Acordul din 12 octombrie 2009

Articolul I.1

Scopul

Acordul-cadru este încheiat ca parte a unei relații de cooperare formalizate, în desfășurare, între FRONTEX și Partener (Parteneriat), în baza obiectivelor Comunității și a planurilor multianuale FRONTEX (MAP) și a programelor de lucru anuale (PoW), pentru a contribui la obiectivele politicii Comunității menționate în preambul.

Principalul scop al acordului-cadru este de a defini rolurile și responsabilitățile părților în implementarea Parteneriatului, precum și termenii și condițiile în care finanțarea specifică poate fi decisă și acordată.

Semnarea acordului-cadru de către părți nu obligă FRONTEX să decidă și să acorde o finanțare specifică.

Articolul I.2

Acordarea finanțării specifice

În contextul MAP și PoW, FRONTEX și Partenerul poartă discuții bilaterale pentru a conveni asupra activităților operaționale viitoare coordonate de FRONTEX la care participă Partenerul. Aceste discuții bilaterale și activitățile operaționale convenite constituie baza pentru acordarea unei finanțări specifice.

În baza înțelegerilor comune rezultate în urma discuțiilor bilaterale, FRONTEX și statele membre participante (adică statele membre care au convenit să participe la activitatea operațională respectivă) convin asupra unui plan operațional (sau a unui plan documentat similar) pentru fiecare activitate operațională. Fiecare astfel de plan indică participarea unui stat membru în activitatea operațională. Prin convenirea planului operațional (sau a altor planuri similare) Partenerul acceptă, în ceea ce privește activitatea operațională respectivă, să fie obligat de prezentul acord-cadru, inclusiv de rezultatele cheltuielilor curente cu mijloacele tehnice (REM), proiect derulat în 2007 de FRONTEX.

FRONTEX decide separat cu privire la finanțarea specifică și acordă finanțarea specifică în scopul activității operaționale vizate. Fiecare finanțare specifică a FRONTEX trebuie să respecte prevederile relevante ale Regulamentului FRONTEX și ale Regulamentului financiar FRONTEX*3).

----------

*3) Decizia Consiliului director FRONTEX 36/2008 din 16 decembrie 2008.

Finanțarea specifică decisă și acordată de FRONTEX ia forma unei decizii de finanțare specifică a FRONTEX, adoptată de directorul executiv. Astfel de decizii de finanțare specifică pot fi adoptate și de adjunctul directorului executiv, de un director sau de un șef de serviciu/sector, în conformitate cu subdelegările de autoritate existente pentru implementarea bugetului în vigoare în FRONTEX. Un buget pentru activitatea operațională vizată este anexat la fiecare decizie de finanțare specifică.

Toate deciziile de finanțare specifică ale FRONTEX trebuie să aibă legătură cu un plan operațional convenit (sau alt plan similar) pentru activitatea operațională vizată. Planul operațional sau alt plan similar este pregătit și elaborat în conformitate cu prevederile relevante ale Regulilor interne de procedură FRONTEX*4). Un plan operațional se stabilește și se semnează de adjunctul directorului executiv în conformitate cu art. 31 alin. (2) din Regulile interne de procedură FRONTEX.

----------

*4) Decizia directorului executiv FRONTEX 2008/67 din 16 decembrie 2008.

Articolul I.3

Durata

Acordul-cadru intră în vigoare la data imediat următoare datei la care ultima dintre cele două părți îl semnează.

Acordul-cadru se încheie pentru o perioadă de 4 ani începând cu data intrării sale în vigoare.

Partenerul poate denunța prezentul acord-cadru în orice moment prin transmiterea unui preaviz scris de 60 de zile. Partenerul trebuie, în acest caz, să întreprindă finalizarea implementării oricărei activități operaționale în care este implicat, care a început înainte de data la care denunțarea contractului produce efecte și pentru care s-a întocmit o decizie de finanțare specifică în baza prezentului acord-cadru.

FRONTEX poate decide să denunțe prezentul acord-cadru în orice moment fără nicio despăgubire din partea sa, printr-un preaviz scris de 60 de zile. FRONTEX își onorează obligațiile ce decurg din implementarea activităților operaționale care au început înainte de data la care denunțarea contractului produce efecte, în măsura în care această implementare dă naștere la cheltuieli prevăzute în decizia de finanțare specifică respectivă.

Toate deciziile de finanțare specifică FRONTEX în baza prezentului acord-cadru trebuie să fie adoptate înainte de data la care acordul-cadru expiră. În cazul în care se desfășoară o activitate operațională după data de expirare sus-menționată, termenii și condițiile acordului-cadru continuă să se aplice pentru implementarea activității operaționale corespunzătoare și a deciziei de finanțare specifică respective.

Articolul I.4

Finanțarea activităților operaționale

Costurile totale eligibile pentru o activitate operațională trebuie indicate într-un buget (și formularele tip REM, atunci când acestea sunt folosite) anexat la decizia de finanțare specifică FRONTEX corespunzătoare.

