Procedura din 1 aprilie 2016

Capitolul I Domeniu de aplicare

Prezenta procedură descrie principiile și etapele minime pe care trebuie să le parcurgă solicitanții privați care achiziționează bunuri, servicii sau lucrări, în vederea depunerii cererii de finanțare din instrumente structurale 2014-2020, achiziții aferente unor cheltuieli eligibile ce pot fi decontate ulterior în cadrul proiectului, în cazul în care pentru acesta se semnează contractul de finanțare.
Solicitanții privați care achiziționează servicii sau lucrări aplică prevederile
Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 34/2006
privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări și completări prin
Legea nr. 337/2006 , cu modificările și completările ulterioare ( O.U.G. nr. 34/2006 ) dacă sunt îndeplinite cumulativ condițiile art. 9 lit. c) și c^1) din același act normativ.
Dacă valoarea estimată a achiziției, fără TVA, depășește pragurile valorice prevăzute de
art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006 , atunci solicitanții privați aplică procedura simplificată, prevăzută la cap. VII, respectiv:
a) în cazul contractelor de furnizare, solicitanții privați aplică procedura simplificată fără să existe o limită valorică superioară de la care să se aplice dispozițiile
O.U.G. nr. 34/2006 ;
b) în cazul contractelor de servicii și lucrări, solicitanții privați aplică procedura simplificată dacă nu îndeplinesc cumulativ condițiile de la art. 9 lit. c) și c^1) din actul normativ citat mai sus.
NOTĂ:
Orice modificare ce vizează prevederile
O.U.G. nr. 34/2006
conduce în mod automat și la actualizarea prevederilor prezentei proceduri.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│
Atenție!
│
│
Este interzisă divizarea unui contract în mai multe contracte de valoare
│
│mai mică, cu același obiect, în vederea încadrării sub pragurile stipulate de │
│prevederile
O.U.G. nr. 34/2006 .
│
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│
Atenție!
│
│
Contractul care are ca obiect atât furnizarea de produse, cât și prestarea│
│de servicii este considerat contract de servicii dacă valoarea estimată a
│
│serviciilor este mai mare decât valoarea estimată a produselor prevăzute în
│
│contractul respectiv. Prin urmare, dacă avem un contract în care valoarea
│
│serviciilor depășește valoarea produselor care se vor achiziționa, se aplică
│
│prevederile
art. 9 lit. c^1) din O.U.G. nr. 34/2006 , dacă sunt îndeplinite în │
│mod cumulativ cele două condiții legiferate.
│
│
Contractul care are ca obiect produse și lucrări este considerat contract │
│de lucrări, dacă valoarea estimată a lucrărilor este mai mare decât valoarea
│
│estimată a produselor prevăzute în contractul respectiv. Prin urmare, dacă
│
│avem un contract în care valoarea lucrărilor depășește valoarea produselor
│
│care se vor achiziționa, se aplică prevederile art. 9 lit. c) din O.U.G.
│
│ nr. 34/2006 , dacă sunt îndeplinite în mod cumulativ cele două condiții
│
│legiferate.
│
│
În toate cazurile, încadrarea contractului de achiziție se realizează în
│
│funcție de valoarea estimată cea mai mare.
│
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Prevederile prezentei proceduri se completează cu dispozițiile incidente din actele normative specifice în funcție de obiectul achiziției (de exemplu: vânzarea-cumpărarea de terenuri, alte imobile etc.).
Prezenta procedură nu se aplică pentru:
- programele de cooperare teritorială europeană 2014-2020;
- Programul Național de Dezvoltare Rurală;
- Programul operațional "Pescuit și afaceri maritime".

Capitolul II Achiziția directă

Dacă valoarea estimată a achiziției, fără TVA, nu depășește pragurile valorice prevăzute de

art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006

pentru fiecare achiziție, solicitantul privat achiziționează direct produse, servicii sau lucrări.

Achiziția se realizează pe bază de documente justificative (de exemplu: comandă, bon fiscal, factură, contract etc.).

