Memorandumul din 1 iunie 2001

Secțiunea I Forme și rate de asistența

(1) Asistența Comunității prin ISPA poate fi sub forma de asistența nerambursabilă directa, de asistența rambursabila sau orice alta forma de asistența.

Asistența rambursata către autoritatea de management sau către alta autoritate publică va fi refolosita în același scop.

(2) Rata asistenței din partea Comunității, acordată prin ISPA, poate fi de până la 75% din cheltuiala publică sau echivalenta, inclusiv cheltuielile făcute de organismele ale căror activități se încadrează într-un cadru legal sau administrativ care face ca acestea să fie privite ca echivalente ale unor organisme publice. Comisia poate propune creșterea acestei rate până la 85%, în special acolo unde considera ca o rata mai mare de 75% este necesară pentru îndeplinirea unor măsuri esențiale pentru atingerea obiectivelor generale ale ISPA.

Rata asistenței și suma maxima a asistenței financiare nerambursabile ISPA vor fi specificate în memorandumul de finanțare aferent măsurii respective.

În cazul asistenței rambursabile sau în cazul în care exista un interes special al Comunității, rata de asistența trebuie redusă ținându-se seama de:

a) disponibilitatea cofinanțării;

b) capacitatea măsurii de a genera venituri; și

c) aplicarea corespunzătoare a principiului "poluatorul plătește".

(3) Măsurile care generează venituri în conformitate cu paragraful (2) b) sunt cele care privesc:

a) infrastructura a carei folosință implica taxe provenite de la utilizatori;

b) investiții productive în sectorul de mediu.

Comisia a elaborat recomandări privind aplicarea principiului "poluatorul plătește".

(4) Măsurile privind studiile preliminare și asistența tehnica pot fi finanțate în mod excepțional în proporție de 100% din costurile totale.

(5) Măsurile acoperite de un memorandum de finanțare vor fi implementate de țara beneficiara în strânsă colaborare cu Comisia, care își va păstra responsabilitatea pentru utilizarea fondurilor alocate.

Secțiunea II Angajamente

(1) Comisia implementeaza cheltuielile prin ISPA în conformitate cu Reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comunității Europene, pe baza memorandumului de finanțare care va fi încheiat între Comisie și țara beneficiara.

Totuși angajamentele bugetare anuale referitoare la asistența acordată măsurilor vor fi efectuate în unul dintre următoarele doua moduri:

a) Angajamentele pentru măsurile finanțate prin ISPA, care vor fi realizate pe parcursul a 2 ani sau mai mult, trebuie, ca regula generală și sub rezerva pct. b), să fie efectuate în rate anuale.

Angajamentele pentru prima rata anuală vor fi făcute de Comisie la semnarea memorandumului de finanțare referitor la măsura.

Acest angajament nu va depăși totalul plății în avans, prevăzută la paragraful (2) din secțiunea a III-a de mai jos, și al asistenței financiare nerambursabile pentru cheltuielile estimate pentru primul an indicat în planul de finanțare.

Angajamentele pentru ratele anuale următoare trebuie să se bazeze pe planul de finanțare inițial sau revizuit al măsurii. Acestea vor fi acordate, în principiu, la începutul fiecărui an financiar, dar nu mai târziu de data de 1 aprilie a anului în discuție, cu condiția ca cheltuielile preconizate pentru anul următor să le justifice și ca progresul lucrărilor sa demonstreze ca proiectul avanseaza satisfăcător către finalizare și sub rezerva disponibilității resurselor bugetare.

b) Pentru măsurile cu o durată mai mica de 2 ani și pentru care asistența Comunității nu depășește 20 milioane euro un prim angajament de până la 80% din totalul asistenței acordate poate fi făcut când Comisia semnează memorandumul de finanțare referitor la măsura.

Diferența va fi angajata în condițiile în care progresul lucrărilor demonstreaza ca proiectul înaintează satisfăcător către finalizare și sub rezerva disponibilității resurselor bugetare.

(2) Cu excepția cazurilor deplin justificate, asistența angajata pentru o măsura la care lucrările fizice nu au început în intervalul de 2 ani de la data semnării de către Comisie a memorandumului de finanțare referitor la măsura va fi anulată.

În orice caz Comisia trebuie să informeze în timp util țara beneficiara și autoritatea desemnată atunci când exista riscul unei anulari.

Secțiunea III Plati

(1) Plățile pot lua forma fie a unui avans, fie a unor plati intermediare sau a diferenței finale.

Plățile intermediare și plata diferenței finale trebuie să se refere la cheltuieli certificate și plătite, care trebuie susținute de facturi primite sau de documente contabile cu valoare probativa echivalenta.

(2) Plățile în avans

Ca regula generală, un avans de până la 20% din totalul asistenței acordate prin ISPA, asa cum a fost inițial decis, va fi plătit autorității desemnate, astfel cum este definită la paragraful (9).

Avansul este, ca regula generală, transferat în următoarele moduri:

- o primă transa de până la jumătate din valoarea avansului este plătită când țara beneficiara semnează memorandumul de finanțare;

- diferența este plătită după semnarea primului contract, în mod normal primul contract de lucrări.

Abaterile de la aceasta regula generală trebuie aprobate printr-o decizie a Comisiei în memorandumul de finanțare referitor la măsura.

Întregul avans sau părți din acesta trebuie returnate de autoritatea desemnată, menționată în paragraful (2), dacă nici o cerere de plată nu a fost transmisă Comisiei în termen de 12 luni de la data la care a fost plătit avansul. Valoarea avansului care trebuie returnat va fi stabilită de Comisie pe baza cheltuielilor eligibile făcute efectiv. Returnarea avansului nu duce la anularea asistenței acordate de Comunitate.

(3) Plățile intermediare

Plățile intermediare sunt efectuate de Comisie către autoritatea desemnată, la cererea acesteia, dacă măsura progreseaza satisfăcător către finalizare, și vor fi făcute pentru a se rambursa cheltuielile efectuate și certificate, sub rezerva următoarelor condiții:

- țara beneficiara a înaintat un raport care să descrie progresul măsurii din punct de vedere al indicatorilor fizici și financiari și conformitatea acesteia cu memorandumul de finanțare, inclusiv, atunci când este cazul, orice condiții specifice referitoare la asistența;

- s-au luat măsuri în sensul îndeplinirii observațiilor și recomandărilor autorităților de inspecție naționale și/sau comunitare;

- au fost indicate măsurile luate pentru corectarea oricăror probleme tehnice, financiare și legale care au apărut;

- a fost analizata orice îndepărtare de la planul de finanțare inițial;

- au fost descrise etapele parcurse pentru publicitatea măsurii.

Țara beneficiara va fi informată de Comisie dacă nu a îndeplinit una dintre condițiile stipulate mai sus.

Va fi folosit modelul standard furnizat de Comisie pentru cererile de plată și pentru rapoartele de progres fizic și financiar.

(4) Țările beneficiare trebuie să se asigure ca cererile de plată sunt înaintate Comisiei, ca regula generală, de 3 ori pe an, până la 1 martie, 1 iulie și 1 noiembrie cel mai târziu.

(5) Suma totală a plăților efectuate conform paragrafelor (2) și (3) nu trebuie să depășească 80% din totalul asistenței acordate. Comisia poate marii acest procent până la 90% în cazuri justificate.

(6) Plata diferenței finale din asistența acordată de Comunitate

Plata diferenței finale din asistența acordată de Comunitate, calculată pe baza cheltuielilor certificate și într-adevăr efectuate, va fi facuta dacă:

- măsura a fost realizată în conformitate cu obiectivele sale;

- măsura a îndeplinit condițiile sale specifice, astfel cum sunt menționate în memorandumul de finanțare;

- raportul final menționat în secțiunea a V-a a fost înaintat Comisiei;

- autoritatea desemnată sau organismul menționat în paragraful (2) a înaintat Comisiei o cerere de plată, în termen de 6 luni de la data limita de finalizare a lucrării, pentru cheltuielile specificate în memorandumul de finanțare;

- țara beneficiara certifica Comisiei ca informațiile furnizate în cererea de plată și în raport sunt corecte;

- țara beneficiara a transmis Comisiei declarația menționată în apendicele B la anexa nr. III.4;

- toate măsurile de informare și publicitate stabilite de Comisie, prevăzute în anexa nr. III.6, au fost implementate;

- când managementul asistenței acordate pentru o măsura este conferit agentiilor de implementare din țările beneficiare în sistem descentralizat, țările beneficiare furnizează Comisiei toate informațiile necesare pentru a verifica dacă regulile Comunității privind achizițiile publice au fost îndeplinite, în special cele care privesc publicarea anunțurilor de licitație și transmiterea rapoartelor de evaluare a ofertelor și de adjudecare a contractului, și dacă au fost respectate toate condițiile specificate în memorandumul de finanțare.

(7) Dacă raportul final menționat mai sus nu este transmis Comisiei în termen de 6 luni de la data de finalizare a lucrărilor și de efectuare a plăților, astfel cum este specificată în memorandumul de finanțare, partea de asistența care reprezintă diferența finala pentru acea măsura va fi anulată.

(8) Cererile pentru plățile intermediare și pentru plata finala prezentate de țara beneficiara sunt însoțite de o declarație a responsabilului național cu autorizarea, care specifică numai plățile legate de cheltuielile susținute de facturile primite sau de alte documente contabile cu valoare probativa și care sunt conforme prevederilor care guvernează eligibilitatea cheltuielilor pentru proiectele finanțate prin ISPA, astfel cum sunt specificate în anexa nr. III.2.

(9) Rata asistenței acordate de Comisie prin acest memorandum de finanțare va fi facuta către o entitate centrala, Fondul Național, desemnată de țara beneficiara sa primească asemenea plati. Ca regula generală, plățile trebuie făcute de Comisie într-un singur cont bancar desemnat de țara beneficiara, nu mai târziu de doua luni de la primirea unei cereri valide și complete de plată. Acest termen limita nu se aplică pentru plata avansului. Fondul Național trebuie să transfere cat de repede posibil și în totalitate contribuția ISPA către organismele responsabile cu implementarea.

(10) Fondul Național, condus de responsabilul național cu autorizarea (RNA), va avea întreaga responsabilitate pentru managementul fondurilor în cadrul tarii beneficiare. RNA va fi, de asemenea, responsabil pentru returnarea către Comisie a oricăror fonduri plătite în plus sau nejustificat.

Responsabilitățile responsabilului național cu autorizarea sunt stabilite în memorandumul de înțelegere încheiat între Comisie și țările beneficiare.

Secțiunea IV Folosirea euro

(1) Sumele cuprinse în aplicatiile pentru asistența împreună cu planul de finanțare relevant vor fi prezentate în euro.

(2) Sumele privind asistența și planurile de finanțare aprobate de Comisie vor fi exprimate în euro.

(3) Declarațiile de cheltuieli care justifica cererile de plată corespunzătoare trebuie exprimate în euro.

