Normele din 17 iunie 2014
privind exercitarea auditului public intern în Ministerul Apărării Naționale
prezumat în vigoare
Legături cu alte acte
Ce face acest act
Are ca temei 4
- Legea nr. 80/1995 11 iulie 1995 privind statutul cadrelor militare
- Legea nr. 672/2002 19 decembrie 2002 privind auditul public intern
- Legea nr. 672/2002 19 decembrie 2002 (prevederi anume) privind auditul public intern
- Ordinul nr. 946/2005 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control …
---------
ANEXĂ
NORME METODOLOGICE PRIVIND EXERCITAREA AUDITULUI PUBLIC INTERN ÎN MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
*) Aprobate prin Ordinul nr. M.67/2014, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 463 din 25 iunie 2014.
Capitolul I
Dispoziții generale
Articolul 1
Prezentele norme metodologice reglementează organizarea și exercitarea auditului public intern în Ministerul Apărării Naționale.
Articolul 2
Auditul public intern reprezintă activitatea funcțional-independentă și obiectivă, de asigurare și consiliere, concepută să adauge valoare și să îmbunătățească activitățile desfășurate în cadrul Ministerului Apărării Naționale; auditul public intern ajută conducerea ministerului, structurile și unitățile militare auditate să își îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică și metodică, evaluează și îmbunătățește eficiența și eficacitatea managementului riscului, controlului și proceselor de guvernanță.
Articolul 3
În Ministerul Apărării Naționale auditul public intern este organizat și se exercită distinct de activitățile auditate, ținând cont de particularitățile misiunilor ce revin ministerului în domeniul apărării și securității naționale, precum și de caracterul operațiunilor, activităților și acțiunilor organizate și desfășurate de către structurile centrale, structurile și forțele subordonate acestora din Ministerului Apărării Naționale.
Articolul 4
Obiectivul general al auditului public intern în Ministerul Apărării Naționale îl reprezintă îmbunătățirea managementului structurilor centrale, structurilor și forțelor subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale și poate fi atins, în principal, prin:
a)
misiuni de asigurare, care reprezintă examinări obiective ale elementelor probante, efectuate în scopul de a furniza structurilor centrale, structurilor și forțelor subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale o evaluare independentă a proceselor de management al riscurilor, de control și de guvernanță;
b)
misiuni de consiliere menite să adauge valoare și să îmbunătățească procesele guvernanței în structurile centrale, structurile și forțele subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale, fără ca auditorul să-și asume responsabilități manageriale;
c)
misiuni de evaluare, care reprezintă o apreciere, pe baze analitice, a funcției de audit intern organizată și desfășurată în Ministerul Apărării Naționale, prin care se oferă asigurare cu privire la atingerea obiectivelor, în conformitate cu standardele internaționale de audit intern.
Articolul 5
Sfera auditului public intern cuprinde toate activitățile desfășurate în structurile centrale, structurile și forțele subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale, precum și în structurile aflate în coordonarea sau sub autoritatea acestuia, pentru îndeplinirea obiectivelor stabilite, inclusiv evaluarea sistemului de control intern/managerial.
Articolul 6
Semnificația unor termeni și expresii utilizate în normele metodologice este prevăzută în anexa nr. 1.
Capitolul II
Organizarea și competența auditului public intern în Ministerul Apărării Naționale
Articolul 7
Auditul public intern se organizează și se efectuează, la nivelul Ministerului Apărării Naționale, instituție publică cu personalitate juridică, de către Direcția audit intern, ca structură centrală distinctă, specializată, unică, a cărei funcționare este reglementată prin Legea nr. 346/2006 privind organizarea și funcționarea Ministerului Apărării Naționale, cu modificările ulterioare.
Articolul 8
Direcția audit intern își exercită atribuțiile în conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare, Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 1086/2013, denumite în continuare Norme generale, precum și a actelor normative specifice în vigoare.
Șeful Direcției audit intern este responsabil pentru organizarea și desfășurarea activităților de audit public intern în Ministerul Apărării Naționale.
Articolul 9
În subordinea nemijlocită a Direcției audit intern funcționează structuri de audit intern teritoriale, denumite în continuare structuri teritoriale subordonate, care exercită activități de audit public intern la structurile militare din zona de responsabilitate, stabilită de șeful Direcției audit intern.
Direcția audit intern are în compunere și subordine servicii, secții, birouri și compartimente, conform statului de organizare aprobat.
Articolul 10
Direcția audit intern și structurile teritoriale subordonate sunt dimensionate pe baza volumului de activitate și a mărimii riscurilor asociate, astfel încât să asigure auditarea tuturor activităților cuprinse în sfera auditului public intern, precum și exercitarea activităților specifice din domeniul apărării care revin Ministerului Apărării Naționale potrivit legii.
Necesarul de funcții pentru Direcția audit intern și structurile teritoriale subordonate se fundamentează și se propune spre aprobare, cu respectarea actelor normative specifice, ministrului
apărării naționale, de către șeful direcției, după parcurgerea următoarelor etape:
a)
identificarea tuturor activităților desfășurate atât în cadrul Ministerului Apărării Naționale, cât și în cadrul structurilor centrale, structurilor și forțelor subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale sau a celor aflate în coordonarea/sub autoritatea ministrului, în care aceasta exercită în mod direct misiuni de audit public intern;
b)
identificarea riscurilor asociate activităților desfășurate de entitățile prevăzute la lit. a);
c)
identificarea formelor de control intern atașate fiecărei activități;
d)
stabilirea riscurilor reziduale ca urmare a exercitării formelor de control;
e)
stabilirea fondului de timp necesar efectuării misiunilor de audit public intern, prin luarea în considerare a următorilor factori: bugetul alocat Ministerului Apărării Naționale, numărul structurilor centrale, structurilor și forțelor subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale sau a
celor
aflate
în
coordonarea/sub
autoritatea
ministrului,
complexitatea
și
importanța activităților, numărul angajaților din fiecare structură sau unitate militară, respectarea periodicității în auditare, activitățile care prezintă riscuri mari/medii;
f)
stabilirea fondului de timp necesar exercitării activităților specifice Ministerului Apărării Naționale, reglementate prin ordinele și dispozițiile din domeniul apărării.
Articolul 11
Unitățile militare desemnate din localitățile în care își au sediul structurile de audit intern asigură baza materială și financiară necesară funcționării acestora, precum și spațiile de locuit pentru persoanele încadrate în aceste structuri, conform reglementărilor legale în vigoare.
Articolul 12
Pentru îmbunătățirea activității de audit public intern, în conformitate cu normele privind înființarea comitetelor de audit intern, elaborate de Ministerul Finanțelor Publice și aprobate de Guvern, la nivelul Ministerului Apărării Naționale, se înființează și funcționează Comitetul de audit intern, organism cu caracter consultativ, care are ca scop să faciliteze relația dintre Direcția audit intern și conducerea Ministerului Apărării Naționale.
În realizarea obiectivelor sale, Comitetul de audit intern are următoarele atribuții principale:
a)
dezbate și avizează planul multianual și planul anual al activității de audit public intern în Ministerul Apărării Naționale;
b)
analizează și emite o opinie asupra recomandărilor formulate de auditorii interni, inclusiv asupra celor care nu au fost însușite de ministrul apărării naționale, dacă este cazul;
c)
avizează Carta auditului public intern a Ministerului Apărării Naționale, denumită în continuare Carta auditului public intern;
d)
examinează sesizările referitoare la nerespectarea Codului privind conduita etică a auditorului intern și propune ministrului apărării naționale măsurile necesare;
e)
analizează și avizează Raportul anual al activității de audit public intern în Ministerul
Apărării Naționale.
Articolul 13
În cadrul regiilor autonome/companiilor naționale aflate în coordonarea Ministerului Apărării Naționale, auditul public intern se poate exercita de compartimentele de audit intern înființate în cadrul acestor entități, cu aprobarea ministrului apărării naționale.
Compartimentele de audit intern, prevăzute la alin. (1), întocmesc/actualizează normele metodologice proprii privind exercitarea activității de audit public intern în conformitate cu prevederile pct. 1.4.1.3. din Normele generale, cu avizul prealabil al Direcției audit intern.
Articolul 14
Corespunzător activității de audit public intern, Direcția audit intern are competențe în:
a)
constituirea cadrului organizatoric și funcțional specific pentru exercitarea auditului public intern în Ministerul Apărării Naționale;
b)
conducerea activității de audit public intern în Ministerul Apărării Naționale;
c)
exercitarea auditului public intern în structurile centrale, structurile și forțele subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale, precum și în structurile aflate în coordonarea sau sub autoritatea acestuia;
d)
evaluarea activității de audit public intern desfășurată de către structurile teritoriale subordonate și compartimentele de audit intern din cadrul regiilor autonome/companiilor naționale aflate în coordonarea/sub autoritatea Ministerului Apărării Naționale;
e)
elaborarea proiectelor de acte normative specifice privind activitatea de audit public intern în Ministerul Apărării Naționale.
Articolul 15
Principalele atribuții ale Direcției audit intern sunt următoarele:
a)
elaborează/actualizează normele privind exercitarea activității de audit public intern în Ministerul Apărării Naționale, avizate de Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern din Ministerul Finanțelor Publice, denumită în continuare UCAAPI, în conformitate cu prevederile legale în vigoare;
b)
elaborează proiectul Planului multianual de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale și, pe baza acestuia, proiectul Planului anual de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale, pe care le supune aprobării ministrului apărării naționale;
c)
efectuează activități de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar și control ale structurilor centrale, structurilor și forțelor subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale, precum și ale structurilor aflate în coordonarea sau sub autoritatea acestuia sunt transparente și sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficiență și eficacitate;
d)
informează UCAAPI despre recomandările neînsușite de către ministrul apărării naționale;
e)
raportează ministrului apărării naționale, la UCAAPI și la Curtea de Conturi, la termenele stabilite, constatările, concluziile și recomandările rezultate din activitatea de audit public intern;
f)
valorifică rezultatele activității de audit public intern și raportează ministrului apărării naționale și la UCAAPI, printr-un raport anual, despre modul de realizare a obiectivelor Direcției audit intern;
g)
în cazul identificării unor iregularități sau posibile prejudicii, raportează ministrului apărării naționale și structurii de control intern abilitate;
h)
elaborează Carta auditului public intern;
i)
verifică și evaluează modul de respectare a normelor, instrucțiunilor, precum și a Codului privind conduita etică a auditorului intern în cadrul structurilor teritoriale subordonate și compartimentelor de audit intern din cadrul regiilor autonome și companiilor naționale aflate în coordonarea/sub autoritatea Ministerului Apărării Naționale.