În acest caz, dosarul achiziției va cuprinde o Notă privind determinarea valorii estimate (valoarea fiind actualizată la momentul achiziției, dacă este cazul) și documentele justificative ale achiziției, inclusiv documentele care dovedesc îndeplinirea obligațiilor contractuale (de exemplu: procese-verbale de recepție servicii și lucrări, livrabile, procese-verbale de predare-primire etc.).

Nu este obligatorie semnarea unui contract.

Capitolul III Temei legal

- prevederile art. 125 din

Regulamentul (UE) nr. 1.303/2013

al Parlamentului European și al Consiliului din 17 decembrie 2013 de stabilire a unor dispoziții comune privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune, Fondul european agricol pentru dezvoltare rurală și Fondul european pentru pescuit și afaceri maritime, precum și de stabilire a unor dispoziții generale privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune și Fondul european pentru pescuit și afaceri maritime și de abrogare a

Regulamentului (CE) nr. 1.083/2006

al Consiliului.

Capitolul IV Definiții

- solicitant privat - entitate juridică fără calitate de autoritate contractantă conform prevederilor

art. 8 din O.U.G. nr. 34/2006 , care poate aplica în cadrul programelor operaționale finanțate din instrumente structurale 2014-2020, devenind ulterior semnării contractului de finanțare beneficiar privat;

- instrumentele structurale 2014-2020 - asistența financiară nerambursabilă primită de România, în calitate de stat membru al Uniunii Europene, prin intermediul Fondului European de Dezvoltare Regională, Fondului Social European și al Fondului de coeziune pentru perioada de programare 2014-2020;

- operator economic - oricare furnizor de produse, prestator de servicii ori executant de lucrări persoană fizică autorizată/juridică, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu activitate în domeniu, care oferă în mod licit pe piață produse, servicii și/sau execuție de lucrări;

- valoare estimată - o determinare valorică a obiectului contractului de achiziție care se stabilește pe baza calculării și însumării tuturor sumelor plătibile pentru îndeplinirea contractului respectiv, fără taxa pe valoarea adăugată, luând în considerare orice forme de opțiuni și, în măsura în care acestea pot fi anticipate la momentul estimării, orice eventuale suplimentări sau majorări ale valorii contractului;

- procedură simplificată - etapele minime ce trebuie parcurse de solicitanții privați în vederea atribuirii și semnării unui contract de achiziție;

- specificații tehnice - cerințe tehnice obiective ce descriu obiectul achiziției;

- oferta - document/e cerut/e de solicitantul privat în procesul de prospectare a pieței și/sau în cadrul procedurii simplificate care conține informații despre produse/servicii/lucrări aflate pe piață;

- contract de furnizare - contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între un solicitant privat și unul sau mai mulți operatori economici, având ca obiect livrarea de produse;

- contract de lucrări - contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între un solicitant privat și unul sau mai mulți operatori economici având ca obiect proiectarea și execuția, precum și proiectarea și/sau execuția de lucrări sau realizarea prin orice mijloace a unei construcții;

- contract de servicii - contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între un solicitant privat și unul sau mai mulți operatori economici, având ca obiect prestarea de servicii.

Capitolul V Principii aplicabile prezentei proceduri

Pe parcursul întregului proces de achiziție, la adoptarea oricărei decizii, trebuie avute în vedere următoarele principii:

- principiul transparenței;

- principiul economicității;

- principiul eficienței;

- principiul eficacității.

Prin transparență se înțelege aducerea la cunoștința publicului a informațiilor referitoare la procedura simplificată, astfel încât piața operatorilor economici să poată participa la competiție, iar procedura derulată să fie imparțială, asigurându-se prin aceasta promovarea concurenței, garantarea tratamentului egal și nediscriminării.

Principiul economicității prevede minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activități, cu menținerea calității corespunzătoare a acestor rezultate.

Respectarea principiului eficienței presupune asigurarea unui raport optim între rezultatul obținut (calitate) și resursele financiare alocate.

Principiul eficacității vizează gradul de îndeplinire a obiectivelor specifice stabilite pentru fiecare activitate planificată, în sensul obținerii rezultatelor scontate.