Rata de schimb care va fi folosită trebuie să fie rata financiară contabila a Comisiei, aplicabilă pentru luna în care declarația de cheltuieli a fost înregistrată în documentele contabile ale autorităților responsabile cu managementul financiar al proiectului. Rata lunară de schimb este fixată conform prevederilor art. 1 (2) din Reglementarea Comisiei (EURATOM, ECSC, EC) nr. 3418/93 care stabilește regulile detaliate de implementare a unor prevederi ale Reglementării financiare din 21 decembrie 1977. Rata de schimb este rata din penultima zi lucrătoare a lunii precedente pentru care ratele sunt stabilite. Comisia va informa autoritățile responsabile cu privire la aceasta rata*1).

(4) Plățile asistenței financiare acordate de Comisie trebuie făcute în euro către autoritatea desemnată de țara beneficiara în acest sens.

---------------

*1) http://europa.eu.int/comm/dg19/infoeuro/fr/index.htm

Secțiunea V Raportul final

Autoritatea sau organismul responsabil cu implementarea măsurii trebuie să transmită Comisiei un raport final în termen de cel mult 6 luni de la finalizarea măsurii. Raportul final va conține următoarele:

a) descrierea lucrărilor efectuate, însoțită de indicatori fizici, cuantificari ale cheltuielilor pe categorii de lucrări și măsurile luate cu privire la clauzele specifice conținute în decizia de acordare a asistenței financiare nerambursabile;

b) certificatul de conformitate a lucrărilor cu decizia de acordare a asistenței financiare nerambursabile;

c) o primă evaluare a gradului de îndeplinire a rezultatelor prevăzute, mai ales cu privire la:

- data efectivă de implementare a măsurii;

- indicarea modului în care măsura va fi administrată după finalizare;

- confirmarea, dacă este necesar, a previziunilor financiare, în special a celor legate de costurile de operare și veniturile asteptate;

- confirmarea previziunilor socioeconomice, în special a costurilor și beneficiilor asteptate;

- indicarea acțiunilor luate pentru a se asigura protecția mediului și costurile acestora, inclusiv concordanta cu principiul "poluatorul plătește";

- data la care măsura finanțată devine operationala;

d) informații referitoare la acțiunile de publicitate.

Secțiunea VI Amendamente la memorandumul de finanțare

(1) Dacă cheltuiala publică sau echivalenta într-adevăr efectuată diferă de cheltuiala planificata inițial, asistența acordată de Comunitate va fi modificată luându-se în calcul aceasta, dar nu trebuie să depășească suma maxima stabilită în memorandumul de finanțare.

O schimbare a ratei asistenței Comunității față de rata acordată inițial sau față de asistența financiară nerambursabilă maxima va necesita o modificare a memorandumului de finanțare conform procedurilor descrise în paragraful (3).

(2) Dacă atunci când planul de finanțare a unui proiect este amendat angajamentele și/sau plățile Comunității depășesc deja sumele menționate în planul de finanțare amendat, Comisia va opera ajustarile necesare, ținând seama de suma supraangajata sau supraplatita, când autorizeaza prima operațiune financiară (angajare sau plata) după acel amendament.

(3) Orice amendament la memorandumul de finanțare se va face în conformitate cu următoarele proceduri:

a) amendamentele care impun o modificare substantiala a obiectivelor sau a caracteristicilor proiectului ori o schimbare substantiala în planul de finanțare sau în programul cheltuielilor trebuie făcute printr-un memorandum de finanțare, ca răspuns la solicitarea tarii beneficiare sau la inițiativa Comisiei după consultarea cu țara beneficiara. Definitia modificării "substanțiale" este data în prevederile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor;

b) în cazul altor amendamente țara beneficiara va trimite Comisiei o propunere în acest sens. Comisia va face observațiile necesare sau își va transmite acordul în termen de cel mult 20 de zile lucrătoare de la primirea propunerii. Amendamentul va fi adoptat după ce Comisia și-a dat acordul. Comitetul de management ISPA va fi informat despre aceste amendamente;

c) nici o modificare în cheltuiala anuală mai mica de 25% din totalul cheltuielilor planificate pentru proiect nu va fi considerată o modificare substantiala a planului de finanțare și a programului de cheltuieli.

Secțiunea VII Controlul financiar

(1) Un audit financiar corespunzător, intern și extern, va fi îndeplinit, în conformitate cu standardele de audit internaționale acceptate, de către autoritățile naționale competente de control financiar, care trebuie să fie independente pentru a-și putea desfășura funcția. În fiecare an un plan de audit și un rezumat al concluziilor auditului efectuat trebuie transmise Comisiei. Rapoartele de audit vor fi puse la dispoziție Comisiei.

(2) Fără a prejudicia verificările efectuate de țările beneficiare, serviciile Comisiei și Curtea Auditorilor pot, prin propriul lor personal sau prin reprezentanți autorizați corespunzător, să efectueze pe teren audituri tehnice și financiare, inclusiv verificări prin sondaj și audituri finale.

(3) Țara beneficiara trebuie să se asigure ca atunci când personalul Comisiei sau reprezentanții ei corespunzător autorizați și/sau Curtea Auditorilor efectuează verificări, aceste persoane au dreptul sa inspecteze pe loc toate documentațiile relevante și care au legătură cu elementele finanțate prin memorandumul de finanțare. Țările beneficiare trebuie să sprijine serviciile Comisiei și Curtea Auditorilor să își efectueze auditurile referitoare la utilizarea fondurilor acordate prin ISPA.

(4) Implementarea detaliată a prevederilor principiilor controlului financiar, împreună cu înțelegerile privind cooperarea și coordonarea programării și metodologiei controlului dintre Comisie și țările beneficiare sunt specificate în anexa nr. III.4.

Secțiunea VIII Recuperarea plăților necuvenite

(1) Dacă implementarea unei măsuri nu justifica fie o parte, fie toată asistența alocata, Comisia va conduce o examinare completa a cazului, în special cerând tarii beneficiare să își facă cunoscute observațiile într-un interval specificat de timp și sa corecteze orice neregula.

(2) Ca urmare a examinării menționate la paragraful (1) Comisia poate reduce, suspenda sau anula asistența referitoare la măsura în cauza, dacă examinarea dezvaluie nereguli, o combinare necorespunzătoare a fondurilor sau neîndeplinirea uneia dintre condițiile specificate în memorandumul de finanțare și în special orice modificare semnificativă care afectează natura sau condițiile de implementare a măsurii și pentru care acordul Comisiei nu a fost cerut. Orice reducere sau anulare a asistenței implica recuperarea sumelor plătite.

(3) Când Comisia considera ca o neregularitate nu a fost corectată sau ca o parte ori întreaga operațiune nu justifica fie numai o parte, fie întreaga asistența acordată acesteia, Comisia trebuie să examineze corespunzător cazul și să solicite tarii beneficiare să își înainteze observațiile într-o perioadă specificată. După examinare, dacă țara beneficiara nu a luat măsurile corective necesare, Comisia poate:

a) sa reducă sau sa anuleze orice avans;

b) sa anuleze o parte sau întreaga asistența acordată măsurii.

Comisia va hotărî măsura corectoare ținând seama de natura neregulii și de existenta oricăror deficiente în sistemele de management și control.

(4) Orice suma plătită greșit trebuie returnată Comisiei de autoritatea definită în paragraful (9) din secțiunea a III-a. Dacă aceasta autoritate nu returnează suma datorată Comisiei, țara beneficiara trebuie să ramburseze această sumă Comisiei. Dobânda aplicată conturilor pentru întârzierile de plată trebuie aplicată sumelor nereturnate în conformitate cu regulile specificate în Reglementarea financiară care guvernează bugetul Comunității.

Secțiunea IX Managementul

(1) Comisia trebuie să ceara țărilor beneficiare:

a) sa stabilească începând cu data de 1 ianuarie 2000, dar în orice caz nu mai târziu de 1 ianuarie 2002, sistemele de management și control care asigura:

- implementarea corespunzătoare a asistenței acordate prin acest memorandum de finanțare, în conformitate cu principiile unui management financiar solid;

- separarea funcțiilor de management și control;

- ca declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte și provin dintr-un sistem contabil bazat pe documente justificative care sunt disponibile pentru verificare;

b) sa verifice regulat ca măsurile finanțate de Comunitate au fost corect realizate;

c) sa prevină neregulile și sa ia măsuri împotriva acestora;

d) sa recupereze orice sume pierdute ca rezultat al neregulilor sau neglijentei.

(2) Sistemele de management și control ale țărilor beneficiare trebuie să furnizeze un sistem corespunzător de audituri, astfel cum este definit în apendicele A la anexa nr. III.4, pentru a permite în special:

- regularizarea închiderii conturilor sintetice ale Comisiei cu înregistrările contabile și cu documentele justificative de la diferitele niveluri administrative;

- verificarea transferurilor fondurilor comunitare disponibile și ale altor fonduri;

- examinarea planurilor tehnice și de finanțare ale proiectului, a rapoartelor de progres, procedurilor de licitație și contractare la diferite niveluri administrative.

Secțiunea X Monitorizarea

Țările beneficiare și Comisia vor asigura implementarea și monitorizarea în conformitate cu următoarele prevederi:

(1) Înființarea comitetelor de monitorizare trebuie să aibă loc în urma unei înțelegeri între țările beneficiare implicate și Comisie. Autoritățile și organismele desemnate de țara beneficiara, Comisie și, unde este cazul, de B.E.I. și/sau alte instituții cofinantatoare vor fi reprezentate în aceste comitete. Vor fi de asemenea reprezentate în asemenea comitete și autoritățile regionale sau locale și societățile private, în cazul în care acestea au competența necesară pentru executarea unui proiect și dacă sunt direct implicate în acest proiect.

(2) Monitorizarea va fi facuta pe baza unor proceduri de raportare convenite în comun, de verificare prin sondaj și, dacă este necesar, prin înființarea unor comitete ad-hoc. Indicatorii se vor referi la caracterul specific al proiectului și la obiectivele acestuia. Aceștia vor fi stabiliți astfel încât sa arate stadiul atins în executarea măsurii în relație cu planul și cu obiectivele propuse inițial și progresul realizat în domeniul managementului și în alte probleme legate de acesta.

(3) a) Pentru fiecare măsura coordonatorul național ISPA trebuie să înainteze Comisiei rapoarte de progres în ultimele 3 luni până la sfârșitul fiecărui an întreg de implementare.

b) Pentru intalnirile comitetelor de monitorizare coordonatorul național ISPA trebuie să înainteze rapoarte de progres conform modelului standard furnizat de Comisie. Raportul trebuie să între în posesia Comisiei cu 15 zile lucrătoare înaintea intalnirii programate.

(4) Pe baza rezultatelor monitorizarii și ținând seama de observațiile comitetului de monitorizare, Comisia va ajusta sumele și condițiile de acordare a asistenței aprobate inițial, precum și planul de finanțare prevăzut, dacă este necesar, la propunerea țărilor beneficiare.

Comisia va întocmi aranjamentele corespunzătoare pentru aceste modificări, în funcție de natura și de importanța lor.

Secțiunea XI Transparenta în adjudecarea contractelor

(1) Procedura care trebuie urmată pentru acordarea contractelor de lucrări, achiziții sau servicii va respecta principiile-cheie stabilite în titlul IX din Reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Uniunii Europene.

(2) a) Participarea la procedurile de licitație trebuie să fie deschisă și pe baze egale pentru toate persoanele fizice sau juridice pentru care este aplicabil tratatul și tuturor persoanelor fizice sau juridice din țările beneficiare ISPA.

