Metodologia din 13 decembrie 2010

I. Introducere

Procesul de planificare strategică și planificare bugetară pe programe în cadrul Ministerului Administrației și Internelor se desfășoară în conformitate cu prevederile

Hotărârii Guvernului nr. 1.807/2006

pentru aprobarea Componentei de management din cadrul Metodologiei privind sistemul de planificare strategică pe termen mediu al instituțiilor administrației publice de la nivel central, ale

Hotărârii Guvernului nr. 158/2008

pentru aprobarea Componentei de programare bugetară din cadrul Metodologiei privind sistemul de planificare strategică pe termen mediu al instituțiilor administrației publice de la nivel central, ale

Legii nr. 500/2002

privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare, și ale

Ordinului ministrului administrației și internelor nr. 285/2009

pentru aprobarea Metodologiei de lucru privind planificarea strategică și planificarea bugetară pe programe în cadrul Ministerului Administrației și Internelor.

Pentru a răspunde necesității transformării Planului Strategic al Ministerului Administrației și Internelor pentru perioada 2010-2013 într-un instrument real de management pentru factorii de decizie ai ministerului, menit să asigure standardul necesar de calitate a serviciilor în domeniu, în perioada ianuarie-iunie 2010 au fost elaborate și aprobate la nivelul Ministerului Administrației și Internelor 7 planuri strategice pe fiecare sector de activitate gestionat de minister, respectiv:

● Planul strategic pe sectorul de activitate - Reforma administrației publice;

● Planul strategic pe sectorul de activitate - Instituția prefectului și servicii deconcentrate;

● Planul strategic pe sectorul de activitate - Comunități locale;

● Planul strategic pe sectorul de activitate - Ordine publică și siguranța cetățeanului;

● Planul strategic pe sectorul de activitate - Schengen și cooperare europeană;

● Planul strategic pe sectorul de activitate - Prevenire și combatere corupție, protecție internă, control și audit intern;

● Planul strategic pe sectorul de activitate - Suport.

Informațiile fundamentale identificate de către structurile de specialitate prin planurile strategice sectoriale ale Ministerului Administrației și Internelor au fost reunite într-o manieră integrată, de către Unitatea de politici publice, în cadrul Planului Strategic al Ministerului Administrației și Internelor pentru perioada 2010-2013.

În vederea îmbunătățirii calității serviciilor publice din domeniul de activitate al Ministerului Administrației și Internelor, Unității de politici publice îi revine rolul de a monitoriza implementarea sarcinilor asumate prin planurile strategice sectoriale de către fiecare structură de specialitate a ministerului, de a evalua progresul și de a raporta rezultatele constatate către conducerea Ministerului Administrației și Internelor.

II. Scop

Metodologia de monitorizare și evaluare a documentelor de planificare strategică și planificare bugetară pe programe în cadrul Ministerului Administrației și Internelor are ca scop eficientizarea activităților de monitorizare și evaluare a documentelor de planificare strategică și bugetară, pe de o parte, și dezvoltarea proceselor de monitorizare și evaluare ca instrumente de management în cadrul Ministerului Administrației și Internelor, pe de altă parte.

Monitorizarea și evaluarea sunt procese conexe. Evaluarea înglobează procesele de implementare și gestionare, precum și constatarea rezultatelor, beneficiilor și progreselor obținute. Procesul de implementare și gestionare trebuie dublat de cele de monitorizare și raportare.

Beneficiile abordării acestor procese sunt vizibile și cuantificabile, întrucât permit compararea a ceea ce a fost stabilit inițial că trebuie realizat cu ce și cum a fost realizat la termenul propus. Mai mult, se asigură astfel analizarea resurselor alocate și utilizate prin raportare la beneficiile obținute, identificarea dificultăților sau erorilor apărute în procesul de implementare, precum și a modului de depășire/corectare a acestora. Datele și informațiile obținute sunt valoroase întrucât reprezintă suportul necesar identificării ariilor de îmbunătățire și prioritizării domeniilor viitoare de dezvoltare.

III. Procedura de monitorizare și evaluare a planurilor strategice sectoriale

Unitatea de politici publice va gestiona procesul de monitorizare și evaluare a planurilor strategice sectoriale ale Ministerului Administrației și Internelor, prin parcurgerea următoarelor etape:

A. Monitorizare

În cadrul acestei etape se va proceda la întocmirea rapoartelor de progres și monitorizarea propriu-zisă a planurilor strategice sectoriale, astfel:

A.1. Întocmirea rapoartelor de progres

Structurile de specialitate ale Ministerului Administrației și Internelor care contribuie la îndeplinirea obiectivelor stabilite pe fiecare sector de activitate gestionat de minister sunt obligate să întocmească rapoarte de progres în care vor prezenta modul de îndeplinire a sarcinilor asumate prin planurile de acțiuni pentru implementarea planurilor strategice sectoriale elaborate la nivelul Ministerului Administrației și Internelor.

Rapoartele de progres se întocmesc conform anexei nr. 1 la prezenta metodologie, pe baza următoarelor coordonate:

- date privind activitatea structurii de specialitate (analiza mediului intern, actele normative și documentele de politici publice inițiate/modificate/completate);

- date privind planul de acțiuni pentru implementarea planului strategic sectorial (obiectivele atinse sau în curs de îndeplinire, activitățile desfășurate pentru realizarea obiectivelor, indicatorii de performanță, rezultatele preconizate și cele obținute pentru fiecare obiectiv specific stabilit prin planurile strategice sectoriale, termenul de realizare);

- probleme întâmpinate în procesul de implementare, propuneri de modificare/completare a informațiilor prezentate în planul strategic sectorial și planul de acțiuni pentru implementarea acestuia.

