Normele din 14 aprilie 2010

Asigurătorii, reasigurătorii și intermediarii în asigurări și/sau în reasigurări au obligația de a înregistra și de a ține evidența tuturor documentele intrate, ieșite sau întocmite pentru uz intern.

Înregistrarea documentelor se va face într-un registru de evidență a intrărilor-ieșirilor, în mod cronologic, în ordinea primirii și ieșirii, fără ca numerele de înregistrare atribuite documentelor să se repete.

Înregistrarea documentelor începe de la data de 1 ianuarie și se încheie la data de 31 decembrie ale fiecărui an.

Asigurătorii, reasigurătorii și intermediarii în asigurări și/sau în reasigurări au obligația de a înființa, conform prevederilor legale, compartimente de arhivă sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhivă, în funcție de complexitatea, valoarea și cantitatea documentelor pe care le creează sau le dețin.

Compartimentele de arhivă/Persoanele responsabile cu problemele de arhivă au următoarele obligații:

a) să coordoneze și să răspundă de activitatea arhivistică din cadrul asigurătorilor, reasigurătorilor și intermediarilor în asigurări și/sau în reasigurări, în conformitate cu prevederile legislației arhivistice în vigoare;

b) să organizeze primirea și arhivarea documentelor de la structurile asigurătorilor, reasigurătorilor și intermediarilor în asigurări și/sau în reasigurări pe bază de proces-verbal și inventare, întocmite conform legislației în vigoare;

c) să propună componența Comisiei de selecționare a documentelor și să o convoace în vederea analizării documentelor cu termen de păstrare expirat și care pot fi propuse spre eliminare; să întocmească formele prevăzute de lege pentru confirmarea lucrării de selecționare de către Arhivele Naționale;

d) să inițieze și să organizeze activitatea de întocmire a Nomenclatorului arhivistic al asigurătorilor, reasigurătorilor și intermediarilor în asigurări și/sau în reasigurări și să îl actualizeze periodic; să asigure legătura cu Arhivele Naționale în vederea verificării și confirmării nomenclatorului și să urmărească modul de aplicare a acestuia de către structurile asigurătorilor, reasigurătorilor și intermediarilor în asigurări și/sau în reasigurări;

e) să întocmească inventare pentru documentele fără evidență aflate în depozit;

f) să asigure evidența tuturor documentelor intrate și ieșite din depozitul de arhivă, pe baza registrelor specifice;

g) să cerceteze documentele din depozit în vederea eliberării documentelor solicitate de cetățeni (asigurați, păgubiți, angajați etc.), în conformitate cu legislația arhivistică în vigoare;

h) să pună la dispoziție pe bază de semnătură și să țină evidența documentelor împrumutate compartimentelor, iar la restituire să verifice integritatea documentului împrumutat;

i) să organizeze depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform prevederilor legislației arhivistice în vigoare; să solicite conducerii asigurătorilor, reasigurătorilor și intermediarilor în asigurări și/sau în reasigurări dotarea corespunzătoare a depozitelor, potrivit prevederilor art. 11 alin. (2), să informeze conducerea acestora și să propună măsuri în vederea asigurării condițiilor corespunzătoare de păstrare și conservare a arhivei;

j) să pună la dispoziția delegatului Arhivelor Naționale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acțiunilor de control privind situația arhivelor la creatori;

k) să pregătească documentele cu valoare istorică și inventarele acestora, în vederea predării lor la Arhivele Naționale, conform legislației arhivistice în vigoare.

Compartimentele de arhivă/Persoanele desemnate responsabile cu problemele de arhivă răspund de evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor înscrise în Nomenclatorul arhivistic al societății.

Asigurătorii, reasigurătorii și intermediarii în asigurări și/sau în reasigurări au obligația de a inventaria documentele și de a le preda compartimentului de arhivă.

Documentele se grupează în dosare, potrivit problematicii și termenelor de păstrare stabilite în Nomenclatorul arhivistic.

Predarea dosarelor la compartimentul de arhivă se efectuează pe bază de inventare și procese-verbale de predare-primire.

În cadrul compartimentului de arhivă, asigurătorii, reasigurătorii și intermediarii în asigurări și/sau în reasigurări vor organiza depozitul de arhivă.