Prin urmare, se va cere ofertanților să își declare naționalitatea și să prezinte în sprijinul acesteia probe normal acceptate de propria legislație.

b) În cazurile justificate corespunzător, cum ar fi cofinantarea de la instituții financiare internaționale, și după o examinare facuta din timp de Comitetul de management ISPA, Comisia poate permite naționalilor unor terțe tari sa participe la licitația pentru contracte.

(3) a) Țările beneficiare vor lua toate măsurile necesare pentru a asigura o participare cat mai mare. Pentru aceasta și când valoarea contractelor o cere, ele trebuie să asigure publicarea în avans a invitatiei de participare la licitație în Jurnalul Oficial al Comunității Europene și în "Monitorul Oficial" din țările beneficiare.

b) Se vor elimina, de asemenea, orice practici discriminatorii și specificății tehnice care pot sa limiteze participarea pe baze egale a tuturor persoanelor fizice sau juridice din țările membre sau din țările beneficiare.

c) În plus informația trebuie lansata pe Internet într-o formă transparenta.

(4) Procedurile detaliate privind licitațiile și contractele sunt stabilite în Sistemul descentralizat de implementare (DIS), manual înființat pentru programul PHARE.

Secțiunea XII Transparenta în contabilitate și în rapoartele proiectelor

Țara beneficiara trebuie să se asigure ca pentru măsura la care se referă memorandumul de finanțare toate organismele publice sau private implicate în managementul și în implementarea operațiunilor au fie un sistem separat de contabilitate, fie o codificare contabila adecvată a tuturor tranzacțiilor implicate, ceea ce va facilita verificarea de către Comisie și de către autoritățile naționale de control a cheltuielilor efectuate. De asemenea, trebuie să se asigure ca toate cheltuielile sunt corect atribuite proiectului în cauza.

Autoritățile responsabile vor asigura accesul la toate documentele justificative cu privire la cheltuielile pentru fiecare proiect pe o perioadă de 5 ani după efectuarea ultimei plati pentru proiectul respectiv.

Secțiunea XIII Evaluarea ex-post

Prin evaluarea ex-post se vor analiza atât utilizarea resurselor, cat și randamentul și eficienta asistenței și a impactului sau, precum și factorii ce contribuie la succesul sau esecul implementarii măsurilor, realizarilor și rezultatelor.

După finalizarea măsurilor Comisia și țările beneficiare vor evalua modul în care acestea au fost îndeplinite, inclusiv randamentul și eficienta utilizării resurselor. Evaluarea va cuprinde și impactul real al implementarii lor pentru a se stabili dacă obiectivele inițiale au fost atinse. Printre altele, aceasta evaluare se va referi și la contribuția măsurilor la implementarea politicilor Comunității în domeniul mediului sau contribuția acestora la politicile privind rețeaua transeuropeana extinsă și transportul în comun. De asemenea, ele vor evalua și impactul măsurilor asupra mediului.

Secțiunea I Domeniul cheltuielilor

ISPA acorda asistența pentru următoarele măsuri:

1. proiecte de mediu care dau posibilitatea țărilor beneficiare să se alinieze la cerințele legilor Comunității privind protecția mediului și la obiectivele Parteneriatului de Aderare;

2. proiectele de infrastructura în transport, care promovează o mobilitate susținută, și, în particular, cele care constituie proiecte de interes comun în baza criteriilor Deciziei C.E. nr. 1692/96*2) și acelea care permit țărilor beneficiare să se conformeze obiectivelor Parteneriatului de Aderare; acesta include interconectarea și interoperabilitatea rețelelor naționale la rețelele transeuropene și accesul la aceste rețele;

3. studii preliminare, evaluări și măsuri de asistența tehnica, inclusiv acțiunile de informare și publicitate legate de proiectele eligibile. Acestea includ asistența tehnica și administrativă în beneficiul mutual al Comisiei și al țărilor beneficiare, care nu sunt în mod normal în sarcina administrației publice naționale, acoperind identificarea, pregătirea, managementul, monitorizarea, auditul și supervizarea proiectelor.

Regulile specificate în secțiunile II-XII de mai jos, referitoare la proiectele menționate la pct. 1 și 2 de mai sus, sunt totuși aplicate prin analogie și deciziilor pentru proiectele menționate la pct. 3.

--------------

*2) Decizia C.E. nr. 1692/96 a Parlamentului European și a Consiliului din 23 iulie 1996 privind directivele Comunității pentru dezvoltarea rețelei de transport transeuropean.

Secțiunea II Definiții și concepte de baza

1. Conceptul de proiect, etape ale proiectului și grupurile de proiecte

În scopul prevăzut de acest document, se vor aplica următoarele definiții:

a) un proiect reprezintă o serie de lucrări indivizibile economic în scopul atingerii unei funcții tehnice precise și cu un scop clar identificat;

b) o etapa independenta tehnic și financiar reprezintă o etapa care poate fi identificata ca operationala în întregul său.

O etapa poate acoperi, de asemenea, studiile preliminare, de fezabilitate sau tehnice necesare pentru îndeplinirea unui proiect;

c) pot fi grupate proiectele care îndeplinesc următoarele condiții:

- trebuie să fie localizate pe același curs de apa sau în aceeași arie de captare ori să fie situate de-a lungul aceluiași coridor de transport;

- trebuie cuprinse în același plan global privind cursul de apa sau aria de captare ori coridorul, în scopuri bine identificate;

- trebuie supervizate de un organism responsabil cu coordonarea și monitorizarea grupului de proiecte, în cazurile în care proiectele sunt derulate de autorități competente diferite.

2. Organismul responsabil cu implementarea

a) Pentru proiectele finanțate prin ISPA organismul responsabil cu implementarea este organismul responsabil cu licitațiile și contractările. Acest organism este specificat în pct. 3 din anexa nr. I la memorandumul de finanțare.

Ca o consecința, orice schimbare a organismului responsabil cu implementarea unui proiect trebuie să fie aprobată de Comisie printr-un memorandum de finanțare.

b) În mod normal prin acest organism se înțelege beneficiarul final al asistenței acordate prin ISPA. Numai acest organism efectuează cheltuieli eligibile.

c) Totuși acest organism poate delega implementarea altui organism care poate, de asemenea, să efectueze cheltuieli eligibile. În asemenea cazuri Comisia trebuie informată despre tipul delegarilor propuse și trebuie să primească o copie de pe documentele relevante.

3. Conceptul de administrație publică

Administrația publică poate cuprinde următoarele trei niveluri de guvernamant:

- organisme de guvernamant centrale (nivel național);

- organisme de guvernamant regionale;

- organisme de guvernamant locale.

În plus, acest concept poate include și organismele a căror activitate poate intra într-un cadru legal sau administrativ în virtutea faptului ca sunt privite ca echivalent al unor organisme publice.

4. Implementarea și perioada de implementare a unui proiect

a) Implementarea unui proiect cuprinde toate etapele de la planificarea preliminară (incluzând studiul variantelor) până la finalizarea proiectului aprobat și până la măsurile de publicitate pentru un proiect finanțat.

b) Memorandumul de finanțare se poate aplica uneia sau mai multor etape menționate mai sus.

c) Perioada de implementare a proiectului reprezintă, ca regula generală, perioada necesară pentru finalizarea etapelor sus-menționate până în momentul în care proiectul devine complet operational și obiectivul fizic descris în memorandumul de finanțare a fost finalizat/definitivat.

5. Evidenta documentelor și transparenta

Orice cheltuiala declarata Comisiei trebuie să se bazeze pe înțelegeri legale obligatorii și/sau pe documente. Este imperativa existenta unei evidente documentare corespunzătoare.

În scopul maximizării transparenței și pentru a permite controlul Comisiei și/sau al autorității naționale competente de control financiar asupra cheltuielilor, fiecare țara beneficiara trebuie să se asigure ca orice organism implicat în managementul și implementarea proiectelor a stabilit o evidența contabilă separată referitoare la proiectul descris în memorandumul de finanțare.

6. Cheltuieli

Cheltuielile trebuie raportate la plățile certificate și făcute efectiv de organismul responsabil cu implementarea, susținute de facturi plătite sau de documente contabile cu valoare probativa echivalenta.

Documentul contabil cu valoare probativa echivalenta reprezintă orice document transmis de autoritatea definită la pct. 2 din aceasta secțiune pentru a demonstra ca intrările contabile oferă o imagine adevarata și corecta a tranzacțiilor reale implicate, în concordanta cu practicile contabile standard. Este necesară o aprobare prealabilă a Comisiei atunci când se folosesc documente contabile cu valoare probativa echivalenta.

Secțiunea III Principalele categorii de cheltuieli eligibile

Ca regula generală, cheltuielile legate de:

- studiile de fezabilitate;

- planificare și proiectare, inclusiv studiul privind impactul asupra mediului;

- pregătirea terenului;

- construcții;

- utilaje și instalații implicate permanent în proiect;

- testare și instruire;

- managementul proiectului;

- măsurile compensatorii și de reducere a impactului asupra mediului;

- alte tipuri de cheltuieli specificate în memorandumul de finanțare;

- măsurile luate ca urmare a prevederilor anexei nr.

III.6 privind informarea și publicitatea sunt subiecte eligibile pentru competentele prezentate mai jos.

Secțiunea IV Studii de fezabilitate, planificarea și proiectarea proiectului

1. Cheltuieli legate de studiile de fezabilitate, planificarea și proiectarea proiectelor

a) Cheltuielile legate de studiile de fezabilitate, planificare, incluzând studiile privind impactul asupra mediului, expertize legate de proiect și proiectarea proiectelor sunt, ca regula generală, eligibile, cu condiția ca aceste cheltuieli să fie direct legate de unul sau mai multe proiecte și să fie aprobate în mod special printr-un memorandum de finanțare.

b) În cazurile în care mai multe proiecte se derulează prin același contract sau când organismul responsabil cu implementarea exercita funcțiile de mai sus pe cont propriu, acestea trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat și transparent al proiectului, bazat pe documente contabile sau pe documente cu valori probative echivalente (de exemplu, cu ajutorul sistemului de alocare a timpului).

2. Implicarea administrației publice

În cazurile în care funcționarii din administrația publică sunt implicați în activitățile menționate la pct. 1 a) din aceasta secțiune, cheltuielile pot fi acceptate ca eligibile de către Comisie în cazuri clar justificate și în concordanta cu următoarele criterii:

- funcționarul a renunțat temporar la statutul sau de funcționar în administrația publică;

- cheltuielile trebuie să aibă la baza un contract privind unul sau mai multe proiecte specificate; în cazul în care un contract se referă la mai multe proiecte costurile trebuie să fie alocate într-un mod transparent (de exemplu, cu ajutorul programarilor în timp);

- cheltuielile trebuie să fie direct legate de unul sau de mai multe proiecte individuale avute în vedere;

- contractul trebuie să fie limitat în timp și nu trebuie să depășească data limita stabilită pentru finalizarea proiectului;

- sarcinile care trebuie îndeplinite pentru acel contract nu trebuie să acopere atribuții administrative generale, cum sunt cele specificate la pct. 1 din secțiunea a VIII-a;

- dispozițiile nu trebuie să fie folosite pentru a ocoli procedurile de achiziții publice ale Comunității.