Eligibilitatea costurilor și cofinanțarea cerută de la Partener sunt definite în art. II.16 și în decizia de finanțare specifică corespunzătoare.

Articolul I.5

Angajamente specifice ale Partenerului

Imediat după ce o decizie de finanțare specifică FRONTEX în baza acestui acord-cadru a fost adoptată, Partenerul este notificat printr-un e-mail transmis Punctului național de contact FRONTEX corespunzător. Partenerul trebuie să răspundă în aceeași zi la o astfel de notificare prin recunoașterea primirii deciziei de finanțare specifică în baza acestui acord-cadru. Formularul care se va folosi pentru un astfel de răspuns este anexat la prezentul acord-cadru.

După primirea deciziei de finanțare specifică, Partenerul se angajează să solicite o prefinanțare în conformitate cu art. II.17.

După încheierea activității operaționale respective, Partenerul se angajează să înainteze către FRONTEX rapoartele și documentația solicitate în conformitate cu art. II.17.

II. CONDIȚII GENERALE

Partea A

Prevederi legale și administrative

Articolul II.1

Angajamentele luate de Partener

Prin consimțirea planului operațional sau a unui alt plan similar pentru o activitate prevăzută, Partenerul acceptă să respecte pe lângă prevederile prezentului acord-cadru și prevederile oricăror condiții specifice posibile legate de activitatea vizată, precum și Decizia directorului executiv asupra schemei de cofinanțare pentru operațiunile comune și proiectele-pilot din 15 ianuarie 2008 (nr. 2008/02) incluzând rezultatele proiectului REM derulat în cursul anului 2007 de FRONTEX.

Articolul II.2

Responsabilitate

1. Prezentele condiții generale sau orice condiții specifice nu vor afecta unica responsabilitate a Partenerului de a respecta orice obligații juridice care îl privesc.

2. FRONTEX nu poate în niciun caz sau din niciun motiv să fie făcut răspunzător pentru pagubele sau daunele suferite de personalul sau proprietatea Partenerului în timpul desfășurării acțiunii sau ca o consecință a acțiunii. De aceea, FRONTEX nu poate accepta nicio solicitare pentru despăgubiri sau majorare a plății în legătură cu o astfel de pagubă sau daună.

3. Cu excepția cazurilor de forță majoră, Partenerul va remedia orice pagubă suferită de echipamentul aflat în proprietatea FRONTEX ca rezultat al executării sau al executării deficitare a unei acțiuni.

4. Partenerul își asumă răspunderea unică față de terți, inclusiv răspunderea față de orice pagubă sau daună de orice fel provocată de ei în legătură cu sau decurgând din activitățile operaționale. Partenerul va absolvi FRONTEX de toată răspunderea asociată oricărei revendicări sau acțiuni întreprinse ca rezultat al încălcării de către Partener ori de angajații Partenerului sau de către alte persoane pentru care Partenerul ori un angajat individual al Partenerului este responsabil.

Articolul II.3

Conflicte de interes

1. Partenerul se angajează să ia toate măsurile necesare de prevenire a oricărui risc de conflict de interese care ar putea afecta îndeplinirea imparțială și obiectivă a deciziei de finanțare specifică și va informa FRONTEX, fără întârziere, cu privire la orice situație care constituie sau care poate conduce la orice conflict de acest gen.

2. Există un conflict de interese atunci când exercitarea imparțială și obiectivă a funcțiilor oricărei persoane în baza acordului-cadru este compromisă din motive care privesc familia, viața afectivă, afinitatea politică ori națională, interesul economic sau orice alt interes împărtășit cu o altă parte.

Articolul II.4

Proprietatea/Utilizarea rezultatelor

1. Cu excepția cazurilor când se stipulează altfel, dreptul de proprietate asupra rezultatelor unei activități desfășurate în baza unui acord-cadru FRONTEX, inclusiv drepturile de proprietate intelectuală și de proprietate asupra rapoartelor și a altor documente legate de aceasta, va aparține FRONTEX.

2. Fără a prejudicia prevederile paragrafului 1, FRONTEX acordă Partenerului dreptul de a utiliza liber rezultatele unei activități operaționale, după cum consideră potrivit, cu condiția ca prin aceasta să nu încalce obligațiile sale de confidențialitate sau drepturile existente de proprietate industrială și intelectuală.

Articolul II.5

Confidențialitatea și protecția datelor cu caracter personal

1. Schimbul de date și informații se va desfășura în conformitate cu legislația comunitară și națională existentă.

2. FRONTEX și Partenerul se obligă să păstreze confidențialitatea oricărui document, oricărei informații sau a altui material aflat în legătură directă cu obiectul acordului-cadru, care este în mod corespunzător clasat/clasată ca fiind confidențial/confidențială, dacă divulgarea poate aduce prejudicii celeilalte părți. Părțile trebuie să respecte această obligație și după data expirării prezentului acord-cadru.