Capitolul VI Evitarea conflictului de interese

Solicitanții privați, persoane fizice/juridice, în aplicarea procedurii de achiziție simplificată au obligația de a lua toate măsurile necesare pentru a evita situațiile de natură să determine apariția unui conflict de interese.

În cazul solicitanților privați sunt aplicabile prevederile

art. 14 și 15 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011

privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, aprobată cu modificări și completări prin

Legea nr. 142/2012 , cu modificările și completările ulterioare ( O.U.G. nr. 66/2011 ), coroborate cu prevederile art. 8 din Normele metodologice de aplicare a prevederilor

Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 66/2011

privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, aprobate prin

Hotărârea Guvernului nr. 875/2011 , cu modificările și completările ulterioare.

Capitolul VII Procedura simplificată

Etapa 1 - Elaborarea specificațiilor tehnice
Solicitantul privat elaborează cerințele tehnice obiective ce descriu obiectul achiziției, în funcție de necesitățile proprii, respectând prevederile prezentei proceduri și ale celor din Ghidul solicitantului.
În situațiile de excepție, când, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecția unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziție poate fi atribuit numai unui anumit operator economic, vor fi descrise detaliat și motivate specificațiile tehnice particulare.
De asemenea, dacă produsele ce urmează a fi achiziționate sunt fabricate numai pentru cercetare, experimentare, studiu sau dezvoltare, cu excepția testelor de viabilitate comercială și a producției pe scară largă destinate recuperării costurilor de cercetare și dezvoltare, atunci solicitantul privat va evidenția și detalia motivat particularitățile tehnice și scopul achiziției.
Etapa 2 - Prospectarea pieței
a) Publicarea unui anunț
Solicitantul privat va publica anunț într-un/într-o cotidian/ziar/publicație/gazetă național/ă, regional/ă sau local/ă, format tipărit sau online, ori pagina web de publicitate.
Publicarea anunțului nu este obligatorie în următoarele cazuri:
- atunci când, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecția unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziție poate fi atribuit numai unui anumit operator economic;
- produsele sunt fabricate numai pentru cercetare, experimentare, studiu sau dezvoltare, cu excepția testelor de viabilitate comercială și a producției pe scară largă destinate recuperării costurilor de cercetare și dezvoltare.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│
Atenție!
│
│
Motivarea acestor situații trebuie să fie atent elaborată.
│
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Nepublicarea anunțului, cu excepția situațiilor expres reglementate de prezenta procedură, atrage după sine o corecție de 25% din valoarea eligibilă a contractului de achiziție.
Anunțul va conține, în mod obligatoriu, cel puțin următoarele elemente:
- informații generale privind solicitantul (denumirea solicitantului, adresa, datele de contact, mijloacele de comunicare etc.);
- denumirea/obiectul și locul de livrare a produselor/execuție a lucrărilor/prestare a serviciilor, după caz;
- tipul și durata contractului;
- valoarea estimată (se menționează dacă se poate ajusta prețul contractului);
- data și ora-limită de depunere a ofertelor;
- formalități care trebuie îndeplinite de operatorii economici în legătură cu participarea la procedură.
Nu este obligatorie publicarea specificațiilor tehnice împreună cu anunțul. În cazul nepublicării specificațiilor tehnice, solicitantul privat are obligația de a menționa în anunț adresa de la care acestea se pot obține și de a asigura, la cerere, accesul imediat și neîngrădit la aceste informații.
Pentru a asigura o publicitate suplimentară, solicitantul privat transmite, în aceeași zi cu publicarea anunțului, și invitație de participare la procedura simplificată către potențiali ofertanți, concomitent cu publicarea acesteia pe pagina de internet a solicitantului, dacă există. Invitația de participare va fi însoțită de specificațiile tehnice și trebuie să conțină cel puțin informațiile din anunț.
În anunț/invitație se acordă un termen pentru elaborarea și prezentarea ofertei, luând în considerare complexitatea contractelor. Pentru contractele de furnizare se vor acorda minimum 6 zile calendaristice, iar pentru contractele de servicii și lucrări se acordă minimum 10 zile calendaristice.
La stabilirea datei de prezentare a ofertei nu se iau în calcul ziua de publicare/transmitere a anunțului/invitației și ziua în care se depun ofertele.
În cazul în care există solicitări de clarificare din partea operatorilor economici, răspunsurile vor fi aduse la cunoștința tuturor operatorilor economici interesați, respectiv prin trimiterea răspunsului către operatorii care au solicitat specificațiile tehnice și către cei cărora li s-a transmis invitație de participare, după caz.
La finalul procedurii, în termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achiziție, solicitantul privat va comunica tuturor ofertanților, în scris, rezultatul procedurii simplificate.
În cazul în care solicitantul privat nu comunică informațiile menționate mai sus, cu excepția situațiilor expres reglementate de prezenta procedură, se aplică o corecție de 5% din valoarea eligibilă a contractului de achiziție.
b) Analiza ofertelor
Solicitantul privat compară ofertele primite. Dacă se primește o singură ofertă, solicitantul poate să o analizeze și să procedeze la atribuirea contractului de achiziție dacă oferta respectă specificațiile tehnice elaborate conform etapei 1.