Secțiunea V Pregătirea terenului și construcțiile

a) În cazurile în care organismul responsabil cu implementarea executa pregătirea terenului și lucrările de construcție sau părți din acestea pe cont propriu, costurile trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat și transparent al proiectului, bazat pe documente contabile sau pe documente cu valoare probativa echivalenta.

În cazul în care sunt implicați funcționari ai administrației publice se aplică prevederile specificate la pct. 2 din secțiunea a IV-a.

b) Costurile eligibile trebuie să includă doar costurile reale apărute după datele specificate la pct. 1 din secțiunea a X-a și legate direct de proiect. Costurile eligibile pot include toate sau numai unele dintre următoarele categorii:

- costuri privind munca (salarii brute și nete);

- cheltuieli pentru utilizarea durabila a echipamentelor pe perioada construcțiilor;

- costuri de producție folosite pentru implementarea proiectului;

- costuri de funcționare și alte categorii de cheltuieli, dacă sunt în mod specific justificate; acestea trebuie alocate în mod echitabil, în concordanta cu standardele contabile general recunoscute;

- cheltuielile de funcționare impuse nu sunt eligibile în cazul în care organismul menționat la pct. a) de mai sus este inclus în administrația publică.

c) Ca regula generală, costurile trebuie să fie evaluate la prețul pieței.

Secțiunea VI Achiziții, închirieri de echipamente și active necorporale (licențe, software etc.)

1. Echipamentul durabil care este parte a cheltuielilor de capital din cadrul proiectului

a) Cheltuielile privind achizițiile sau producția de utilaje și echipamente care vor fi permanent instalate și fixate în proiect sunt eligibile dacă sunt cuprinse în inventarul echipamentului durabil de către organismul specificat la pct. 2 din secțiunea a II-a și sunt considerate ca fiind cheltuieli de capital, în concordanta cu convențiile standard de contabilitate.

b) Fără a prejudicia prevederile pct. 3 din secțiunea a IX-a, închirierea acestor echipamente este considerată ca parte a costurilor de operare și este neeligibila.

2. Achizițiile de active necorporale

Achizițiile și utilizarea activelor necorporale, ca de exemplu patentele, sunt eligibile dacă sunt necesare pentru implementarea proiectului.

3. Echipamente utilizate pentru implementarea proiectului

a) În cazul în care organismul responsabil cu implementarea executa pregătirea terenului și lucrările de construcție sau o parte din acestea pe cont propriu, cheltuielile privind achizițiile sau producția echipamentelor care sunt angajate pe perioada fazei de implementare a proiectului nu sunt eligibile.

b) Echipamentele durabile, care sunt în mod expres achiziționate sau produse pentru implementarea proiectului, pot fi considerate eligibile dacă acestea sunt fără valoare economică ori sunt distruse după folosință și dacă sunt specificate în memorandumul de finanțare.

4. Echipamentele durabile utilizate de administrația publică

a) Cheltuielile privind achiziția sau închirierea de echipamente durabile utilizate de administrația publică nu sunt eligibile.

b) Fără a prejudicia prevederile pct. 2 sau 3 din secțiunea a VIII-a, cheltuielile privind echipamentul sau cele necesare pentru închirierea acestuia, utilizat de administrația publică ca urmare a sarcinilor privind monitorizarea și supervizarea, pot fi eligibile numai cu acordul Comisiei.

Secțiunea VII Achiziționarea terenului și taxa pe valoarea adăugată

Cheltuielile cu achiziționarea terenului și taxa pe valoarea adăugată (T.V.A.) nu sunt eligibile.

Secțiunea VIII Cheltuieli administrative

1. Principii generale

Ca regula generală, cheltuielile administrației publice, inclusiv salariile funcționarilor de la nivel național, regional și local, nu sunt eligibile pentru asistența (inclusiv asistența tehnica), cu excepția cheltuielilor clar fundamentate provenite din obligațiile ce revin pentru realizarea controalelor financiare, monitorizarea financiară și fizica, evaluarea și prevenirea neregulilor și a cheltuielilor care intra sub incidența obligațiilor de recuperare a sumelor pierdute.

Cu excepția Fondului Național, costurile care includ salariile legate de angajarea temporară, la inițiativa Comisiei, a personalului temporar, fie funcționari publici, fie proveniți din sectorul privat, pentru lucrări privind managementul, urmărirea, evaluarea și controlul sunt eligibile prin măsuri de asistența tehnica, astfel cum sunt definite la pct. 3 din secțiunea I.

Echipamentul pentru monitorizare poate fi eligibil dacă acest lucru este permis în mod specific printr-o măsura de asistența tehnica menționată în memorandumul de finanțare.

2. Comitetul de organizare și monitorizare

a) Fără a prejudicia prevederile pct. 1 de mai sus, cheltuielile apărute în organizarea procesului de monitorizare sunt eligibile prin prezentarea unor documente justificative.

b) Ca regula generală, costurile permise includ una sau mai multe dintre următoarele categorii:

- servicii de traducere;

- închirierea de sali de conferința și aranjamentele auxiliare;

- închirierea de echipamente audio-video și alte echipamente electronice necesare;

- procurarea documentației și a facilităților aferente;

- taxe pentru participarea experților;

- cheltuieli pentru călătorii.

c) Salariile și alocațiile pentru funcționarii din administrația publică, intervenite în acest context, nu sunt eligibile.

3. Intalniri la cererea Comisiei

Regulile prevăzute la pct. 2 de mai sus pot fi aplicate prin analogie la organizarea de intalniri ad-hoc la cererea Comisiei.

Secțiunea IX Alte tipuri de cheltuieli

1. Managementul și supervizarea proiectului

Cheltuielile referitoare la managementul și supervizarea proiectului sunt, ca regula generală, eligibile. Sunt aplicate prevederile specificate la pct. 1 și 2 din secțiunea a IV-a.

2. Costuri financiare

Nici un tip de costuri financiare legate de realizarea proiectului nu este eligibil; acestea privesc în particular dobânzile pentru finanțarea intermediara, comisioane bancare, comisioane de garanție etc.

Garanțiile bancare legate de împrumuturile bancare folosite pentru finanțarea proiectului pot fi eligibile cu acordul Comisiei.

3. Tehnici financiare care nu implica un transfer imediat al activelor proprii

Fără a prejudicia prevederile pct. 2, tehnicile financiare care nu necesita implicarea imediata a transferului activelor proprii pot fi considerate eligibile dacă sunt justificate și aprobate în memorandumul de finanțare.

Țările beneficiare trebuie să demonstreze printr-o analiza a riscurilor ca tehnicile folosite sunt mai avantajoase din punct de vedere economic decât achiziționarea directa a unor bunuri.

4. Cheltuieli de operare, costuri curente ale proiectelor finanțate

a) Nici un tip de costuri de operare apărute după finalizarea proiectului nu este eligibil.

b) Ca excepție de la prevederile pct. a) de mai sus, cheltuielile pentru pregătirea personalului pentru operare și testarea proiectului și a echipamentelor pot fi luate în considerare ca fiind cheltuieli eligibile pentru o anumită perioada definită în memorandumul de finanțare.

c) Principiile definite la pct. a) și b) de mai sus sunt valabile, de asemenea, pentru o componenta individuală completa a unui proiect sau a unui grup de proiecte, chiar și în cazul în care întregul proiect nu a fost încă finalizat.

5. Măsuri de publicitate și informare

Cheltuielile pentru măsurile luate în conformitate cu prevederile anexei nr. III.6 privind informarea și publicitatea sunt eligibile.

Secțiunea X Perioada de eligibilitate

1. Limita inițială de timp privind eligibilitatea

Limita inițială de timp privind eligibilitatea este evaluată diferențiat, în conformitate cu următoarele situații:

a) Când selecția proiectului, licitația și contractarea de către țările beneficiare fac obiectul aprobării ex-ante a Comisiei*3), cheltuielile sunt eligibile pentru asistența de la data la care memorandumul de finanțare a proiectului este semnat de Comisie.

În caz excepțional, când finanțarea proiectului este realizată printr-o combinație fie de la B.E.I., fie de la alta instituție finanțatoare și asistența financiară nerambursabilă ISPA, cheltuielile sunt eligibile pentru asistența de la data încheierii acordului cu B.E.I. sau cu alta instituție finanțatoare pentru fiecare proiect. Ca regula generală, această dată nu trebuie să fie mai devreme de 6 luni de la data menționată la primul subparagraf. Sunt necesare în mod obligatoriu următoarele condiții:

- lucrările și contractele pentru care se aplică prevederile trebuie să fie identificate în memorandumul de finanțare;

- B.E.I. sau alta instituție finanțatoare certifica respectarea prevederilor art. 108 (2), 109 (2) și (3), 114 (1), 115, 117 și 118 din Reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comisiei Europene.

În cazurile de mai sus, ca regula generală, Comisia dispune aplicarea, după examinarea de către Comitetul de management ISPA, a prevederilor art. 114 (2) din Reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comisiei Europene.

b) După decizia Comisiei de a acorda sprijin agentiilor de implementare ale țărilor candidate pe baze descentralizate*4) cheltuielile sunt eligibile pentru asistența de la data la care cererea ajunge la Comisie (serviciul ISPA), cu condiția ca cererea să poată fi considerată completa.

Plățile făcute înainte de data specificată la pct. a) și b) de mai sus sunt neeligibile.

2. Modificări ale proiectelor

a) Orice modificare a unui proiect aprobat, care este egala sau mai mare de 5 milioane euro ori de 20% din costul total al acestuia, oricare ar fi mai mic, trebuie considerată o modificare substantiala a proiectului. Modificările majore ale obiectelor fizice ale proiectelor care schimba natura acestuia sunt, de asemenea, tratate ca fiind "substanțiale".

Regulile stabilite la paragraful 1 se aplică și pentru eligibilitatea cheltuielilor privind modificările de mai sus.

b) Pentru orice alta modificare a proiectului cheltuielile privind noi elemente fizice suplimentare sau extinse sunt eligibile din momentul în care cererea de modificare este primită de Comisie (serviciul ISPA).

c) Cererea pentru modificări și informațiile relevante anexate la aceasta pot fi prezentate Comitetului de monitorizare. Înregistrarea cererii și a materialelor depuse trebuie să fie facuta în minuta intalnirii.

3. Timpul limita final privind eligibilitatea

a) Data finala a eligibilității este specificată, ca regula generală, în art. 4 paragraful (3) din memorandumul de finanțare.

b) Data finala depinde de plățile făcute de organismul responsabil cu implementarea.

c) Data finala a eligibilității este prevăzută în memorandumul de finanțare respectiv. După ce această dată a expirat beneficiarul dispune de o perioadă de 6 luni pentru a supune Comisiei cererea de plată finala împreună cu raportul final și o notificare, astfel cum este prevăzut în paragraful (6) din secțiunea a III-a din anexa nr. III.1 și în apendicele B la anexa nr. III.4 la memorandumul de finanțare.

d) Comisia nu poate extinde această perioadă de 6 luni.

-------------

*3) Vezi art. 12(1) din Reglementarea Consiliului (C.E.) nr. 1.266/99 din 21 iunie 1999.

*4) Vezi art. 12(2) din Reglementarea Consiliului (C.E.) nr. 1.266/99 din 21 iunie 1999.

