Normele din 26 februarie 2004

Consiliul de administrație al asigurătorului deleagă conducerii executive responsabilitatea monitorizării funcționării adecvate și eficiente a controlului intern și are obligația de a face evaluări sistematice și independente ale controlului intern instituit de conducerea executivă.

Conducerea executivă deleagă conducerii operative responsabilitatea stabilirii procedurilor de control intern.

Stabilirea procedurilor de control intern și verificarea aplicării acestora trebuie realizate pentru fiecare nivel organizatoric al asigurătorului și se constituie ca parte integrantă a activității zilnice a acestuia.

Pentru atingerea obiectivelor controlului intern trebuie avute în vedere următoarele elemente:

- mediul controlului intern - acțiunile, politicile și procedurile care reflectă atitudinea de ansamblu a conducerii executive și a membrilor consiliului de administrație față de controlul intern (integritate și valori etice, angajamentul față de competență, structura organizatorică, repartizarea autorității și responsabilității, politicile legate de resursele umane);

- evaluarea riscurilor - identificarea și analizarea riscurilor relevante interne sau externe pentru elaborarea situațiilor financiare în conformitate cu principiile contabile general acceptate;

- activitățile de control - acțiunile întreprinse în vederea realizării obiectivelor propuse de a face față riscurilor (separarea adecvată a sarcinilor, autorizarea corespunzătoare a operațiunilor activităților, întocmirea de documente justificative și evidențe contabile adecvate, controlul fizic al activelor și evidențelor contabile);

- informarea și comunicarea - existența datelor financiare și operaționale credibile, relevante, complete și oportune și a canalelor de comunicare care să asigure că personalul asigurătorului cunoaște procedurile cu implicații asupra atribuțiilor și responsabilităților sale și că orice alte informații relevante ajung în timp util la acesta;

- supervizarea - evaluarea permanentă a calității funcționării controlului intern.

Indiferent de mărimea și de structura activității desfășurate de către asigurător, procedurile de control intern trebuie să aibă în vedere, în principal:

- monitorizarea subscrierii riscurilor, constituirii și evaluării rezervelor tehnice, administrării investițiilor și a lichidităților, activității de reasigurare, în strictă concordanță cu legislația în vigoare și cu propriile norme interne;

- asigurarea corectitudinii tratamentului de care trebuie să beneficieze asigurații sau potențialii asigurați și a prezentării corespunzătoare a informațiilor privind condițiile și termenii contractuali de asigurare;

- monitorizarea soluționării conflictelor de interese;

- asigurarea investirii eficiente a primelor de asigurare;

- monitorizarea încheierii și derulării tranzacțiilor, identificarea întârzierilor la plată sau la încasare, precum și a conformității cu prevederile legale și cu normele interne existente, aprobate de către consiliul de administrație al asigurătorului;

- identificarea tranzacțiilor suspicioase și raportarea acestora conducerii executive și instituțiilor competente în soluționarea lor;

- asigurarea protejării activelor și evidențelor contabile, inclusiv prin luarea de măsuri referitoare la protecția fizică a acestora;

- asigurarea întocmirii evidenței contabile în conformitate cu prevederile legale, astfel încât situațiile financiare să ofere informații relevante și credibile utilizatorilor;

- verificarea respectării îndatoririlor și responsabilităților, inclusiv a limitelor de competență, ce revin personalului pentru fiecare departament, conform structurii organizatorice a asigurătorului;

- asigurarea respectării limitelor de competență în desfășurarea tranzacțiilor, astfel încât eventualele abuzuri să poată fi identificate;

- analizarea periodică a colaborării dintre departamentele funcționale în vederea asigurării fluidizării fluxului informațional dintre acestea;

- monitorizarea distinctă a activității desfășurate cu intermediarii în asigurări.

Asigurătorul trebuie să întocmească anual un raport privind controlul intern, care să cuprindă cel puțin următoarele:

- descrierea principalelor deficiențe identificate ca urmare a exercitării controlului intern și a măsurilor întreprinse pentru corectarea acestora;

- descrierea modificărilor semnificative intervenite în exercitarea controlului intern în perioada respectivă, axate în special pe evoluția activității și a riscurilor;

- măsurile luate pe linia administrării riscurilor la care este expus asigurătorul.

Acest raport trebuie să fie transmis Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor în termen de 6 luni de la încheierea exercițiului financiar.