c) Elaborarea Notei justificative de atribuire
Se justifică alegerea ofertei pentru contractare (se prezintă avantajele tehnice și financiare care motivează alegerea în raport cu celelalte oferte primite/specificațiile tehnice).
În situațiile de excepție când publicarea anunțului nu este obligatorie, alegerea trebuie motivată în Nota justificativă de atribuire prin raportare la specificațiile tehnice particulare/scopul achiziției.
Etapa 3 - Semnarea contractului de achiziție
Contractul se va semna numai cu operatorul economic stabilit prin Nota justificativă de atribuire.
a) Reguli aplicabile contractului de achiziție:
● Contractul trebuie să menționeze datele de identificare ale celor două părți semnatare, obiectul, valoarea și durata contractului. Vor fi prevăzute în mod expres condiții referitoare la prestarea serviciilor, execuția lucrărilor, livrare, montaj, punere în funcțiune, recepție, standarde de calitate, service, garanții, posibilitatea de acordare a unui avans etc., după caz, conform prevederilor legale aplicabile.
● Oferta aleasă și specificațiile tehnice vor fi parte integrantă din contract, sub formă de anexe.
● Nu se pot modifica prin contract specificațiile tehnice și oferta câștigătoare care au stat la baza atribuirii contractului.
● Orice contract semnat în condițiile legislației naționale în vigoare începe să producă efecte din momentul semnării acestuia de către ambele părți. Anterior semnării contractului nu pot fi furnizate/prestate/executate bunuri/servicii/lucrări și nu pot fi efectuate plăți. Același principiu este aplicabil și actelor adiționale la aceste contracte.
b) Ajustarea prețului
b.1) Pe parcursul îndeplinirii contractului de achiziție, prețul poate fi ajustat numai în următoarele situații:
1. au avut loc modificări legislative, modificări ale normelor tehnice sau au fost emise de către autoritățile publice centrale sau locale acte administrative care au ca obiect instituirea, modificarea sau renunțarea la anumite taxe/impozite locale, al căror efect se reflectă în creșterea/diminuarea costurilor pe baza cărora s-a fundamentat prețul contractului de achiziție;
2. pe piață au apărut anumite condiții, în urma cărora s-a constatat creșterea/diminuarea indicilor de preț pentru elemente constitutive ale ofertei, al căror efect se reflectă în creșterea/diminuarea costurilor pe baza cărora s-a fundamentat prețul contractului de achiziție.
Posibilitatea de ajustare a prețului trebuie să fie precizată atât în anunț, cât și în contractul încheiat, prin clauze speciale în acest sens. Solicitantul privat are obligația de a preciza totodată și modul concret de ajustare a prețului, indicii care vor fi utilizați, precum și sursa informațiilor cu privire la evoluția acestora, cum ar fi buletine statistice sau cotații ale burselor de mărfuri. Lipsa, modificarea sau completarea respectivelor informații/clauze determină inaplicabilitatea prevederilor referitoare la posibilitatea de ajustare a prețului contractului de achiziție.
b.2) Ajustarea prețului în lipsa unor clauze concrete este posibilă numai în următoarele cazuri:
1. atunci când survin circumstanțe imprevizibile și independente de voința părților, altele decât cele prevăzute la lit. b.1); sau
2. atunci când durata de aplicare a procedurii, în mod neprevăzut, depășește perioada preconizată inițial și din motive care exclud orice culpă a solicitantului/operatorului economic.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│
Atenție!
│
│
În orice situație, prețul contractului nu poate fi ajustat decât în măsura│
│strict necesară pentru acoperirea creșterii costurilor pe baza cărora s-a
│
│fundamentat prețul contractului.
│
│
Modul de ajustare a prețului contractului de achiziție nu trebuie să
│
│conducă în niciun caz la depășirea pragurilor prevăzute în
O.U.G. nr. 34/2006
│
│sau la diminuarea avantajelor menționate în Nota justificativă de atribuire.
│
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Etapa 4 - Implementarea contractului de achiziție
Se vor respecta întocmai clauzele contractuale asumate.
Reguli de modificare a contractului de achiziție:
● Modificarea contractului de achiziție se realizează prin acte adiționale.
● Modificări la contract se pot face doar în perioada de execuție a contractului.
● Orice modificare a contractului nu trebuie să conducă la diminuarea avantajelor menționate în Nota justificativă de atribuire.
● Scopul actului adițional trebuie să fie strâns legat de obiectul contractului inițial.
● Solicitantul privat poate suplimenta prețul contractului, dacă asigură finanțare din bugetul propriu. Modificarea valorii contractului se poate realiza în cazul contractelor de servicii și lucrări, fără a depăși pragurile valorice prevăzute de
art. 9 lit. c) și c^1) din O.U.G. nr. 34/2006 .
● Specificațiile tehnice/oferta, care au stat la baza semnării contractului, se pot modifica în cazul produselor doar dacă ceea ce s-a ofertat nu se mai comercializează în mod curent pe piață (cu prezentarea unei dovezi în acest sens) și/sau dacă se înlocuiesc cu produse cu caracteristici egale sau superioare din punct de vedere tehnic care nu ridică probleme de compatibilitate, fără modificarea prețului.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│
Atenție!
│
│
Toate documentele aferente procedurii simplificate vor fi redactate,
│
│respectiv publicate în limba română.
│
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Capitolul VIII Dosarul achiziției

