Normele nr. 3/2002

Băncile trebuie să elaboreze politici clare de acceptare a clientului, prin care să se stabilească cel puțin categoriile de clientela pe care banca își propune să le atragă, tipurile de produse și servicii care pot fi furnizate fiecărei categorii de clientela, procedurile graduale de acceptare a clientelei stabilite în funcție de riscul asociat diferitelor categorii de clienți și care să includă și o descriere a categoriilor de clienți cu un grad de risc potențial mai ridicat decât nivelul mediu acceptat de banca.

La elaborarea politicilor de acceptare a clientului se va avea în vedere ca banca să între în relații de afaceri și sa furnizeze produsele oferite numai în funcție de calitatea clientului, care va fi evaluată indiferent de gradul de expunere a băncii la riscul de credit.

Băncile trebuie să stabilească o procedură sistematizată pentru verificarea identității noilor clienți și a persoanelor care acționează în numele acestora și sa nu între în relații de afaceri până când identitatea noului client nu este verificata în mod corespunzător.

Băncile nu vor deschide și nu vor opera conturi anonime pentru care identitatea titularului nu este cunoscută și evidențiată în mod corespunzător.

Băncile vor stabili identitatea clientului pe baza unui document oficial sau a altui document de identificare și vor inregistra în evidente corespunzătoare identitatea clienților lor, inclusiv a clienților ocazionali.

Băncile vor acorda o atenție specială în cazul clienților nerezidenti și al clienților care nu se prezintă personal la banca.

În cazul clienților persoane fizice băncile trebuie să solicite și să obțină cel puțin următoarele informații:

a) numele și prenumele și, după caz, pseudonimul;

b) adresa domiciliului și/sau reședința;

c) data și locul nașterii;

d) codul numeric personal sau, după caz, un alt element unic de identificare similar;

e) numele/denumirea angajatorului sau natura activității proprii;

f) sursa fondurilor;

g) specimenul de semnatura.

Băncile vor urmări ca documentele pe baza cărora se verifica identitatea clienților să fie din categoria celor mai greu de falsificat sau de obținut pe cale ilicită sub un nume fals, cum sunt documente originale de identitate, emise de o autoritate oficială, care să includă o fotografie a titularului, eventual o descriere a persoanei și semnatura acesteia, ca de exemplu cărți de identitate, pașapoarte.

În vederea încadrării corespunzătoare în categoriile de clienți stabilite de banca și pentru asigurarea îndeplinirii în mod corespunzător a obligațiilor de raportare ale băncii potrivit legislației în vigoare, informații suplimentare care pot fi solicitate se vor referi la naționalitate sau la țara de origine a clientului, poziția publică sau politica deținută și altele.

Identificarea clienților persoane juridice sau entități fără personalitate juridică se realizează prin obținerea, de la client sau de la un registru public ori din ambele surse, a documentelor care au stat la baza înmatriculării ori înregistrării acestora și a unui extras la zi din acel registru; în cazul absentei unei cerințe de înregistrare, identificarea se va realiza pe baza documentelor de constituire, inclusiv a autorizațiilor de funcționare și/sau a rapoartelor de audit.

Procedura de identificare a clientului va consta cel puțin în:

a) verificarea existenței legale a entitatii, respectiv dacă aceasta este înregistrată în registrul comerțului sau, după caz, într-un alt registru public, și obținerea de informații privind denumirea, forma juridică, adresa sediului social, tipul și natura activității desfășurate, identitatea administratorilor/directorilor și prevederile care reglementează puterile acestora de angajare a entitatii;

b) verificarea oricărei persoane care susține ca acționează în numele clientului, pentru a se stabili ca aceasta este autorizata/imputernicita în acest sens, și identificarea persoanei în cauza.

În scopul asigurării unei cat mai bune cunoașteri a clientului băncile pot solicita informații suplimentare referitoare la situația financiară, structura entitatii și la identitatea persoanelor fizice în beneficiul cărora sunt desfășurate operațiuni prin intermediul entitatii respective.

Pentru verificarea unor informații furnizate de client băncile pot solicita confirmarea acestora de către terțe persoane.