3. Orice informație cu caracter personal cuprinsă în acordul-cadru și în deciziile de finanțare specifică sau legată de aceste documente trebui să fie prelucrată în conformitate cu

Regulamentul (CE) nr. 45/2001

*5). Astfel de date vor fi prelucrate doar în legătură cu activitatea de implementare și de continuare a acordului-cadru și a deciziilor de finanțare specifică, fără a prejudicia posibilitatea de a transmite datele către Serviciul de audit intern, către Curtea Europeană de Conturi, către Grupul pentru nereguli financiare și/sau către Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) în scopul protejării intereselor financiare ale Comunității.

-----------

*5)

Regulamentul (CE) nr. 45/2001

al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (Jurnalul Oficial, seria L 8, 12 ianuarie 2001, p. 1).

4. Partenerul poate, în urma unei cereri scrise, să obțină acces la datele sale cu caracter personal și să corecteze orice informație care este inexactă sau incompletă. Partenerul ar trebui să adreseze orice întrebare referitoare la procesarea datelor sale personale ofițerului pentru protecția datelor din cadrul FRONTEX. Beneficiarii pot oricând depune o plângere împotriva prelucrării datelor lor personale la Autoritatea Europeană de Supervizare a Protecției Datelor.

Articolul II.6

Publicitatea

Cu excepția cazului în care FRONTEX solicită altfel, orice comunicare sau aducere la cunoștința opiniei publice de către Partener cu privire la o activitate operațională, inclusiv conferințe ori seminarii, va indica faptul că acea activitate a primit finanțare de la Comunitate și a fost coordonată de către FRONTEX. Orice comunicare sau aducere la cunoștința opiniei publice de către Partener, în orice formă și prin orice mijloace, trebuie să indice faptul că răspunderea aparține numai autorului și că FRONTEX nu este responsabilă pentru nicio utilizare posibilă a informațiilor conținute.

Articolul II.7

Evaluarea

Ori de câte ori FRONTEX efectuează o evaluare intermediară sau finală a impactului activităților operaționale, măsurat în funcție de obiectivele Programului anual de lucru al FRONTEX, Partenerul se obligă să pună la dispoziția FRONTEX și/sau a persoanelor autorizate de aceasta toate documentele sau informațiile care sunt solicitate pentru ca evaluarea să se încheie cu succes.

Articolul II.8

Suspendarea

1. Partenerul și/sau FRONTEX poate suspenda implementarea unei activități operaționale dacă circumstanțe de natură excepțională fac acest lucru imposibil sau deosebit de dificil, în special în situațiile de forță majoră. Aceștia se vor informa reciproc fără întârziere, furnizând toate motivele și detaliile necesare, precum și data prevăzută pentru reluarea activității.

2. Dacă FRONTEX nu denunță acordul-cadru conform prevederilor art. I.3, Partenerul va relua implementarea de îndată ce circumstanțele permit acest lucru și va informa FRONTEX în mod corespunzător despre aceasta. Durata activității operaționale va fi prelungită cu o perioadă echivalentă cu durata suspendării.

Articolul II.9

Atribuirea contractelor

Dacă Partenerul încheie contracte în scopul desfășurării unei activități prevăzute de o decizie de finanțare specifică, Partenerul va respecta prevederile și principiile normelor relevante privind achizițiile publice, principiile de bună gestionare financiară, precum și rezultatele proiectului REM desfășurat în cursul anului 2007 de către FRONTEX.

Articolul II.10

Forța majoră

Forță majoră înseamnă orice situație excepțională imposibil de anticipat sau eveniment care depășește controlul părților, care le împiedică pe oricare dintre acestea să își îndeplinească oricare dintre obligațiile lor care decurg din acordul-cadru, care nu poate fi atribuită erorii sau neglijenței părților și care se dovedește insurmontabilă în ciuda tuturor precauțiilor adecvate. Defectele echipamentului sau ale materialelor ori întârzierile cu punerea acestora la dispoziție, conflictele de muncă, grevele sau dificultățile financiare nu pot fi invocate drept situații de forță majoră de către partea care nu își poate îndeplini obligațiile.

Articolul II.11

Atribuirea

1. Solicitările către FRONTEX nu pot fi transferate.

2. În situații excepționale, atunci când situația justifică acest lucru, FRONTEX poate autoriza atribuirea către o parte terță a unei decizii de finanțare specifică și a oricăror plăți care decurg din aceasta, în urma unei cereri scrise în acest sens, în care se vor indica motivele, din partea Partenerului. Dacă FRONTEX este de acord, trebuie să facă acest acord cunoscut în scris înainte ca atribuirea propusă să aibă loc. În absența autorizării mai sus menționate sau în situația nerespectării acestor termeni, atribuirea nu trebuie să fie pusă în aplicare împotriva FRONTEX și nu va produce niciun fel de efecte asupra FRONTEX. În niciun caz o astfel de atribuire nu va elibera Partenerul de obligațiile sale față de FRONTEX.