La finalul procedurii se va întocmi dosarul de achiziție care va conține, pentru procedurile simplificate, având o valoare estimată care depășește pragul valoric prevăzut de
art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006 , următoarele documente:
*Font 9*
┌────┬──────────────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────────┐
│Nr. │
│
Contract de
│
│crt.│
Documente care trebuie introduse în dosarul achiziției
├───────┬─────────┬────────┤
│
│
│lucrări│furnizare│servicii│
├────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────┤
│
1.│Specificațiile tehnice
│
v
│
v
│
v
│
├────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────┤
│
2.│Nota privind determinarea valorii estimate actualizată
│
v
│
v
│
v
│
├────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────┤
│
3.│Dovada anunțului
│
v
│
v
│
v
│
├────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────┤
│
4.│Nota justificativă de atribuire
│
v
│
v
│
v
│
├────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────┤
│
5.│Declarații pe propria răspundere din care rezultă că nu a │
│
│
│
│
│încălcat prevederile referitoare la conflictul de interese│
v
│
v
│
v
│
├────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────┤
│
6.│Ofertele originale
│
v
│
v
│
v
│
├────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────┤
│
7.│Contractul de achiziție
│
v
│
v
│
v
│
├────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────┤
│
8.│Comunicarea rezultatului procedurii simplificate și dovada│
│
│
│
│
│transmiterii
│
v
│
v
│
v
│
├────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────┤
│
9.│Actele adiționale (după caz)
│
v
│
v
│
v
│
├────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────┤
│ 10.│Alte documente relevante
│
v
│
v
│
v
│
└────┴──────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴─────────┴────────┘
-------