Atribuțiile structurilor teritoriale subordonate se stabilesc de către șeful Direcției audit intern, cu respectarea prevederilor prezentelor norme.
Articolul 16
Auditul public intern se exercită de către Direcția audit intern și structurile teritoriale subordonate asupra tuturor activităților care se desfășoară, atât în structurile centrale, structurile și forțele subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale, cât și în cadrul formațiilor cultural-artistice, cluburilor și asociațiilor sportive, spitalelor militare, precum și, acolo unde este cazul, în cadrul altor persoane juridice, aflate în
subordinea, coordonarea sau sub autoritatea acestui minister.
Articolul 17
Raportările privind activitatea de audit public intern sunt elaborate, de regulă, în sinteză și se transmit UCAAPI și Curții de Conturi, la termenele stabilite sau la solicitarea acestora, după caz, cu aprobarea ministrului apărării naționale.
Structurile teritoriale subordonate raportează Direcției audit intern trimestrial și la solicitarea acesteia cu privire la rezultatele misiunilor de audit public intern desfășurate.
Direcția audit intern raportează ministrului apărării naționale periodic, cel puțin semestrial, cu privire la constatările, concluziile și recomandările rezultate din activitatea de audit public intern desfășurată în cadrul Ministerului Apărării Naționale.
Direcția audit intern poate prezenta, pe timpul misiunii de audit public intern, ministrului apărării naționale, rapoarte referitoare la situații deosebite constatate.
Articolul 18
Raportul anual menționat la art. 15 alin. (1) lit. f) se transmite la UCAAPI, până la 15 februarie a anului următor pentru anul încheiat.
Pentru întocmirea Raportului anual al activității de audit public intern, structurile teritoriale subordonate înaintează Direcției audit intern, în formatul și la termenul stabilit de aceasta,
o sinteză anuală privind activitatea de audit public intern desfășurată în unitățile militare din zona lor de responsabilitate.
Articolul 19
Direcția audit intern prezintă, anual, ministrului apărării naționale, o sinteză a activității desfășurate, cuprinzând constatările, concluziile și recomandările rezultate din executarea misiunilor de audit public intern, progresele înregistrate prin implementarea recomandărilor, iregularitățile sau posibilele prejudicii constatate în timpul misiunilor, precum și informații referitoare la pregătirea profesională.
Capitolul III
Independența și obiectivitatea structurii de audit intern și a auditorilor interni
Articolul 20
Personalul care exercită activități de audit public intern în cadrul Ministerului Apărării Naționale este obligat să respecte prevederile Codului privind conduita etică a auditorului intern.
Articolul 21
Rolul și obiectivele auditului public intern, tipurile de audit, atribuțiile și principiile aplicabile structurii de audit intern și auditorilor interni, precum și condițiile și regulile de derulare a misiunilor de audit public intern sunt definite în Carta auditului public intern.
Articolul 22
Carta auditului public intern se elaborează de către Direcția audit intern ca document distinct de normele specifice privind exercitarea activității de audit public intern și se aprobă de ministrul apărării naționale.
Șeful Direcției audit intern este responsabil pentru întocmirea și actualizarea periodică a Cartei auditului intern.
Articolul 23
Activitatea de audit public intern nu trebuie să fie supusă ingerințelor de nicio natură, începând de la stabilirea obiectivelor de audit, realizarea efectivă a lucrărilor specifice misiunii și până la comunicarea rezultatelor acesteia.
Articolul 24
Șeful Direcției audit intern sau persoana desemnată de acesta participă, în măsura în care se solicită acest lucru, la reuniunile conducerii ministerului sau ale oricărei alte comisii, consiliu sau comitet cu atribuții în domeniul guvernanței, managementului riscului și controlului.
Articolul 25
Personalul care exercită activitatea de audit public intern nu trebuie implicat în niciun fel în îndeplinirea activităților pe care, în mod potențial, le poate audita și nici în elaborarea și implementarea sistemelor de control ale structurilor centrale, structurilor și forțelor subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale.
Auditorii interni trebuie să aibă o atitudine imparțială, să nu aibă prejudecăți și conflicte de interese, să-și îndeplinească atribuțiile în mod obiectiv și independent, cu profesionalism și
integritate, respectând prevederile legii.
Funcția de auditor intern este incompatibilă cu exercitarea acestei funcții ca activitate profesională orientată spre profit sau recompensă.
Persoanele care exercită activitatea de audit public intern nu pot fi sancționate sau trecute în altă funcție pentru acțiunile lor întreprinse cu bună credință în exercițiul atribuțiilor și în limita acestora.
Capitolul IV
Particularități privind încadrarea structurii de audit intern și a auditorilor interni
Articolul 26
Personalul Direcției audit intern și al structurilor teritoriale subordonate, care conduce sau execută activități de audit public intern, este format din cadre militare, funcționari publici și personal civil contractual.
Articolul 27
Auditorii interni își desfășoară activitatea în conformitate cu prevederile legislației în domeniu și ale actelor normative specifice Ministerului Apărării Naționale.
Articolul 28
Numirea, respectiv destituirea șefului Direcției audit intern se face de către ministrul apărării naționale, în conformitate cu prevederile Legii nr. 80/1995 privind statutul cadrelor militare, cu modificările și completările ulterioare, precum și cu prevederile art. 12 alin. (2) din Legea nr. 672/2002, republicată, cu modificările ulterioare și ale pct. 2.3.3. din Normele generale.
Articolul 29
Numirea/eliberarea din funcție a cadrelor militare, respectiv, numirea/revocarea funcționarilor publici și personalului civil contractual, care execută activități de audit public intern, se face în baza reglementărilor aplicabile pe plan național, precum și a actelor normative specifice în vigoare.
Capitolul V
Competența și pregătirea profesională continuă a auditorilor interni
Secțiunea 1
Competența și conștiinciozitatea personalului auditor
Articolul 30
Personalul care execută activități de audit public intern în cadrul Ministerului Apărării Naționale trebuie să posede cunoștințe, îndemânare și alte competențe necesare pentru a-și
exercita atribuțiile și responsabilitățile individuale, mai ales:
a)
competența în aplicarea normelor, procedurilor și tehnicilor de audit;
b)
cunoștințe în ceea ce privește principiile și tehnicile contabile;
c)
cunoașterea principiilor de bază în domeniile management, economic, drept și tehnologia informației;
d)
cunoștințe suficiente pentru a identifica elementele de iregularitate, de a detecta și a preveni fraudele, nefiind în sarcina auditorilor interni investigarea acestora;
e)
capacitatea de a comunica oral și în scris, de a putea expune clar și convingător obiectivele, constatările și recomandările fiecărei misiuni de audit public intern.
Articolul 31
Direcția audit intern împreună cu structurile teritoriale subordonate trebuie să dispună, în mod colectiv, de toată competența și experiența necesară în realizarea misiunilor de audit public intern în structurile centrale, structurile și forțele subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale, precum și în cele aflate în coordonarea sau sub autoritatea ministerului.
Direcția audit intern și structurile teritoriale subordonate trebuie să dispună de aplicații și programe informatice moderne, metodologii, metode de analiză și eșantionare și instrumente de control al sistemelor informatice.
Pe timpul intervenției la fața locului, la cererea auditorilor interni, unitățile militare auditate asigură condițiile materiale și suportul necesar pentru buna desfășurare a misiunilor de audit public intern.
Articolul 32
Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern sunt încredințate personalului auditor care are pregătirea și experiența corespunzătoare nivelului de complexitate a activităților pe care trebuie să le auditeze.
Șeful Direcției audit intern, precum și șefii structurilor teritoriale subordonate trebuie să se asigure că personalul auditor desemnat posedă cunoștințele, îndemânarea și competențele necesare pentru desfășurarea corectă a fiecărei misiunii de audit public intern.
Articolul 33
Personalul care execută activități de audit public intern trebuie să ia în considerare următoarele elemente:
a)
perioada de lucru necesară pentru atingerea obiectivelor misiunii de audit public intern;
b)
complexitatea și importanța domeniilor auditate;
c)
pertinența și eficacitatea procesului de management al riscurilor și de control intern;
d)
probabilitatea existenței erorilor, iregularităților, disfuncționalităților sau a fraudei;
e)
costurile implementării unor activități de control suplimentare în raport cu avantajele preconizate.
Personalul auditor trebuie să aibă o preocupare permanentă în ceea ce privește riscurile semnificative susceptibile să afecteze obiectivele, activitățile și resursele ministerului sau ale
structurii, respectiv unității militare auditate.
Secțiunea 2 a
Organizarea și desfășurarea procesului de pregătire profesională continuă
Articolul 34
Pregătirea profesională continuă a personalului auditor presupune actualizarea sau dobândirea de cunoștințe și abilități în conformitate cu cerințele Cadrului de competențe profesionale ale auditorului intern în sectorul public, elaborat de Ministerul Finanțelor Publice, și cu domeniile de activitate specifice Ministerului Apărării Naționale.
Articolul 35
Personalul care execută activități de audit public intern trebuie să își îmbunătățească cunoștințele și practica profesională printr-o pregătire continuă.