Articolul II.12

Denunțarea, suspendarea și reducerea finanțării

II.12.1. De către Partener

1. În cazurile justificate adecvat, Partenerul poate renunța la finanțare, în orice moment, prin transmiterea către FRONTEX a unui preaviz de 60 de zile, precizând motivele pentru care se consideră că activitatea operațională pentru care a fost acordată finanțarea este imposibil de realizat, fără a fi obligat să acorde vreo despăgubire din acest motiv.

2. Dacă nu sunt oferite motive sau dacă FRONTEX nu acceptă motivele, FRONTEX poate să solicite rambursarea parțială sau totală a sumelor deja plătite conform deciziei de finanțare specifică, în baza rapoartelor de implementare tehnică și a declarațiilor financiare aprobate de FRONTEX, proporțional cu gravitatea eșecurilor în cauză și după ce a permis Partenerului să își prezinte observațiile.

II.12.2. De către FRONTEX

FRONTEX poate hotărî denunțarea, suspendarea sau reducerea finanțării, fără nicio obligație din partea sa cu privire la plata vreunei despăgubiri, în următoarele situații:

a) în cazul unei schimbări a situației juridice, financiare, tehnice, organizaționale sau de proprietate a Partenerului, care este de natură să afecteze în mod considerabil prevederile acordului-cadru sau de natură să pună la îndoială decizia de acordare a finanțării;

b) în cazul în care Partenerul nu reușește să își îndeplinească o obligație importantă care îi revine în conformitate cu acordul-cadru și cu decizia de finanțare specifică, inclusiv anexele acestora;

c) în cazul în care activitatea operațională a fost suspendată ca rezultat al unor situații excepționale;

d) în cazul în care Partenerul se face răspunzător de o gravă abatere profesională dovedită prin orice mijloace;

e) în cazul în care Partenerul nu și-a îndeplinit obligațiile cu privire la plata contribuțiilor la asigurările sociale sau plata taxelor în conformitate cu prevederile juridice ale țării în care este stabilit;

f) în cazul în care Partenerul este subiectul unei acuzări care are valoare de res judicata pentru fraudă, corupție, implicare în organizații criminale sau pentru orice altă activitate ilegală în detrimentul intereselor financiare ale Comunității;

g) în cazul în care Partenerul a dat declarații false sau prezintă rapoarte care nu corespund realității în scopul obținerii finanțării, prevăzute în decizia de finanțare specifică.

II.12.3. Procedura de denunțare

1. Procedura este inițiată printr-o scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau un echivalent al acesteia.

2. În cazurile menționate la art. II.12.2 lit. a) și b), Partenerul va avea la dispoziție 30 de zile pentru a-și prezenta observațiile și pentru a lua orice măsură necesară în scopul asigurării îndeplinirii în continuare a obligațiilor sale conform deciziei de finanțare specifică. În cazul în care FRONTEX nu confirmă acceptarea acestor observații prin înaintarea unei aprobări scrise în termen de 30 de zile de la primirea acestora, procedura continuă să se desfășoare.

3. În cazul în care notificarea este trimisă, denunțarea produce efecte la sfârșitul perioadei de notificare, care va începe de la data la care este primită notificarea cu privire la decizia FRONTEX de denunțare a finanțării.

4. În cazul în care înștiințarea nu este trimisă pentru situațiile prevăzute la art. II.12.2 lit. c), d), e), f) și g), denunțarea produce efecte din ziua următoare datei la care este primită notificarea cu privire la decizia FRONTEX de denunțare a finanțării.

II.12.4. Efectele denunțării

1. În cazul denunțării, plățile efectuate de către FRONTEX vor fi limitate la costurile eligibile suportate în fapt de către Partener până la data la care denunțarea produce efecte, în conformitate cu decizia de finanțare specifică. Costurile legate de angajamentele curente, care nu trebuie să fie îndeplinite până după denunțare, nu vor fi luate în considerare.

2. Partenerul va avea 60 de zile de la data la care denunțarea produce efecte, după cum a fost notificat de FRONTEX, ca să redacteze o cerere pentru plata finală în conformitate cu decizia de finanțare specifică. În cazul în care nu este primită nicio cerere de plată finală în acest termen-limită, FRONTEX nu va rambursa cheltuielile suportate de către Partener până la data denunțării și va fi recuperată orice sumă a cărei utilizare nu este fundamentată de rapoarte de implementare tehnică și nici pe declarații financiare aprobate de FRONTEX.

