considerate ca fiind capital uman și nu sunt investiții în sensul acestui paragraf.

Articolul 6

Atribuțiile Organismului de certificare

1. România se va asigura ca atribuțiile Organismului de certificare vor cuprinde:

a) eliberarea unui certificat privind contul anual al Agenției SAPARD, precum și pentru contul euro SAPARD, în ceea ce privește integralitatea, acuratetea și veridicitatea acestor conturi;

b) raportarea anuală privind compatibilitatea sistemelor de management și de control ale Agenției SAPARD referitor la capacitatea lor de a asigura conformitatea cheltuielilor cu prevederile art. 7 paragraful 1 din aceasta secțiune;

c) verificarea existenței și corectitudinii elementului de cofinantare național specificat în art. 8 paragraful 2 din aceasta secțiune.

2. Organismul de certificare trebuie să fie un departament sau un organism independent din punct de vedere operational față de Agenția SAPARD și care are o vocație tehnica potrivita.

3. Certificatul la care se face referire în paragraful 1 trebuie să se bazeze pe o examinare a procedurilor și pe un esantion al tranzacțiilor. Trebuie sa acopere conformitatea plăților cu acest acord, în ceea ce privește capabilitatea structurilor administrative ale Agenției SAPARD și ale Fondului Național de a asigura ca aceasta conformitate a fost verificata înainte ca plata sa fi fost facuta.

4. Raportul la care face referire paragraful 1b) trebuie să stabilească dacă:

a) procedurile Agenției SAPARD, în particular cele cu privire la criteriile și funcțiile menționate în art. 4, 5 și 14 din aceasta secțiune, oferă suficiente garanții ca operațiunile desfășurate de Program respecta acest acord și ce recomandări au fost făcute pentru îmbunătățirea sistemelor;

b) conturile anuale la care se face referire în art. 11 din aceasta secțiune sunt în concordanta cu registrele și înregistrările Agenției SAPARD;

c) declarațiile de cheltuieli prevăzute la art. 9 din aceasta secțiune și în secțiunea D sunt înregistrări adevărate, complete și clare ale operațiunilor cuprinse în Program;

d) interesele financiare ale Comunității sunt protejate în mod corespunzător în ceea ce privește sumele ce trebuie să fie colectate și, unde este cazul, garanțiile obținute;

e) recomandările de imbunatatire a sistemelor, adresate Agenției SAPARD, au fost urmate;

f) orice tranzacții neobisnuite sau dificultăți tehnice au fost experimentate în ceea ce privește anul financiar în cauza;

g) orice modificare semnificativă a fost realizată de la ultimul raport de informare.

Raportul trebuie să fie însoțit de informații privind numărul și calificarile personalului care efectuează auditul, munca realizată, numărul tranzacțiilor examinate, nivelul de materialitate și încredere obținut, privind orice slabiciune depistata și recomandare facuta pentru imbunatatire și privind operațiunile Organismului de certificare și ale celorlalte organisme de audit, din interiorul sau din exteriorul Agenției SAPARD, de la care s-a obținut o parte sau întreaga siguranța a Organismului de certificare în ceea ce privește chestiunile raportate.

5. Organismul de certificare își va conduce examinarea în conformitate cu standardele de audit internațional acceptate și cu liniile directoare stabilite în secțiunea E. Dacă organismul numit este Biroul național de audit sau un echivalent, acesta poate delega o parte sau toate atribuțiile de examinare specificate în paragraful 3, asigurând îndeplinirea efectivă a sarcinilor. Organismul de certificare poarta întreaga responsabilitate pentru sarcini în toate cazurile.

6. Verificările trebuie să fie efectuate atât în timpul, cat și după sfârșitul fiecărui an financiar.

7. Responsabilul național cu autorizarea finanțării trebuie să se asigure ca raportul Organismului de certificare asupra contului anual și raportul de audit asupra constatărilor sale, la care se face referire în paragraful 1, specifică, în special dacă s-au obținut suficiente asigurări, ca conturile care trebuie să fie transmise Comisiei sunt adevărate, complete și clare și ca procedurile de control intern au operat satisfăcător. Certificatul și raportul trebuie să fie redactate până cel târziu la data de 15 aprilie a anului următor anului financiar în cauza și comunicate de Autoritatea competența Comisiei cel târziu până la data de 30 aprilie. Comitetul de monitorizare la care se face referire în art. 7 din secțiunea B trebuie să primească o copie de pe raport.

Articolul 7

Angajamentele și plățile de la Comisie

1. Doar asistența SAPARD, acordată în conformitate cu prevederile acestui acord, va face obiectul cofinanțării de către Comunitate.

2. Plățile efectuate de Comisie din contribuția Comunității vor fi făcute, în conformitate cu acordul/acordurile anual/anuale de finanțare la care se face referire în art. 2 din acest acord, în contul euro SAPARD și vor arata ca verificările la care se face referire în art. 9 din aceasta secțiune nu indica nici o problemă. Responsabilul național cu autorizarea finanțării trebuie să comunice Comisiei detaliile acestui cont, asa cum se arata în formularul D3 prezentat în secțiunea D.

3. Plățile trebuie să fie făcute în contul primului angajament deschis.

Angajamentele din bugetul Comunității pentru România trebuie făcute în conturile Comunității, pe baza deciziei Comisiei prin care se autorizeaza semnarea fiecărui acord anual de finanțare.

Angajamentele trebuie, ca o regulă generală, să fie efectuate anual. Primul angajament în conturile Comisiei pentru România trebuie făcut atunci când este luată decizia Comisiei prin care se autorizeaza semnarea acordului anual de finanțare. Angajamentele ulterioare trebuie să fie efectuate în fiecare an prin decizia Comisiei prin care se autorizeaza semnarea acordului anual de finanțare. Fiecare angajament anual trebuie să fie stabilit în acordul anual de finanțare.

4. Comisia va dezangaja în mod automat:

a) întregul angajament ce privește orice an, dacă semnarea acordului anual de finanțare nu s-a realizat până la sfârșitul anului următor;

b) orice parte a unui angajament care nu a fost stabilit prin plata în cont sau pentru care nu s-a primit o cerere de plată conținând toate elementele care să permită plata de către Comisie, în conformitate cu paragraful 6, până la sfârșitul celui de-al doilea an ulterior anului în care s-a făcut angajamentul.

5. Cu condiția disponibilității alocării, Comisia va face o plata inițială în avans în contul euro SAPARD. Aceasta plata, care poate fi facuta în mai mult de o transa, nu va depăși 49% din angajamentul anual față de România, stabilit în primul acord anual de finanțare. Plata va fi facuta după adoptarea Programului, cu condiția ca acreditarea Agenției SAPARD sa fi fost supusă deciziei specificate în art. 3 paragraful 1 din aceasta secțiune, și după încheierea prezentului acord și a primului acord anual de finanțare. Plata va fi rambursata în euro cu toate dobânzile acumulate dacă, în conformitate cu art. 9 din aceasta secțiune, nu este primită nici o cerere de plată acceptabilă de către Comisie în termen de 18 luni de la data acelei plati.

Dacă plata în avans este mai mica de 49%, cererile pot fi prezentate Comisiei pentru plati suplimentare în avans în limita generală, bazate pe declarațiile de cheltuieli menționate în art. 8 paragraful 1b) din aceasta secțiune, încă neonorate. Cu condiția disponibilității alocării, Comisia va face plati ulterioare în avans care să reflecte aceasta necesitate anticipata.

În timpul derulării Programului responsabilul național cu autorizarea finanțării trebuie să utilizeze plata în avans doar pentru a plati contribuția Comunității la cheltuiala, în conformitate cu acest acord. Toate dobânzile obținute la plata în avans trebuie să fie utilizate în exclusivitate pentru Program.

6. Plățile intermediare, altele decât cele în avans, trebuie să fie făcute de către Comisie pentru a rambursa cheltuiala plătită de fapt în cadrul Programului, astfel cum este atestat de responsabilul național cu autorizarea finanțării în conformitate cu art. 9 din aceasta secțiune. Astfel de plati trebuie să fie calculate și făcute la nivelul măsurilor conținute în planul financiar al Programului.

Acestea trebuie să fie supuse următoarelor condiții:

a) ultimul raport anual de implementare datorat, care conține informațiile specificate în art. 8 paragraful 5 din secțiunea B, trebuie să fie înaintat Comisiei;

b) evaluarea intermediara la care se face referire în art. 10 din secțiunea B, acolo unde este cazul, trebuie să fie trimisa Comisiei;

c) cheltuiala pe măsura trebuie să fie în concordanta cu Programul, incluzând, acolo unde este cazul, flexibilitate între măsuri și, în limitele contribuției Comunității, urmărind acordul anual de finanțare încheiat;

d) orice recomandări, astfel cum se specifică în art. 8 paragraful 3 din secțiunea B, trebuie să fi fost respectate într-o perioadă specificată sau, în cazul în care aceste recomandări au fost destinate sa remedieze erori serioase ale sistemului de monitorizare sau management, erori care submineaza managementul financiar al Programului, România sa fi comunicat motivele pentru care nu a fost întreprinsă nici o acțiune; orice cerere a Comisiei pentru acțiuni de corectare trebuie să fie respectata;

e) trebuie să se țină seama de consecințele financiare ale oricăror decizii luate în concordanta cu art. 11 și 12 din aceasta secțiune.

f) furnizarea informațiilor solicitate de Comisie, necesare pentru a clarifica orice elemente relevante privind cererile de plată.