Șeful Direcției audit intern asigură condițiile necesare perfecționării profesionale continue.
Articolul 36
Pregătirea profesională continuă a auditorilor interni se realizează în baza Planului anual de pregătire profesională continuă, aprobat de șeful Direcției audit intern, prin alocarea unui fond de timp de minimum 15 zile lucrătoare pentru fiecare auditor intern.
La elaborarea Planului anual de pregătire profesională continuă se au în vedere competențele ce trebuie deținute de auditorii interni, precum și eventualele teme stabilite de UCAAPI.
Articolul 37
Pregătirea profesională continuă pentru instruirea personalului auditor din Ministerul Apărării Naționale se realizează prin:
a)
participarea la cursuri și seminarii pe teme aferente domeniilor Cadrului de competențe profesionale ale auditorului intern în sectorul public sau corespunzătoare activităților specifice Ministerului Apărării Naționale;
b)
ședințele de pregătire profesională de specialitate, organizate de Direcția audit intern și de structurile teritoriale subordonate;
c)
studiul individual pe teme aprobate prin planurile de pregătire profesională continuă;
d)
elaborarea și publicarea de materiale de specialitate.
Articolul 38
Instruirea personalului auditor prin participarea la cursuri și seminarii pe teme aferente domeniilor Cadrului de competențe profesionale ale auditorului intern în sectorul public sau activităților specifice Ministerului Apărării Naționale se poate realiza astfel:
a)
la instituțiile de învățământ militar și civil acreditate, precum și la furnizorii de formare profesională autorizați de Autoritatea Națională pentru Calificări;
b)
la sediile Direcției audit intern și ale structurilor teritoriale subordonate, pe baza temelor cuprinse în Planul anual de pregătire profesională continuă, în cadrul ședințelor de pregătire lunare
sau a unor convocări de specialitate.
Articolul 39
În procesul de pregătire profesională continuă a personalului auditor, Direcția audit intern are următoarele atribuții principale:
a)
emite precizări privind pregătirea profesională continuă a personalului auditor din cadrul Ministerului Apărării Naționale;
b)
identifică nevoile de pregătire ale auditorilor interni în concordanță cu domeniile Cadrului de competențe profesionale ale auditorului intern în sectorul public;
c)
întocmește planurile de pregătire profesională continuă ale auditorilor interni;
d)
colaborează cu instituțiile de învățământ militar și civil superior pentru asigurarea pregătirii profesionale continue a auditorilor interni, prin organizarea de cursuri și seminarii în acest domeniu;
e)
asigură organizarea și desfășurarea de activități de instruire a auditorilor interni la sediul Direcției audit intern și structurilor teritoriale subordonate acesteia pe temele cuprinse în Planul anual de pregătire profesională continuă;
f)
eliberează, cu respectarea legislației, documente justificative care să ateste desfășurarea de activități specifice de audit public intern de către personalul militar și civil din cadrul Direcției audit intern;
g)
eliberează documente justificative care să ateste pregătirea profesională continuă a personalului auditor din cadrul Direcției audit intern;
h)
analizează, avizează și supune spre aprobare, ministrului apărării naționale, rapoartele individuale ale auditorilor interni din structurile de audit intern privind modul de realizare a programelor de pregătire profesională, în vederea menținerii valabilității certificatului de atestare.
Capitolul VI
Metodologia de obținere și menținere a certificatului de atestare de către personalul auditor din cadrul Ministerului Apărării Naționale
Secțiunea 1
Dispoziții generale privind atestarea personalului auditor
Articolul 40
Atestarea personalului auditor din Ministerul Apărării Naționale presupune recunoașterea cunoștințelor, abilităților și valorilor necesare unei persoane, pentru a planifica și executa misiuni de audit public intern și se realizează în conformitate cu prevederile Normelor privind coordonarea și desfășurarea proceselor de atestare națională și de pregătire profesională
continuă a auditorilor interni din sectorul public și a persoanelor fizice, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 1259/2012.
Articolul 41
Recunoașterea competențelor profesionale dobândite și eliberarea certificatelor de atestare a auditorilor interni din Ministerul Apărării Naționale se realizează în condițiile prevăzute la art. 20 alin. (4) – (6) din Legea nr. 672/2002, republicată, cu modificările ulterioare.
Articolul 42
Direcția audit intern efectuează demersurilor necesare pentru obținerea certificatului de atestare de către personalul auditor din Ministerul Apărării Naționale.
Secțiunea 2
Cerințe privind atestarea personalului auditor
Articolul 43
Personalul auditor din Ministerul Apărării Naționale care solicită obținerea certificatului de atestare trebuie să dețină documente justificative prin care să facă dovada dobândirii competențelor profesionale în domeniile Cadrului de competențe profesionale ale auditorului intern în sectorul public, respectiv:
a)
audit intern - competențe care asigură cunoașterea și aplicarea cadrului de reglementare, standardelor de audit intern, procedurilor și tehnicilor de audit în realizarea misiunilor de audit public intern;
b)
managementul riscului, controlul intern/managerial și guvernanță - competențe care asigură auditorului intern cunoașterea proceselor de management al riscurilor, de control și de administrare;
c)
management - competențe care asigură auditorului intern cunoașterea conceptului și principiilor managementului, precum și a funcțiilor acestuia;
d)
contabilitate - competențe care asigură auditorului intern cunoașterea conceptelor privind principiile și tehnicile contabile, organizarea informațiilor financiar-contabile, înregistrarea, analiza și prelucrarea informațiilor financiar-contabile, raportarea financiar-contabilă, inclusiv de încheiere a situațiilor financiare;
e)
finanțe publice - competențe care asigură auditorului intern înțelegerea mediului macroeconomic, sistemelor de resurse și cheltuieli publice, procesului bugetar, finanțării deficitelor bugetare, atribuirii, finanțării și derulării contractelor publice;
f)
tehnologia informației - competențe care asigură auditorului intern înțelegerea conceptelor de bază ale tehnologiei informației - IT, utilizarea computerului, organizarea fișierelor, utilizarea aplicațiilor;
g)
drept - competențe care asigură auditorului intern înțelegerea domeniului juridic.
Articolul 44
Dovada deținerii cunoștințelor și aptitudinilor necesare obținerii certificatului de
atestare de auditor intern se face cu ajutorul diplomelor și foilor matricole eliberate de instituții de învățământ superior acreditate, precum și de furnizori de formare profesională autorizați de Autoritatea Națională pentru Calificări.
Articolul 45
Eliberarea certificatului de atestare și menținerea valabilității acestuia se realizează de către Comisia de atestare a auditorilor interni din sectorul public și a persoanelor fizice, în conformitate cu prevederile art. 24 și 26 din Normele privind coordonarea și desfășurarea proceselor de atestare națională și de pregătire profesională continuă a auditorilor interni din sectorul public și a persoanelor fizice, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 1259/2012.
Articolul 46
Personalul auditor din cadrul Ministerului Apărării Naționale prezintă certificatul de atestare la structura de resurse umane a Direcției audit intern, pentru luare în evidență.
Secțiunea 3
Responsabilitățile Direcției audit intern și ale personalului auditor în procesul de obținere/menținere a certificatului de atestare
Articolul 47
În procesul de obținere/menținere a certificatului de atestare, de către personalul auditor din cadrul Ministerului Apărării Naționale, Direcția audit intern are următoarele atribuții principale:
a)
emite precizări privind întocmirea documentației în vederea obținerii/menținerii certificatului de atestare de către personalul auditor;
b)
depune, în mod centralizat, la registratura Ministerului Finanțelor Publice, direct sau prin poștă, documentația privind solicitarea obținerii/menținerii certificatului de atestare pentru personalul auditor;
c)
ține evidența personalului atestat.
Articolul 48
În procesul de obținere/menținere a certificatului de atestare, personalul auditor din cadrul Ministerului Apărării Naționale are următoarele obligații:
a)
întocmește dosarul individual pentru obținerea/menținerea certificatului de atestare;
b)
completează dosarul cu documentele și informațiile solicitate de Comisia de atestare a auditorilor interni din sectorul public și a persoanelor fizice, în termen de maximum 30 de zile de la data înștiințării;
c)
răspunde de legalitatea documentelor prezentate în vederea obținerii certificatului de
atestare;
d)
informează, în scris, conducerea Direcției audit intern despre obținerea/menținerea
atestării, în termen de maximum 10 zile și anexează o copie a certificatului de atestare.
Articolul 49
Certificatul de atestare este emis pentru o perioadă de 5 ani, cu posibilitatea
de menținere a valabilității în condițiile legii.
Solicitarea menținerii valabilității certificatului de atestare cade în responsabilitatea titularului acestuia și se formulează cu cel puțin 30 de zile lucrătoare înainte de expirarea perioadei de valabilitate.
Articolul 50
Pentru completarea dosarului de solicitare a menținerii valabilității certificatului de atestare, auditorii interni înaintează, prin șeful Direcției audit intern, și cu avizul acestuia, spre aprobarea ministrului apărării naționale, un raport individual privind modul de realizare a programului de formare profesională continuă.
Articolul 51
Suspendarea exercitării drepturilor conferite de certificatul de atestare sau pierderea valabilității acestuia se realizează în condițiile stabilite prin Normele privind coordonarea și desfășurarea proceselor de atestare națională și de pregătire profesională continuă a auditorilor interni din sectorul public și a persoanelor fizice, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 1259/2012.
Capitolul VII
Evaluarea, asigurarea și îmbunătățirea calității activității de audit public intern în cadrul Ministerului Apărării Naționale
Secțiunea 1
Evaluarea calității activității de audit public intern în Ministerul Apărării Naționale
Articolul 52
Evaluarea calității activității de audit public intern urmărește concordanța dintre modul de organizare și funcționare a activității de audit public intern în cadrul Ministerului Apărării Naționale și cadrul normativ specific domeniului, precum și analiza gradului de îndeplinire a obiectivelor stabilite.
