Instrucțiunile din 3 noiembrie 2021
privind modelele de documente specifice asigurării consilierii etice, informării și raportării cu privire la respectarea normelor de conduită și termenele de transmitere a acestora
prezumat în vigoare
DECIZIA nr. 1.047 din 3 noiembrie 2021 , publicată în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 1176 din 13 decembrie 2021.
Aprobate prin
Articolul 1
În scopul îndeplinirii atribuțiilor ce revin consilierilor de etică din unitățile sistemului administrației penitenciare, prin prezentele instrucțiuni se aprobă modelele de documente specifice asigurării consilierii etice, informării și raportării cu privire la respectarea normelor de conduită și termenele de transmitere a acestora, prevăzute în
anexele nr. 1-8 .
Articolul 2
Pentru îndeplinirea atribuțiilor legale care le revin, consilierii de etică relaționează intrainstituțional cu toate structurile din cadrul unității în care își desfășoară activitatea și cu directorul unității.
Articolul 3
Formatul standard al declarației de integritate a polițistului de penitenciare, dată pe propria răspundere, este prevăzut în
anexa nr. 1
la prezentele instrucțiuni.
Articolul 4
Activitățile de instruire și informare se realizează în baza unui plan tematic anual, conform modelului din
anexa nr. 2 .
Articolul 5
Solicitarea scrisă a personalului din instituție care dorește să beneficieze de consiliere etică se realizează conform modelului orientativ prevăzut în
anexa nr. 3
și poate fi înmânată direct consilierului de etică sau transmisă prin e-mail, fără a se înregistra la secretariatul instituției.
Desfășurarea activității de consiliere etică la inițiativa consilierului de etică are loc pe baza unei solicitări scrise a acestuia, conform modelului orientativ prevăzut în
anexa nr. 4 , care poate fi înmânată direct sau transmisă prin e-mail angajatului instituției, fără a se înregistra la secretariatul instituției.
Articolul 6
Solicitările scrise privind activitatea de consiliere etică, precum și recomandările verbale sau scrise formulate de consilierul de etică se înscriu în registrul de evidență a activității de consiliere etică, constituit conform modelului prevăzut în
anexa nr. 5 , păstrat de consilierul de etică.
Registrul se întocmește în vederea realizării analizelor privind cauzele, riscurile și vulnerabilitățile care se manifestă în activitatea personalului, care ar putea determina o încălcare a principiilor și normelor de conduită, și a rapoartelor privind modul de aplicare și respectare a principiilor și normelor de conduită de către personalul instituției.
Articolul 7
Sesizările de încălcare a normelor etice se înscriu în registrul privind evidența sesizărilor de încălcare a normelor de conduită etică, constituit conform modelului prevăzut în
anexa nr. 6 .
Articolul 8
Monitorizarea aplicării prevederilor
Codului de conduită etică
al personalului din sistemul administrației penitenciare se realizează pentru a stabili în ce măsură sunt aplicate și respectate principiile și normele generale de conduită profesională, astfel încât personalul să fie sprijinit pentru cunoașterea și înțelegerea mai bună a acestora.
Procesul de monitorizare a aplicării
Codului de conduită etică
oferă informații consilierului de etică și conducerii instituției pentru:
a)
identificarea problemelor în implementarea
Codului de conduită etică ;
b)
identificarea de soluții alternative pentru rezolvarea problemelor;
c)
fundamentarea activității de consultanță și asistență în privința normelor de conduită;
d)
evaluarea progresului implementării
Codului de conduită etică
de la o perioadă la alta.
Pentru a afla percepția diferitelor grupuri asupra modului în care principiile și normele de etică sunt respectate în cadrul instituției, consilierul de etică poate aplica angajaților anual chestionare administrative, al căror model orientativ este prezentat în
anexa nr. 7 .
Articolul 9
Prin analiza rezultatelor din chestionare sunt identificate inclusiv nevoile de consiliere etică, dilemele și vulnerabilitățile etice cu care se confruntă personalul din instituție, fiind luate măsuri de cunoaștere a
Codului de conduită etică
de către angajați, prin activități de informare și instruire în domeniul eticii.
Articolul 10
Consilierul de etică organizează sesiuni de informare a personalului cu privire la normele de etică, modificări ale cadrului normativ în domeniul eticii și integrității sau care instituie obligații pentru instituție, în urma cărora întocmește un proces-verbal, conform modelului prevăzut în
anexa nr. 8 .
Articolul 11
Consilierul de etică întocmește un raport anual privind respectarea normelor de conduită în cadrul instituției publice, care se publică pe site-ul propriu în primul trimestru al anului ulterior celui pentru care se întocmește raportul.