România și responsabilul național cu autorizarea finanțării trebuie să fie informati imediat de către Comisie dacă oricare dintre aceste condiții nu este îndeplinită. Ei trebuie să ia măsurile necesare pentru a remedia situația înainte ca cererea de plată să fie acceptată.

7. Totalul combinat al plăților la care se face referire în paragrafele 5 și 6 și care sunt realizate cu privire la Program, înainte ca plata să fie facuta în conformitate cu paragraful 8, nu trebuie să depășească 95% din angajamentul Comunității pentru Program.

8. Transa finala a Programului trebuie să fie plătită dacă:

a) responsabilul național cu autorizarea finanțării trimite Comisiei, în 6 luni de la termenul limita al plății stabilit în acordul anual de finanțare, o declarație de cheltuieli certificată, efectuate în conformitate cu art. 9 din aceasta secțiune;

b) raportul final de implementare a fost trimis și aprobat de către Comisie;

c) a fost adoptată decizia la care se face referire în art. 11 și 12 din aceasta secțiune.

Articolul 8

Plățile de la Agenția SAPARD

1. România se va asigura ca plățile de la Agenția SAPARD către beneficiar:

a) sunt făcute în moneda naționala și sunt debitate corespunzător în contul euro SAPARD. Ordinul (ordinele) de plată către beneficiar (beneficiari) sau către delegații săi (lor) va fi eliberat (vor fi eliberate), ca regula generală, în 5 zile de la aceasta debitare;

b) sunt bazate pe declarațiile de cheltuieli făcute de beneficiar, evidentiate prin facturile originale primite sau prin alte documente justificative, dacă, conform Programului, asistența nu este o funcție de cheltuiala. Astfel de declarații vor include doar cheltuieli sau, în cazul în care asistența nu este o funcție de cheltuiala, evenimente care au avut loc nu mai devreme de data la care a fost încheiat contractul prin care solicitantul devine beneficiar în cadrul Programului pentru proiectul respectiv, cu excepția celor ce privesc studiile de fezabilitate și altele legate de acestea, dar în nici un caz nu se vor referi la proiectele selectate, contractele încheiate de către sau în numele Agenției SAPARD și beneficiari, cheltuiala plătită mai devreme de data specificată în decizia Comisiei la care se face referire în art. 3 paragraful 1 din aceasta secțiune. Dacă facturile originale sau alte documente justificative la care se face referire în acest subparagraf nu sunt reținute de Agenția SAPARD după primire, aceasta se va asigura ca se vor face copii și se vor face aranjamente pentru ca originalele să poată fi consultate cu ocazia auditului și inspecției.

2. Agenția SAPARD se va asigura ca contribuția Comunității va fi realizată simultan cu cheltuiala publică de la toate organismele publice. Totuși, în cazul beneficiarilor din sectorul public contribuția Comunității poate fi facuta mai târziu decât cea de la alte organisme publice. În nici un caz contribuția Comunității nu va fi facuta înainte de contribuția altor organisme publice din România.

3. Agenția SAPARD se va asigura ca cheltuiala publică totală a tuturor organismelor publice din România pentru fiecare măsura și proiect este identificabila la nivelul Agenției SAPARD.

4. Agenția SAPARD va păstra înregistrări ale fiecărei plati, care trebuie să cuprindă cel puțin următoarele informații:

a) suma în moneda naționala;

b) suma corespunzătoare în euro.

Proportiile contribuțiilor naționale și ale Comunității în cheltuiala publică și ale cheltuielii totale publice în costul total eligibil trebuie să fie determinate în moneda naționala.

5. Agenția SAPARD se va asigura ca orice suma care a fost plătită inadecvat în plus față de suma datorată, care a fost semnalata și care a fost incorporată în declarațiile de cheltuieli evidentiate în contul euro SAPARD va fi înregistrată în termen de 5 zile în contul euro SAPARD și va fi dedusă din următoarea cerere de plată către Comisie, la care se face referire în art. 9 din aceasta secțiune.

6. Agenția SAPARD va asigura o tratare în timp util a cererilor de plată de la beneficiari. În cazul în care intervalul dintre primirea documentației justificative necesare pentru plata și eliberarea ordinului de plată depășește 3 luni, cofinantarea comunitara poate fi redusă.

Articolul 9

Cererea de plată de la Comunitate

1. Agenția SAPARD va prezenta trimestrial Comisiei cereri de plată, în conformitate cu formularul D1 prezentat în secțiunea D, semnate, certificate și transmise de responsabilul național cu autorizarea finanțării, în numele României, în decurs de o luna de la sfârșitul fiecărui trimestru. Totuși cereri suplimentare pot fi prezentate doar dacă se justifica pe baza riscului soldului net al contului euro SAPARD de a fi epuizat înainte de transmiterea următoarei cereri trimestriale.

2. Comisia va verifica cererile de plată ținând seama de prevederile art. 7 din aceasta secțiune.

3. Cheltuiala declarata în cererile de plată va fi rambursata de către Comisie în termen de doua luni de la primirea unei cereri de plată acceptabile, cu condiția ca:

a) verificările specificate în art. 7 paragraful 6 și, unde este cazul, în art. 7 paragraful 8 din aceasta secțiune sa nu fi indicat nici o problemă;

b) sa nu fi fost decisa nici o suspendare a plăților în ceea ce privește măsura/măsurile care este/sunt subiectul cererii în cauza;

c) sa existe disponibilitatea alocării.

Articolul 10

Rata de schimb și dobânda

1. România se va asigura ca rata de schimb înregistrată pentru conversia dintre euro și moneda naționala este, pentru România, publicată de Banca Centrala Europeană pe pagina sa de web la ora 14,15 C.E.T.:

a) pentru plățile de la Agenția SAPARD, rata din penultima zi lucrătoare la Comisie în luna precedenta lunii în care cheltuiala a fost înregistrată în conturile Agenției SAPARD. Data la care este emis ordinul de plată către beneficiar sau către reprezentanții acestuia trebuie să fie data specificată în conturi;

b) pentru plati necuvenite de către Agenția SAPARD, rata penultimei zile lucrătoare la Comisie din luna precedenta lunii în care plata necuvenita a fost observata pentru prima oara;

c) pentru sumele fixate prin decizia de lichidare a conturilor și prin deciziile de lichidare referitoare la conformitate, rata penultimei zile lucrătoare la Comisie din luna precedenta lunii în care a fost luată decizia;

d) pentru datoriile recuperate în conformitate cu art. 14 pct. 2.8 din aceasta secțiune, rata penultimei zile lucrătoare la Comisie din luna precedenta lunii în care a fost recuperată datoria;

e) pentru neregularități recuperate în conformitate cu art. 13 din aceasta secțiune, rata penultimei zile lucrătoare la Comisie din luna precedenta lunii în care suma a fost recuperată;

f) pentru dobânzi obținute în contul (conturile) Agenției SAPARD, rata zilei în care dobânda a fost creditata în cont și care trebuie să fie cel puțin lunară.

În cazul în care rata pentru o anumită zi nu este publicată, va fi utilizata rata publicată în cea mai recenta zi lucrătoare anterioară.

2. În cazul în care limitele de timp în deciziile luate conform art. 11 și 12 din aceasta secțiune nu sunt respectate, orice suma restanta va genera dobânda la o rata egala cu rata Euribor pentru depozite de 3 luni, publicată de Banca Centrala Europeană, plus 1,5%. Acea rata va fi media lunară a lunii în care acele decizii specificate au fost luate.

3. România se va asigura ca dobânda realizată în contul euro SAPARD va fi utilizata exclusiv pentru Program. Conturile legate de fondurile SAPARD și deschise de Agenția SAPARD vor fi purtătoare de dobânda în condiții comerciale normale. Dobânzile obținute în aceste conturi atribuibile contribuției comunitare vor fi, de asemenea, utilizate exclusiv pentru Program și nu vor constitui obiectul nici unor taxe sau impozite. Toate dobânzile atribuibile contribuției Comunității trebuie să fie adăugate sumelor incluse în acordurile anuale de finanțare și trebuie să fie considerate ca fiind o contribuție suplimentară a Comunității. Modificările corespunzătoare ale Programului vor trebui să fie făcute în conformitate cu art. 7 din secțiunea B.

Articolul 11

Decizia de lichidare a conturilor

1. România se va asigura ca responsabilul național cu autorizarea finanțării trimite Comisiei, cel târziu până la data de 30 septembrie a anului următor anului financiar de referința, conturile anuale ale Agenției SAPARD, însoțite de informațiile la cerere, la care se face referire în art. 6 paragraful 1 din aceasta secțiune, cu privire la Agenția SAPARD și Fondul Național și în legătură cu tranzacțiile finanțate în cadrul Programului.

2. Conturile la care se face referire în paragraful 1 trebuie să fie trimise utilizându-se formularul D2 prezentat în secțiunea D.