Articolul 53
Evaluarea calității activității de audit public intern se bazează, în principal, pe:
a)
respectarea Normelor privind exercitarea activității de audit public intern și a Codului privind conduita etică a auditorului intern;
b)
caracterul adecvat al Cartei auditului public intern, al regulilor și procedurilor de audit intern, al obiectivelor, indicatorilor de performanță și sistemului de informații;
c)
contribuția auditului public intern la procesele de management al riscurilor, de control și de guvernanță ale structurilor centrale, structurilor și forțelor subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale;
d)
contribuția auditului public intern la crearea unui plus de valoare și la îmbunătățirea activităților și misiunilor structurilor centrale, structurilor și forțelor subordonate acestora din
Ministerul Apărării Naționale.
Articolul 54
Evaluările calității activității de audit public intern, în Ministerul Apărării Naționale, pot fi interne sau externe.
Evaluările interne sunt realizate de către șeful Direcției audit intern sau de către persoanele desemnate de acesta și constau în:
a)
evaluări periodice, realizate prin evaluări privind performanțele auditorilor interni, anual și cu ocazia finalizării misiunii de audit public intern, precum și
prin autoevaluări realizate în domeniul sistemului de control intern;
b)
evaluări continue, realizate prin monitorizarea îndeplinirii activităților/acțiunilor și supervizarea misiunilor de audit public intern.
Articolul 55
Evaluările externe se realizează, cel puțin o dată la 5 ani, astfel:
a)
UCAAPI evaluează activitatea de audit public intern a Direcției audit intern, din punctul de vedere al conformității și performanței;
b)
Direcția audit intern evaluează, din punct de vedere al conformității și calității, activitatea de audit public intern desfășurată de structurile teritoriale subordonate și, după caz, la nivelul regiilor autonome și companiilor naționale aflate în coordonarea/sub autoritatea Ministerului Apărării Naționale.
Secțiunea 2
Programul de asigurare și îmbunătățire a calității activității de audit public intern
Articolul 56
Direcția audit intern elaborează un program de asigurare și îmbunătățire a calității sub toate aspectele auditului public intern care să permită un control continuu al eficacității acestei funcții.
Articolul 57
Programul de asigurare și îmbunătățire a calității activității de audit public intern în Ministerul Apărării Naționale trebuie să garanteze că activitatea de audit public intern se desfășoară în conformitate cu normele, instrucțiunile și Codul privind conduita etică a auditorului intern și contribuie la îmbunătățirea calității activităților Direcției audit intern și structurilor teritoriale subordonate.
Articolul 58
Programul de asigurare și îmbunătățire a calității activității de audit public intern în Ministerul Apărării Naționale este aprobat de șeful Direcției audit intern și cuprinde metodologia de elaborare a programului, planul de acțiune și raportul de monitorizare.
Planul de acțiune este instrumentul de punere în lucru a Programului de asigurare și îmbunătățire a calității activității de audit public intern și este structurat pe obiective, acțiuni, indicatori de performanță, termene, responsabili și observații.
Articolul 59
Șeful Direcției audit intern emite precizări privind metodologia de elaborare a Programului de asigurare și îmbunătățire a calității activității de audit public intern în Ministerul Apărării Naționale.
Metodologia de elaborare a Programului de asigurare și îmbunătățire a calității activității de audit public intern în Ministerul Apărării Naționale și planul de acțiune se actualizează în funcție de rezultatele evaluărilor interne și externe.
Capitolul VIII
Planificarea activității de audit public intern în Ministerul Apărării Naționale
Articolul 60
În Ministerul Apărării Naționale, auditul public intern se desfășoară pe baza următoarelor documente de planificare:
a)
Planul multianual de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale elaborat pe o perioadă de 3 ani;
b)
Planul anual de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale.
Articolul 61
Obiectivele activității de audit public intern în Ministerul Apărării Naționale vizează evaluarea și îmbunătățirea proceselor de management al riscului, control și guvernanță, precum și a nivelurilor de calitate atinse în îndeplinirea responsabilităților, cu scopul de:
a)
a oferi o asigurare rezonabilă că acestea funcționează cum s-a prevăzut și că permit realizarea obiectivelor și scopurilor propuse;
b)
a formula recomandări și a propune soluții pentru îmbunătățirea funcționării activităților entităților auditate în ceea ce privește eficiența și eficacitatea.
Obiectivele activității de audit public intern sunt cele prevăzute în anexa nr. 2.
Articolul 62
Selectarea misiunilor de audit public intern în vederea cuprinderii în planuri se face în funcție de următoarele elemente:
a)
evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, procese, activități, sisteme, programe/ proiecte sau operațiuni;
b)
ordinele ministrului apărării naționale;
c)
criteriile semnal, deficiențele constatate anterior în rapoartele de audit, în actele de control ale inspecțiilor și controalelor efectuate, în rapoartele Curții de Conturi, alte informații și indicii privind disfuncționalități sau abateri, aprecierile unor specialiști/experți cu privire la structura și dinamica unor riscuri interne sau de sistem, evaluarea impactului unor modificări petrecute în mediul în care evoluează sistemul auditat;
d)
cerințele/recomandările UCAAPI privind executarea unor misiuni de audit public intern;
e)
numărul structurilor auditate;
f)
periodicitatea în auditare, cel puțin o dată la 3 ani;
g)
periodicitatea în evaluare, cel puțin o dată la 5 ani;
h)
tipurile de audit;
i)
recomandările Curții de Conturi;
j)
resursele de audit disponibile.
Articolul 63
Proiectele planurilor de audit public intern se elaborează de către Direcția audit intern până la data de 30 noiembrie a anului și se aprobă de ministrul apărării naționale, până la data de 20 decembrie.
Pentru planificarea unitară a activităților de audit public intern de către toate structurile teritoriale subordonate, anual, șeful Direcției audit intern transmite precizări în acest sens.
După aprobare, extrase din planurile de audit public intern, cu misiunile ce revin direct structurilor teritoriale subordonate, se trimit acestora în vederea îndeplinirii lor.
Planurile de audit public intern reprezintă documente oficiale, care după executare se arhivează împreună cu raportul/referatul de justificare, conform reglementărilor specifice ale Ministerului Apărării Naționale, termenul de păstrare fiind de cel puțin 10 ani.
Articolul 64
Misiunile de audit public intern cuprinse în planuri se fundamentează prin referat de justificare, care prezintă, în sinteză, pentru fiecare misiune, rezultatele analizei riscului asociat, criteriile semnal și alte elemente specifice, care s-au avut în vedere la selectarea acesteia.
Articolul 65
Elaborarea planurilor multianuale și anuale de audit public intern se realizează prin parcurgerea următoarelor etape:
a)
identificarea structurilor existente, precum și a sistemelor, programelor, proceselor și activităților desfășurate, după caz, în cadrul acestora sau al Ministerului Apărării Naționale, care sunt cuprinse în sfera auditului public intern;
b)
stabilirea criteriilor de analiză a riscurilor;
c)
executarea analizei riscurilor și determinarea punctajului total al riscului pe fiecare structură și unitate militară, precum și pe fiecare sistem/program/proces/activitate, după caz, și ierarhizarea acestora;
d)
stabilirea modului de cuprindere/repartizare a misiunilor de audit public intern în plan/întocmirea referatului de justificare;
e)
întocmirea proiectelor planurilor de audit public intern multianual și anual.
Articolul 66
Planul multianual de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale cuprinde, cel puțin, următoarele:
a)
domeniul auditabil;
b)
denumirea/tema misiunii;
c)
anul realizării.
Articolul 67
Planul anual de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale cuprinde următoarele elemente:
a)
domeniile auditabile;
b)
denumirea/tema misiunii;
c)
obiectivele generale;
d)
tipul misiunii;
e)
perioada planificată pentru executarea misiunii;
f)
perioada auditată;
g)
numărul auditorilor desemnați pentru executarea misiunii;
h)
entitatea auditată;
i)
fondul de timp alocat;
j)
resursele necesare.
Articolul 68
Planurile de audit public intern se modifică cu aprobarea ministrului apărării naționale, pe baza unui referat de modificare întocmit de șeful Direcției audit intern, în următoarele situații:
a)
modificările legislative sau organizatorice, care schimbă gradul de semnificație a auditării anumitor structuri centrale, structuri și forțe subordonate acestora, programe, procese, activități sau acțiuni, după caz, din cadrul Ministerului Apărării Naționale;
b)
ordinele ministrului apărării naționale sau solicitările UCAAPI de a introduce/înlocui unele misiuni din planul de audit public intern;
c)
schimbările semnificative privind expunerea la riscuri a structurilor centrale, structurilor și forțelor subordonate acestora, programelor, proceselor, activităților din cadrul Ministerului Apărării Naționale sau apariția unor criterii semnal.
Capitolul IX
Desfășurarea misiunilor de audit public intern
Articolul 69
Misiunile de audit public intern se desfășoară pe baza Planului anual de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale.
Activitățile structurilor centrale, structurilor și forțelor subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale, sistemele, programele și celelalte activități prevăzute în plan se auditează de către echipe de audit intern constituite din personal încadrat în Direcția audit intern sau în structurile teritoriale subordonate.
În scopul asigurării serviciilor de expertiză/consultanță, echipele de audit intern pot fi
completate cu specialiști din alte structuri ale Ministerului Apărării Naționale sau din afara acestuia, în condițiile prevăzute la pct. 2.3.5.4. din Normele generale.
Articolul 70
Direcția audit intern, în baza aprobării ministrului apărării naționale, execută misiuni de audit public intern ad-hoc, necuprinse în plan.
Misiunile de audit public intern ad-hoc se desfășoară în baza procedurii prevăzute în anexa nr. 3.
Articolul 71
Pentru executarea misiunii de audit public intern, șeful Direcției audit intern sau șefii structurilor teritoriale subordonate numesc echipele de audit intern, iar, pentru coordonare, un șef de echipă.