Articolul 12
Anexele nr. 1-8
fac parte integrantă din prezentele instrucțiuni.
Anexa 1 la instrucțiuni
DECLARAȚIE DE INTEGRITATE^1
^1 Declarație de integritate, dată pe propria răspundere a funcționarului public, în conformitate cu prevederile
art. 452 alin. (7) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57/2019 , cu modificările și completările ulterioare.
Autoritatea sau instituția publică*: ................................................. * Datele operatorului de date cu caracter personal cuprinse în anexa nr. 1 vor fi completate potrivit dispozițiilor art. 13 din Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), pus în aplicare prin
Legea nr. 190/2018 , cu modificările ulterioare.
Sediul: ......................................................
Telefon/Fax: .............................................
Persoana responsabilă cu protecția datelor: ......................................................................
Scopul prelucrării datelor cu caracter personal și temeiul juridic: ......................................
^2 Se va bifa cu „X“ varianta de răspuns pentru care candidatul își asumă răspunderea declarării.
Cunoscând prevederile
art. 326 din Legea nr. 286/2009 privind Codul penal , cu modificările și completările ulterioare, cu privire la falsul în declarații, declar pe propria răspundere că datele furnizate în acest formular sunt adevărate.
Data ........................
Semnătura ............................
Anexa 2 la instrucțiuni
Aprob. Director general al ANP/Director unitate,
.................................................................
Avizat
Șef Structură resurse umane și
formare profesională,
............................................
PLANUL TEMATIC ANUAL DE ACTIVITĂȚI^1 AL CONSILIERULUI DE ETICĂ
pentru anul .............
^1 De instruire și informare.
^2 Inclusiv prin platforma E-Learning, situație în care, ulterior, prin aceeași platformă se va asigura și testarea cunoștințelor personalului despre prevederile
Codului de conduită etică
care au făcut obiectul temelor în cauză.
^3 Dacă situația impune menționarea.
^4 Perioada în care se vor aplica chestionare pentru stabilirea gradului de cunoaștere și însușire a aspectelor prezentate în cadrul temelor.
^5 În funcție de situația persoanelor nou-încadrate și a celor cu funcții de conducere sau coordonare, transmise semestrial de structura de resurse umane, instruirea acestor categorii se va asigura cu prioritate.
Întocmit
Consilier de etică,
.................................
Anexa 3 la instrucțiuni
Domnului ..............................................., (consilier de etică)
Subsemnatul, ................................................., angajat al Administrației Naționale a Penitenciarelor/Unității^1 ........................., sectorul de activitate ...................................., funcția ................................, solicit să beneficiez de consiliere etică. ^1 Penitenciar, penitenciar-spital, centru educativ, centru de detenție, Baza de aprovizionare, gospodărire și reparații, Școala Națională de Pregătire a Agenților de Penitenciare Târgu Ocna, Centrul de pregătire, odihnă și recuperare - Complex Sovata, Centrul de pregătire, odihnă și recuperare - Complex Flamingo Eforie Sud.
Data
...................................
Semnătura
...................................
Anexa 4 la instrucțiuni
Domnului ........................................................
Subsemnatul, ..............................................................., desemnat consilier de etică la nivelul Administrației Naționale a Penitenciarelor/Unității^1 ................................, solicit să vă acord consiliere etică. ^1 Penitenciar, penitenciar-spital, centru educativ, centru de detenție, Baza de aprovizionare, gospodărire și reparații, Școala Națională de Pregătire a Agenților de Penitenciare Târgu Ocna, Centrul de pregătire, odihnă și recuperare - Complex Sovata, Centrul de pregătire, odihnă și recuperare - Complex Flamingo Eforie Sud.
Data
...................................
Semnătura
...................................
Anexa 5 la instrucțiuni
Model de registru de evidență a activității de consiliere etică
Nr. crt.
Data solicitării scrise privind activitatea de consiliere etică
La solicitarea personalului/ La inițiativa consilierului de etică
Obiectul activității de consiliere etică
Locul desfășurării/ numărul de ședințe de consiliere etică
Funcția deținută de persoana consiliată, după nivelul atribuțiilor (de execuție/de conducere)
Recomandări formulate de consilierul de etică
Observații
Semnătura persoanei consiliate
Anexa 6 la instrucțiuni
Model-cadru de registru privind evidența sesizărilor privind încălcarea normelor de conduită etică
Nr. crt.