3. Cheltuiala declarata pentru o anumită luna trebuie să fie legată de plățile făcute, mai puțin orice încasări.

Data justificativă pentru plati trebuie să fie data la care Agenția SAPARD a trimis ordinul de plată către o instituție financiară sau beneficiar ori către reprezentanții lor. Data justificativă pentru primire trebuie să fie data la care suma a fost înregistrată în cont.

Cheltuiala declarata poate include corectii la datele raportate pentru luna precedenta în același an financiar.

Pentru un anumit an financiar trebuie să fie luate în considerare toate tranzacțiile înregistrate în conturile Agenției SAPARD în acel an.

4. Atunci când plățile datorate în cadrul Programului sunt afectate de cereri, acestea trebuie să fie considerate ca au fost făcute în întregime în înțelesul primului subparagraf al paragrafului 3:

- la data plății sumei încă datorate beneficiarului, dacă cererea este mai mica decât cheltuiala stabilită;

- la data stabilirii cheltuielii, dacă cea din urma este mai mica sau egala cu cererea.

5. Ordinele de plată neexecutate și plățile debitate în cont și apoi recreditate trebuie să fie evidentiate în formularul D2 ca deduceri din cheltuiala cu privire la luna în cursul căreia esecul execuției sau anularea este raportată Agenției SAPARD.

6. Comisia, până cel târziu la data de 30 septembrie a anului următor anului financiar în cauza, pe baza informațiilor la care se face referire în paragraful 1, va lua o decizie de lichidare a contului Agenției SAPARD, denumita în continuare decizie de lichidare a conturilor.

Decizia de lichidare a conturilor trebuie să asigure integralitatea, acuratetea și veridicitatea conturilor prezentate și nu va afecta adoptarea unei decizii ulterioare de lichidare a conturilor, conform art. 12 din aceasta secțiune.

Decizia de lichidare a conturilor va acoperi, de asemenea, lichidarea contului euro SAPARD și sumele ce urmează să fie creditate în acest cont în conformitate cu art. 13 paragraful 2 și cu art. 14 pct. 2.8 din aceasta secțiune.

7. Comisia va comunică României rezultatele verificărilor sale privind informațiile furnizate, împreună cu orice amendamente pe care le propune, cel târziu până la data de 15 iulie a anului următor celui financiar de referința. Dacă din motive atribuite României Comisia nu poate să lichideze conturile României cel târziu până la data de 30 septembrie, Comisia va notifica României examinarile ulterioare pe care își propune să le realizeze.

8. Suma fixată prin decizia de lichidare a conturilor va fi în mod normal adăugată sau dedusă din una dintre plățile ulterioare de la Comisie către România. În orice caz, în situațiile în care suma ce urmează să fie dedusă, fixată prin decizia de lichidare a conturilor, depășește nivelul plăților ulterioare posibile, responsabilul național cu autorizarea finanțării, în numele României, trebuie să asigure ca suma neacoperita de balanța va fi creditata în euro către Comisie în termen de doua luni de la notificarea deciziei. Comisia poate, după caz, sa decidă ca orice suma ce urmează să fie creditata va fi compensata cu plățile ce trebuie făcute de Comisie către România prin orice instrument comunitar.

Articolul 12

Decizia de lichidare referitoare la conformitate

1. Comisia va lua o decizie, denumita în continuare decizie de lichidare referitoare la conformitate, prin care decide ca o cheltuiala este exclusa de la cofinantarea Comunității atunci când constata ca aceasta cheltuiala nu a fost efectuată în conformitate cu acest acord.

2. Atunci când, ca rezultat al unei examinari, Comisia considera ca aceasta cheltuiala nu a fost efectuată în conformitate cu acest acord, va notifica în scris responsabilului național cu autorizarea finanțării, înainte ca o decizie de lichidare referitoare la conformitate să fie luată, rezultatele verificărilor sale și va indica acțiunile de corectie ce trebuie întreprinse pentru a se asigura conformitatea viitoare. Comunicarea trebuie să se refere, acolo unde este cazul, la articolele relevante din acest acord, la Program, la decizia la care se face referire în art. 3 paragraful 1 din aceasta secțiune și la acordul/acordurile anual/anuale de finanțare.

3. Responsabilul național cu autorizarea finanțării va da un răspuns în scris în termen de doua luni, iar Comisia, în consecința, poate să își modifice poziția. În cazuri justificate Comisia poate fi de acord cu extinderea perioadei de răspuns.

După expirarea perioadei de răspuns Comisia va invita România la o discuție bilaterala și ambele părți contractante vor incerca sa ajungă la un acord cu privire la acțiunile ce trebuie întreprinse și la evaluarea gravitatii abaterilor și a pierderilor financiare pentru Comunitate. Ca urmare a acestei discuții și după termenul limita fixat de Comisie în timpul discuțiilor pentru transmiterea unor viitoare informații sau, în cazul în care România nu accepta invitația la intalnire înainte de termenul limita stabilit de Comisie, după ce acest termen limita a trecut, Comisia va comunică formal concluziile sale României.

Dacă nu se ajunge la nici un acord, responsabilul național cu autorizarea finanțării, în numele României, poate solicita să fie initiata o procedură, astfel cum este menționat la pct. 9 din secțiunea F, în vederea medierii între părțile implicate, în decurs de 4 luni. Rezultatele acelei proceduri vor fi stabilite într-un raport redactat de Organismul de conciliere, ținându-se seama de prevederile stabilite la pct. 9 din secțiunea F. Raportul va fi transmis Comisiei și va fi examinat de aceasta înainte ca o decizie de lichidare referitoare la conformitate sa fi fost luată.

4. Comisia va evalua sumele ce urmează să fie excluse din motive care se referă în special la gradul de neconformitate. Comisia va lua în considerare natura și gravitatea nerespectării legii și creșterii riscului de pierderi financiare ale Comunității.

5. Un refuz al finanțării nu poate implica o cheltuiala pentru o măsura pentru care plata finala a fost efectuată înainte cu 24 de luni de la comunicarea scrisă a Comisiei către responsabilul național de autorizarea finanțării privind rezultatele acelor verificări în conformitate cu paragraful 2. Aceasta nu se va aplica consecințelor financiare ale neregularităților la care se referă art. 13 din aceasta secțiune. În cazul în care textele necesare pentru realizarea acelor verificări nu sunt disponibile în limba engleza, această perioadă trebuie să fie extinsă până la durata perioadei dintre solicitarea documentelor în limba engleza de către Comisie și primirea lor.

6. În cazurile în care controalele nu au fost corect stabilite sau executate de Agenția SAPARD, o corectie financiară poate fi aplicată și poate include aplicarea corectiilor cu cote uniforme, al căror nivel trebuie să fie proporțional cu riscul de pierderi financiare pentru Comunitate.

7. Suma ce trebuie recuperată în conformitate cu decizia de lichidare referitoare la conformitate va fi comunicată responsabilului național cu autorizarea finanțării care, în numele României, se va asigura ca suma este creditata în contul euro SAPARD în decurs de doua luni de la data la care a fost luată decizia de lichidare referitoare la conformitate și este dedusă din următoarea cerere de plată de la Comisie. Comisia poate totuși sa decidă, după caz, ca orice suma ce urmează sa îi fie creditata va fi compensata cu plățile ce trebuie făcute de Comisie către România prin orice instrument comunitar.

8. Suma recuperată în conformitate cu decizia de lichidare referitoare la conformitate nu va fi realocata Programului.

Articolul 13

Prevederi privind neregularitățile și controlul

1. Fără a prejudicia prevederile acestui acord și în concordanta cu prevederile naționale stabilite prin lege, regulamente sau acțiuni administrative, România va trebui sa întreprindă acțiunile necesare pentru:

a) a fi multumita de faptul ca tranzacțiile finanțate prin Program sunt îndeplinite și executate corect;

b) a preveni și a rezolva neregularitățile;

c) a acoperi sumele pierdute ca urmare a neregularităților și neglijentei.

România trebuie să informeze Comisia în legătură cu acțiunile întreprinse în acest scop și, în particular, în legătură cu situația procedurilor administrative și juridice.

2. Sumele recuperate, astfel cum se specifică în paragraful 1c), în legătură cu contribuția Comunității trebuie să fie plătite Agenției SAPARD care a fost acreditata și să fie deduse de aceasta din cheltuiala care a fost finanțată de Program.

3. România trebuie să pună la dispoziție Comisiei toate informațiile cerute pentru bunul mers al Programului și trebuie să întreprindă toate acțiunile corespunzătoare pentru a facilita supervizarea pe care Comisia o considera necesară în cadrul managementului finanțării Comunității, inclusiv controale pe teren.

4. Reprezentanții autorizați numiți de Comisie sa realizeze inspecțiile pe teren trebuie să aibă acces la înregistrări și documente, inclusiv la informații create și stocate pe suport magnetic, legate de cheltuiala finanțată prin Program.

Aceștia pot verifica, în particular:

a) dacă practicile administrative sunt în concordanta cu acest acord;

b) dacă documentele justificative necesare exista și coincid cu tranzacțiile finanțate prin Program;

c) condițiile sub care tranzacțiile finanțate prin Program sunt realizate și verificate.

Comisia trebuie să notifice României înainte ca inspecția să fie realizată. Oficialii României pot lua parte la inspecție.

5. La cererea Comisiei și cu acordul României inspecțiile sau cercetările privind tranzacțiile la care se face referire în acest acord pot fi realizate de autoritățile României.