Supervizarea misiunii se execută de către șefii structurilor de audit intern sau de o persoană desemnată de către aceștia.
Art.
72.
–
(1)
Pentru
asigurarea
personalului
calificat
necesar
serviciilor
de expertiză/consultanță de specialitate, în desfășurarea misiunilor de audit public intern, Direcția audit intern solicită specialiști structurilor Ministerului Apărării Naționale, altele decât cele auditate.
(2)
Șeful Direcției audit intern solicită în scris structurii în cauză, punerea la dispoziție a specialiștilor, precizându-i următoarele:
a)
domeniul, sistemul, operațiunea, activitatea sau acțiunea supuse auditării;
b)
principalele documente pe care specialistul/specialiștii trebuie să le redacteze și să le pună la dispoziția echipei de audit intern;
c)
perioada în care se execută expertiza sau se asigură consultanța, precum și locul concret în care acestea vor fi desfășurate;
d)
termenul până la care trebuie nominalizați specialiștii.
Specialiștii nominalizați se înscriu în ordinul de serviciu întocmit de Direcția audit intern sau structura teritorială subordonată.
În cazul în care Ministerul Apărării Naționale nu dispune de specialiști, precum și atunci când entitățile în cauză nu pot da curs, în mod justificat, solicitărilor structurii de audit intern, serviciile de expertiză/consultanță se pot asigura și de specialiști din afara Ministerului Apărării Naționale, pe bază de contract, conform reglementărilor în vigoare.
În situațiile prevăzute la alin. (4), șeful Direcției audit intern propune, spre aprobare, ministrului apărării naționale, contractarea serviciilor de expertiză/consultanță, conform prevederilor actelor normative specifice achizițiilor publice.
Articolul 73
Desfășurarea misiunii de audit public intern include colectarea, analiza și evaluarea documentelor și informațiilor, efectuarea testărilor planificate, stabilirea constatărilor, formularea recomandărilor și concluziilor auditului în concordanță cu obiectivele misiunii de audit public intern.
Direcția audit intern, structurile teritoriale subordonate, precum și auditorii interni au dreptul de a solicita informațiile și explicațiile care sunt necesare pentru realizarea obiectivelor misiunilor.
Răspunderea pentru măsurile luate în vederea implementării recomandărilor prezentate în rapoartele de audit aparține conducerii entităților auditate.
Articolul 74
Accesul la documente, bunuri și informații cu ocazia desfășurării misiunilor de audit public intern se realizează de auditorii interni conform prevederilor art. 18 alin. (2) - (4) din Legea nr. 672/2002, republicată, cu modificările ulterioare și ale Cartei auditului public intern, cu respectarea nivelului de acces înscris în documentele privind informațiile clasificate.
Articolul 75
Direcția audit intern și structurile teritoriale subordonate auditează, cel puțin o dată la 3 ani, fără a se limita la acestea, următoarele:
a)
activitățile financiare sau cu implicații financiare desfășurate de structurile auditate, din momentul constituirii angajamentelor până la utilizarea fondurilor de către beneficiarii finali, inclusiv a fondurilor provenite din finanțare externă;
b)
plățile asumate prin angajamente bugetare și legale, inclusiv din fonduri comunitare;
c)
administrarea patrimoniului, precum și vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public/privat al statului;
d)
constituirea veniturilor publice, respectiv autorizarea și stabilirea titlurilor de creanță, precum și a facilităților acordate la încasarea acestora;
e)
alocarea creditelor bugetare;
f)
sistemul contabil și fiabilitatea acestuia;
g)
sistemul de luare a deciziilor;
h)
sistemele de conducere și control, precum și riscurile aferente unor astfel de sisteme;
i)
sistemele informatice.
Articolul 76
Activitățile de control privind protecția informațiilor clasificate din sistemele informatice se execută de către structurile abilitate ale Ministerului Apărării Naționale, conform prevederilor legale.
Articolul 77
Obiectivele, operațiunile, activitățile prevăzute în Planul anual de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale se auditează, prin parcurgerea următoarelor etape:
a)
pregătirea misiunii de audit public intern;
b)
intervenția la fața locului;
c)
raportarea rezultatelor misiunii;
d)
urmărirea recomandărilor.
Articolul 78
Șeful Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate aprobă etapele de desfășurare a misiunii de audit public intern și este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor și
procedurilor de desfășurare a misiunii de audit public intern.
Scopul acțiunii de supervizare este de a se asigura că obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiții de calitate.
În
cazul
în
care
șeful
Direcției
audit
intern/structurii
teritoriale
subordonate nominalizează un alt auditor ca supervizor al misiunii de audit public intern se va urmări ca acesta să aibă pregătirea profesională adecvată și competența necesară în vederea realizării acestei activități.
Articolul 79
În realizarea misiunilor de audit public intern, auditorii interni își desfășoară activitatea pe bază de ordin de serviciu, emis de șeful Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate, care prevede scopul, obiectivele, tipul și durata auditului public intern, precum și nominalizarea echipei de audit intern.
Articolul 80
Auditorii interni aplică tehnici și instrumente adecvate de audit pentru colectarea de informații necesare, fiabile, pertinente și utile în vederea realizării obiectivelor misiunii de audit public intern.
Pentru realizarea obiectivelor misiunii de audit public intern, în funcție de analiza riscurilor și eșantionarea efectuată, auditorii interni pot efectua intervenții la fața locului și la structurile care nu au calitatea de ordonator de credite, dar care sunt subordonate/arondate în asigurarea structurii auditate.
Articolul 81
În situația în care în timpul misiunilor de audit public intern se constată iregularități, abateri semnificative de la regulile procedurale și metodologice, respectiv de la prevederile
legale
aplicabile
structurii/activității/operațiunii
auditate
sau
posibile
prejudicii, supervizorul raportează șefului structurii de audit
intern, iar acesta șefului Direcției audit intern, care informează, în termen de 3 zile lucrătoare, ministrul apărării naționale, propunând transmiterea spre structura de control abilitată.
Auditorul intern/supervizorul propune șefului Direcției audit intern, pe cale ierarhică, suspendarea misiunii de audit public intern, cu acordul ministrului apărării naționale, în cazul identificării unor iregularități sau posibile prejudicii semnificative, dacă din analiza preliminară a verificărilor efectuate se estimează că prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele misiunii de audit public intern.
Articolul 82
La sfârșitul intervenției la fața locului, echipa de audit intern revizuiește documentele de lucru, pentru a se asigura că sunt pregătite în mod corespunzător în vederea elaborării proiectului de raport de audit public intern.
Articolul 83
Raportul de audit public intern finalizat, care cuprinde și eventualele modificări
discutate
și
convenite
în
cadrul
reuniunii
de
conciliere,
se
transmite șefului/comandantului structurii auditate pentru implementarea recomandărilor.
Pentru avizarea rapoartelor de audit public intern finalizate, șeful Direcției audit intern înaintează, periodic, ministrului apărării naționale, o sinteză cuprinzând constatările, concluziile și recomandările formulate.
Recomandările neavizate de ministrul apărării naționale, însoțite de documentația relevantă, se transmit la UCAAPI trimestrial, în termen de 10 zile de la încheierea trimestrului.
Articolul 84
Structura auditată elaborează un plan de acțiune, stabilind responsabilități și termene pentru implementarea fiecărei recomandări și comunică periodic structurii de audit intern stadiul de implementare a recomandărilor formulate.
Șeful structurii de audit intern poate stabili misiuni de verificare a implementării recomandărilor.
Articolul 85
Structurile teritoriale subordonate urmăresc implementarea recomandărilor cuprinse în rapoartele de audit public intern și raportează trimestrial Direcției audit intern.
În sinteza privind rezultatele activității de audit public intern, pe care șeful Direcției audit intern o raportează, periodic, ministrului apărării naționale, se includ și elemente privind stadiul de implementare a recomandărilor.
Capitolul X
Misiunile de asigurare
Articolul 86
Misiunile de asigurare se realizează, în Ministerul Apărării Naționale, în conformitate cu tipurile de audit reglementate de lege și, ținând cont de specificul activităților desfășurate de structurile auditate, acestea pot fi:
a)
misiuni de audit de regularitate;
b)
misiuni de audit al performanței;
c)
misiuni de audit de sistem.
Misiunile de asigurare se desfășoară, ținând cont de complexitatea și timpul avut la dispoziție de echipa de audit intern, conform metodologiei generale prevăzute în anexa nr. 4.
Secțiunea 1
Misiunile de audit de regularitate
Articolul 87
Prin planificarea și realizarea misiunilor de audit de regularitate se urmărește examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale și metodologice care
le sunt aplicate.
Direcția audit intern și structurile teritoriale subordonate acționează, în conformitate cu prevederile legale în vigoare, pentru protejarea și reîntregirea patrimoniului Ministerului Apărării Naționale.
Articolul 88
Planificarea și realizarea misiunilor de audit de regularitate au ca obiective:
a)
să ajute structurile auditate prin intermediul opiniilor și recomandărilor formulate;
b)
să contribuie la gestionarea mai bună a riscurilor de către structurile auditate;
c)
să asigure o mai bună monitorizare a conformității activităților desfășurate în cadrul structurilor și unităților militare cu normele, regulile și procedurile existente;
d)
să îmbunătățească calitatea proceselor de management al riscului, de control și de guvernanță;
e)
să asigure că informațiile financiare și contabile sunt fiabile și corecte;
f)
să îmbunătățească eficiența și eficacitatea operațiunilor.
Articolul 89
Având în vedere specificul activităților, în Ministerul Apărării Naționale se execută misiuni de audit de regularitate asupra activităților de lichidări gestionare, precum și asupra activităților/operațiunilor
economico-financiare
desfășurate
de
unitățile
militare
ale
Armatei României care participă la misiuni în teatrele de operații potrivit metodologiilor emise prin dispoziție a șefului Direcției audit intern.