Nr. și data sesizării
Funcția persoanei vizate de sesizare (conducere/execuție)
Obiectul sesizării
Persoana care a formulat sesizarea
Modalitatea de soluționare (după caz, sancțiunea aplicată)
Normele juridice încălcate
Observații/ Recomandări formulate
Anexa 7 la instrucțiuni
CHESTIONAR
privind aplicarea și respectarea
Codului de conduită etică
adresat personalului din sistemul administrației penitenciare
Vă rog să evaluați următoarele afirmații despre aplicarea în cadrul acestei instituții a
Codului de conduită etică
al personalului din sistemul administrației penitenciare. Răspunsurile vor fi centralizate de către consilierul de etică pentru a identifica nevoile de consiliere etică, dilemele și vulnerabilitățile etice cu care vă confruntați. Chestionarul este anonim, iar rezultatele vor fi folosite doar în scopul îmbunătățirii consilierii etice și a măsurilor de aplicare a
Codului de conduită etică . Această evaluare este realizată periodic de către consilierul de etică.
1.
Credeți că regulile de comportament pentru personalul din sistemul administrației penitenciare sunt clare? ( ) Da, sunt clare.
( ) Există și dileme de comportament.
( ) Nu sunt clare.
( ) Nu știu.
2.
În general, credeți că personalul din instituția în care vă desfășurați activitatea cunoaște bine prevederile
Codului de conduită etică ?
1
2
3
4
5
Cunosc foarte bine ................................................................................... Nu cunosc aceste prevederi.
3.
În general, credeți că personalul din instituția în care vă desfășurați activitatea respectă în totalitate
Codul de conduită etică ?
1
2
3
4
5
Respectă în totalitate ................................................................. Nimeni nu respectă.
4.
În exercitarea atribuțiilor de serviciu vi s-a întâmplat să aveți dileme etice? ( ) Da
( ) Nu
( ) Nu știu
5.
Doar pentru cei care au răspuns „Da“ la întrebarea nr. 5: Cum ați rezolvat dilemele etice? ( ) M-am consultat cu superiorul ierarhic.
( ) M-am consultat cu consilierul de etică.
( ) M-am consultat cu colegii.
( ) M-am consultat cu familia, prietenii, apropiații.
( ) Nu m-am consultat cu nimeni, am făcut ceea ce am apreciat că este corect.
( ) Alte situații (detaliați) ..........................................................................
6.
Cine credeți că ar trebui să îi sfătuiască pe angajați atunci când au dileme etice? ( ) Superiorii ierarhici
( ) Colegii
( ) Consilierul de etică
( ) Familia, prietenii, apropiații
( ) Angajații nu au dileme etice sau de integritate.
( ) Alte situații
7.
Dați un exemplu de dilemă etică: ..............................................................................................
8.
În general, credeți că personalul din instituția în care vă desfășurați activitatea are un comportament profesionist la locul de muncă?
1
2
3
4
5
Profesionist .............................................................................. Neprofesionist
9.
Cum apreciați calitatea activităților pe care instituția în care vă desfășurați activitatea le desfășoară?
1
2
3
4
5
Calitate .................................................................................. Lipsă de calitate
10.
În general, credeți că personalul din sistemul administrației penitenciare respectă legile în exercitarea atribuțiilor de serviciu?
1
2
3
4
5
Respectă legile care se aplică în cauză ........................................................... Nu respectă nicio lege.
11.
În general, credeți că personalul din instituția în care vă desfășurați activitatea utilizează în interes personal informațiile dobândite în exercitarea atribuțiilor de serviciu?
1
2
3
4
5
Nu utilizează informațiile în interes personal ..................... Utilizează toate informațiile în interes personal.
12.
În general, credeți că personalul din instituția în care vă desfășurați activitatea este imparțial în exercitarea atribuțiilor de serviciu?
1
2
3
4
5
Este imparțial .......................................................................... Nu este imparțial.
13.
În general, credeți că personalul din sistemul administrației penitenciare, în exercitarea atribuțiilor de serviciu, solicită ori acceptă cadouri, servicii, favoruri, invitații sau orice alt avantaj?
1
2
3
4
5
Nu solicită și nu acceptă cadouri ................................................................. Solicită și acceptă cadouri.
14.
În general, credeți că personalul din sistemul administrației penitenciare cu funcție de conducere favorizează sau defavorizează accesul ori promovarea în diferite funcții pe criterii discriminatorii?
1
2
3
4
5
Nu favorizează și nu discriminează ..................................................... Favorizează sau discriminează.
15.
În general, credeți că personalul din instituția în care vă desfășurați activitatea folosește timpul de lucru, precum si bunurile aparținând instituției numai pentru desfășurarea activităților aferente funcției deținute?
1
2
3
4
5
Da .......................................................................................... Nu.
16.