Până la predarea la compartimentul de arhivă a documentelor, se va întocmi o evidență provizorie a acestora, pe suport electronic și pe suport hârtie, cu obligativitatea actualizării acesteia periodic.

Asigurătorii, reasigurătorii și intermediarii în asigurări și/sau în reasigurări au obligația de a întocmi evidența dosarelor depuse la depozitul de arhivă, respectiv a documentelor scoase din depozit.

Asigurătorii, reasigurătorii și intermediarii în asigurări și/sau în reasigurări sunt obligați să păstreze documentele create sau deținute în condiții corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării ori sustragerii.

Evidența tuturor intrărilor și ieșirilor de unități arhivistice din depozit se ține pe baza Registrului de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice. În evidența informatică a unităților arhivistice urmează a fi păstrate în mod obligatoriu următoarele informații: codul arhivistic conform nomenclatorului, anul, unitatea teritorială emitentă a documentului, numărul documentului.

În cazul în care un asigurător, reasigurător și intermediar în asigurări și/sau în reasigurări intenționează să scoată dosare din evidența arhivei, în vederea selecționării, transferului către un alt asigurător, reasigurător și intermediar în asigurări și/sau în reasigurări, transferului în alt depozit de arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamități naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil și de neînlăturat, operațiunea se va efectua cu notificarea Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor.

Asigurătorii, reasigurătorii și intermediarii în asigurări și/sau în reasigurări au obligația de a organiza depozitul de arhivă, conform legii.

Depozitul de arhivă va fi dotat, în funcție de formatul și de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare și de protejare a acestora, precum și cu mijloace, instalații și sisteme de prevenire și stingere a incendiilor, de prevenire a inundațiilor, precum și cu aparatură specifică de urmărire și asigurare a microclimatului și de control al accesului în depozit.

Asigurătorii, reasigurătorii și intermediarii în asigurări și/sau în reasigurări vor depune spre păstrare permanentă la Arhivele Naționale sau, după caz, la structurile teritoriale competente ale Arhivelor Naționale documentele cu termene permanente, potrivit Nomenclatorului arhivistic.

Dosarele de daună, împreună cu evidența completă a acestora, precum și evidențele tehnico-operative și contabile aferente acestor dosare se păstrează în arhiva asigurătorilor, reasigurătorilor și intermediarilor în asigurări și/sau în reasigurări timp de 7 ani.

Raportul anual al auditorului financiar, raportul actuarial anual, raportul asupra asigurărilor de viață, precum și orice alte rapoarte prevăzute de

Legea nr. 32/2000 , cu modificările și completările ulterioare, de

Legea nr. 503/2004 , precum și de normele emise în aplicarea acestora, registrul special al activelor admise să acopere rezervele tehnice, raportările financiare transmise către Comisia de Supraveghere a Asigurărilor, precum și situațiile financiare anuale se păstrează în arhiva asigurătorilor, reasigurătorilor și intermediarilor în asigurări și/sau în reasigurări timp de 10 ani.

Documentele cu valoare practică în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile individuale ale asiguraților vor fi păstrate de către asigurători, reasigurători și intermediarii în asigurări și/sau în reasigurări.

Asigurătorii și reasigurătorii împotriva cărora s-a deschis procedura falimentului sunt obligați să predea Arhivelor Naționale sau direcțiilor județene ale Arhivelor Naționale documentele în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurări sociale ale personalului.

Asigurătorii, reasigurătorii și intermediarii în asigurări și/sau în reasigurări pot păstra arhiva la sediile sociale și la sediile secundare sau o pot încredința spre păstrare unei societăți autorizate să presteze servicii de arhivare a documentelor, cu respectarea prevederilor

Legii nr. 16/1996 , cu modificările și completările ulterioare, precum și ale

Legii nr. 135/2007 , cu notificarea Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor, indicând societatea respectivă și datele sale de contact.

Societatea autorizată să presteze servicii de arhivare menționată la alin. (1) trebuie să respecte standardele de calitate referitoare la prestarea serviciilor de arhivare, precum și condițiile prevăzute la art. 11 alin. (2).