Secțiunea 2
Misiunile de audit al performanței
Art.
90.
–
Auditul
performanței
reprezintă
o
analiză
a
activităților/proceselor/ programelor/proiectelor
desfășurate
în
cadrul
structurilor
centrale,
structurilor
și
forțelor subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale, concepută să aducă un plus de valoare acestora, prin evaluarea și compararea rezultatelor obținute cu cele propuse sau așteptate, în condiții de economicitate, eficiență și eficacitate.
Articolul 91
Auditul performanței examinează dacă în procesul de implementare a obiectivelor și atribuțiilor entității auditate sunt stabilite criterii corecte pentru evaluarea rezultatelor și apreciază dacă rezultatele obținute sunt în conformitate cu obiectivele stabilite.
Articolul 92
Obiectivul principal al auditului performanței este de a evalua modul în care entitatea auditată utilizează fondurile publice, respectă principiile de economicitate, eficiență și eficacitate și oferă conducerii acesteia un punct de vedere independent în legătură cu atingerea rezultatelor dorite, precum și recomandări privind căile și mijloacele de a spori performanța.
Articolul 93
Auditul performanței se concentrează pe rezultatele obținute de entitatea auditată,
prin examinarea următoarelor aspecte:
a)
economicitatea, care constă în minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activități cu menținerea calității corespunzătoare a acestor rezultate;
b)
eficiența, care constă în maximizarea rezultatelor unei activități în relație cu resursele
utilizate;
c)
eficacitatea, care reprezintă gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru
fiecare activitate și raportul dintre efectul proiectat și rezultatul efectiv al activității.
Articolul 94
În realizarea auditului performanței, auditorii interni adoptă următoarele abordări:
a)
abordarea pe bază de rezultate constă în evaluarea performanțelor realizate, respectiv în ce măsură au fost îndeplinite cerințele privind economicitatea, eficiența și eficacitatea în procesul de implementare și derulare a unui program sau a unei activități;
b)
abordarea pe bază de probleme constă în identificarea, verificarea și analiza problemelor și a cauzelor apariției acestora, care se referă la economicitatea, eficiența și eficacitatea activităților ce se desfășoară în entitățile auditate sau care vizează implementarea și derularea unor programe.
Articolul 95
Auditul performanței examinează sistemul de control intern/managerial al entității auditate în scopul identificării punctelor slabe ce determină nerealizarea țintelor de performanță.
Examinarea
presupune
evaluarea
componentelor
sistemului
de
control intern/managerial care asigură economicitatea, eficiența și eficacitatea activităților, analiza cauzelor și formularea de recomandări pentru remedierea slăbiciunilor constatate.
Articolul 96
Criteriul principal în activitatea de selectare a temelor de audit public intern îl reprezintă
perspectiva
îmbunătățirii
în
ansamblu
a
performanțelor
programelor/activităților entităților auditate.
Articolul 97
Pentru realizarea misiunilor de audit al performanței se stabilește un sistem de referință, în funcție de obiectivele entității auditate, respectiv criterii la care să se raporteze rezultatele verificărilor efectuate. Criteriile sunt stabilite pe baza bunei practici în domeniu și prin analiza datelor și informațiilor rezultate din următoarele surse:
a)
legislație, politici publice, standarde naționale sau internaționale;
b)
ghiduri și reglementări departamentale;
c)
practici manageriale acceptate în domeniu;
d)
cerințe contractuale;
e)
standarde pe domenii și alți indicatori relevanți;
f)
literatura de specialitate, în vederea stabilirii obiectivelor și indicatorilor de performanță;
g)
referințe obținute prin compararea cu buna practică în domeniul auditat;
h)
rezultatele obținute de entități similare;
i)
criterii utilizate în misiuni de audit cu teme similare;
j)
criterii de performanță stabilite de către legislativ;
k)
criterii obținute prin valorificarea experienței unor specialiști, experți, cercetători în domeniu.
Secțiunea 3
Misiunile de audit de sistem
Articolul 98
Auditul de sistem reprezintă o evaluare în profunzime a sistemelor de conducere și de control intern/managerial din cadrul structurilor centrale, structurilor și forțelor subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale, precum și a entităților aflate în coordonare, cu scopul de a stabili dacă aceste sisteme funcționează economic, eficace și eficient, pentru identificarea deficiențelor și formularea de recomandări pentru corectare.
Articolul 99
Misiunea de audit de sistem trebuie să abordeze atât elemente specifice regularității activităților cu cadrul normativ care le reglementează, cu standardele sau cu bunele practici în domeniile auditate, cât și elemente ale performanței.
Articolul 100
Criteriile abordate în cadrul derulării unei misiuni de audit de sistem sunt următoarele:
a)
conformitatea atât cu strategia, politicile, planurile, regulamentele și procedurile, cât și cu cadrul normativ specific domeniului auditabil din care face parte entitatea auditată;
b)
regularitatea operațiilor și etica profesională;
c)
integritatea patrimonială și protejarea împotriva pierderii sau deteriorării de orice natură a informațiilor, inclusiv integritatea evidențelor și documentelor justificative;
d)
economicitatea intrărilor de orice fel, a utilizării resurselor și eficiența operațiilor;
e)
realizarea obiectivelor și atingerea țintelor respectând standardele de calitate și performanță;
f)
fiabilitatea, oportunitatea și utilitatea informațiilor financiare și operaționale.
Articolul 101
Auditul de sistem presupune analiza aprofundată, pe componentele Ministerului Apărării Naționale sau entităților subordonate/aflate în coordonare/sub autoritate a intrărilor, proceselor și rezultatelor și urmărește obținerea de răspunsuri cu privire la modul în care a fost conceput și pus în aplicare sistemul/subsistemul evaluat.
Articolul 102
Organizarea și desfășurarea misiunilor de audit de sistem în cadrul Ministerului Apărării Naționale presupun parcurgerea etapelor menționate în metodologia misiunii de asigurare având în vedere particularitățile prevăzute în anexa nr. 5.
Capitolul XI
Misiunile de consiliere
Secțiunea 1
Dispoziții generale privind misiunile de consiliere
Articolul 103
Consilierea reprezintă activitatea desfășurată de auditorii interni menită să adauge valoare și să îmbunătățească procesele guvernanței în cadrul Ministerului Apărării Naționale, fără ca auditorii interni să-și asume responsabilități manageriale.
Articolul 104
Activitățile de consiliere desfășurate de către Direcția audit intern și structurile teritoriale subordonate cuprind următoarele tipuri de misiuni:
a)
consultanța având ca scop identificarea obstacolelor care împiedică desfășurarea normală a proceselor în cadrul structurilor centrale, structurilor și forțelor subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale, stabilirea cauzelor, determinarea consecințelor, prezentând totodată soluții pentru eliminarea acestora;
b)
facilitarea înțelegerii, destinată obținerii de informații suplimentare pentru cunoașterea în profunzime a funcționării unui sistem, standard, sau prevedere normativă, necesare personalului care are ca responsabilitate implementarea acestora;
c)
formarea și perfecționarea profesională, destinată furnizării cunoștințelor teoretice și practice referitoare la managementul financiar, gestiunea riscurilor și controlul intern/managerial prin organizarea de cursuri și seminarii.
Articolul 105
Activitatea de consiliere se organizează și se desfășoară sub formă de:
a)
misiuni de consiliere formalizate, cuprinse în Planul de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale;
b)
misiuni de consiliere cu caracter informal, realizate prin participarea în cadrul diferitelor comitete permanente sau pe proiecte cu durată determinată, la reuniuni, misiuni, schimburi curente de informații;
c)
misiuni de consiliere pentru situații excepționale, presupun participarea în cadrul unor echipe constituite în vederea reluării activităților urmare a unei situații de forță majoră sau altor evenimente excepționale.
Articolul 106
Organizarea și desfășurarea misiunilor de consiliere, precum și forma acestora, se propun de către șeful Direcției audit intern și se aprobă de către ministrul apărării naționale prin Planul de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale, numai în condițiile în care acestea nu generează conflicte de interese și nu sunt incompatibile cu îndatoririle auditorilor interni.
Auditorii interni informează șeful Direcției audit intern/șeful structurii teritoriale subordonate asupra oricărei situații care le poate afecta independența sau obiectivitatea, indiferent dacă această situație este anterioară începerii misiunii sau survine în timpul desfășurării misiunii de consiliere.
Articolul 107
Realizarea misiunilor de consiliere formalizate în cadrul Ministerului Apărării Naționale presupune următoarele:
a)
respectarea dispozițiilor Cartei auditului public intern și celorlalte prevederi care guvernează efectuarea misiunilor de consiliere;
b)
prezentarea în scris a cerințelor generale, precum și a elementelor referitoare la modul de organizare și desfășurare a misiunii de consiliere;
c)
stabilirea sferei activităților necesare atingerii obiectivelor misiunii de consiliere;
d)
realizarea misiunilor la termenele prevăzute și cu respectarea cadrului de reglementare prevăzute de prezentele norme;
e)
comunicarea și raportarea rezultatelor misiunii de consiliere către conducerea structurii
auditate.
Secțiunea 2
Particularități privind planificarea misiunilor de consiliere
Articolul 108
Pentru executarea unor misiuni de consiliere, structurile centrale, structurile și forțele subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale transmit, ierarhic, la Direcția audit intern, propuneri de teme, până la data de 31 octombrie a anului anterior celui pentru care se solicită efectuarea consilierii.
Propunerile de teme privind misiuni de consiliere sunt însoțite de datele și informațiile necesare planificării și desfășurării în condiții de eficiență și eficacitate a consilierii, cum ar fi: principalele dificultăți identificate, riscuri, probleme, aspectele vizate pentru clarificare, copii după documente relevante.
