Metodologia din 20 ianuarie 2014
privind mecanismul intern de rambursare a cheltuielilor de transport pentru participarea experților/delegaților români la reuniunile Consiliului European și ale formațiunilor Consiliului Uniunii Europene
prezumat în vigoare
Articolul 1
Experții/Delegații români care călătoresc în interesul serviciului pentru a participa, în condițiile prevăzute de Decizia nr. 30/2013 a secretarului general al Consiliului Uniunii Europene la reuniunile formațiunilor Consiliului Uniunii Europene și participarea activă la reuniunile Consiliului European, au dreptul la rambursarea cheltuielilor de transport.
Sunt rambursabile, în sensul prezentei metodologii și în conformitate cu prevederile Deciziei nr. 30/2013 a secretarului general al Consiliului Uniunii Europene, cheltuielile de transport ocazionate de participarea experților/delegaților la reuniunile Consiliului prevăzute în anexa nr. 2 la ordin.
Articolul 2
Rambursarea cheltuielilor de transport ocazionate de participarea experților/delegaților români la reuniunile Consiliului se face prin Ministerul Afacerilor Externe, din contul deschis exclusiv acestei destinații la o unitate bancară din țară, din linia bugetară fixă alocată României în acest scop de la Consiliul Uniunii Europene.
Articolul 3
Cheltuielile de cazare, diurnă și alte cheltuieli ocazionate de participarea experților/delegaților români la reuniunile Consiliului sunt în responsabilitatea directă a instituției care a aprobat deplasarea, conform normelor legale în vigoare.
Articolul 4
Pentru rambursarea cheltuielilor de transport, fiecare beneficiar întocmește un dosar, denumit în continuare dosarul rambursării, prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezenta metodologie.
Responsabilitatea privind certificarea în privința realității, regularității și legalității documentelor conținute de dosarul rambursării revine în exclusivitate instituției care a aprobat deplasarea.
Fiecare instituție interesată de rambursarea cheltuielilor de transport ocazionate de participarea experților/delegaților la reuniunile Consiliului, cu respectarea prevederilor prezentei metodologii, deleagă o persoană titulară și o persoană supleantă pentru a o reprezenta în relația cu Ministerul Afacerilor Externe. Informarea Ministerului Afacerilor Externe cu privire la numele persoanelor delegate se va face în termen de 15 zile de la data publicării ordinului în Monitorul Oficial al României.
Dosarul rambursării se depune la sediul Ministerului Afacerilor Externe în fiecare zi de marți, între orele 08:30 și 16:30, de către persoana delegată, pe baza delegației anexate la dosar, dosarele incomplete fiind restituite în vederea completării.
Articolul 5
Costurile biletelor de avion achiziționate se vor rambursa pentru clasele economic și business, pentru ruta uzuală/normală și la cel mai favorabil preț disponibil la momentul efectuării deplasării.
Articolul 6
Solicitările pentru rambursarea cheltuielilor de transport se fac pentru deplasările efectuate în anul în curs, excepție făcând cele aferente perioadei noiembrie-decembrie, pentru care data-limită de depunere este 15 februarie a anului următor.
Articolul 7
Cheltuielile de transport includ, pe lângă costul biletului de avion, și suma reprezentând asigurarea medicală pe perioada deplasării.
Articolul 8
În cazul în care deplasarea s-a efectuat și în altă locație decât cea unde are loc întâlnirea, se va rambursa jumătate din costul cheltuielilor de transport.
Articolul 9
În cazul participării, în aceeași locație și în aceeași perioadă, și la alte întâlniri decât cea care face obiectul rambursării, se va achita integral costul transportului, în baza unei declarații pe propria răspundere a instituției solicitante, conform căreia nu a fost rambursat costul deplasării de către altă instituție/entitate, iar prin prelungirea duratei de deplasare nu a fost majorat costul transportului. În lipsa declarației se va achita jumătate din costul transportului.
