Regulamentul din 17 aprilie 2002

Secretarul general este funcționar public numit, prin concurs sau examen, pe criterii de profesionalism, prin ordin al Avocatului Poporului. Secretarul general asigura prin delegare continuitatea conducerii, stabilitatea funcționarii instituției și realizarea legăturilor functionale în cadrul acesteia.

Principalele atribuții și responsabilități ale secretarului general sunt următoarele:

a) îndrumă și răspunde de activitatea compartimentelor din subordine și asigura comunicarea dintre Avocatul Poporului și conducătorii acestora;

b) colaborează cu secretarii generali din alte instituții publice;

c) urmărește și controlează elaborarea raportarilor statistice periodice ale Avocatului Poporului, prevăzute de reglementările în vigoare;

d) urmărește executarea deciziilor cu privire la managementul de resurse umane din cadrul instituției;

e) organizează gestionarea patrimoniului instituției și ia măsuri pentru asigurarea integrității acestuia;

f) organizează activitatea de întreținere, de dotare și stabilește măsuri pentru paza și folosirea sediului instituției și a bunurilor sale, prin structurile de resort;

g) urmărește modul de executare a contractelor pentru asigurarea utilităților (apa, căldură, energie electrica, telefon etc.);

h) dispune măsuri pentru efectuarea inventarierii anuale a tuturor bunurilor din patrimoniul instituției și prezintă Avocatului Poporului un raport asupra acestui inventar;

i) răspunde de respectarea dispozițiilor legale privind utilizarea fondurilor cuprinse în bugetul de venituri și cheltuieli al instituției și de întocmirea proiectului bugetului anual al instituției;

j) răspunde de organizarea și de realizarea sistemului informatic general al instituției;

k) dispune măsurile ce trebuie luate cu privire la circulația și la transferul bunurilor;

l) organizează activitatea de prevenire și de stingere a incendiilor, precum și activitatea de protecție a muncii;

m) răspunde de acțiunile de relații externe și de protocol ale instituției, întocmește și asigura executarea planului de relații externe;

n) aproba valoarea de inventar a cărților primite gratuit;

o) îndeplinește și alte atribuții prevăzute de lege sau încredințate de Avocatul Poporului.

Registrele instituției sunt următoarele:

a) registrul general de intrare-ieșire a corespondentei în care se înregistrează, în ordine, toate documentele care intra și ies din instituție, primind număr și data de înregistrare;

b) registrele de dosare în care se înregistrează toate lucrările în legătură cu soluționarea cererilor;

c) registrul de audiente;

d) registrul de acte emise de Avocatul Poporului în exercitarea atribuțiilor legate de activitatea interna a instituției, în care acestea se înregistrează și li se da număr, în ordine cronologică;

e) registrul special de corespondenta secreta și confidențială, în care se înregistrează documentele având acest caracter;

f) opisul alfabetic;

g) registrul de arhiva;

h) registrul de evidenta a prelucrarilor de date cu caracter personal.

Evidentele din opisul alfabetic vor fi realizate și în format electronic.

La sfârșitul fiecărui an, după ultima operațiune din fiecare registru, se va întocmi un proces-verbal de închidere, care va fi contrasemnat de secretarul general.

Cererile adresate Avocatului Poporului trebuie formulate în scris, cu respectarea condițiilor prevăzute de lege, și pot fi transmise prin posta, inclusiv cea electronică, fax ori pot fi depuse personal sau prin mandatar.

În cazul în care cererea se depune prin mandatar se vor solicita datele de identificare ale acestuia.

Pentru motive temeinice, la solicitarea petitionarului, acestuia i se poate incuviinta să își prezinte oral sau prin serviciul dispecerat cererea, care va fi consemnată de către personalul din cadrul compartimentului desemnat în acest scop pe formularele-tip prezentate în anexele nr. 2 și 3 la prezentul regulament.

Cererile, având atașate și plicurile, se depun la registratura unde, în aceeași zi, sunt trecute în registrul general de intrare-ieșire a corespondentei și primesc număr și data de înregistrare, după care se predau adjunctului Avocatului Poporului, în ordinea desemnată de către Avocatul Poporului.

Adjunctul Avocatului Poporului repartizează cererile compartimentelor de specialitate în funcție de domeniul de activitate al acestora, prin curier și pe bază de condica.

În situația în care obiectul unei cereri intră în domeniul de activitate a doua sau mai multe compartimente, adjunctul Avocatului Poporului va desemna compartimentul responsabil cu soluționarea cererii, mentinandu-se totodată obligația celorlalte compartimente de a colabora.