3. În mod excepțional, la sfârșitul perioadei de notificare mai sus menționate, atunci când FRONTEX termină finanțarea pe motiv că Partenerul nu a reușit să realizeze raportul de implementare tehnică finală și declarația financiară în termenul-limită stipulat în decizia de finanțare specifică, iar Partenerul încă nu a respectat această obligație în termen de două luni (după înștiințarea scrisă trimisă de FRONTEX printr-o scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau un echivalent al acesteia), FRONTEX nu va rambursa cheltuielile suportate de către Partener până la data la care s-a încheiat acțiunea. FRONTEX va recupera, de asemenea, orice sumă a cărei utilizare nu este fundamentată de rapoartele de implementare tehnică și de declarațiile financiare aprobate de către aceasta.

Articolul II.13

Penalități financiare

Se vor aplica prevederile art. 134b la care se face referire în art. 175 din Regulile de implementare a Regulamentului financiar general.

Articolul II.14

Decizii adiționale

1. Orice amendament la decizia de finanțare specifică, inclusiv durata activității operaționale, trebuie să facă obiectul unei noi decizii de finanțare specifică care să o înlocuiască pe cea anterioară. Nicio decizie verbală nu poate angaja părțile în acest sens.

2. Noua decizie de finanțare specifică nu poate să aibă drept scop sau ca efect operarea de schimbări care pun la îndoială justificarea inițială pentru acordarea finanțării specifice sau care pot duce la tratament inegal.

3. Dacă cererea de modificare este formulată de către Partener, acesta trebuie să o trimită către FRONTEX cu 15 zile lucrătoare înainte ca aceasta să producă efecte și cu 10 zile lucrătoare înainte de data încetării acțiunii, cu excepția cazurilor fundamentate corespunzător de către Partener și acceptate de către FRONTEX.

4. Prin derogare de la prevederile de mai sus, Partenerul poate, atunci când desfășoară activitatea operațională, să ajusteze bugetul estimat prin transferuri între titluri*6) de costuri eligibile, cu condiția ca această ajustare a cheltuielilor să nu afecteze implementarea activității operaționale și transferul dintre titluri să nu depășească 10% din valoarea fiecărui titlu de costuri eligibile estimate către care este destinat transferul și fără a depăși costurile eligibile totale menționate în art. 3 pct. 3 din decizia de finanțare specifică.

------------

*6) Itemi în acest context va fi înțeles ca titluri.

Articolul II.15

Soluționarea diferendelor

În cazul oricărui diferend sau litigiu în legătură cu interpretarea, aplicarea îndeplinirii unui acord-cadru, a prevederilor enumerate în art. II.1, precum și a activităților operaționale în conformitate cu decizia de finanțare specifică, Partenerul și FRONTEX vor depune toate eforturile în vederea soluționării unui astfel de diferend pe cale amiabilă.

Partea B

Prevederi financiare

Articolul II.16

Costuri eligibile

1. Pentru a fi considerate costuri eligibile ale activității operaționale, costurile trebuie să îndeplinească următoarele criterii generale:

- trebuie să aibă legătură cu obiectul deciziei de finanțare specifică și trebuie să fie prevăzute în bugetul estimat (și în formularele-tip REM, atunci când se folosesc) anexat la aceasta;

- trebuie să fie necesare pentru desfășurarea activității operaționale acoperite de decizia de finanțare specifică;

- trebuie să fie rezonabile și justificate și trebuie să fie conforme cu principiile de management financiar eficient, în special din punctul de vedere al valorii pentru bani și eficiența costului;

- trebuie să fie legate de activitățile implementate în perioada de eligibilitate, după cum a fost prevăzut în decizia de finanțare specifică. În plus, costurile de călătorie ale personalului și pentru transportul echipamentului vor fi eligibile în baza bugetului;

- trebuie să fie de fapt realizate de Partener, să fie înregistrate în contabilitatea acestuia în conformitate cu principiile de contabilitate aplicabile și să fie declarate în conformitate cu cerințele legislației aplicabile din domeniul fiscal și social;

- trebuie să poată fi identificate și verificate;

- procedurile interne de contabilitate și audit ale Partenerului trebuie să permită reconcilierea directă a costurilor și venitului declarat în legătură cu activitatea, prin declarațiile contabile și prin documentele justificative corespunzătoare.

2. Costurile eligibile directe pentru activitatea operațională sunt acele costuri care, luând în considerare condițiile de eligibilitate stabilite la pct. 1, sunt identificabile drept costuri specifice legate direct de desfășurarea activității operaționale și care, prin urmare, pot fi cuprinse de aceasta în mod direct. În special, următoarele costuri directe sunt eligibile, cu condiția ca acestea să îndeplinească criteriile stabilite în paragraful anterior:

- costurile de călătorie, diurnă (DSA) și cazare;

- cheltuieli curente cu mijloace tehnice (REM), așa cum au fost identificate în proiectul REM desfășurat în cursul anului 2007 de către FRONTEX;

- salariile și taxele pentru asigurare socială ale experților și/sau echipajului detașați.