Oficialii Comisiei pot participa, de asemenea, la aceste inspecții sau cercetări.

6. Fără a aduce prejudicii paragrafelor 1-5, România va aplica prevederile pct. 4-7 din secțiunea F privind neregularitățile și organizarea unui sistem informațional în acest domeniu.

Articolul 14

Funcțiile și criteriile pentru acreditare ca agenție SAPARD

România se va asigura ca Agenția SAPARD va executa următoarele:

1. Funcții

----------

1.1. Autorizarea angajamentelor și a plăților: obiectivul acestei funcții îl constituie stabilirea sumei care va fi plătită unui solicitant sau delegatului sau în conformitate cu acest acord, în special cele care privesc eligibilitatea cererilor de aprobare și a solicitărilor de plată, în conformitate cu angajamentele luate cu ocazia aprobării proiectelor, procedurile de licitare și contractare și verificarea lucrărilor realizate sau a serviciilor furnizate.

1.2. Execuția plăților: obiectivul acestei funcții este emiterea unei instrucțiuni către bancherul Agenției SAPARD, sau, după caz, către un birou guvernamental de plati, pentru a plati suma autorizata solicitantului (sau reprezentantului acestuia).

1.3. Contabilitatea pentru angajamente și plati: obiectivul acestei funcții îl constituie înregistrarea angajamentului și a plății în registre contabile separate ale Agenției SAPARD cu privire la cheltuielile SAPARD, care va fi facuta în mod normal sub forma unui sistem electronic de procesare a datelor, și pregătirea unor rezumate periodice ale cheltuielilor, incluzând declarațiile periodice și anuale către Comisie. În registrele contabile se vor inregistra, de asemenea, detalii privind datoriile de recuperat.

1.4. Controlul: obiectivul acestei funcții este de a verifica faptele pe care sunt bazate cererile și solicitarile, pentru a se verifica conformitatea acestora cu acest acord și termenii și condițiile angajamentului între Agenția SAPARD și beneficiar. Controalele, după caz, vor include verificări ale selectării preliminare a proiectelor, remasuratori, verificări ale cantității și calității bunurilor sau serviciilor furnizate, o analiza sau un control pe un esantion, verificări preliminare ale plății și orice alte prevederi speciale pentru implementarea acestui acord, în ceea ce privește eligibilitatea cheltuielii. Pentru a stabili eligibilitatea controalele vor include, dacă este cazul, examinari de natura tehnica, care pot implica evaluări economico-financiare și verificări de natura științifică, tehnica sau agricolă.

1.5. Raportarea: obiectivul acestei funcții este de a asigura ca progresul fiecărui proiect și fiecărei măsuri este raportat într-un mod care să asigure o implementare efectivă și eficienta a măsurilor.

2. Criterii

--------

2.1. Structura administrativă a Agenției SAPARD va asigura separarea celor 3 funcții de autorizare, execuție și contabilitate. Fiecare dintre aceste funcții va constitui responsabilitatea unei subunitati administrative separate, ale carei atribuții sunt definite într-o organigrama.

2.2. Agenția SAPARD va adopta următoarele proceduri sau acele proceduri care oferă garanții echivalente:

2.2.1. Agenția SAPARD va stabili procedurile scrise detaliate pentru primirea, înregistrarea și procesarea cererilor pentru aprobarea proiectelor, a solicitărilor, facturilor, documentelor justificative și rapoartelor de control, inclusiv o descriere a tuturor documentelor ce trebuie folosite.

Aceste proceduri vor asigura faptul ca doar solicitarile de plată sau proiectele selectate care corespund criteriilor de selectare a proiectelor sunt procesate și vor asigura menținerea unui dosar al proiectului cuprinzând toată documentația relevanta pentru auditarea proiectului.

2.2.2. Împărțirea îndatoririlor va fi facuta astfel încât nici un funcționar sa nu poarte în orice moment, pentru orice proiect, mai mult de o responsabilitate privind aprobarea proiectelor, autorizarea plății, plata sau contabilitatea pentru sume.

Activitatea fiecărui funcționar care desfășoară una dintre acele sarcini va fi supravegheată de un al doilea funcționar. Responsabilitățile fiecărui funcționar vor fi definite în scris și vor fi stabilite limitele financiare ale autorității lor. Pregătirea personalului se va face în mod adecvat și personalul care ocupa poziții sensibile va fi rotit sau va fi supus unei supravegheri sporite.

2.2.3. Fiecare funcționar responsabil cu autorizarea va avea la dispoziție o lista detaliată cuprinzând verificările cerute să fie realizate și prin documentele justificative ale solicitării va atesta faptul ca aceste verificări au fost realizate. Aceasta atestare poate fi facuta prin mijloace electronice cu privire la cerințele de control la care se face referire la pct. 2.2.6.

Va exista evidenta verificării muncii realizate de mai mult de un cadru superior de conducere din rândul personalului. Analiza, evaluarea și aprobarea proiectelor trebuie să fie evidentiate în scris. Analiza proiectului trebuie să se conducă după principiile unui management financiar solid.

2.2.4. O cerere sau o solicitare va fi autorizata doar după ce au fost realizate suficiente controale care să verifice dacă aceasta este conformă cu acest acord. Verificările vor include pe cele cerute de prevederile care guvernează măsurile specifice conform cărora este solicitată asistența și pe cele necesare pentru a preveni și a detecta frauda și neregularitățile referitoare în special la riscurile prezentate.

Ca parte a funcției de autorizare, cererile vor fi supuse verificărilor care includ stabilirea respectării termenilor și condițiilor, eligibilității, completitudinii documentelor, corectitudinii documentelor justificative, datei de primire.

Toate verificările ce trebuie efectuate vor fi specificate într-o lista de verificare, iar realizarea acestora va fi atestata pentru fiecare cerere și solicitare sau pentru fiecare serie de cereri sau solicitări.

În ceea ce privește serviciile sau bunurile livrate, controlul trebuie să constea în:

- controlul documentar: pentru a se asigura ca datele privind cantitatea, calitatea și prețul bunurilor sau serviciilor din factura corespund cu cele comandate;

- controlul fizic: pentru a se asigura ca atât cantitatea, cat și calitatea bunurilor sau serviciilor corespund celor menționate în factura ori în solicitare.

Acest control al serviciilor sau bunurilor poate fi, de asemenea, executat în mod continuu în timpul livrării, deci atunci când sunt realizate plati inițiale sau intermediare.

2.2.5. Procedurile vor asigura faptul ca plata este facuta doar către solicitant, în contul sau bancar, sau către reprezentantul sau. Plata va fi executată de bancherul Agenției SAPARD sau, după caz, de un birou guvernamental de plati ori cu cecul expediat, ca o regulă generală, în termen de 5 zile de la data debitarii contului euro SAPARD.

Toate plățile pentru care transferurile nu sunt efectuate vor fi recreditate în contul euro SAPARD în termen de 5 zile de la notificarea neexecutării lor.

Sumele rezultate din cecuri neîncasate în perioada validității lor vor fi creditate în contul euro SAPARD în termen de 5 zile de la notificarea neexecutării lor.

Nici o plata nu va fi facuta în numerar. Aprobarea funcționarului responsabil cu autorizarea și a supervizorului acestuia poate fi facuta prin mijloace electronice, asigurându-se un nivel corespunzător de securitate, iar identitatea semnatarului este introdusă în înregistrările electronice.

2.2.6. Dacă cererile, solicitarile sau facturile sunt procesate folosindu-se un sistem computerizat, accesul la acesta va fi protejat și controlat astfel:

a) toate informațiile introduse în sistem trebuie să fie validate în mod corespunzător pentru a se asigura detectarea și corectarea erorilor de intrare și trimiterea spre verificări logice pentru a detecta date inconsistente sau redundante;

b) nici o dată nu va fi introdusă, modificată sau validată decât de funcționarii autorizați cărora le sunt distribuite parole individuale;

c) identitatea fiecărui funcționar care introduce sau modifica date ori programe este înregistrată în jurnalul de operațiuni;

d) parolele vor fi schimbate în mod regulat pentru evitarea abuzului;

e) schimbările de hardware și software vor fi testate și aprobate înaintea implementarii, acesta fiind motivul schimbării procedurii de management;

f) sistemele computerizate vor fi protejate împotriva accesului neautorizat prin controale fizice, iar datele vor fi asigurate prin copii stocate într-o locatie separată, protejata;

g) toate intrările de date vor fi verificate prin teste logice care au drept scop detectarea datelor inconsistente sau redundante.

O politica de securitate a tehnologiei informationale cuprinzatoare va fi dezvoltata într-o baza de strategie acceptată pentru tehnologia informatiei și comunicatiei, pentru asigurarea confidențialității, integrității și disponibilității tuturor datelor.

2.2.7. Procedurile vor asigura înregistrarea schimbărilor în ratele asistenței sau în termenii și condițiile alocării asistenței și reactualizarea instrucțiunilor, bazelor de date și a listelor de verificări în timp util.

2.3. O parte sau întreaga funcție de autorizare și control poate fi delegată către alte organisme, asigurându-se îndeplinirea următoarelor condiții:

2.3.1. Responsabilitățile și obligațiile acestor organisme, în particular cele privind controlul și verificarea conformitatii cu acest acord, trebuie să fie clar definite.