Articolul 10
În cazul în care deplasarea s-a efectuat cu aeronave speciale (aeronave militare, zboruri charter, taxi aerian etc.), se va atașa la factura ce cuprinde costurile totale pentru zbor lista pasagerilor cu nume și funcție, urmând ca rambursarea costului transportului să se facă proporțional doar pentru membrii delegației care au participat efectiv la întâlnire.
Anexa la metodologie
DOSARUL RAMBURSĂRII
privind documentele în baza cărora se rambursează cheltuielile de
transport ocazionate de participarea experților/delegaților
români la reuniunile Consiliului European și ale
formațiunilor Consiliului Uniunii Europene
1. Cererea de rambursare
2. Împuternicirea, în original, a ordonatorului de credite pentru persoana care certifică conformitatea cu originalul a fiecărei pagini din dosarului rambursării
3. Documentele de participare:
- anunțul de convocare a reuniunii/communication/agenda provizorie;
- aprobarea internă a deplasării;
- lista cu participanții în sală/formularul galben/legitimație.
4. Documentele de transport:
- bilet de avion însoțit de:
- boarding pass dus și boarding pass întors; sau, după caz,
- declarație pe propria răspundere pentru pierdere;
- bilet de tren;
- asigurare medicală;
- factura în lei; și, după caz,
- declarația în cazul participării la mai multe întâlniri în aceeași locație și în aceeași perioadă.
5. Documentele de plată:
- ordin de plată;
- extrasul de cont al unității de trezorerie privind certificarea efectuării plății.
6. Datele de identificare:
- unitatea de trezorerie; și
- contul unde se va face rambursarea.
Anexa 2 LISTA
privind reuniunile ale căror cheltuieli de transport ocazionate de
participarea experților/delegaților români la reuniunile
Consiliului European și ale formațiunilor Consiliului Uniunii
Europene sunt rambursabile
1. Reuniuni ale Consiliului European (participarea activă) și reuniuni de pregătire a Consiliului European (tip Sherpa)
2. Reuniuni ale Consiliului Uniunii Europene
3. Reuniuni comune ale Consiliului Uniunii Europene
4. Grupuri de lucru și comitete de lucru, inclusiv cele mixte care sunt incluse în Lista grupurilor de pregătire ale Consiliului, așa cum sunt stabilite de Comitetul Reprezentanților Permanenți (COREPER). Lista este actualizată permanent de Secretariatul General al Consiliului UE. Sunt excluse de la rambursare reuniunile comitetelor instituite de tratate (Comitetul economic și financiar, Comitetul pentru politică economică, Comitetul pentru ocuparea forței de muncă și Comitetul pentru protecție socială și, dacă reuniunile au loc la Strasbourg, Grupul de lucru pentru afaceri generale). Pentru cele patru comitete instituite de tratate cheltuielile sunt rambursate de Comisia Europeană.
5. Reuniuni ministeriale bianuale ale Organizației Mondiale a Comerțului.
6. Summit-uri sau reuniuni ministeriale (bilaterale sau multilaterale) între UE și țări terțe, oriunde au loc. Rambursarea este strict limitată la reuniunea principală.
7. Conferințe interguvernamentale și organismele acestora
8. Reuniuni de "task-force" sau grupuri de lucru asemănătoare, stabilite la cererea Consiliului European, cu reprezentanți ai statelor membre
9. Reuniuni organizate în țara care deține președinția UE (Sub nicio formă nu vor depăși numărul de 15 reuniuni pentru fiecare președinție, și anume 6 luni.)
10. În cazul COST (Cooperarea europeană în domeniul științei și tehnologiei) vor fi rambursate doar cheltuielile de transport pentru reuniunile Comitetului oficialilor de rang înalt (CSO) și ale Grupului de lucru privind chestiunile juridice, administrative și financiare (JAF)
11. Acorduri bilaterale și regionale privind pescuitul (reuniuni externe în domeniul politicii de pescuit). Lista face obiectul modificărilor; a se vedea Decizia nr. 30/2013 a secretarului general al Consiliului Uniunii Europene.
________
Textul este prelucrat automat din sursa indicată; numerotarea și legăturile pot conține erori. Referințele subliniate duc la actele citate, așa cum au fost identificate de noi.