Costurile legate de diurnă și cazare nu trebuie să depășească plafoanele aprobate anual de către Comisie în conformitate cu regulamentele cu privire la personal.

Dacă Partenerul subcontractează activitățile sale operaționale, personalul subcontractat va fi tratat ca personal propriu al Partenerului, în sensul prezentului articol.

3. Contribuțiile la salarii și la taxele pentru asigurări sociale realizate de statele membre relevante/țara asociată Schengen vor fi considerate ca fiind cofinanțare a unei activități operaționale din partea statului membru implicat/țării asociate Schengen. FRONTEX va acoperi costurile legate de călătorie/DSA/cazare și REM. Cofinanțarea nu poate fi asigurată din alte resurse finanțate de UE.

4. Statul membru gazdă/țara asociată Schengen este, de asemenea, eligibil/eligibilă pentru cofinanțarea pentru costurile eligibile așa cum sunt definite în alin. 2 și 3 pentru mijloacele suplimentare și personalul detașat/folosit pentru o anumită activitate operațională, cu condiția ca acesta/aceasta să poată arăta și demonstra în mod clar că mijloacele și personalul sunt de fapt detașate suplimentar pentru o anumită activitate operațională. Cofinanțarea nu poate fi asigurată din alte resurse finanțate de UE.

5. Costurile indirecte eligibile pentru activitatea operațională sunt acele costuri care, în conformitate cu condițiile de eligibilitate descrise în art. II.16.1, nu sunt identificabile drept costuri specifice legate direct de prestarea activității operaționale și care ar putea fi asociate în mod direct cu aceasta, dar care pot fi identificate și justificate de către Partener, folosind sistemul său contabil ca fiind efectuate în legătură cu costurile directe eligibile pentru activitatea operațională. Acestea nu pot include niciun fel de costuri directe eligibile.

6. Prin derogare de la art. II.16.1, costurile indirecte realizate în desfășurarea activității operaționale pot fi eligibile pentru finanțarea la o rată fixă nu mai mare de 7% din costurile directe eligibile totale. Dacă costul direct eligibil total depășește suma de 100.000 euro, nivelul eligibil al costurilor indirecte trebuie să fie redus la nivelul stabilit între părți. Nivelul stabilit al costurilor indirecte ar trebui să fie specificat în decizia de finanțare specifică. Dacă decizia de finanțare specifică prevede o finanțare la rata fixă cu privire la costurile indirecte, ele nu trebuie să fie sprijinite de documente contabile.

Articolul II.17

Solicitări de plată

1. Una sau mai multe plăți pot fi efectuate ca prefinanțare. Suma totală acumulată a prefinanțării nu va trebui să depășească 50% din suma totală de finanțare specificată în decizia de finanțare specifică.

2. Prefinanțarea are ca scop acoperirea cheltuielilor Partenerului legate de activitatea operațională aprobată. Prefinanțarea va fi plătită în termen de 45 de zile de la primirea solicitării de prefinanțare.

3. Plata soldului, care nu poate fi repetat, se efectuează la sfârșitul activității operaționale pe baza costurilor eligibile actuale în desfășurarea activității operaționale. Poate lua forma unui ordin de recuperare, dacă plățile anterioare de prefinanțare depășesc suma finală de finanțare determinată în conformitate cu decizia de finanțare specifică.

4. Pentru plata soldului vor fi transmise următoarele rapoarte și următoarea documentație în termen de 75 de zile după încheierea acțiunii:

- solicitarea pentru plata finală;

- raport asupra implementării activității operaționale din punctul de vedere al Partenerului;

- declarația finală financiară a costurilor eligibile realizate de fapt, urmând structura bugetului estimat;

- acolo unde se solicită de către prevederile deciziei de finanțare specifică privind plata soldului, un certificat privind declarațiile financiare ale acțiunii și conturile curente, întocmite de un funcționar public competent și independent. Certificatul va certifica, în conformitate cu standardele internaționale recunoscute de contabilitate, că aceste costuri declarate de către Partener în declarațiile financiare pe care se bazează solicitarea de plată sunt cele reale, înregistrate cu exactitate, și că toate chitanțele au fost declarate în conformitate cu decizia de finanțare specifică.

5. Documentele care însoțesc solicitarea de plată trebuie întocmite conform prevederilor relevante ale deciziei de finanțare specifică, incluzând, unde este necesar, anexele acestora. Partenerul însuși va certifica faptul că documentele financiare transmise FRONTEX respectă prevederile financiare ale deciziei de finanțare specifică, că aceste costuri declarate sunt costurile reale și că solicitarea de plată a acestuia este susținută de documente justificative care pot fi verificate.

6. După primirea documentelor menționate în art. II.17.4 și/sau II.17.5, FRONTEX:

- va aproba raportul final privind implementarea activităților operaționale;

- va solicita Partenerului să prezinte documentele justificative sau orice altă informație considerată a fi necesară pentru a permite aprobarea raportului;

- va respinge raportul și va solicita prezentarea unui nou raport.