2.3.2. Organismele vor avea sisteme efective care să asigure îndeplinirea responsabilităților lor într-o maniera satisfăcătoare.

2.3.3. Organismele trebuie să confirme Agenției SAPARD ca își îndeplinesc într-adevăr responsabilitățile și sa descrie mijloacele utilizate.

2.3.4. Agenția SAPARD este informată în mod regulat și la timp despre rezultatele controalelor efectuate, astfel încât oportunitatea acestor controale să poată fi întotdeauna luată în considerare înainte ca o cerere să fie autorizata, rezolvată sau să fie plătită o factura. Activitatea desfășurată va fi descrisă în detaliu într-un raport care însoțește fiecare cerere și solicitare, ansamblul de cereri și solicitări sau, dacă este cazul, într-un raport care acoperă întregul an. Raportul va fi însoțit de o atestare a eligibilității cererilor și solicitărilor aprobate, precum și a naturii, scopului și a limitelor activității realizate. Raportul trebuie să identifice verificările fizice și administrative realizate, metoda descrisă, rezultatele tuturor inspecțiilor și acțiunile întreprinse cu privire la discrepantele și neregularitățile raportate. Documentele justificative prezentate Agenției SAPARD vor fi suficiente pentru a asigura ca toate verificările necesare privind eligibilitatea solicitărilor sau a facturilor autorizate pentru plata au fost realizate.

2.3.5. Agenția SAPARD trebuie să se asigure ca, înainte de aprobarea proiectului și de acordarea asistenței, celelalte organisme au urmat procedurile în conformitate cu criteriile stabilite în acest articol.

2.3.6. Criteriile pentru evaluarea cererilor și ordinea de prioritate a acestora vor fi clar definite și documentate.

2.3.7. Dacă documentele referitoare la solicitarile autorizate, cheltuielile realizate și controalele efectuate, precum și cele referitoare la proiecte neselectate sunt reținute de celelalte organisme, aceste organisme și Agenția SAPARD vor stabili proceduri pentru a se asigura ca localizarea tuturor documentelor relevante pentru plățile specifice făcute de Agenția SAPARD este înregistrată și ca aceste documente trebuie să fie puse la dispoziție pentru inspecție la birourile Agenției SAPARD, la cererea persoanei și a organismelor care în mod normal au dreptul de a inspecta astfel de documente, incluzând:

(i) personalul Agenției SAPARD care se ocupa de cereri;

(îi) serviciul de audit intern al Agenției SAPARD;

(iii) Organismul de certificare care atesta declarația anuală a Agenției SAPARD;

(iv) agenții autorizați sau reprezentanți ai Comunității.

2.3.8. Acordurile scrise vor fi încheiate între Agenția SAPARD și organismele cărora le sunt delegate funcții ale Agenției SAPARD. Astfel de acorduri vor identifica în mod clar funcțiile pe care trebuie să le îndeplinească organismul delegat, tipul de documente justificative și rapoartele ce urmează să fie trimise Agenției SAPARD în limita de timp specificată. Întregul sistem, incluzând funcțiile delegate îndeplinite de celelalte organisme, va fi stabilit într-o organigrama de funcționare.

Acordul va asigura accesul agenților autorizați sau al reprezentanților Comunității la informațiile deținute de aceste organisme delegate și cercetarea de către funcționari a cererilor, incluzând realizarea de verificări ale proiectelor și beneficiarilor asistenței.

2.4. Procedurile contabile vor asigura ca declarațiile de cheltuieli către Comisie sunt complete, exacte și punctuale și ca orice erori sau omisiuni sunt detectate și corectate, în special prin verificări și aranjamente realizate la intervale care nu depășesc 3 luni. Va fi furnizată o pista de audit pentru fiecare articol intrat în conturi.

Procedurile contabile ale Agenției SAPARD vor asigura ca sistemul contabil poate furniza, în euro și în moneda naționala, pentru fiecare birou regional și pentru fiecare proiect, contract sau măsura și submasura, costul total, cheltuielile angajate, plățile parțiale și plățile finale. Termenele limita vor fi fixate pentru anularea angajamentelor când activitatea nu a fost încheiată conform programului stabilit. Astfel de anulari vor fi înregistrate în mod corespunzător în sistemul contabil.

2.5. Agenția SAPARD va asigura existenta unui serviciu de audit intern sau a unui serviciu echivalent pentru asigurarea funcționarii efective a sistemului de control intern al Agenției SAPARD. Serviciul de audit intern trebuie să fie independent de celelalte departamente ale Agenției SAPARD și trebuie să raporteze direct conducerii superioare a acesteia. Serviciul de audit intern va verifica dacă procedurile adoptate de Agenția SAPARD sunt adecvate pentru asigurarea verificării conformitatii cu condițiile de implementare a acestui acord și dacă conturile sunt exacte, complete și punctuale. Verificările pot fi limitate la măsurile și submasurile selectate și la esantioanele tranzacțiilor, în condițiile în care un plan de audit asigura ca toate domeniile semnificative, incluzând departamentele și organismele responsabile cu autorizarea și acele departamente și organisme cărora le-au fost delegate funcții, sunt acoperite pe o perioadă ce nu depășește 3 ani. Activitatea serviciului de audit intern va fi realizată în conformitate cu standardele de audit internațional acceptate, va fi înregistrată în lucrările de serviciu și va consta în rapoarte și recomandări adresate conducerii superioare a Agenției SAPARD. Planurile de audit și rapoartele vor fi puse la dispoziție Organismului de certificare și agenților sau reprezentanților Comunității autorizați sa preia auditurile financiare, în scopul de a evalua eficienta funcției de audit intern.

2.6. Regulile pentru achiziționarea de către organismele publice de servicii, lucrări și bunuri în România vor fi în conformitate cu regulile stabilite în manualul Comisiei, intitulat "Contracte de bunuri, servicii și lucrări încheiate în cadrul cooperării comunitare pentru țările terțe"*4). În orice caz nu se va aplica cerința pentru aprobarea ex-ante de către Comisie, inclusă în acesta.

---------------

*4) SEC 1999 1801/2

- http: //europa.eu.int/comm/scr/tender/usedoc/index_en.htm.

2.7. Pentru achiziții, altele decât cele amintite la pct. 2.6, următoarele trebuie să fie originare din Comunitate sau din țările la care se face referire la pct. 8 din secțiunea F:

(i) servicii, activități, utilaje și bunuri procurate;

(îi) bunuri și echipamente achiziționate de un contractor pentru contracte de lucrări sau servicii, dacă bunurile și echipamentul urmează sa devină proprietatea proiectului în momentul în care contractul a fost încheiat.

2.8. Agenția SAPARD va stabili, în conformitate cu Programul, un sistem pentru recunoașterea tuturor sumelor datorate și pentru înregistrarea într-un registru al debitorilor a tuturor astfel de datorii, inclusiv a neregularităților, înainte de primirea acestora. Registrul debitorilor va fi inspectat la intervale regulate de timp în scopul de a se lua măsuri pentru colectarea datoriilor care sunt depășite ca termen, în particular în cazul garanțiilor anulate și plăților rambursate. Fără a afecta prevederile art. 8 paragraful 5 din aceasta secțiune sau orice prevederi naționale referitoare la recuperarea datoriilor, orice contribuție financiară în sarcina Comunității referitoare la aceste sume, inclusiv neregularitățile, va fi anulată la sfârșitul celui de-al doilea an ce urmează înregistrării sale în registrul debitorilor și va fi dedusă din următoarea cerere de plată în conformitate cu art. 9 din aceasta secțiune. Orice dobânda recuperată de Agenția SAPARD, atribuită contribuției Comunității în legătură cu datoriile recuperate, va fi înregistrată în contul (conturile) Agenției SAPARD și utilizata exclusiv pentru Program. Agenția SAPARD se va asigura ca orice suma recuperată este creditata în contul euro SAPARD în termen de 5 zile de la data recuperării.

2.9. Agenția SAPARD va face publică disponibilitatea de sprijin, făcând referire la cofinantarea comunitara, tuturor potențialilor manageri și operatori de proiect, astfel încât să obțină o cat mai larga selectare de potențiali manageri și operatori de proiect. Formularele de cerere standard cu linii directoare clare pentru completare și condițiile de eligibilitate vor fi stabilite înainte de lansarea schemei. Nici o taxa nu va fi impusa asupra potențialilor beneficiari sau asupra beneficiarilor pentru informații, inclusiv pentru formularele de cerere, referitoare la Program. Aceasta prevedere se realizează fără a prejudicia taxele percepute în restul economiei.

2.10. Agenția SAPARD va prelucra cererile primite de la beneficiari în timp util.

2.11. Agenția SAPARD va instala un sistem potrivit pentru a raporta progresul fiecărui proiect și fiecărei măsuri pe bază de indicatori predefiniti. Dacă este cazul, acești indicatori, cu aprobarea Comitetului de monitorizare și cu acordul Comisiei, vor fi revizuiti.

2.12. În cazurile în care apar întârzieri în atingerea obiectivelor predefinite se vor lua măsuri, inclusiv, unde este cazul, retragerea aprobării unui proiect. Vor fi ținute înregistrări corespunzătoare ale tuturor acțiunilor realizate.