Dacă analizați activitatea proprie și a colegilor dumneavoastră din instituția în care v-ați desfășurat activitatea în ultimul an, cu care dintre următoarele afirmații sunteți de acord și cu care nu sunteți de acord?
Nr. crt.
Sunt total de acord.
Sunt de acord într-o anumită măsură.
Nehotărât
Nu sunt de acord.
Dezacord puternic
1.
Eu nu am făcut nimic incorect în ultimul an.
2.
Colegii mei se comportă incorect mai des decât mine.
3.
Eu sunt un exemplu de etică pentru toți ceilalți colegi.
4.
Angajații cu funcții de conducere sunt mai puțin corecți decât cei de execuție.
17.
Pe care dintre practicile de mai jos le considerați etice și pe care nu le considerați etice?
Nr. crt.
Practica
Este etic.
Nu este etic.
Depinde de situație.
Nu știu.
1.
Manipulez rapoartele și cifrele pentru a ieși bine la evaluare.
2.
Îi rezolv mai întâi cererea persoanei de la care am primit un pachet de cafea și apoi o să mă ocup și de celelalte cereri, chiar dacă celelalte au fost depuse înaintea acesteia.
3.
Îl promovez într-o funcție superioară pe fiul prietenului meu pentru că am atribuții să fac asta.
4.
Le povestesc prietenilor ilegalitățile care se fac în instituția în care lucrez.
5.
Semnez documentul la insistențele șefului meu, deși știu că documentul nu este corect întocmit.
6.
Știu că o persoană din conducere (ce îmi este ierarhic superioară) este în conflict de interese, dar nu spun nimic pentru că nu este treaba mea.
7.
Știu că un coleg este în conflict de interese, dar nu spun nimic pentru că nu este treaba mea.
8.
Știu că un subordonat ierarhic este în conflict de interese, dar nu spun nimic pentru că nu este treaba mea.
9.
Știu că o persoană din conducere (ce îmi este ierarhic superioară) este în conflict de interese și dau toate informațiile unui amic jurnalist.
10.
Știu că o persoană din conducere (ce îmi este ierarhic superioară) este în conflict de interese și difuzez aceste informații pe un blog/site, sub anonimat.
11.
Știu că un coleg este în conflict de interese și îi transmit voalat că am informații despre aceste lucruri pentru a-i cere o favoare.
18.
Analizând normele de etică, în ce domenii considerați că aveți nevoie de informare suplimentară?: ( ) în privința normelor de conduită care mi se aplică;
( ) în privința sancțiunilor pentru nerespectarea acestora;
( ) în privința alternativelor pe care le am;
( ) în privința persoanelor care mă pot ajuta atunci când am dileme etice;
( ) în privința importanței respectării normelor de conduită;
( ) altele ...........................................................
19.
Care considerați că trebuie să fie rolul conducerii instituției dvs. în asigurarea aplicării normelor de conduită? ( ) Nu are niciun rol.
( ) Un rol minor, detaliați ce ar trebui în mod concret să facă: ...................................
( ) Un rol mediu, detaliați ce ar trebui în mod concret să facă: ...................................
( ) Un rol major, detaliați ce ar trebui în mod concret să facă: .....................................
20.
Cum credeți că își îndeplinește conducerea instituției dvs. rolul pe care l-ați identificat prin întrebarea nr. 19: ( ) foarte bine;
( ) așa și așa;
( ) insuficient;
( ) nu își îndeplinește rolul.
21.
Cum credeți că ar trebui să se desfășoare o ședință de consiliere etică? ..............................................................................................
22.
În ce categorie de personal vă încadrați?: ( ) cu funcție de execuție;
( ) cu funcție de conducere;
( ) personal contractual.
23.
În ce categorie de vârstă vă încadrați? ( ) 18-25 de ani;
( ) 25-40 de ani;
( ) peste 40 de ani.
Anexa 8 la instrucțiuni
Proces-verbal nr. .....................
încheiat cu ocazia desfășurării sesiunii de informare din data de .....................
Locația: ....................................................
Ora: ..............................
Participanți (numeric): ..........................................
Ordinea de zi - tema prezentată ce a făcut obiectul instruirii: .................................. ...............................................................................................
Drept care s-a încheiat prezentul proces-verbal care conține .......... pagini.
Au luat cunoștință:
Nr. crt.
Gradul profesional, numele și prenumele
Funcția
Semnătura
Întocmit
....................................................
(gradul, numele și prenumele
consilierului de etică)
-----
Textul este prelucrat automat din sursa indicată; numerotarea și legăturile pot conține erori. Referințele subliniate duc la actele citate, așa cum au fost identificate de noi.