7. În cazul în care nu se primește un răspuns scris din partea FRONTEX în termen de 45 de zile, se va considera că documentația a fost suficientă. Aprobarea documentelor care însoțesc solicitarea de plată nu va implica recunoașterea regularității sau a autenticității, a caracterului complet și a corectitudinii declarațiilor și informațiilor pe care acestea le conțin.

8. Solicitările de informații suplimentare sau ale unui nou raport vor fi transmise în scris Partenerului. Partenerul va avea la dispoziție perioada stabilită în decizia de finanțare specifică pentru a trimite informațiile sau noile documente solicitate. În cazul în care se solicită informații suplimentare, termenul-limită pentru verificare va fi extins cu perioada necesară obținerii acestor informații. Dacă se respinge un raport și se solicită un nou raport, se aplică procedura de aprobare menționată mai sus. În cazul unei respingeri reînnoite, FRONTEX își rezervă dreptul de a rezilia finanțarea.

9. Soldul finanțării va fi determinat de FRONTEX în conformitate cu art. II.19. Plata soldului va fi realizată în termen de 45 de zile de la data aprobării documentelor menționate în art. II.17.4.

Articolul II.18

Prevederi generale privind plățile

1. Plățile se efectuează de către FRONTEX în euro. Partenerul trimite solicitările de plată, inclusiv declarațiile financiare aflate la baza acestora, în euro. Orice conversie a costurilor efective în euro se efectuează de către Partener la rata lunară stabilită de Comisie și publicată pe site-ul acesteia din ziua realizării costului.

2. Plățile făcute de FRONTEX vor fi considerate a fi efectuate la data debitării acestora din contul FRONTEX.

3. FRONTEX poate suspenda oricând perioada pentru plata indicată în decizia de finanțare specifică, notificând Partenerului faptul că solicitarea de plată a acestuia nu poate fi îndeplinită fie pentru că nu este conformă cu prevederile deciziei, fie pentru că trebuie prezentate documentele justificative corespunzătoare, fie pentru că există suspiciuni cu privire la faptul că unele cheltuieli din declarația financiară nu sunt eligibile și se realizează verificări suplimentare.

4. FRONTEX poate, de asemenea, să își suspende plățile oricând, dacă se constată sau se presupune că Partenerul a încălcat prevederile acordului-cadru și ale deciziei de finanțare specifică, în special în urma controalelor și a auditurilor prevăzute la art. II.21.

5. FRONTEX informează Partenerul despre orice astfel de suspendare printr-o scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau printr-un document echivalent.

6. Suspendarea intră în vigoare la data transmiterii avizului de către FRONTEX. Perioada rămasă de plată reîncepe de la data înregistrării unei solicitări de plată întocmite corespunzător, atunci când sunt primite documentele justificative solicitate sau la finalul perioadei de suspendare notificate de FRONTEX.

7. Partenerul are la dispoziție două luni de la data notificării de către FRONTEX a sumei finale de finanțare ce stabilește suma de plată a soldului sau ordinul de recuperare ori, în cazul necomunicării datei de primire a plății soldului, solicită informații în scris privind stabilirea finanțării finale, oferind motive pentru orice dezacord. După această perioadă, astfel de solicitări nu vor mai fi luate în considerare. FRONTEX se angajează să răspundă în scris, într-o perioadă de două luni după data primirii solicitării de informații, motivând răspunsul său. Această procedură nu prejudiciază dreptul Partenerului de a contesta decizia luată de FRONTEX. În conformitate cu legislația comunitară în acest domeniu, astfel de contestații trebuie să fie depuse în termen de două luni după notificarea deciziei către solicitant sau, în lipsa acesteia, după data la care solicitantul a aflat despre decizie.

Articolul II.19

Determinarea finanțării finale

1. Fără a aduce prejudiciu informațiilor obținute ulterior în conformitate cu art. II.21, FRONTEX adoptă suma plății finale care urmează a fi acordată Partenerului pe baza documentelor menționate la art. II.17, pe care le-a aprobat.

2. Suma totală plătită de către FRONTEX Partenerului nu poate depăși, sub nicio formă, suma maximă a finanțării stabilită în decizia de finanțare specifică, chiar dacă costurile eligibile totale efective realizate depășesc costurile eligibile totale estimate specificate în bugetul estimat, anexat la decizia de finanțare specifică.

3. Dacă aceste costuri eligibile efective realizate la finalul activității operaționale sunt mai mici decât costurile eligibile totale estimate, contribuția FRONTEX se limitează la costurile eligibile totale efective realizate în legătură cu transportul/DSA/cazare și REM.