2.13. Se va folosi un sistem informațional de conducere potrivit pentru elaborarea rapida a rapoartelor corespunzătoare cu privire la proiecte și măsuri. Aceste rapoarte vor fi puse la dispoziție Autorității de management, Comitetului de monitorizare și Comisiei, la cerere.

Articolul 15

Păstrarea înregistrărilor

Agenția SAPARD și Fondul Național vor tine toate documentele, inclusiv cele care se referă la proiecte care nu au fost selectate, la dispoziția Comisiei, până la expirarea unei perioade de 24 de luni, conform art. 12 paragraful 5 din aceasta secțiune. Totuși documentele cu privire la neregularitățile la care se face referire în art. 12 paragraful 5 și în art. 13 vor fi ținute la dispoziția Comisiei până la terminarea tuturor lucrărilor.

Agenția SAPARD și Fondul Național se vor asigura ca, dacă nu păstrează ele aceste documente, documentele sunt ținute la dispoziția Comisiei pentru această perioadă.

Articolul 1

Aplicabilitate

Aceasta secțiune stabilește prevederile pentru managementul, monitorizarea și evaluarea Programului. România trebuie să asigure ca aplica aceste prevederi.

Articolul 2

Definiții

Pentru obiectivele acestui acord:

a) prioritate reprezintă una dintre necesitățile principale, recunoscută ca fiind o solicitare de asistența pentru atingerea obiectivelor strategiei adoptate în Program;

b) submasura reprezintă componentele ce constituie o măsura, care pot forma, de asemenea, obiectul unor obiective specifice;

c) Autoritatea de management reprezintă autoritatea/organismul/unitatea/secțiunea publică sau privată desemnată de România, care poate fi sau nu în cadrul Agenției SAPARD, pentru a aduna informații necesare pentru monitorizarea și evaluarea Programului și pentru a raporta aceste informații Comitetului de monitorizare și Comisiei.

Articolul 3

Parteneriat

1. Programul trebuie să fie implementat printr-o strânsă colaborare între Comisie și România, împreună cu autoritățile și organismele desemnate de România, și anume:

a) orice autorități regionale, locale și alte autorități publice competente;

b) parteneri economici și sociali;

c) orice alte organisme competente relevante.

2. Colaborarea trebuie să se desfășoare în deplina concordanta cu atribuțiile instituționale, legale și financiare ale autorităților și organismelor desemnate la paragraful 1.

În desemnarea celui mai reprezentativ parteneriat la nivel național, regional, local sau la alt nivel România trebuie să realizeze o implicare larga și efectivă a tuturor autorităților și organismelor relevante, în conformitate cu legile și practicile naționale, luând în considerare necesitatea de a promova egalitatea dintre femei și bărbați și dezvoltarea susținută prin integrarea cerințelor de protecție a mediului înconjurător.

Toate părțile desemnate, denumite în continuare parteneri, trebuie să urmărească atingerea obiectivelor Programului.

3. Parteneriatul trebuie să se ocupe de finanțarea, implementarea, monitorizarea și evaluarea Programului. România trebuie să asigure implicarea tuturor partenerilor relevanti pe durata Programului.

Articolul 4

Eligibilitatea cheltuielilor

1. Cheltuiala va fi eligibilă pentru sprijinul comunitar pentru SAPARD, dacă este în conformitate și cu acest acord, numai în cazul în care utilizarea asistenței SAPARD este în concordanta cu principiile managementului financiar adecvat și în special ale economiei și eficientei costurilor.

Regulile existente în legislația naționala cu privire la eligibilitatea cheltuielilor se vor aplica, în cazul în care aceste reguli sunt comunicate în prealabil Comisiei și acceptate de către aceasta în mod specific, nu mai târziu de data la care Comisia ia o decizie în ceea ce privește managementul asistenței, conform art. 3 paragraful 1 din secțiunea A și fără a aduce atingere acestei decizii.

Regulile pentru eligibilitatea cheltuielilor propuse de România pentru fiecare măsura, în conformitate cu procedurile și cu manualul, se vor aplica. Comisia va informa România asupra acceptării sau neacceptării regulilor propuse, în termen de 3 luni de la primirea lor, dar nu mai târziu de data la care Comisia ia o decizie în ceea ce privește managementul asistenței, conform art. 3 paragraful 1 din secțiunea A și fără a aduce atingere acestei decizii.

Regulile privind eligibilitatea cheltuielilor stabilite în Program se vor aplica fără a prejudicia luarea deciziei Comisiei privind conferirea managementului asistenței, la care se face referire în art. 3 paragraful 1 din secțiunea A.

Costurile menționate explicit în proiectul de contract(e) standard pe măsurile propuse de Agenția SAPARD pentru beneficiari se vor aplica. Comisia va informa România asupra acceptării sau neacceptării regulilor propuse, în termen de 3 luni de la primirea lor, dar nu mai târziu de data la care Comisia ia o decizie în ceea ce privește managementul asistenței, conform art. 3 paragraful 1 din secțiunea A și fără a aduce atingere acestei decizii.

2. În cazul în care Comisia nu decide altfel în mod expres și explicit, următoarele cheltuieli nu sunt eligibile pentru finanțarea Comunității în cadrul Programului:

a) cumpărarea, închirierea sau luarea în leasing a terenurilor și clădirilor existente, indiferent dacă leasingul are ca rezultat trecerea în proprietatea celui care ia în leasing;

b) impozite, taxe vamale și taxe de import care:

(i) sunt recuperabile, rambursabile sau compensate prin orice mijloace;

(îi) nu fac parte din sistemul fiscal general din România;

(iii) sunt disproportionate în orice parte a Programului;

c) costuri operationale, inclusiv costuri de întreținere și chirie;

d) leasing, exceptând cazul în care leasingul are ca rezultat trecerea în proprietatea celui care ia în leasing;

e) costurile oricăror servicii, bunuri și lucrări care valoreaza mai mult de echivalentul în lei a 10.000 euro, pentru care beneficiarul nu a obținut oferte de la cel puțin 3 furnizori, originalele acestora fiind incluse în declarația de cheltuieli la care se face referire în art. 8 b) din secțiunea A;

f) comisioane bancare, costurile garanțiilor și cheltuieli similare;

g) costuri de schimb valutar, taxe și pierderi ocazionate de schimburile valutare asociate contului euro SAPARD;

h) cheltuieli efectuate de administrația publică, incluzând Agenția SAPARD și, în special, cheltuieli de regie, chirii și salarii ale personalului angajat în activități de management, implementare, monitorizare și control;

j) acea parte din costuri, precum onorariile plătite arhitectilor, inginerilor sau consultantilor, taxe legale, studii de fezabilitate, achiziții de patente și licențe, costuri care privesc pregătirea și/sau implementarea unui proiect, direct legate de măsura, care depășesc 12% din totalul costului eligibil al proiectului;

k) cheltuiala legată de produsele sau serviciile care nu respecta prevederile menționate la pct. 2.6 și 2.7 ale art. 14 din secțiunea A;

l) cheltuiala privind proiectele care au generat taxe de utilizator sau participant înainte de încheierea proiectului fără ca sumele respective sa fi fost deduse din costurile eligibile;

m) costuri promotionale, altele decât în interes comun.

3. Următoarele cheltuieli pot fi eligibile doar pe baza unei decizii luate de Comisie ca urmare a unei examinari de la caz la caz, care va fi emisă în termen de 3 luni de la prezentarea de către România a unei cereri motivate și complete către Comisie:

a) plata în natura;

b) cheltuieli pentru cumpărarea de echipament second-hand;

c) cheltuieli neimplicate în infrastructura ale unui beneficiar, dacă mai mult de 25% din capital este deținut de un organism sau de organisme publice.

4. Acolo unde este specificat în Program, România se va asigura ca pentru o măsura data un proiect rămâne eligibil pentru cofinantarea Comunității doar dacă nu a suferit o modificare substantiala pe o perioadă de 5 ani de la data plății finale realizate de Agenția SAPARD. Modificările substanțiale ale unui proiect sunt cele care:

a) îi afectează natura sau condițiile de implementare sau acorda unei firme ori unui organism public un avantaj nejustificat; și

b) rezultă fie dintr-o schimbare în natura proprietății asupra unui element de infrastructura, fie dintr-o încetare ori o schimbare a localizarii activității productive cofinantate.

Dacă oricare dintre aceste modificări este detectata de România, trebuie informată imediat Comisia.

5. Nici un proiect pentru care autoritățile României, inclusiv Agenția SAPARD, au făcut orice deducere, reținere sau taxe ulterioare specifice programelor SAPARD, care ar reduce sumele plătibile sau plătite către beneficiar, nu va fi eligibil pentru cofinantare. În orice caz Agenția SAPARD poate deduce din plățile datorate:

a) sumele legate de importante plati restante în cadrul Programului către beneficiari;

b) sumele deținute de beneficiari pentru nerespectarea condițiilor atașate plăților realizate în prealabil către aceștia de către Agenția SAPARD în cadrul Programului.

Articolul 5

Autoritatea de management

1. România va desemna o autoritate de management care, fără a afecta prevederile secțiunii A, va fi responsabilă pentru eficienta și corectitudinea coordonării și raportarii privind monitorizarea și evaluarea Programului. Autoritatea de management va consulta Agenția SAPARD despre toate aspectele referitoare la implementare.