Băncile trebuie să întocmească și sa păstreze evidente adecvate privind identitatea clienților, care să cuprindă copii de pe documentele de identificare și/sau de pe alte documente, care să furnizeze cel puțin informațiile prevăzute la art. 20 alin. (1) și la art. 21 alin. (2), măsurile întreprinse în scopul verificării realității informațiilor, analizele și evaluarile legate de clientul respectiv, iar în cazul clienților cu un grad de risc potențial mai ridicat, aprobările prevăzute la art. 11 și la art. 44 lit. c).

Băncile vor asigura accesul departamentului de control intern și al auditorului independent la evidentele întocmite.

3.3. Cerințe specifice de identificare

Băncile trebuie să ia măsurile necesare pentru a obține informații cu privire la adevarata identitate a persoanelor în beneficiul cărora este deschis un cont sau este derulata o tranzacție.

Dacă exista suspiciuni asupra faptului ca un client este și beneficiarul real al contului și al operațiunilor derulate prin acesta, băncile trebuie să manifeste diligenta necesară pentru stabilirea identității beneficiarului real. În acest sens ele vor solicita clientului sa completeze o declarație conform formularului prevăzut în anexa la prezentele norme, prin care acesta sa declare identitatea beneficiarului real.

În cazul deschiderii de conturi administrate de intermediari de profesie - societăți de administrare - în numele unor entități, cum ar fi fonduri mutuale, fonduri de pensii sau alte asemenea entități, precum și de conturi administrate de avocați sau agenți de bursa pentru o categorie de clienți, se vor avea în vedere următoarele:

a) în cazul conturilor deschise pe numele unor organisme de plasament colectiv în valori mobiliare, care au mai mult de 50 de investitori, informațiile privind identitatea beneficiarilor trebuie obținute numai în cazul investitorilor care dețin direct sau indirect cel puțin 5% din activele respectivului organism;

b) în cazul conturilor deschise pe numele unui organism de plasament colectiv, la care numărul investitorilor este mai mic de 50, se vor solicita informații cu privire la identitatea tuturor beneficiarilor;

c) în cazul conturilor deschise pe numele unui intermediar, pentru care exista subconturi care pot fi atribuite fiecărui client al acestuia, banca trebuie să aplice procedurile de identificare prevăzute de prezentele norme pentru fiecare beneficiar al contului deținut de intermediar.

Băncile trebuie să accepte deschiderea unor asemenea conturi numai cu condiția ca ele să fie în măsura sa stabilească dacă intermediarul a aplicat proceduri corespunzătoare de identificare și dacă acesta dispune de sisteme adecvate de alocare a activelor din cont pe fiecare beneficiar. La evaluarea procedurilor intermediarului banca trebuie să aplice criteriile prevăzute la art. 32.

Când intermediarul nu este în măsura sa furnizeze băncii informațiile solicitate cu privire la beneficiari sau când acesta nu este supus unor standarde echivalente celor prevăzute în prezentele norme, banca nu va intră în relații cu respectivul intermediar.

În cazul acceptării unui nou client pe baza datelor de identificare furnizate de alte bănci sau de o terta parte, care intermediaza contactul clientului cu banca, aceasta trebuie să se asigure de calitatea procedurilor de identificare aplicate de intermediar. La evaluarea calității procedurilor banca va avea în vedere următoarele cerințe:

a) asigurarea ca procedurile intermediarului sunt conforme cu standardele minime referitoare la cunoașterea clientelei și cel puțin la fel de riguroase ca cele implementate de banca;

b) încheierea unei înțelegeri cu intermediarul, prin care băncii sa i se permită sa verifice procedurile urmate de intermediar pentru cunoașterea clientelei;

c) obligativitatea transmiterii către banca a tuturor informațiilor și a altor documente de identificare obținute de intermediar în cadrul procedurilor proprii de identificare.

Responsabilitatea ultima pentru cunoașterea clientelei revine întotdeauna băncii.

În cazul relațiilor începute prin corespondenta sau prin intermediul mijloacelor moderne de telecomunicații - telefon, e-mail, Internet - băncile trebuie să aplice clienților în cauza procedurile de identificare și standardele de monitorizare aplicabile clienților disponibili să se prezinte personal la banca.