Secțiunea XI Cererile de plată

Cererile de plată prezentate Comisiei de țările beneficiare au la baza facturile deja plătite, astfel cum sunt definite la pct. 6 din secțiunea a II-a.

În cazul lucrărilor angajate de un concesionar sau de un organism echivalent autoritatea guvernamentală responsabilă trebuie să certifice corectitudinea cheltuielilor. Cererile de plată trebuie să fie înregistrate și certificate de responsabilul național cu autorizarea. Cererile sunt apoi înaintate Comisiei prin intermediul Delegației Comisiei.

Secțiunea XII Alte elemente specificate în detaliu

(1) Orice întrebări apărute care nu sunt explicit specificate în principiile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor în cadrul proiectelor finanțate prin ISPA trebuie discutate cu Comisia. Comisia se va strădui sa răspundă intrebarilor în mod deschis, în spiritul înscris în aceste principii și cu referire la principiile stabilite pentru fondurile de coeziune.
(2) În cazul conflictelor dintre aceste principii și regulile naționale de eligibilitate principiile prezentate mai sus trebuie să primeze.
ANEXA III, 3a)
Model de cerere de plată pentru raportarea progresului financiar și fizic
INSTRUMENTUL PENTRU POLITICI STRUCTURALE DE PREADERARE - ISPA
CERERE DE PLATA
A. Tipul plății
Plati peste 80%
Plati intermediare
Plati ale balanței finale
B. Fondul Național/Identificarea contului
Numele:
Adresa:
Persoana de contact:
Telefon:
Fax:
E-mail:
Denumirea băncii:
Sediul băncii:
Codul poștal:
Oraș:
Numărul contului:
Codul scurt:
C. Măsuri
Titlul măsurii:
Codul măsurii ISPA:
Codul național de referința:
Numărul memorandumului de finanțare curent:
Data:
D. Autoritatea responsabilă cu implementarea
Denumirea:
Sediul:
Cod poștal:
Oraș:
Persoana de contact:
Telefon:
E-mail:
E. Cheltuieli intervenite și plati ISPA
a) Cheltuieli eligibile confirmate la data:
b) În aceasta cerere de plată:
c) =a)+b) cheltuieli cumulative la data:
d) Plati cerute de aceasta cerere:
e) =d)/b) % din cheltuielile confirmate:
Totalul plăților ISPA primite de Fondul Național (NF) până la data:
F. Cheltuielile eligibile curente pe categorii (moneda: euro)
Categorii de
cheltuieli*)
Cheltuieli
în
memorandumul
de finanțare
curent
Cheltu-
ieli
confir-
mate
anterior
Cheltuieli
confirmate
în
aceasta cerere
de plată
până la data
.........
Totalul
cheltu-
ielilor
confir-
mate
Rata
de
execu-
tie
finan-
ciara
(1)
(2)
(3)
4)=(2)+(3)
(5)=(4)/(1)
Taxe de
proiectare
Pregătirea
terenului
Principalele
lucrări
Utilaje și
echipamente
Asistența
tehnica
Supervizare
Altele
Total:
O lista suplimentară la contract poate fi potrivita.
----------------
*) Astfel cum se precizează în tabelul 9.1 din formularul aplicatiei
pentru asistența sau asa cum specifică modificările acestuia.
G. Indicatorii fizici ai execuției
┌───────────┬───────────────────┬────────┬──────────────┬─────────────┬────────┐
│
Tipul
│Indicatori fizici*)│Execuția│Până la (data)│Până la (data│
Rata
│
│ lucrării*)├────────┬──────────┤fizica
├──────────────┼─────────────┤ execu- │
│
│
│
│până la │
Execuția
│
Execuția
│tiei fi-│
│
│
│
│data
│fizica referi-│fizica refe- │zice
│
│
│Unitatea│Cantitatea│plăților│toare la acea-│ritoare la
│
(%)
│
│
│
│
│anteri- │sta cerere de │solicitarea
│
│
│
│
│
│oare
│plata
│totală inain-│
│
│
│
│
│
│
│tata
│
│
│
│
├──────────┼────────├──────────────┼─────────────┼────────┤
│
│
│
(1)
│
(2)
│
(3)
│(4)=(2)+(3)
│(5)=(4)/│
│
│
│
│
│
│
│(1)
│
├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤
├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤
├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤
├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤
├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤
├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤
├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤
└───────────┴────────┴──────────┴────────┴──────────────┴─────────────┴────────┘
------------
*) Astfel cum se precizează în tabelul 15.1 din formularul aplicatiei
pentru asistența sau asa cum specifică modificările acestuia.
O lista suplimentară la contract poate fi potrivita.
H. Scurta descriere a lucrărilor efectuate
I. Condiții specifice referitoare la măsura (art. 8 din memorandumul de
finanțare)
Referitor la condiții specifice, dacă acestea exista, și modul în care
acestea au fost îndeplinite.
J. Observații și recomandări ale autorităților de inspecție naționale sau
comunitare (anexa nr. III.1 la memorandumul de finanțare)
Precizati câteva observații și recomandări sumare, dacă exista (cu referiri
complete la sursa acestora), și modul în care acestea au fost îndeplinite.
K. Probleme tehnice, financiare și legislative (anexa nr. III.1 la
memorandumul de finanțare)
Referitor la orice probleme care pot aparea în implementarea măsurilor,
incluzând devieri de la planul de finanțare original și explicații cu
privire la acțiunile întreprinse pentru corectare.
L. Măsuri adoptate în scopul informării cu privire la asistența oferită
de Comunitate
Panouri ridicate la locul execuției?
Da
Nu
Mijloacele folosite pentru informarea publicului asupra măsurilor în cauza:
Presa
Televiziune
Radio
Alte mijloace audiovizuale
Tipul documentației scrise, disponibilă pentru public
M. Confirmarea responsabilului național cu autorizarea
Prin prezenta declar că cheltuielile eligibile confirmate se referă la
articolele deja plătite pentru realizarea investițiilor aprobate și că nu
sunt rezultat al schimbării proiectului sau al lucrărilor efectuate în afară
celor prevăzute în cadrul descrierii măsurii și ca documentele originale
privind plățile indicate în listele anexate sunt păstrate de Fondul Național
sau de autoritatea responsabilă cu implementarea, stampilate și disponibile
în vederea consultării și verificării.
Data:
Semnatura și autentificarea
ANEXA LA CEREREA DE PLATA
Facturi*)
Titlul măsurii:
Codul ISPA:
Codul național:
Memorandum de finanțare nr.:
Data:
Furnizor
și contract
Factura nr..
Data
Chitanța nr...
Data
Valoarea
Observații
Total:
-----------
*) Copii stampilate corect de pe evidentele contabile referitoare la
cheltuieli trebuie anexate la copia de pe cererea de plată transmisă
responsabilului național cu autorizarea.
Verificări și controale efectuate (anexa nr. III.1 la memorandumul de
finanțare)
Controlul fizic al lucrărilor
Data:
Instituția responsabilă:
Concluzii:
Data:
Instituția responsabilă:
Concluzii:
Data:
Instituția responsabilă:
Concluzii:
Controlul financiar
Data:
Instituția responsabilă:
Concluzii:
Data:
Instituția responsabilă:
Concluzii:
Data:
Instituția responsabilă:
Concluzii:
ANEXA III.3.b)
Model pentru formularul care va fi înaintat comitetului
de monitorizare
FORMULAR DE MONITORIZARE ISPA
A. Identificarea măsurii
Denumirea măsurii:
Autoritatea responsabilă cu implementarea:
Codul ISPA al măsurii:
Memorandum de finanțare nr.:
Data:
Contribuția asistenței ISPA:
B. Execuția financiară
Planul de plati
Total costuri
eligibile
Plati efectuate
Cheltuieli
viitoare
Total chel-
tuieli
Diferențe/cost
total (%)
Anul
Estima-
rea
accep-
tata
inițial
Esti-
marea
accep
tata
în
pre-
zent
(până
în pre-
zent)
(%)
(de la
data)
(%)
(%)
(1)
(2)
(3)
(4)=(3)
/(2)
(5)
(6)=(5)
/(2)
(7)=(3)
+(5)
(8)=
(7)/
(2)
(9)=(7)-(2)/
total(2)
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
To-
tal
Schimbare propusă în planul de finanțare: Da [] Nu []
Transmisă deja Comisiei Europene la data de:
Urmează să fie transmisă Comisiei Europene în data de:
Va fi prezentată Comitetului de monitorizare (anexati planul și motivele
modificării lui)
C. Execuția pe categorii de cheltuieli
Categoria de
Decizia
Plati efectuate
Cheltuieli
Total cheltuieli
cheltuieli (ca
curenta
viitoare
în cererea de
plata)*)
(pa-
(de
na
la
în
(%)
da-
(%)
(%)
pre-
ta)
zent
(1)
(2)
3)=(2)/(1)
4)
(5)=(4)/(1)
(6)=(2)+(4)
(7)=(6)/(1)
Proiectare
Organizare de
șantier
Lucrări
Utilaje și
echipamente
Asistența
tehnica
Supervizare
Altele
(specificari)
Total:
--------------
*) Este de dorit și o defalcare pe contract.
D. Execuția fizica
┌───────┬──────────┬────────┬────────┬────────────┬────────────────┬───────────┐
│Tipul
│Indicatori│Execuția│Progres │Execuția
│Procentul de
│
Execuția │
│lucra- │
fizici │fizica
│în exe- │fizica tota-│execuție fizica │fizica până│
│rilor*)├───┬──────┤până la │cutia
│la până la
│
(%)
│
la
│
│
│Ti-│Canti-│data
│fizica
│comitetul de│
│încheierea │
│
│pul│tatea │comite- │de la
│monitorizare│
│
măsurii
│
│
│
│
│tului de│comite- │actual
│
│
│
│
│
│
│monito- │tul de
│
│
│
│
│
│
│
│rizare
│monito- │
│
│
│
│
│
│
│anterior│rizare
│
│
│
│
│
│
│
│
│anterior│
│
│
│
│
│
├──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤
│
│
│
(1) │
(2)
│
(3)
│ (4)=(2)+(3)│
(5)=(4)/(1)
│
(6)
│
├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤
├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤
├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤
├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤
├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤
├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤
├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤
├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤
└───────┴───┴──────┴────────┴────────┴────────────┴────────────────┴───────────┘
------------
*) Este de dorit și o defalcare pe contract.
E. Motive pentru întârziere și diferențe
F. Data prevăzută pentru finalizare
În memorandumul de finanțare inițial:
În memorandumul de finanțare actual:
Data prevăzută pentru finalizare:
Data modificată ce urmează să fie propusă Comitetului de monitorizare:
De anexat, dacă este necesar, informații referitoare la:
● adjudecarea contractelor;
● aspecte legate de protecția mediului;
● condiții stabilite în memorandumul de finanțare;
● probleme apărute pe parcurs.
ANEXA III.3.c)
Model pentru solicitarea de modificări
PROPUNERE DE MODIFICARE ISPA
Autoritatea responsabilă cu implementarea:
1. Identificarea măsurii
Denumirea măsurii:
Autoritatea responsabilă cu implementarea:
Codul ISPA al măsurii:
Memorandum de finanțare nr.:
Data:
Contribuția asistenței ISPA:
2. Schimbarea datei de finalizare a măsurii
Data curenta:
Data propusă pentru finalizare:
3. Schimbări propuse în planul de finanțare*)
- euro -
Anul
Cheltuieli eligibile totale
conform memorandumului
de finanțare în vigoare
Cheltuieli eligibile
efectuate sau previziuni
pentru cheltuielile totale
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
Total:
Solicitare de creștere a asistenței
Da []
Nu []
Suma solicitată drept creștere (euro)
-------------
*) De anexat planul de finanțare modificat.
4. Modificări în costurile eligibile ale măsurii
Categoria cheltuielii*)
Costuri totale
eligibile curente
Modificarea solicitată
Costuri
totale
eligibile
propuse
Proiectare
Organizare de șantier
Lucrări
Utilaje și echipamente
Asistența tehnica
Supervizare
Altele (specificari)
Total:
-----------
*) Este de dorit și o defalcare pe contract.
5. Modificări ale indicatorilor fizici
┌───────────────────────┬──────────────────┬───────────────────────┬─────────┐
├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤
├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤
├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤
├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤
└───────────────────────┴──────────────────┴───────────────────────┴─────────┘
6. Modificări ale caracteristicilor măsurii
7. Motive pentru modificările propuse
Propunerea de modificare:
Data inaintarii solicitării de modificare:
Semnatura coordonatorului național ISPA

Secțiunea 1

Acordul privind cerințele minime de control financiar aplicabile măsurilor finanțate prin ISPA, denumit în continuare CMCF, se aplică asistenței financiare furnizate în baza prezentului memorandum de finanțare și implementate de administrația tarii beneficiare.