2. Autoritatea de management, în conformitate cu prevederile art. 6-11 din aceasta secțiune, trebuie să constituie un sistem în care să se adune informații financiare și statistice despre progresul Programului, dacă constituirea unui astfel de sistem nu este realizată de către Agenția SAPARD, și va trebui sa înainteze aceste date Comitetului de monitorizare, în conformitate cu acordurile încheiate între Comisie și România, folosind, acolo unde este posibil, sisteme computerizate care să permită schimbul de date cu Comisia.

3. Autoritatea de management va propune Comisiei ajustarea Programului, după consultarea cu Agenția SAPARD, dacă nu este în cadrul acesteia, și urmărirea acordului de către Comitetul de monitorizare.

4. Autoritatea de management trebuie să redacteze și, în urma consultării cu Agenția SAPARD, dacă nu este în cadrul acesteia, și după obținerea aprobării Comitetului de monitorizare, sa transmită Comisiei raportul anual de implementare.

5. Autoritatea de management va organiza, în cooperare cu Comisia și cu România, evaluarea intermediara menționată în art. 10 din aceasta secțiune.

6. Autoritatea de management va fi organismul responsabil care se va asigura ca autoritățile relevante să fie informate cu privire la nevoia de a face schimbări administrative corespunzătoare, dacă asemenea schimbări sunt cerute conform unei decizii a Comisiei pentru amendarea Programului.

7. Autoritatea de management va consulta și va informa Comisia în fiecare an, având avizul Comitetului de monitorizare, despre initiativele luate și despre cele care vor fi luate cu privire la informarea publicului larg în legătură cu rolul jucat de Comunitate în cadrul Programului și cu rezultatele sale.

Articolul 6

Monitorizare și indicatori de monitorizare

1. Agenția SAPARD și Autoritatea de management, indiferent dacă aceasta din urma este în cadrul Agenției SAPARD, vor asigura monitorizarea efectivă a implementarii Programului și vor raporta Comitetului de monitorizare despre progresele măsurilor și, dacă este cazul, a submasurilor. Comisia va verifica aceste rapoarte și, dacă este cazul, va face recomandări de imbunatatire.

2. Monitorizarea va fi realizată prin referire la indicatori fizici, de mediu și financiari și va include date care să demonstreze ca fondurile Comunității nu au înlocuit finanțarea disponibilă în România. Acești indicatori de monitorizare, care privesc intrările și ieșirile Programului, vor fi legați de caracterul specific al asistenței respective, de obiectivele și situația socială, economică, structurală și privind mediul înconjurător din România.

Articolul 7

Comitetul de monitorizare

1. Un comitet de monitorizare va fi constituit de către România, cu acordul Autorității de management și al Agenției SAPARD, dacă Autoritatea de management nu este în cadrul acesteia, și după consultarea cu partenerii menționați în art. 3 din aceasta secțiune, pentru supervizarea Programului.

Comitetul de monitorizare va fi stabilit, ca o regulă generală, în termen de 3 luni de la aprobarea Programului.

2. Un reprezentant (sau reprezentanți) al Comisiei va participa la lucrările Comitetului de monitorizare în calitate de consultant.

3. Comitetul de monitorizare, în colaborare cu Autoritatea de management, Agenția SAPARD și cu Comisia, va elabora propriile reguli de procedura. Aceste reguli de procedura vor fi adoptate de Comitetul de monitorizare la prima sa întrunire. Ele pot fi schimbate de către Comitetul de monitorizare atunci când este necesar. Aceste modificări vor fi comunicate în avans Comisiei.

Președintele Comitetului de monitorizare va fi desemnat de România. Persoana desemnată nu trebuie să dețină nici o poziție în cadrul Agenției SAPARD.

4. Comitetul de monitorizare va asigura eficienta și calitatea implementarii Programului în vederea atingerii obiectivelor specifice.

5. Comitetul de monitorizare va lua în considerare și își va exprima opinia cu privire la criteriile de selectare și ordonare a proiectelor sub fiecare măsura. În cazul în care aceasta opinie nu a fost exprimată la timp pentru a fi luată în considerare la momentul luării deciziei Comisiei, menționată la art. 3 paragraful 1 din secțiunea A, acea decizie va putea fi revizuită pentru a tine seama de opinia Comitetului de monitorizare, opinie ce va fi comunicată Comisiei fie într-o luna de la adoptarea ei, fie într-o luna de la înființarea Comitetului de monitorizare, oricare dintre aceste date fiind ultima.

6. Comitetul de monitorizare va verifica periodic progresul făcut în atingerea obiectivelor stabilite în Program. În acest scop va primi următoarele:

a) informații asupra oricărui sector unde exista dificultăți în găsirea de debuseuri de piața normale la nivelul Comunității;

b) informații asupra rezultatelor controalelor realizate; și

c) lista și caracteristicile proiectelor aprobate și ale celor care nu sunt aprobate.

7. Comitetul de monitorizare va examina rezultatele Programului, în special atingerea obiectivelor stabilite pentru diversele măsuri, și progresul utilizării alocarilor financiare pentru aceste măsuri și a alocarilor pentru submasuri în cadrul măsurilor, în cazul în care Programul include asemenea alocari. În acest sens Autoritatea de management se va asigura ca toate informațiile referitoare la progresul măsurilor și, dacă este cazul, al submasurilor sunt puse la dispoziție Comitetului de monitorizare.

8. Comitetul de monitorizare va examina evaluarea intermediara menționată în art. 10 din aceasta secțiune.

9. Comitetul de monitorizare va lua în considerare și va aproba raporturile de implementare finala și anuală înainte de a fi trimise la Comisie.

10. Comitetul de monitorizare va lua în considerare și va aproba, dacă este cazul, orice propunere către Comisie de amendare a Programului.

11. Comitetul de monitorizare poate propune Comisiei, prin intermediul Autorității de management, orice amendament sau revizuire a Programului pentru facilitarea atingerii obiectivelor Programului.

12. Comitetul de monitorizare, în urma consultării cu Autoritatea de management, cu Agenția SAPARD, dacă nu este în cadrul acesteia, și cu Autoritatea competența, poate propune Comisiei orice amendament sau revizuire a Programului, pentru a îmbunătăți implementarea Programului.

13. Acolo unde Programul cere să fie formulată o opinie în orice privinta Comitetul de monitorizare trebuie să acționeze în consecința.

Articolul 8

Rapoartele anuale și finale

1. România se va asigura ca, în urma consultării cu Agenția SAPARD, Autoritatea de management, dacă nu este în cadrul acesteia, va inainta Comisiei un raport anual de implementare în termen de 6 luni de la sfârșitul fiecărui an calendaristic de implementare.

Raportul anual de implementare va fi examinat și aprobat de Comitetul de monitorizare înainte să fie trimis Comisiei.

2. După ce Comisia a primit un raport anual de implementare va indica într-o perioadă de doua luni dacă raportul este considerat nesatisfăcător, precizând și motivele; în caz contrar raportul va fi considerat acceptat. În cazul raportului final Comisia va răspunde în decurs de 5 luni de la primirea acestuia.

3. În fiecare an, atunci când este trimis un raport anual de implementare, Comisia și Autoritatea de management și, unde este cazul, Agenția SAPARD trebuie să analizeze principalele rezultate ale anului precedent. Comisia se va consulta cu Autoritatea de management și, dacă este cazul, cu Agenția SAPARD cu privire la aranjamentele ce vor fi definite pentru aceasta analiza.

Dacă după aceasta analiza Comisia formulează comentarii către România, aceasta trebuie să informeze Comisia despre acțiunile întreprinse cu privire la aceste recomandări. Atunci când Comisia, fără a prejudicia deciziile care sunt luate în conformitate cu art. 11 și 12 din secțiunea A, face recomandări României pentru ajustarile dorite pentru îmbunătățirea eficientei aranjamentelor privind monitorizarea sau managementul pentru Program, România trebuie să demonstreze ulterior acțiunile întreprinse pentru îmbunătățirea aranjamentelor privind monitorizarea sau managementul ori trebuie să explice de ce nu a acționat astfel.

4. Raportul final trebuie să fie trimis Comisiei cel mai târziu după 6 luni de la data finala până la care cheltuielile sunt eligibile în cadrul Programului.

5. Toate rapoartele de implementare anuale și finale vor cuprinde informații despre:

a) orice schimbare în condițiile generale cu relevanta în implementarea Programului, în special principalele tendinte socioeconomice, schimbări ale politicilor naționale, regionale sau sectoriale și, dacă este cazul, implicatiile acestora în consecventa asistenței SAPARD cu cea provenind din alte instrumente financiare ale Comunității;

b) progresul implementarii prioritatilor și măsurilor cu privire la atingerea obiectivelor Programului, tintele lor specifice din Program, cu o cuantificare, oriunde și oricând permit o cuantificare, a indicatorilor fizici și a indicatorilor rezultatelor și ai impactului în Program;

c) etapele parcurse de Autoritatea de management, de Agenția SAPARD, unde este cazul, și de Comitetul de monitorizare pentru a ajuta la asigurarea calității și eficientei implementarii, în special:

(i) măsuri de monitorizare și evaluare, inclusiv aranjamente privind colectarea datelor;

(îi) un rezumat al tuturor problemelor semnificative intalnite în implementarea Programului și orice acțiuni întreprinse, inclusiv cele referitoare la recomandările de ajustare menționate în paragraful 3;

(iii) modul de utilizare a asistenței tehnice;

(iv) etapele ce trebuie parcurse pentru a se asigura publicitatea pentru Program;

d) etapele parcurse pentru a se asigura coordonarea întregii asistente comunitare pentru preaderare, la care se face referire în art. 1 din secțiunea C;

e) tabele financiare care prezintă cheltuielile pe măsuri și, dacă este cazul, pe submasuri.