În plus, structurile de specialitate ai căror conducători au calitatea de ordonatori de credite, secundari sau terțiari, trebuie să întocmească semestrial raportul privind gradul de realizare a indicatorilor de performanță și raportul privind execuția financiară, prin completarea modelelor de raportare prevăzute în anexelor nr. 2 și 3 la prezenta metodologie, iar, anual, să își actualizeze subprogramele bugetare, conform modelului prevăzut în anexa nr. 4 la prezenta metodologie.

Rapoartele de progres și, după caz, rapoartele privind gradul de realizare a indicatorilor de performanță și rapoartele privind execuția financiară se transmit Unității de politici publice, la solicitare, semestrial, în perioadele ianuarie-februarie și iulie-august ale fiecărui an, începând cu anul 2011.

Subprogramele bugetare aferente anului următor raportării, actualizate, se transmit Unității de politici publice, la solicitare, anual, în perioada iulie-august.

A.2. Monitorizarea propriu-zisă

Datele furnizate de către fiecare structură de specialitate prin intermediul rapoartelor de progres se colectează de către Unitatea de politici publice, care va întocmi, semestrial, în lunile martie și septembrie ale fiecărui an, începând cu anul 2011, rapoarte de monitorizare ale fiecărui plan strategic sectorial, utilizând instrumentul de monitorizare integrată prevăzut în anexa nr. 5 la prezenta metodologie.

Monitorizarea propriu-zisă se realizează prin înregistrarea rezultatelor concrete obținute în activitatea fiecărei structuri de specialitate a Ministerului Administrației și Internelor. În acest sens, rezultatele monitorizării vor consta în identificarea stadiului îndeplinirii obiectivelor, rezultatelor fiecărei activități măsurate cu ajutorul indicatorilor de performanță stabiliți și descriși în planul de acțiuni pentru implementarea fiecărui plan strategic sectorial, compararea rezultatelor obținute cu estimările făcute de fiecare structură în parte, precum și încadrarea în termenele stabilite.

Pe baza subprogramelor bugetare actualizate de fiecare structură de specialitate al cărei conducător are calitatea de ordonator de credite, secundar sau terțiar, în luna septembrie a fiecărui an, începând cu anul 2011, Unitatea de politici publice va actualiza programele bugetare aprobate prin Planul Strategic al Ministerului Administrației și Internelor pentru perioada 2010-2013.

B. Evaluare

Scopul procesului de evaluare este ca pe fiecare sector de activitate al Ministerului Administrației și Internelor, cel puțin la anumite momente în timp, să fie cunoscute rezultatele obținute și modul în care acestea au fost obținute, pentru a înțelege cum se poate eficientiza activitatea pe aceste sectoare, astfel încât serviciile în domeniu să fie îmbunătățite.

Informațiile rezultate din monitorizare se analizează de către Unitatea de politici publice, care va întocmi rapoarte de evaluare pentru fiecare sector de activitate gestionat de Ministerul Administrației și Internelor.

Rapoartele de evaluare trebuie să reflecte în ce măsură activitățile stabilite prin fiecare plan strategic sectorial își ating obiectivele specifice, dacă s-a reușit atingerea obiectivelor generale și dacă managementul intervenției poate fi îmbunătățit (în cazul evaluării intermediare) sau să stabilească ce a fost realizat, ce diferențe au produs activitățile realizate și cum pot fi acestea îmbunătățite în viitor (în cazul evaluării ex-post).

Rapoartele de evaluare trebuie să evidențieze progresul înregistrat în îndeplinirea obiectivelor stabilite pe fiecare sector de activitate în parte și, după caz, motivele îndeplinirii parțiale sau neîndeplinirii obiectivelor, respectiv să cuprindă concluzii și recomandări privind posibile măsuri de îmbunătățire a procesului de implementare (propuneri de îmbunătățire/revizuire a obiectivelor propuse, propuneri de soluții pentru remedierea situațiilor constatate, măsuri de corecție astfel încât evoluția indicatorilor să fie cea scontată).

Rapoartele de evaluare se întocmesc anual, în perioada octombrie-noiembrie a fiecărui an, începând cu anul 2011.

C. Raportare

Rezultatele procesului de monitorizare și evaluare se prezintă de către Unitatea de politici publice fiecărui factor de decizie pentru sectorul de activitate pe care îl coordonează, care va decide cu privire la implementarea recomandărilor propuse prin rapoartele de evaluare. Conform dispozițiilor secretarilor de stat, respectiv secretarului general, Unitatea de politici publice va efectua, în perioada decembrie-ianuarie, eventualele ajustări/actualizări ale planurilor strategice sectoriale elaborate la nivelul Ministerului Administrației și Internelor.

Pe baza rapoartelor de monitorizare și evaluare întocmite pentru fiecare plan strategic sectorial, anual, în perioada noiembrie-decembrie, începând cu anul 2011, se va întocmi raportul de monitorizare și evaluare a Planului Strategic al Ministerului Administrației și Internelor pentru anul 2010-2013, care va fi prezentat de către Unitatea de politici publice ministrului administrației și internelor.

Planul Strategic al Ministerului Administrației și Internelor se actualizează anual, în perioada ianuarie-februarie, pe baza modificărilor survenite în cadrul planurilor strategice sectoriale.