În cazul unor astfel de relații banca trebuie să verifice realitatea adresei și a numărului de telefon indicate la art. 19 sau prin orice alta metoda considerată oportuna de către banca. Cu ocazia primei vizite a clientului la banca, aceasta va solicita documentele corespunzătoare pentru identificarea clientului și va întocmi evidentele corespunzătoare.

În vederea realizării unei cat mai bune cunoașteri a acestei categorii de clientela băncile pot lua anumite măsuri, cum ar fi:

a) certificarea documentației transmise băncii, inclusiv a specimenului de semnatura, în special în cazul clienților nerezidenti, de către o sucursala a băncii sau de un intermediar de încredere;

b) solicitarea unor documente suplimentare;

c) acceptarea clientului ca urmare a introducerii acestuia de către un intermediar care îndeplinește cerințele prevăzute la art. 32;

d) solicitarea ca prima plata să fie derulata în numele clientului printr-un cont de la o alta banca care este supusă unor standarde similare de identificare și verificare a clientelei.

Băncile trebuie să asigure o revizuire periodică a informațiilor deținute cu privire la client și sa realizeze o actualizare permanenta a evidentelor întocmite la începutul relatiei; în funcție de evoluția relatiei cu fiecare client băncile vor proceda la reincadrarea acestora în categoriile de clientela corespunzătoare.

Schimbările ulterioare în informațiile furnizate vor fi verificate și înregistrate în mod corespunzător.

Dacă apar în mod frecvent schimbări substanțiale în structura clienților persoane juridice sau a altor entități fără personalitate juridică ori a deținătorilor acestora, banca trebuie să realizeze verificări ulterioare.

Revizuirea poate avea loc atunci când se derulează o tranzacție semnificativă, când cerințele referitoare la documentația necesară pentru fiecare client se modifica în mod semnificativ sau când exista o modificare importanța în modul de operare a contului.

În situațiile în care exista lipsuri în informațiile deținute despre un client existent ori când exista indicii sau banca suspecteaza ca informațiile furnizate nu corespund realității, aceasta trebuie să ia măsurile necesare pentru ca toate informațiile relevante să fie obținute cat mai curând posibil.

În situația în care nu pot fi obținute informațiile solicitate sau în cazul în care se constata ulterior ca informațiile furnizate de client nu corespund realității, banca va depune diligențele necesare pentru încheierea relațiilor cu clientul respectiv și, după caz, va raporta despre aceasta autorităților competente și Băncii Naționale a României.

Băncile trebuie să asigure monitorizarea activității clientului prin urmărirea tranzacțiilor efectuate de acesta prin toate conturile sale, indiferent de tipul contului și unitățile teritoriale ale băncii unde sunt deschise acestea.

Programul trebuie să prevadă un grad de monitorizare a tranzacțiilor derulate prin conturi, care să fie raportat la gradul de risc asociat diferitelor categorii de clienți.

Programul trebuie să prevadă un sistem de determinare a tranzacțiilor suspecte și o procedură de raportare a acestora persoanei desemnate potrivit art. 47 alin. (2) și autorităților competente. Banca trebuie să se concentreze asupra tipurilor de tranzacții care nu se încadrează în tiparele obișnuite și sa izoleze tranzacțiile care prezintă factori de risc ce necesita o evaluare ulterioară. Apariția unor suspiciuni depinde de volumul activelor sau veniturilor, de tipul tranzacțiilor, circumstanțele economice, reputația tarii de origine și de plauzibilitatea explicatiilor oferite de client.

Tranzacțiile suspecte pot include:

a) tranzacțiile care nu se circumscriu tiparelor obișnuite, inclusiv datorită frecvenței neobisnuite a retragerilor ori depunerilor operate în cont;

b) tranzacțiile complexe, de o valoare semnificativă, care implica depuneri și retrageri de mari sume de bani;

c) transferuri externe sau alte operațiuni care nu par să aibă un sens economic, comercial sau legal, inclusiv transferuri externe care nu se circumscriu activității statutare a clientului sau care sunt ordonate de clienți care nu sunt angajați în activitatea statutara.

Circumstanțele și scopul unor asemenea tranzacții trebuie să fie examinate cat mai curând posibil, inclusiv pe baza unor documente suplimentare solicitate clientului pentru justificarea tranzacției, constatările să fie consemnate în scris și să fie disponibile verificărilor ulterioare. Tranzacțiile vor fi raportate persoanei desemnate potrivit art. 47 alin. (2).