Articolul 109
Șeful Direcției audit intern poate propune, prin Planul anual de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale, și alte misiuni de consiliere, care să vină în sprijinul șefilor/comandanților/directorilor structurilor militare și să prevină perpetuarea unor puncte slabe sau deficiențe în cadrul ministerului.
Șeful Direcției audit intern selectează misiunile de consiliere care urmează a fi cuprinse în planul de audit public intern în funcție de următoarele aspecte:
a)
ordinele ministrului apărării naționale;
b)
criteriile prevăzute în cadrul legal în vigoare în domeniul auditului public intern;
c)
fondul de timp avut la dispoziție;
d)
existența specialiștilor încadrați în structura de audit intern în domeniul pentru care se solicită consilierea;
e)
executarea unei misiuni de consiliere de către auditorii interni nu generează conflicte de interese și nu sunt incompatibile cu îndatoririle acestora.
Articolul 110
Șefii/comandanții/directorii structurilor militare pot solicita, pe parcursul anului, în mod individual, executarea unor misiuni de consiliere cu caracter informal.
Solicitările șefilor/comandanților/directorilor structurilor militare se adresează, după caz, Direcției audit intern sau structurii teritoriale subordonate la care sunt arondați.
Șeful Direcției audit intern sau șeful structurii teritoriale subordonate, după caz, decide posibilitatea efectuării misiunii de consiliere după analiza elementelor prevăzute la art. 109 alin. (2).
Direcția audit intern sau structura teritorială subordonată, după caz, înștiințează entitatea solicitantă cu privire la posibilitatea organizării misiunii și data acesteia.
Secțiunea 3
Desfășurarea misiunilor de consiliere formalizate
Articolul 111
Metodologia de derulare a misiunilor de consiliere formalizate presupune parcurgerea, după caz, în cadrul fiecărei etape a activităților specifice și realizarea documentelor aferente, conform anexei nr. 6.
Documentele elaborate conform alin. (1) se adaptează specificului fiecărei misiuni, în limitele în care se impune aceasta.
Articolul 112
Etapele, procedurile și documentele elaborate în derularea misiunilor de consiliere formalizate respectă aceleași cerințe ca și cele prezentate la misiunea de asigurare, cu următoarele excepții:
a)
procedurile privind analiza riscului nu se realizează la misiunile de consiliere formalizate;
b)
procedurile privind analiza problemelor și formularea recomandărilor nu se realizează. Constatările formulate de auditorii interni sunt cuprinse direct în rapoartele de consiliere;
c)
pentru constatările și problemele identificate se formulează propuneri de soluții/ recomandări a căror implementare este verificată numai dacă aceasta este cerută de către șeful/ comandantul structurii care a solicitat misiunea de consiliere și este agreată de șeful structurii de audit intern;
d)
eventualele iregularități constatate sunt aduse la cunoștința ministrului apărării naționale și structurii de control abilitate;
e)
procedurile privind elaborarea proiectului raportului de consiliere, transmiterea acestuia și reuniunea de conciliere nu sunt specifice misiunilor de consiliere formalizate; după etapa de intervenție la fața locului se elaborează direct raport de consiliere.
Secțiunea 4
Tipurile de misiuni de consiliere cu caracter informal desfășurate în cadrul Ministerului Apărării Naționale
Articolul 113
În vederea îmbunătățirii proceselor/activităților, în cadrul Ministerului Apărării Naționale se efectuează misiuni de consiliere cu caracter informal pentru auditul procedurilor de atribuire a contractelor de achiziție publică, închiriere, valorificare și concesionare a bunurilor, al prestărilor de servicii ce se execută în unitățile militare, precum și al operațiunilor de modificare a patrimoniului imobiliar.
Auditul proceselor/activităților menționate la alin. (1) se execută, la solicitarea ordonatorilor de credite, pe timpul organizării și desfășurării acestora, și are ca scop principal consilierea conducerii structurilor auditate, în special cu privire la transparența și conformitatea cu cadrul normativ în domeniu.
Metodologia de auditare a proceselor/activităților menționate la alin. (1) se stabilește prin dispoziție a șefului Direcției audit intern.
Capitolul XII
Misiunile de evaluare a activităților de audit public intern
Articolul 114
Evaluarea activității de audit public intern, presupune realizarea de verificări periodice, cel puțin o dată la 5 ani, în condiții de independență, în scopul examinării cu obiectivitate a activității de audit public intern desfășurată în cadrul Ministerului Apărării Naționale, din punct de vedere al conformității și performanței.
Articolul 115
Verificarea respectării normelor, instrucțiunilor, precum și a Codului privind conduita etică a auditorului intern se realizează prin misiuni de evaluare a activității de audit public intern planificate sau ad-hoc.
Abaterile de la norme, instrucțiuni sau Codul privind conduita etică a auditorului intern constatate pe timpul misiunilor de evaluare a activității de audit public intern sunt corectate prin implementarea recomandărilor formulate de echipa de audit intern.
Articolul 116
Structurile implicate în evaluarea activității de audit public intern exercitată în
Ministerul Apărării Naționale sunt următoarele:
a)
UCAAPI, care realizează evaluarea activității de audit public intern desfășurată la nivelul Direcției audit intern;
b)
Direcția audit intern, care realizează evaluarea activității de audit public intern desfășurată de
structurile teritoriale subordonate și compartimentele de audit intern din regiile autonome/companiile naționale aflate în coordonarea Ministerului Apărării Naționale.
Articolul 117
Derularea și realizarea misiunilor de evaluare a activității de audit public intern presupun:
a)
examinarea cu obiectivitate a activității de audit public intern desfășurată, pe baza unei analize documentate, pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite cerințele de conformitate și performanță în raport cu criteriile predefinite, respectiv cu cadrul legislativ și normativ al auditului public intern, Codul privind conduita etică a auditorului intern, procedurile și buna practică în domeniu;
b)
furnizarea, de către auditorii interni, care realizează misiunea de evaluare a activității de audit public intern, a unei opinii independente și obiective cu privire la gradul de conformitate și de performanță atins de compartimentul de audit intern/structura teritorială subordonată;
c)
formularea de recomandări pentru îmbunătățirea activității de audit public intern în vederea creșterii eficienței și eficacității acestora.
Articolul 118
Auditorii interni își exprimă opinia cu privire la activitatea de audit public intern evaluată în funcție de nivelurile de apreciere acordate și rezultatele constatărilor efectuate cu privire la:
a)
respectarea normelor generale și a normelor metodologice specifice privind exercitarea activității de audit public intern;
b)
respectarea
concordanței
activităților
de
audit
public
intern
cu
procedurile compartimentului de audit intern/structurii teritoriale subordonate;
c)
gradul de acoperire a tuturor proceselor și activităților unităților militare arondate structurilor teritoriale subordonate, prin misiunile de audit public intern efectuate;
d)
nivelul de eficacitate al auditului public intern;
e)
valoarea adăugată de auditul public intern.
Articolul 119
Sfera evaluărilor activității de audit public intern cuprinde, fără a se limita la acestea, următoarele:
a)
misiunea, competențele și responsabilitățile compartimentului de audit intern/structurii teritoriale subordonate;
b)
independența structurii de audit intern în cadrul entității publice;
c)
competența și conștiința profesională a auditorilor interni;
d)
managementul activității de audit public intern;
e)
natura activității de audit public intern;
f)
Programul de asigurare și îmbunătățire a calității activității de audit public intern;
g)
respectarea Normelor specifice proprii în desfășurarea misiunilor de audit public intern;
h)
comunicarea rezultatelor misiunilor de audit public intern.
Articolul 120
În cadrul fiecărui obiectiv al misiunii de evaluare a activității de audit public intern, auditorii interni au în vedere atât elemente care privesc conformitatea, cât și elemente care privesc performanța activităților evaluate.
Articolul 121
Etapele, procedurile și documentele elaborate în derularea misiunilor de evaluare a activității de audit public intern respectă aceleași cerințe ca și cele prezentate la misiunea de asigurare, cu următoarele excepții:
a)
activitatea privind analiza riscului nu se realizează la misiunile de evaluare a activității de audit public intern;
b)
eventualele iregularități constatate sunt aduse la cunoștința conducătorului entității publice și structurii de control.
Documentele elaborate în cadrul activităților desfășurate în derularea misiunii se adaptează specificului misiunii de evaluare a activității de audit public intern desfășurate în cadrul Ministerului Apărării Naționale, în limitele în care aceasta se impune.
Articolul 122
Auditorii interni care desfășoară o misiune de evaluare a activității de audit public intern pot solicita date, informații, precum și copii ale documentelor, certificate pentru conformitate, de la compartimentele/structurile auditate pentru a stabili eficacitatea auditului public intern și valoarea adăugată adusă de această activitate, iar acestea au obligația de a le pune la dispoziție la data solicitată.
Auditorii interni care desfășoară misiunea de evaluare a activității de audit public intern pot efectua la compartimentele din cadrul entității publice sau la unitățile militare din zona de responsabilitate a structurii teritoriale subordonate orice fel de reverificări legate de activitățile desfășurate de acestea pentru a stabili independența și obiectivitatea auditorilor interni.
Articolul 123
Metodologia de derulare a misiunilor de evaluare a activității de audit public intern presupune parcurgerea, în cadrul fiecărei etape, a procedurilor specifice și realizarea documentelor aferente, conform anexei nr. 7.
Capitolul XIII
Dispoziții tranzitorii și finale
Articolul 124
Pentru atestarea auditorilor interni din Ministerul Apărării Naționale, aflați în funcție la data intrării în vigoare a Legii nr. 191/2011 pentru modificarea și completarea Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, se aplică, în mod corespunzător, dispozițiile tranzitorii de la art. III și IV din respectiva lege.
Articolul 125
Comitetul de audit intern prevăzut la art. 12 se înființează în Ministerul Apărării Naționale după adoptarea Normelor privind înființarea comitetelor de audit intern, elaborate de Ministerul Finanțelor Publice și aprobate de Guvern.