Secțiunea 2 1. Sistemele de control și management ale tarii beneficiare trebuie:

a) să asigure implementarea corespunzătoare a asistenței în concordanta cu obiectivele managementului financiar adecvat;

b) sa furnizeze o certificare corespunzătoare a validității solicitărilor pentru plățile intermediare și plata finala, bazată pe cheltuielile efectuate;

c) sa furnizeze un sistem de audit corespunzător;

d) sa specifice instituțiile și responsabilitățile și, în particular, controlul efectuat la diferite niveluri pentru a asigura validitatea certificării;

e) sa faciliteze identificarea posibilelor puncte slabe sau riscuri ce pot aparea în executarea acțiunilor și a proiectelor;

f) sa stabilească măsurile corective necesare pentru eliminarea punctelor slabe, riscurilor sau neregulilor identificate pe parcursul execuției proiectului, în particular în ceea ce privește managementul financiar.

2. Pentru atingerea obiectivelor CMCF un sistem de audit corespunzător este cel care îndeplinește cerințele menționate în apendicele A.

Secțiunea 3

1. Țările beneficiare trebuie să organizeze controale periodice sau finale ale măsurilor și proiectelor, denumite în continuare controale, efectuate în particular pentru:

a) a verifica eficienta sistemelor de management și control în vigoare;

b) a verifica selectiv, pe baza analizei riscului, declarațiile de cheltuieli de la diferitele niveluri implicate.

2. Țările beneficiare trebuie să organizeze o distribuție egala a controalelor pe parcursul perioadei în cauza.

3. La selecția măsurilor și proiectelor ce vor face obiectul controalelor se vor avea în vedere:

a) controlul unui esalon reprezentativ de proiecte în ceea ce privește tipul și mărimea lor;

b) factorii de risc identificati de controalele naționale sau ale Comunității;

c) concentrarea proiectelor sub tutela unor autorități de implementare sau beneficiari finali, astfel încât principalele autorități de implementare și beneficiarii finali să fie subiectul aceluiași tip de control înainte de finalizarea fiecărui proiect.

Secțiunea 4 Pe parcursul controalelor țările beneficiare trebuie să urmărească verificarea următoarelor:

a) aplicarea practica și eficacitatea sistemelor de management și control;

b) corespondenta dintre înregistrări și documentele justificative la nivelul beneficiarului final și al autorităților intermediare, pentru un număr adecvat de documente contabile;

c) existenta unui sistem de audit adecvat;

d) natura și calendarul cheltuielilor relevante (angajamente și plati) pentru un număr adecvat de cheltuieli, corespunzător cerințelor Comunității, în ceea ce privește caracteristicile fizice aprobate ale proiectului și ale lucrărilor executate;

e) utilizarea proiectului este în concordanta cu cea descrisă în solicitarea de cofinantare din partea Comunității;

f) contribuțiile financiare sunt în limitele stipulate în memorandumul de finanțare și sunt plătite beneficiarului final fără nici un fel de reducere sau întârziere nejustificată;

g) a fost facuta disponibilă cofinantarea naționala corespunzătoare;

h) măsurile cofinantate au fost implementate în concordanta cu prevederile memorandumului de finanțare corespunzător măsurii finanțate.

Secțiunea 5

Controalele trebuie să stabilească dacă anumite probleme apărute au un caracter sistematic sau prezintă un risc pentru alții; trebuie, de asemenea, sa identifice cauzele unor astfel de situații, orice examinari ulterioare și acțiunile corective și preventive, care sunt necesare.

Secțiunea 6

Fiecare țara beneficiara și Comisia trebuie să se consulte cel puțin o dată pe an în vederea coordonării programelor de control, pentru a se putea maximiza efectele benefice ale tuturor resurselor alocate pentru control la nivel național și comunitar. Aceste consultări trebuie să se refere la tehnicile de analiza a riscului care vor fi aplicate și trebuie să țină seama de controalele recente, de rapoartele și comunicările autorităților naționale, ale Comisiei și Curții Europene de Conturi.

Secțiunea 7

1. Țările beneficiare trebuie să asigure investigarea și soluționarea corespunzătoare a neregulilor evidente raportate în urma controalelor naționale sau comunitare.

2. Dacă o neregula evidenta nu a fost soluționată în mod corespunzător în termen de 6 luni din momentul în care a fost raportată autorității de implementare în cauza, țara beneficiara trebuie să informeze Comisia, în cazul în care nu a informat-o în condițiile prevăzute în anexa nr. III.5.

3. Pentru paragrafele 1 și 2, soluționat corespunzător înseamnă prezentarea de dovezi suficiente care să demonstreze ca neregula nu a existat sau a fost corectată de beneficiarul final ori de autoritatea de implementare în fața persoanei sau a organizației adecvate, responsabilă pentru control în țara beneficiara.

Dacă o anumită neregula are un caracter sistematic, soluționat corespunzător înseamnă adoptarea acțiunilor necesare pentru corectarea cazurilor care nu au fost identificate în mod individual în cadrul controalelor, pentru a se preveni repetarea lor.

4. Dovezile la care se face referire în paragraful 3 pot consta în copii de pe înregistrările contabile și de pe documentele relevante sau de pe orice alt document necesar.

Secțiunea 8

1. Țara beneficiara va prezenta Comisiei o declarație elaborata de o persoană sau de o organizație independenta de serviciul de implementare, al carei model indicativ este prezentat în apendicele B, nu mai târziu de data solicitării plății finale referitoare la măsura finanțată. Declarația va cuprinde concluziile controalelor efectuate în anii precedenti și va furniza concluzii referitoare la validitatea solicitării efectuării plății finale, a legalității și regularitatii operațiunilor, cu evidentierea declarației finale privind cheltuielile.

2. În cazul în care exista puncte slabe importante în ceea ce privește managementul și controlul sau frecventa ridicată a neregulilor înregistrate nu permite furnizarea unei asigurări de ansamblu pentru validitatea solicitării efectuării plății finale, declarația trebuie să se refere la aceste circumstanțe și sa furnizeze o evaluare a dimensiunii problemelor și a impactului financiar.

În asemenea cazuri Comisia poate solicita efectuarea unui control în vederea identificarii și rectificarii neregulilor într-o perioadă specificată.

Secțiunea 9

Țările beneficiare vor informa Comisia până la data de 30 iunie a fiecărui an, iar pentru prima oara până la data de 30 iunie 2002 cel târziu, în ceea ce privește aplicarea CMCF în anul calendaristic precedent, cu referire specială la cerințele secțiunii a 2-a și incluzând orice completări sau actualizari necesare ale descrierii sistemelor de management și control, cerute în secțiunea a IX-a din anexa nr. III.1.

Secțiunea 10

Comisia și țara beneficiara trebuie să lucreze împreună pentru a se asigura ca obiectivele acestui acord sunt îndeplinite în cadrul aranjamentelor administrative din fiecare țara beneficiara.

Secțiunea 11

1. Persoanele și organizațiile responsabile cu implementarea operațiunilor cofinantate de Comunitate trebuie să se asigure ca toate documentele și evidentele contabile necesare pentru control sunt furnizate oficialilor responsabili de efectuarea controlului sau persoanelor împuternicite pentru aceasta.

2. Oficialii responsabili de efectuarea controlului sau persoanele împuternicite pentru aceasta pot solicita să le fie furnizate extrase sau copii de pe documentele ori evidentele contabile menționate în paragraful 1.

Secțiunea 12

Informațiile colectate pe parcursul controalelor trebuie să fie protejate de secretul profesional, în concordanta cu prevederile relevante ale legislației naționale și comunitare. Aceste informații nu pot fi comunicate altor persoane decât celor care, conform atribuțiilor lor în cadrul tarii beneficiare sau în cadrul instituțiilor comunitare, trebuie să între în posesia acestora pentru îndeplinirea atribuțiilor respective.

Secțiunea 13

Oficialii Comisiei Europene trebuie să aibă acces la toate documentele elaborate în scopul efectuării controlului în cadrul CMCF sau la cele referitoare la controale deja efectuate, inclusiv la informațiile stocate în sistemele de procesare a datelor.

Secțiunea 14 Prevederile acestui acord nu împiedica țările beneficiare să aplice proceduri naționale de control mai riguroase decât cele descrise aici.

Apendicele A

DESCRIEREA SUCCINTĂ

a cerințelor referitoare la informațiile necesare

pentru un sistem de audit corespunzător

Un sistem de audit corespunzător, descris în secțiunea a 2-a c), este îndeplinit pentru o anumită forma de asistența când:

1. Evidentele contabile ținute la nivelul de management corespunzător furnizează informații detaliate despre plățile făcute beneficiarilor finali pentru fiecare proiect cofinantat, inclusiv data înregistrării contabile, suma fiecărei cheltuieli, identificarea documentului justificativ, data și metoda de plată; înregistrările vor fi susținute de documentele justificative necesare (de exemplu, facturi).

2. În cazul cheltuielilor care au doar parțial legătură cu operațiunile cofinantate de Comunitate exista justificări suficiente care să demonstreze corectitudinea alocării sumelor între cele cofinantate de Comunitate și celelalte operațiuni. Justificări similare exista, de asemenea, pentru toate tipurile de cheltuieli care sunt recunoscute ca fiind eligibile ca valoare sau în raport cu celelalte costuri.

3. Planurile tehnice și de finanțare ale proiectelor, rapoartele de progres, documentele privind aprobarea asistenței financiare nerambursabile, procedurile de licitație și contractare etc. sunt păstrate disponibile la nivelul de management adecvat.