Banca va putea refuza efectuarea operațiunilor considerate suspecte și nu va efectua operațiunile care sunt contrare legii sau care nu pot fi justificate corespunzător.

Operațiunile suspecte se vor raporta de către banca la Banca Naționala a României Direcția supraveghere. Raportarea va cuprinde elemente de identificare a clientului, sumele implicate în operațiune, justificarea operațiunii, motivele pentru care operațiunea solicitată este considerată suspecta și orice alte informații considerate relevante de către banca. În cazul în care banca suspecteaza ca fondurile își au izvorul în activități criminale, aceasta va raporta și altor autorități competente.

Fiecare banca trebuie să își stabilească politici și proceduri corespunzătoare pentru asigurarea implementarii unui program eficient de cunoaștere a clientelei. În acest sens prin reglementările interne trebuie să se asigure cel puțin:

a) separarea responsabilităților;

b) supravegherea periodică a gestiunii informatiei, a sistemelor și controlului acestora;

c) o strategie de pregătire a personalului în domeniul standardelor de cunoaștere a clientelei și a programelor proprii elaborate pe baza acestora.

Băncile vor evalua noile produse și servicii din perspectiva riscurilor asociate acestora, inclusiv a riscului de a fi folosite de clienți ca mijloc pentru desfășurarea unor activități de natura infractionala.

Băncile trebuie să stabilească în mod explicit responsabilitățile prin reglementări interne, astfel încât să se asigure ca politicile și procedurile sunt utilizate în mod eficient. Procedura de raportare a tranzacțiilor suspecte trebuie să fie clar stabilită, în forma scrisă, și aduse la cunoștința întregului personal.

Banca trebuie să desemneze un funcționar responsabil cu coordonarea și monitorizarea respectării procedurilor stabilite.

Procedurile de control intern ale băncii trebuie să cuprindă o evaluare independenta a politicilor și procedurilor proprii ale băncii privind cunoașterea clientelei, inclusiv din punct de vedere al conformarii la cerințele legii și ale altor reglementări aplicabile.

Controlul intern trebuie să evalueze periodic eficienta procedurilor și politicilor stabilite, inclusiv nivelul de pregătire a personalului, să facă propuneri pentru înlăturarea deficiențelor constatate și sa urmărească modul de rezolvare a concluziilor și a propunerilor formulate.

Responsabilitățile personalului însărcinat cu exercitarea controlului intern trebuie să includă monitorizarea permanenta a performantelor personalului prin testarea prin sondaj a respectării conformitatii cu normele interne și revizuirea rapoartelor privind cazurile excepționale, în vederea atenționarii conducerii băncii sau consiliului de administrație în cazul în care se considera ca procedurile stabilite privind cunoașterea clientelei nu sunt respectate.

Conducerea băncii trebuie să se asigure ca departamentul de control intern dispune de personal adecvat, cu experienta în asemenea politici și proceduri.

Băncile trebuie să aibă un program continuu de pregătire a personalului, astfel încât personalul implicat în relația cu clienții să fie pregătit în mod adecvat. Programul de pregătire și conținutul acestuia pe diferite sectoare trebuie să fie adaptat necesităților fiecărei bănci.

Cerințele de pregătire a personalului trebuie să fie focalizate diferit în cazul noilor angajați, lucrătorilor de la ghiseu, personalului din departamentul de control intern și al personalului implicat în relația cu noii clienți. Personalul nou-angajat trebuie instruit în legătură cu importanța programelor de cunoaștere a clientelei și cu cerințele minime ale băncii în acest domeniu. Personalul de la ghiseu, care vine în contact direct cu publicul, trebuie instruit sa verifice identitatea noilor clienți, sa manifeste în permanenta vigilenta în administrarea conturilor clienților existenți și sa detecteze tipurile de activități suspecte.

Personalul va fi instruit periodic, cel puțin o dată pe an și ori de câte ori se considera necesar, pentru a se asigura ca acesta cunoaște responsabilitățile care îi revin și pentru a fi ținut la curent cu noile progrese în domeniu, astfel încât să se asigure implementarea consecventa a programelor stabilite.