Predarea și primirea cererilor se fac sub semnatura, prin condica.

Persoana căreia i-a fost repartizata cererea, denumita în continuare titularul lucrării, analizează obiectul acesteia și propune un proiect de răspuns pe care îl supune spre analiza și avizare șefului compartimentului din care face parte.

În situația în care cererea nu intră în obiectul de activitate al Avocatului Poporului, proiectul de răspuns se aproba și se semnează de către șeful compartimentului desemnat.

Dacă cererea intră în obiectul de activitate al Avocatului Poporului, titularul lucrării verifica dacă sunt îndeplinite cerințele prevăzute de lege și, dacă este cazul, solicita, cu aprobarea șefului compartimentului, informații suplimentare, telefonic sau în scris, de la petitionar ori de la autoritate. Atunci când este necesar se poate solicita prezenta petitionarului. În acest caz se va deschide un dosar care va purta numărul de înregistrare al cererii, acordat conform art. 16.

Avocatul Poporului poate întrerupe efectuarea anchetei ori de câte ori constata ca cererea a fost soluționată amiabil sau ca au încetat temeiurile pentru care a fost dispusă.

Încetarea procedurii se aduce la cunoștința petitionarului.

Potrivit aceleiași proceduri, în cazul în care, în urma cercetărilor preliminare sau a anchetelor, se constată că cererea persoanei lezate este intemeiata, Avocatul Poporului va sesiza autoritatea administrației publice, care a încălcat drepturile petitionarului, cerandu-i în scris sa reformeze sau sa revoce actul administrativ și sa repare pagubele produse, precum și sa repuna persoana lezata în situația anterioară.

În cazul în care se constata încălcarea grava a drepturilor petitionarului sau ilegalitatea actului administrativ, Avocatul Poporului emite o recomandare adresată autorității administrației publice, care a încălcat drepturile respective sau a emis actul ilegal.

În situația în care autoritatea administrației publice în cauza își însușește recomandarea, Avocatul Poporului sau persoana desemnată de acesta aproba propunerea de închidere a dosarului.

În caz contrar Avocatul Poporului va proceda la sesizarea autorităților ierarhic superioare.

În ambele cazuri rezultatele finale se aduc la cunoștința petitionarului.

Cererile anonime nu se înregistrează.

În cazul cererilor prin care se revine fără a se aduce noi dovezi, titularul lucrării propune șefului ierarhic arhivarea acestora. Arhivarea se decide de către șeful compartimentului desemnat.

Avocatul Poporului poate aproba sesizarea din oficiu atunci când afla, prin orice mijloace, ca au fost incalcate drepturi sau libertăți cetățenești.

Sesizarea din oficiu se înregistrează în registrul general de intrare-ieșire a corespondentei.

Procedura de soluționare este cea prevăzută în prezenta secțiune.

Procedura desfășurată ca urmare a sesizării din oficiu încetează și la solicitarea persoanei lezate în drepturile și libertățile sale.

Personalul instituției are dreptul la un concediu de odihnă plătit, stabilit în raport cu vechimea în munca prin regulamentul privind concediile de odihnă, aprobat de Avocatul Poporului.

Personalul este îndreptățit sa primească, potrivit legii, o compensare în bani, corespunzătoare numărului de zile de concediu neefectuat, potrivit regulamentului prevăzut la alin. (1).

Personalul instituției beneficiază, în condițiile legii, de concedii de studii, concedii suplimentare, concedii medicale, concedii fără plata, zile libere plătite și ore suplimentare.

Încălcarea cu vinovăție a îndatoririlor de serviciu atrage răspunderea disciplinară a personalului instituției.

Abaterile disciplinare pe care le pot săvârși categoriile de personal din instituție sunt cele prevăzute de legislația în vigoare specifică funcției publice și raportului juridic de muncă.

Sancțiunile disciplinare aplicabile în cazul săvârșirii abaterilor prevăzute la alin. (2) sunt următoarele:

a) avertismentul;

b) mustrarea;

c) diminuarea drepturilor salariale sau reducerea indemnizației de conducere pe o perioadă de 1-3 luni, cu 5-10%;

d) amânarea dreptului de promovare (avansare) pe o perioadă de 1-3 ani;

e) trecerea într-o funcție inferioară, pe o perioadă de 6-12 luni, cu diminuarea corespunzătoare a salariului;

f) încetarea disciplinară a raporturilor de muncă sau de serviciu, după caz.

Procedura de cercetare, aplicare și contestare a sancțiunilor disciplinare este cea prevăzută de legislația în vigoare.