4. Astfel, Partenerul este de acord cu faptul că finanțarea se limitează la suma necesară pentru a echilibra încasările și cheltuielile activității operaționale și aceasta nu poate produce, în nicio formă, profit pentru acesta.

Încasările efective care vor fi luate în considerare sunt cele care au fost stabilite, generate sau confirmate la data la care solicitarea de plată este întocmită de către Partener. În scopul acestui articol, vor fi luate în considerare doar costurile eligibile efective ale activității operaționale sau ale bugetului de operare, care se încadrează în categoriile stabilite în bugetul estimat, anexat la decizia de finanțare specifică.

Orice surplus determinat în acest fel va duce la o reducere corespunzătoare a sumei de finanțare.

În cazul în care suma totală a plăților deja efectuate depășește suma finanțării finale, FRONTEX emite un ordin de recuperare pentru surplus.

Articolul II.20

Recuperarea

1. Dacă orice sumă este plătită în mod necorespunzător Partenerului sau dacă recuperarea este justificată în baza deciziei de finanțare specifică, Partenerul se angajează să returneze FRONTEX suma respectivă în condițiile și la orice dată pe care o specifică.

2. Dacă Partenerul nu returnează suma până la data scadentă, suma datorată va avea dobânda la rata aplicată de Banca Centrală Europeană operațiunilor sale principale de refinanțare, publicată în seria C a Jurnalului Oficial al Uniunii Europene în prima zi a lunii în care plata era scadentă, majorată cu 3,5 puncte procentuale. Dobânda se plătește pentru perioada scursă de la data ulterioară expirării termenului de plată până în ziua plății. Orice plată parțială acoperă mai întâi dobânda.

3. Sumele care vor fi returnate către FRONTEX pot fi compensate din orice fel de sume datorate Partenerului, după informarea acestuia în mod corespunzător. Nu este necesar consimțământul în prealabil al Partenerului. Acest fapt nu va afecta opțiunea părților de a stabili plata în rate.

4. Taxele bancare suportate în legătură cu rambursarea sumelor datorate FRONTEX sunt suportate în întregime de Partener.

Articolul II.21

Controale și audituri

1. Partenerul se angajează să furnizeze orice informații detaliate cerute de FRONTEX sau de orice alt organism din afară autorizat de FRONTEX pentru a verifica dacă activitățile operaționale și prevederile acordului-cadru și ale deciziei de finanțare specifică sunt implementate în mod corespunzător.

2. Partenerul păstrează la dispoziția FRONTEX toate documentele originale, în special înregistrările contabile și fiscale, sau, în cazurile excepționale și justificate în mod corespunzător, copii legalizate ale documentelor originale legate de decizia de finanțare specifică pe o perioadă de 5 ani de la data plății soldului pentru activitatea operațională corespunzătoare.

3. Partenerul este de acord ca FRONTEX să poată efectua un audit al modului de utilizare a finanțării acordate, fie efectuat direct de personalul propriu al FRONTEX, fie de orice alt organism din afară autorizat să procedeze astfel în numele FRONTEX. Astfel de audituri pot fi efectuate de-a lungul perioadei de implementare a deciziei de finanțare specifică până la plata soldurilor acestora și pe o perioadă de 5 ani de la data plății soldului pentru activitățile operaționale corespunzătoare. Atunci când este adecvat, constatările auditului pot duce la decizii de recuperare adoptate de FRONTEX.

4. Partenerul se angajează să permită personalului FRONTEX și personalului extern autorizat de FRONTEX dreptul corespunzător de acces la locurile și sediile în care se desfășoară activitățile operaționale și la toate informațiile, inclusiv la informațiile în format electronic, necesare pentru a efectua astfel de audituri.

5. În temeiul

Regulamentului (Euratom, CE) nr. 2.185/96

al Consiliului din 11 noiembrie 1996 privind controalele și inspecțiile la fața locului efectuate de Comisie în scopul protejării intereselor financiare ale Comunităților Europene împotriva fraudei și a altor abateri și al

Regulamentului (CE) nr. 1.073/1999

al Parlamentului European și al Consiliului din 25 mai 1999 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF), Biroul European Antifraudă (OLAF) poate organiza, de asemenea, controale și inspecții la fața locului în conformitate cu procedurile stipulate de legislația Comunității pentru protecția intereselor financiare ale Comunităților Europene împotriva fraudelor și altor nereguli. Unde este necesar, constatările inspecției pot duce la decizii de recuperare adoptate de către FRONTEX.

6. Curtea Europeană de Auditori va avea aceleași drepturi ca și FRONTEX, în special drept de acces, în ceea ce privește controalele și auditurile.

Semnat la 12 octombrie 2009 la Varșovia, în două exemplare originale în limba engleză.

Pentru

Ministerul Administrației și Internelor,

Vasile Blaga,

viceprim-ministru,

ministrul administrației și internelor,

interimar

Pentru FRONTEX,

Illka Laitinen,

director executiv al FRONTEX