4. La raportarea plăților către o autoritate intermediara informațiile menționate în paragraful 1 sunt incluse într-o declarație de cheltuieli detaliată care precizează, pentru fiecare proiect cofinantat de Comunitate, fiecare cheltuiala individuală, în vederea întocmirii sumei totale certificate. Aceste declarații detaliate de cheltuieli constituie documentele de baza pentru înregistrările contabile ale autorităților intermediare.

5. Autoritățile intermediare vor tine înregistrări contabile pentru fiecare proiect și pentru sumele cheltuielilor certificate de fiecare data de beneficiarii finali. La raportarea către ofițerul financiar menționat în paragraful (9) din secțiunea a III-a din anexa nr. III autoritățile intermediare vor prezenta o lista cuprinzând proiectele aprobate în cadrul fiecărei forme de asistența, împreună cu informațiile pentru fiecare proiect, cuprinzând cel puțin o identificare completa a proiectului și a beneficiarului final, data aprobării asistenței financiare nerambursabile, sumele alocate și plătite, perioada acoperită de cheltuieli și suma cheltuielilor pe măsuri și subprograme. Aceste informații constituie documentația justificativă a înregistrărilor contabile făcute de autoritățile desemnate și baza pentru pregătirea declarațiilor de cheltuieli care vor fi prezentate Comisiei.

6. În cazul în care beneficiarii finali raportează direct autorității desemnate, declarațiile detaliate de cheltuieli menționate în paragraful 4 constituie documentația justificativă pentru înregistrările contabile ale autorității desemnate care este responsabilă cu întocmirea listei cuprinzând proiectele, menționată în paragraful 5.

7. În cazurile în care una sau mai multe autorități intermediare intervin între beneficiarul final și autoritățile desemnate fiecare autoritate intermediara solicita, pentru aria sa de responsabilitate, declarații detaliate privind sumele cheltuite procesate la un nivel inferior, pentru a fi folosite ca documentație justificativă pentru propriile înregistrări contabile, raportand instituțiilor superioare un rezumat al sumelor cheltuite pentru fiecare proiect.

8. În cazul altor moduri de organizare a procedurilor de management și de informare, inclusiv al transferurilor computerizate de date, toate autoritățile implicate vor obține suficiente informații de la nivelul inferior pentru a-și justifica propriile înregistrări contabile și sumele raportate la nivel superior, asigurând în acest fel un sistem de audit corespunzător al rezumatelor sumelor raportate Comisiei pentru fiecare cheltuiala și pentru documentele justificative la nivelul beneficiarului final.

Apendicele B

MODEL INDICATIV AL DECLARAȚIEI

care trebuie anexată la cererea finala de plată

Către Comisia Europeană

Directoratul General

REGIO

Subiect: <Măsura finanțată prin ISPA - numărul și localizarea>

1. Subsemnatul, ...(Se specifică numele, funcția și serviciul.) ................., am examinat declarația finala de plată pentru ....(Se indica măsura finanțată prin ISPA și perioada acoperită.) ......., împreună cu cererea către Comisie pentru plata sumelor provenite din asistența comunitara.

Scopul controlului

2. Am condus controlul în concordanta cu prevederile CMCF, am planificat și am executat controlul în vederea obținerii unei asigurări rezonabile ca declarația finala de cheltuieli și cererea de plată a sumelor provenite din asistența comunitara nu conțin declarații false .... (Se descriu pe scurt etapele practice de executare a controlului.) ................. .

Observații

3. Scopul controlului a fost îngrădit de următoarele:

a) ...................................................................................

b) ...................................................................................

c) .............................................................................. etc.

(Se vor indica limitarile controlului, de exemplu, probleme sistemice, deficiente de management, lipsa unui audit constant, lipsa documentației ajutatoare, cazurile aflate în proceduri legale etc.; se va estima suma cheltuielilor afectate de aceste limitări și asistența comunitara corespunzătoare acestora.)

4. Controlul împreună cu concluziile oricărui alt control național sau din partea Comunității la care am avut acces au dezvaluit o frecventa scăzută/ridicată (se va indica corespunzător; dacă este ridicată se va explica) a erorilor/neregulilor. Toate erorile/neregulile au fost rezolvate în mod satisfăcător de autoritățile de management și nu par sa afecteze suma provenită din asistența comunitara, cu următoarele excepții:

a) .........................................................................

b) .........................................................................

c) ...............................................................,.... etc.

(Se indica erorile/neregulile care nu au fost rezolvate corespunzător și, pentru fiecare caz, posibilul caracter sistemic al acestora, extinderea problemelor și mărimea sumelor provenite din asistența comunitara, care par să fie afectate de acestea.)

Concluzii

În cazul în care nu exista limitări ale controlului, iar frecventa erorilor depistate este redusă și toate problemele au fost rezolvate în mod satisfăcător:

5. a) În urma controlului și a concluziilor oricărui control național sau din partea Comunității la care am avut acces, opinia mea este ca declarația finala de cheltuieli prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute în concordanta cu reglementările și cu prevederile programului și solicitarea facuta Comisiei pentru plata sumelor provenite din asistența comunitara pare să fie valida.

În cazul în care exista unele limitări ale controlului, dar frecventa erorilor nu este ridicată, sau dacă exista probleme care nu au fost rezolvate în mod satisfăcător:

5. b) Cu excepția problemelor la care s-a făcut referire la pct. 3 și/sau a erorilor/neregulilor care par că nu au fost rezolvate în mod satisfăcător și la care s-a făcut referire la pct. 4, opinia mea, bazată pe controlul efectuat și pe concluziile oricărui control național sau din partea Comunității la care am avut acces, este ca declarația finala de cheltuieli prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute în concordanta cu reglementările și prevederile programului și solicitarea facuta Comisiei pentru plata sumelor provenite din asistența comunitara pare să fie valida.

În cazul în care exista limitări majore ale controlului sau frecventa erorilor depistate este ridicată, chiar dacă erorile/neregulile au fost rezolvate în mod satisfăcător:

5. c) Din cauza problemelor la care s-a făcut referire la pct. 3 și/sau a frecvenței ridicate a erorilor menționate la pct. 4, nu sunt în poziția de a exprima o opinie asupra declarației finale de cheltuieli și asupra solicitării făcute Comisiei pentru plata sumelor provenite din asistența comunitara.

Secțiunea 1

Acest acord nu trebuie să afecteze aplicarea în țara beneficiara a regulilor referitoare la procedurile penale sau cooperarea judiciară dintre țările beneficiare ori dintre Comisie și țările beneficiare cu privire la problemele penale.

Secțiunea 2 (1) Țările beneficiare trebuie să comunice Comisiei în termen de 3 luni de la data intrării în vigoare a memorandumului de finanțare:

- prevederile stabilite de lege, reglementările sau acțiunile administrative pentru aplicarea măsurilor finanțate prin ISPA;

- lista cuprinzând autoritățile și organismele responsabile cu aplicarea măsurii, principalele prevederi referitoare la rolul și funcționarea acestor autorități și organisme și la procedurile pentru aplicarea cărora sunt responsabile.

(2) Țările beneficiare trebuie să comunice imediat Comisiei orice amendamente la informațiile furnizate prin îndeplinirea cerințelor paragrafului (1).

(3) Comisia trebuie să studieze comunicările făcute de țările beneficiare și trebuie să le informeze asupra concluziilor rezultate.

Aceasta trebuie să rămână în contact cu țările beneficiare atâta timp cat este necesar pentru îndeplinirea prevederilor acestei secțiuni.

Secțiunea 3

Neregula înseamnă orice încălcare a prevederilor memorandumului de finanțare, rezultând dintr-o acțiune sau omisiune a unui operator economic, care are ori a avut ca efect prejudicierea bugetului general al Comunității și/sau a legilor naționale relevante ori o grupa de cheltuiala nejustificată.

Secțiunea 4

(1) În timpul celor două luni după sfârșitul fiecărui trimestru țările beneficiare trebuie să raporteze Comisiei, Oficiului European Antifrauda orice nereguli care au constituit subiectul inițierii unor investigații administrative sau judiciare.

Pentru aceasta trebuie, pe cat posibil, sa dea detalii privind:

- măsura finanțată prin ISPA;

- prevederile care au fost incalcate, natura și suma cheltuielilor; în cazurile în care nu s-a efectuat nici o plata, sumele care ar fi fost plătite greșit dacă nu s-ar fi descoperit neregulile, cu excepția cazurilor în care eroarea sau neglijența este descoperită înaintea plății și nu conduce la pedepse administrative sau judiciare;

- suma totală și distribuția acesteia între diferitele surse de finanțare;

- perioada în care sau momentul în care neregula a fost comisă;

- practicile folosite pentru comiterea neregulii;

- felul în care a fost descoperită neregula;

- autoritățile naționale sau organismele care au întocmit raportul oficial cu privire la nereguli;

- consecințele financiare, suspendarea, dacă este cazul, a plăților și posibilitățile de recuperare;

- data și sursa primei informații care a dus la suspiciunea ca se comite o neregula, data la care a fost întocmit raportul oficial privind neregula și, dacă este cazul, țara beneficiara și tertele tari implicate;

- identitatea oricăror persoane fizice sau juridice implicate, exceptând cazurile în care asemenea informații nu au relevanta în combaterea neregulilor din cauza caracterului neregulilor în cauza.

(2) Dacă unele dintre informațiile menționate la paragraful (1) și, în particular, cele care privesc practicile folosite în comiterea neregulilor și maniera în care acestea au fost descoperite nu sunt disponibile, țările beneficiare trebuie, pe cat posibil, sa furnizeze informațiile lipsa atunci când înaintează Comisiei următoarele rapoarte trimestriale privind neregulile.

(3) Dacă reglementările naționale prevăd confidențialitatea investigatiilor, comunicarea informațiilor trebuie să fie subiectul unei autorizari din partea unei instanțe judecătorești competente.

Secțiunea 5

Fiecare țara beneficiara trebuie să raporteze Comisiei și, dacă este necesar, statelor membre implicate orice nereguli descoperite sau presupuse ca au existat, atunci când exista temerea ca:

- acestea pot avea foarte rapid repercusiuni în afară teritoriului sau; și/sau

- arata ca un nou malpraxis a fost implicat (folosit).

Secțiunea 6

În timpul celor două luni după sfârșitul fiecărui trimestru țările beneficiare trebuie să informeze Comisia, cu referire la orice alt raport anterior întocmit conform prevederilor secțiunii a 4-a, despre procedurile instituite ca urmare a neregulilor notificate anterior și a schimbărilor importante care rezultă din acestea, incluzând:

- sumele care au fost sau se asteapta să fie recuperate;

- măsurile interimare luate de țara beneficiara pentru asigurarea recuperării sumelor plătite greșit;

- procedurile judiciare sau administrative instituite în vederea recuperării sumelor plătite greșit și pentru impunerea sancțiunilor;

- motivele în cazul suspendării procedurilor de recuperare; pe cat posibil, Comisia trebuie notificată înainte de luarea deciziei;

- orice suspendări ale acuzarilor judiciare.

Țările beneficiare trebuie să notifice Comisiei deciziile administrative sau judiciare ori principalele motive privind suspendarea acestor proceduri.

Secțiunea 7

Dacă nu exista nereguli de raportat în perioada de referința, țările beneficiare trebuie să informeze Comisia despre acest lucru în aceeași limita de timp stabilită în paragraful (1) din secțiunea a 4-a.