Articolul 9

Principii de evaluare

1. Pentru a se măsura eficienta sa Programul va face obiectul unei evaluări intermediare și ex-post pentru a evalua impactul sau cu privire la obiectivele stabilite în Program și a analiza efectele sale structurale.

2. Eficacitatea măsurilor Programului va fi evaluată pe baza impactului sau general privind:

a) contribuția la implementarea acquisului comunitar în ceea ce privește politica agricolă comuna și politicile legate de aceasta;

b) rezolvarea prioritatilor și problemelor specifice pentru adaptarea susținută a sectorului agricol și a zonelor rurale în România;

c) obiectivele Programului.

3. România va aduna resursele corespunzătoare și va colecta datele necesare pentru a se asigura ca aceasta evaluare poate fi realizată în cea mai adecvată maniera. În acest sens evaluarea va utiliza diversele amănunte pe care aranjamentele de monitorizare le pot produce, suplimentate, acolo unde este necesar, de culegerea informațiilor pentru a îmbunătăți relevanta sa.

4. Evaluarile vor fi făcute de către evaluatori independenți.

5. Evaluarile intermediare și ex-post vor răspunde problemelor comune de evaluare definite de Comisie prin consultare cu România și, ca regula generală, vor fi însoțite de criteriile și indicatorii de realizare corespunzatori. În plus evaluarile pot fi cerute pentru a răspunde problemelor specifice legate de obiectivele Programului.

6. Rapoartele de evaluare vor explica metodologiile aplicate, incluzând o evaluare asupra calității datelor și rezultatelor.

7. Calitatea și implicatiile evaluărilor vor fi analizate de Autoritatea de management, Comitetul de monitorizare și de Comisie.

Articolul 10

Evaluarea intermediara

1. România, ținând seama de prevederile art. 9 din aceasta secțiune, va asigura ca o evaluare intermediara va examina rezultatele inițiale ale Programului, concordanta acestora cu evaluarea ex-ante, relevanta obiectivelor propuse și măsura în care acestea au fost realizate. Se va evalua, de asemenea, calitatea monitorizarii și a implementarii.

2. Evaluarea intermediara se va face sub responsabilitatea Autorității de management, în cooperare cu Comisia și cu România. Aceasta va fi înaintată Comitetului de monitorizare, în conformitate cu art. 7 paragraful 8 din aceasta secțiune, și va fi trimisa Comisiei în decurs de 3 ani de la data aprobării Programului, dar cel mai târziu la 31 decembrie 2003.

3. În plus față de evaluarea la care se referă art. 9 paragraful 7 din aceasta secțiune, Comisia va lua în considerare implicatiile evaluării în vederea revizuirii Programului.

4. Evaluarea intermediara, dacă este cazul, va fi actualizată și înaintată Comisiei cel mai târziu la 31 decembrie 2005.

5. Autoritatea de management va informa Comisia dacă s-au respectat recomandările din raportul de evaluare, inclusiv orice actualizare posibila.

Articolul 11

Evaluarea ex-post

O evaluare ex-post va fi realizată de către România prin consultare cu Comisia și sub responsabilitatea Autorității de management. Pe baza rezultatelor evaluării deja disponibile și ținând seama de art. 9 din aceasta secțiune, precum și de aspectele relevante din Program, evaluarea ex-post va acoperi utilizarea resurselor, eficienta și eficacitatea Programului, impactul sau și concordanta cu evaluarea ex-ante. Aceasta evaluare va acoperi factorii care contribuie la succesul sau la esecul implementarii, realizarile Programului și rezultatele, inclusiv sustenabilitatea acestora.

Evaluarea ex-post trebuie să traga concluziile relevante cu privire la Program.

Evaluarea ex-post va fi încheiată nu mai târziu de sfârșitul celui de-al patrulea an care urmează încheierii acordului anual de finanțare final.

Articolul 1

Coordonarea cu alte instrumente

Comisia și România trebuie să asigure coordonarea asistenței dintre Program, Instrumentul de Politica Structurală pentru Preaderare (ISPA), PHARE și asistența de la Banca Europeană de Investiții (B.E.I.), precum și alte instrumente financiare internaționale.

România se va asigura în particular ca, în cazul în care un proiect SAPARD, datorită naturii sale, ar putea fi în întregime sau parțial potențial eligibil pentru asistența în cadrul unuia dintre celelalte instrumente la care se face referire în primul subparagraf, trebuie să fie evitat orice risc ca aceasta cheltuiala să fie suportată mai mult decât o dată. Pentru toate aceste proiecte și independent de orice alta acțiune întreprinsă de România toate facturile primite, menționate la art. 8b) din secțiunea A, vor fi clar stampilate "SAPARD" de către un funcționar autorizat înainte de a face obiectul unei plati de la Agenția SAPARD.

Articolul 2

Privilegii generale

România se va asigura ca personalului expatriat, angajat în mod specific de autoritățile României pentru scopurile Programului, și membrilor familiilor lui le vor fi acordate cel puțin în aceeași măsura beneficiile, privilegiile și scutirile acordate în mod obișnuit expatriatilor angajați în România și membrilor familiilor lor în cadrul oricărui alt acord bilateral sau multinational ori al aranjamentelor pentru asistența economică și programelor de cooperare tehnica. Prevederile acestui articol nu conferă statut diplomatic unui asemenea personal.

Articolul 3

Facilitățile de stabilire, instalare, intrare și rezidență

România se va asigura ca, în cazul contractelor de lucrări, bunuri sau servicii, persoanele fizice sau juridice eligibile sa participe la procedurile de licitație și personalul tehnic necesar pentru realizarea studiilor pregătitoare vor avea dreptul la instalare și rezidență temporare. Aceștia se vor bucura de acest drept din momentul în care a fost lansata o invitație la licitație și până la expirarea unei luni de la desemnarea contractantului.

România va permite personalului care participa la contractele de lucrări, bunuri sau servicii în cadrul Programului și membrilor familiilor lui să între în România, să se stabilească, sa lucreze și sa părăsească acest stat, dacă natura contractului justifica acest lucru.

Articolul 4

Importul și reexportul de echipamente

România va acorda, la timp și fără vreo taxa discriminatorie, permisele necesare pentru importul și reexportul ulterior de echipamente necesare pentru executarea Programului. Acest lucru nu prejudiciază dreptul persoanelor fizice și juridice care importa echipament de a beneficia de sistemul de admitere temporară în privinta respectivului echipament.

Articolul 5

Controalele importurilor și ale schimbului valutar

1. Pentru executarea Programului România preia sarcina, fără discriminare între statele membre și țările menționate la pct. 8 din secțiunea F, de a acorda autorizații de import și autorizații pentru achiziționarea de valuta și de a aplica reglementările naționale privind controlul schimbului valutar.

2. România va acorda aprobările necesare, la timp și fără vreo taxa discriminatorie, pentru repatrierea fondurilor primite cu privire la Program, în conformitate cu reglementările în vigoare în România privind controlul schimbului valutar.

Articolul 6

Impozite și taxe vamale

1. România se va asigura ca importurilor din cadrul contractelor de bunuri încheiate de autoritățile din România și cofinantate prin Program le va fi permisă intrarea în România fără a face obiectul taxelor vamale, taxelor de import, impozitelor sau taxelor fiscale cu efect echivalent.

România se va asigura ca importurile respective vor fi eliberate contractorului din punctul de intrare al livrării, conform prevederilor contractului, în vederea utilizării imediate, asa cum este cerut de implementarea normală a contractului, fără a lua în considerare întârzierile sau disputele în privinta achitării acelor obligații, taxe sau impozite.

2. România se va asigura ca bunurile personale și obiectele casnice importate pentru uzul personal de persoanele fizice (și membrii familiilor lor), altele decât cele de proveniență locală, angajate în derularea sarcinilor definite în contractele de asistența tehnica, vor fi scutite de taxe vamale, taxe de import, impozite și alte taxe fiscale cu efect echivalent. Acele bunuri personale și obiecte casnice vor fi fie reexportate, fie puse la dispoziție României după terminarea contractului, în conformitate cu reglementările în vigoare în România.

Articolul 7

Proceduri naționale legale

În cazul în care se suspecteaza sau se dovedesc esecul unui beneficiar în ceea ce privește respectarea obligațiilor legate de Program, precum și încercările de a obține de la Agenția SAPARD plati pentru care nu are nici un drept, România va urmări orice asemenea esecuri și încercări, conform procedurilor naționale legale, într-un mod nu mai puțin riguros decât în cazurile în care sunt implicate fonduri publice naționale.