Secțiunea 8

Atunci când autoritățile competente din țara beneficiara decid, la cererea expresă a Comisiei, sa initieze sau sa continue procedurile legale în vederea recuperării sumelor plătite greșit, Comisia poate să decidă sa ramburseze tarii beneficiare, total sau parțial, costurile legale și costurile care decurg direct din procedurile legale, la prezentarea probelor documentare, chiar dacă procedurile nu au avut succes.

Secțiunea 9

(1) Comisia trebuie să păstreze contacte corespunzătoare cu țara beneficiara în scopul suplimentarii informațiilor furnizate despre neregulile la care se face referire în secțiunea a 4-a, despre procedurile menționate în secțiunea a 6-a și, în particular, despre posibilitatea de recuperare.

(2) Independent de contactele menționate în paragraful (1), Comisia trebuie să informeze țările beneficiare atunci când natura neregulii este de asemenea maniera încât sugereaza ca practici similare sau identice pot aparea în alte tari beneficiare.

(3) Comisia trebuie să organizeze pentru reprezentanții țărilor beneficiare intalniri de informare la nivelul Comunității, pentru a examina împreună cu aceștia informațiile obținute conform secțiunilor 4, 5 și 6 și paragrafului (1) din aceasta secțiune, în special cu privire la invatamintele care trebuie trase în viitor referitoare la nereguli, la măsurile de prevenire și la procedurile legale.

(4) La cererea unei tari beneficiare sau a Comisiei țările beneficiare și Comisia trebuie să se consulte în scopul eliminării oricărui aspect ce prejudiciază interesele Comisiei, care devine evident în timpul îndeplinirii prevederilor în vigoare.

Secțiunea 10

Comisia trebuie să informeze cu regularitate țările beneficiare, în cadrul convenției de prevenire a fraudelor, despre ordinul de mărime al fondurilor implicate în neregulile care au fost descoperite și despre categoriile de nereguli, împărțite pe tipuri și pe sume (valoric).

Secțiunea 11 (1) Țările beneficiare și Comisia trebuie să ia toate precautiile necesare pentru a se asigura ca informațiile pe care le schimba rămân confidențiale.

(2) Informațiile la care se face referire în acest acord nu pot fi trimise în particular altor persoane decât celor din țările beneficiare sau din cadrul instituțiilor comunitare, care au, conform atribuțiilor lor, acces la acestea, decât dacă țările beneficiare care le furnizează au specificat în mod expres aceasta.

(3) Numele persoanelor fizice sau juridice pot fi dezvăluite altor tari beneficiare sau instituții comunitare numai dacă acest lucru este necesar pentru prevenirea sau pedepsirea unei nereguli sau pentru a se stabili dacă o presupusa neregula a avut loc.

(4) Informațiile comunicate sau obținute în orice mod, potrivit acestui acord, vor fi supuse confidențialității profesionale și vor fi protejate în același mod în care informații similare sunt protejate de legislația naționala a țărilor beneficiare care le primesc și de către prevederile corespondente aplicabile instituțiilor Comunității.

În plus aceste informații nu pot fi folosite în alt scop decât cel prevăzut în prezentul acord decât dacă autoritățile care le-au furnizat și-au dat acordul expres și cu condiția ca prevederile în vigoare în țările beneficiare în care se găsește instituția beneficiara sa nu interzică asemenea comunicare sau folosire.

(5) Paragrafele (1)-(4) nu împiedica folosirea, în orice acțiune legală sau procedura instituită ulterior pentru neconcordanta cu regulile Comunității în domeniul asistenței pentru preaderare, a informațiilor obținute conform acestui acord. Autoritatea competența din țările beneficiare care a furnizat aceste informații trebuie informată dinainte despre o asemenea folosire.

(6) Când o țara beneficiara notifica Comisiei ca o persoană fizica sau juridică, al carei nume a fost comunicat Comisiei conform prezentului acord, în urma anchetei ulterioare se dovedește că nu a fost implicata în nici o neregula, Comisia trebuie să îi informeze în continuare pe toți cei cărora le-a dezvaluit numele, conform prezentului acord, despre acest fapt. Aceste persoane nu trebuie după aceea sa mai fie tratate, în virtutea notificărilor anterioare, ca persoane implicate în neregula avută în vedere.

Secțiunea 12

Sumele recuperate trebuie distribuite între țările beneficiare și Comisie în conformitate cu ratele de cofinantare, proporțional cu cheltuielile deja făcute de acestea.

Secțiunea 13

Verificările și inspecțiile pe loc, efectuate pentru protejarea intereselor financiare ale Comunității împotriva neregulilor, astfel cum sunt definite în secțiunea a 3-a, trebuie pregătite și conduse de Comisie în strânsă cooperare cu autoritățile competente din țările beneficiare, care vor fi notificate în timp util despre obiectul și scopul verificărilor și al inspecțiilor menționate în aceasta anexa, astfel încât autoritățile să poată acorda tot sprijinul necesar. În acest scop oficialii tarii beneficiare implicate pot participa la verificările și inspecțiile pe loc.

În plus, dacă țara beneficiara implicata dorește, verificările și inspecțiile pe loc pot fi efectuate împreună de Comisie și autoritățile competente ale tarii beneficiare.

Secțiunea 14

Verificările și inspecțiile pe loc trebuie efectuate de Comisie la operatori economici persoane fizice sau juridice sau la alte organisme naționale cărora le este atribuită putere legală, dacă exista motive să se creadă ca au fost comise nereguli.

Pentru a se facilita efectuarea de către Comisie a acestor verificări și inspecții operatorilor economici trebuie să le fie solicitată o garantare a accesului la sediul, terenul, mijloacele de transport sau la alte suprafețe folosite în scopuri de afaceri.

Când este strict necesar să se stabilească unde și dacă neregulile exista, Comisia poate efectua verificări și inspecții la alți operatori economici implicați, pentru a avea acces la informațiile pertinente deținute de aceștia despre faptele care fac subiectul verificărilor și inspecțiilor pe loc.

Secțiunea 15

(1) Verificările și inspecțiile pe loc trebuie efectuate, în baza responsabilității și autorității Comisiei, de către oficialii sau de alți angajați ai acesteia, împuterniciți corespunzător în baza regulamentelor relevante ale Comisiei și numiți în continuare inspectorii Comisiei. Personalul pus la dispoziție Comisiei de țara beneficiara în cadrul procesului de înfrățire instituțională - twinning - poate să participe la aceste verificări și inspecții.

Inspectorii Comisiei își vor exercita puterea pe baza unei autorizații care le atesta identitatea și poziția, împreună cu un document care să indice subiectul și scopul verificării și inspecției pe loc.

Conform legii comunitare aplicabile este necesar ca ei sa corespundă regulilor de procedura stabilite de legile tarii beneficiare implicate.

(2) Sub rezerva înțelegerii cu țara beneficiara Comisia poate cere asistența oficialilor din țările beneficiare ca observatori și poate apela la alte organisme, care activează sub responsabilitatea sa, sa acorde asistența tehnica.

Comisia trebuie să se asigure ca toți oficialii și organismele menționate mai sus prezintă toate garanțiile cu privire la competența tehnica, independenta și respectarea secretului profesional.

Secțiunea 16

(1) Inspectorii Comisiei trebuie să aibă acces, în aceleași condiții cu inspectorii administrației naționale și în conformitate cu legislația naționala, la toate informațiile și documentațiile despre operațiunile implicate, care sunt necesare pentru desfășurarea corespunzătoare a inspecțiilor pe loc. Aceștia se pot folosi de toate facilitățile de inspecție ca și inspectorii administrației naționale și pot face copii în special de pe documentele relevante.

Verificările și inspecțiile pe loc pot privi, în particular:

- registre și documente profesionale, cum ar fi facturi, liste de termene și condiții, omitere de plati, declarații privind materialele folosite și munca efectuată, documente bancare păstrate de operatorii economici, date computerizate;

- sistemele și metodele de producție, ambalare și expediere;

- verificări fizice privind natura și cantitatea bunurilor sau ale operațiunilor finalizate;

- prelevarea și verificarea de mostre;

- progresul lucrărilor și investițiilor pentru care s-a acordat finanțarea și utilizarea investițiilor finalizate;

- documente contabile și bugetare;

- implementarea tehnica și financiară a proiectelor subsidiare.

(2) Dacă este cazul, este în sarcina tarii beneficiare, la cererea Comisiei, sa ia toate măsurile de precautie corespunzătoare, în conformitate cu legislația naționala, în special pentru protejarea probelor.

Secțiunea 17

(1) Informațiile comunicate sau obținute în orice fel conform prevederilor acestei anexe sunt acoperite de secretul profesional și sunt protejate în același mod în care informațiile similare sunt protejate de legislația naționala a tarii beneficiare care le primește și de prevederile corespunzătoare aplicabile instituțiilor comunitare.

Asemenea informații nu pot fi comunicate altor persoane în afară celor din instituțiile Comunității sau din țările beneficiare, a căror funcție necesita cunoașterea lor, și nici nu pot fi folosite de instituțiile Comunității în alte scopuri decât cele de asigurare a unei protecții eficiente a intereselor financiare ale Comunității în toate țările beneficiare. Când o țara beneficiara intenționează sa folosească în alte scopuri informațiile obținute de oficialii care participa sub autoritatea sa ca observatori la verificările și inspecțiile pe loc, trebuie să ceara aprobarea tarii beneficiare de la care informația respectiva a fost obținută.

(2) Comisia trebuie să raporteze în cel mai scurt timp posibil autorităților competente ale tarii pe al carei teritoriu au fost efectuate verificările și inspecțiile pe loc despre orice fapt sau suspiciune legată de o neregula pe care a aflat-o în cursul verificării sau al inspecției pe loc. În orice moment Comisiei i se va putea cere sa informeze autoritatea sus-menționată despre rezultatele unor asemenea verificări și inspecții.

(3) Inspectorii Comisiei trebuie să se asigure ca la întocmirea rapoartelor lor se tine seama de cerințele procedurale specificate în legislația naționala a tarii beneficiare implicate. Documentele materiale și probatoare specificate în secțiunea a 16-a trebuie anexate la rapoartele menționate. Rapoartele astfel întocmite trebuie să fie folosite ca probe (admisibile) în procedurile administrative sau juridice ale tarii beneficiare în care folosirea lor se dovedește necesară, în același mod și în aceleași condiții ca și rapoartele întocmite de inspectorii administrației naționale. Acestea trebuie să fie subiectul acelorași reguli de evaluare ca cele aplicabile rapoartelor administrative întocmite de inspectorii administrației naționale și vor avea aceeași valoare ca acestea. Când o inspecție este desfășurată în comun, inspectorii naționali care au luat parte la operațiune vor fi rugati sa contrasemneze raportul întocmit de inspectorii Comisiei.

Secțiunea 18

Când operatorii economici la care se face referire în secțiunea a 14-a se opun unei verificări sau inspecții pe loc, țara beneficiara implicata, actionand în conformitate cu regulile naționale, trebuie să acorde inspectorilor Comisiei sprijinul necesar pentru a le permite acestora să își îndeplinească sarcinile de verificare sau inspecție pe loc.

Este de datoria tarii beneficiare sa ia toate măsurile necesare în conformitate cu legislația naționala.