Articolul 126
În aplicarea prezentelor norme metodologice, șeful Direcției audit intern poate emite dispoziții.
Articolul 127
Anexele nr. 1 - 7 fac parte integrantă din prezentele norme metodologice.
Anexa 1
la normele metodologice
GLOSAR TERMENI ȘI DEFINIȚII
Acțiunea auditabilă – reprezintă operațiunea elementară din cadrul unei activități ale cărei caracteristici pot fi definite teoretic și comparate cu realitatea practică.
Avizarea raportului de audit public intern – procesul de luare la cunoștință despre constatările, concluziile și recomandările formulate în misiunea de audit public intern și de exprimare a acordului asupra acestora.
Cadrul general de competențe profesionale al auditorului intern din sectorul public – cuprinde domeniile și, în cadrul lor, cunoștințele, abilitățile și valorile profesionale necesare exercitării activității de audit public intern în entitățile publice și care sunt specificate în Standardul Ocupațional „Auditor intern în sectorul public".
Carta auditului public intern a Ministerului Apărării Naționale – document oficial, avizat de Comitetul de audit intern și aprobat de ministrul apărării naționale, care stabilește scopul și sfera de activitate a auditului public intern, prezintă poziția Direcției audit intern și a structurilor teritoriale subordonate în cadrul Ministerului Apărării Naționale, drepturile și obligațiile auditorilor interni, prevede regulile de conduită etică și stabilește necesitatea accesului la documente, bunuri și
informații, cu ocazia misiunilor de audit public intern desfășurate.
Cauza – explicația diferenței între ceea ce ar trebui să existe și ceea ce există efectiv cu privire la o constatare de audit.
Certificat de atestare a auditorului intern din sectorul public – document emis de Ministerul Finanțelor Publice, prin Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI), care atestă îndeplinirea condițiilor necesare pentru ca un auditor intern să desfășoare activități de audit public intern în entitățile publice.
Comisia de atestare a auditorilor interni din sectorul public și a persoanelor fizice – comisia de atestare constituită la nivelul Ministerului Finanțelor Publice prin ordin al ministrului finanțelor publice, în vederea atestării naționale a auditorilor interni din sectorul public.
Control – analiză permanentă sau periodică a unei activități/acțiuni/situații pentru a urmări mersul ei și pentru a lua măsuri de îmbunătățire.
Controlul intern – totalitatea politicilor și procedurilor elaborate și implementate de managementul Ministerului Apărării Naționale pentru a asigura: atingerea obiectivelor structurilor centrale, structurilor și forțelor subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale, într-un mod economic, eficient și eficace; respectarea regulilor specifice domeniului, a politicilor și deciziilor managementului; protejarea bunurilor și informațiilor, prevenirea și depistarea fraudelor și erorilor; calitatea documentelor contabile, precum și furnizarea în timp util de informații de încredere pentru management.
Control
intern/managerial
–
ansamblul
formelor
de
control
exercitate
la
nivelul Ministerului Apărării Naționale, inclusiv auditul public intern, stabilite de conducere în concordanță cu obiectivele acesteia și cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient și eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele și procedurile.
Economicitate – minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activități, cu menținerea calității corespunzătoare a acestor rezultate.
Eficacitate – gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activități și raportul dintre efectul proiectat și rezultatul efectiv al activității respective.
Eficiență – maximizarea rezultatelor unei activități în relație cu resursele utilizate.
Fișa de identificare și analiză a problemei – reprezintă un document de lucru întocmit pe parcursul misiunilor de asigurare pentru fiecare problemă identificată, care sprijină auditorii interni în parcurgerea unui raționament profesional pentru stabilirea naturii problemei, faptelor, criteriilor, cauzelor, consecințelor, precum și recomandărilor pentru remediere și prevenirea apariției pe viitor a deficienței.
Guvernanță – ansamblul proceselor și structurilor implementate de management în scopul
informării, direcționării, conducerii și monitorizării activităților Ministerului Apărării Naționale către atingerea obiectivelor sale.
Iregularitatea
–
reprezintă
abaterea
semnificativă
de
la
regulile
procedurale
și metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile activității/acțiunii auditate, rezultată dintr-o acțiune sau omisiune care are sau ar putea avea efectul prejudicierii bugetului Ministerului Apărării Naționale sau posibile indicii de fraudă. O abatere de la prevederile normative și procedurale aplicabile activității/acțiunii auditate are caracter de iregularitate dacă auditorii interni consideră că poate avea un impact major imediat asupra obiectivelor, patrimoniului sau imaginii entității auditate, impunându-se, în funcție de circumstanțe, luarea de măsuri imediate de investigare sau corectare de către persoanele în drept, fără a se mai aștepta parcurgerea normală a etapelor unei misiuni de audit public intern.
Mediul de control – reprezintă cadrul și structura necesară realizării obiectivelor primordiale ale sistemului de control intern. Mediul de control înglobează integritatea și valorile etice, concepția și stilul conducerii, structura organizatorică, atribuțiile de competență și de responsabilități, politicile și practicile privind resursele umane, precum și competența personalului.
Obiectivele – enunțuri generale elaborate de către auditorii interni care definesc rezultatele urmărite prin misiunea respectivă.
Obiectivitate – atitudinea mentală imparțială, care permite auditorilor interni să realizeze misiuni astfel încât să creadă în produsul muncii lor și să nu fie nevoiți să facă niciun compromis cu privire la calitate. Obiectivitatea presupune ca auditorii interni să nu se lase influențați de alte persoane în ceea ce privește raționamentul lor profesional în legătură cu aspectele de audit.
Ordinul de serviciu – mandat general acordat de către șeful structurii de audit intern unui auditor în vederea începerii unei misiuni.
Personalul auditor – cadrele militare, funcționarii publici și personalul civil contractual încadrați în Direcția audit intern și structurile teritoriale subordonate, care organizează și desfășoară activități de audit public intern.
Planificarea activității de audit public intern – definirea obiectivelor, stabilirea politicilor, natura acestora, calendarul de proceduri și testări destinate să îndeplinească obiectivele controalelor sau ale misiunilor de audit public intern.
Probele de audit – informațiile pe baza cărora se fundamentează concluziile și opiniile auditorului intern. Ele trebuie să fie: suficiente (informații cantitative suficiente pentru ca auditorul intern să poată să îndeplinească bine munca și calitativ imparțiale, astfel încât să poată fi considerate fiabile), pertinente (informațiile corespund cu exactitate obiectivelor auditului) și cu un cost de obținere rezonabil (informațiile au un cost de obținere proporțional cu rezultatul pe care auditorul intern urmărește să îl obțină).
Procedura – activitățile necesar a fi parcurse în cadrul fiecărei etape, în funcție de tipul misiunii. Acestea nu se identifică cu procedurile operaționale de lucru elaborate în baza Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemului de control intern/managerial, republicat, cu modificările ulterioare.
Programul misiunii de audit public intern – document care prezintă activitățile de urmat în vederea realizării misiunii de audit public intern.
Raportul de audit public intern – opiniile scrise ale auditorului intern și constatările formulate ca urmare a testărilor efectuate în timpul misiunii de audit public intern și/sau analizele și concluziile auditorului intern ca urmare a realizării misiunii.
Recomandare - propunerea formulată pentru a corecta/a elimina deficiențele constatate și pentru a preveni materializarea riscului.
Riscul – posibilitatea de a se produce un eveniment susceptibil de a avea un impact asupra realizării obiectivelor. Riscul se măsoară în termeni de consecințe și de probabilitate.
Standard Ocupațional „Auditor intern în sectorul public" – document aprobat în baza Legii nr. 132/1999 privind înființarea, organizarea și funcționarea Consiliului Național al Calificărilor și al Formării Profesionale a Adulților, republicată, cu modificările și completările ulterioare, care precizează unitățile de competență și nivelul calitativ asociat rezultatelor activităților specifice privind ocupația de auditor intern în sectorul public.
Supervizarea – activitatea indispensabilă procesului de audit public intern care constă în urmărirea activităților/acțiunilor și validarea operațiilor efectuate de auditorii interni.
Supervizorul – persoana care monitorizează auditorii interni în toate etapele cu scopul să ajusteze cu maximum de eficacitate operațiile, procedurile și testele obiectivelor urmărite.
Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI) – structură distinctă în cadrul Ministerului Finanțelor Publice, în directa subordonare a ministrului finanțelor publice, cu atribuții de coordonare, evaluare și sinteză în domeniul activității de audit public intern la nivel național.
Zona de responsabilitate – porțiune din teritoriul național în care se regăsesc unități militare a căror activitate va fi auditată de o anumită structură de audit intern.
Anexa 2
la normele metodologice
OBIECTIVELE ACTIVITĂȚII DE AUDIT PUBLIC INTERN
1.
Evaluarea managementului riscurilor
Auditul public intern evaluează existența proceselor adecvate, suficiente și eficace în domeniul managementului riscurilor.
Auditul public intern sprijină ministrul apărării naționale, precum și șefii/comandanții structurilor centrale, structurilor și forțelor subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale în identificarea
și
evaluarea
riscurilor
și
contribuie
la
îmbunătățirea
sistemului
de
control intern/managerial.
2.
Evaluarea sistemelor de control intern/managerial
Auditul public intern ajută conducerea Ministerului Apărării Naționale, precum și șefii/comandanții structurilor centrale, structurilor și forțelor subordonate acestora să mențină un sistem de control intern/managerial corespunzător, evaluând eficiența și eficacitatea și asigurând îmbunătățirea acestuia.
Evaluarea eficienței și eficacității sistemului de control intern/managerial se realizează pe baza rezultatelor evaluării riscurilor și vizează cel puțin operațiile cu privire la:
a)
fiabilitatea și integritatea informațiilor financiare și operaționale;
b)
eficacitatea și eficiența proceselor/activităților/operațiilor;
c)
protejarea patrimoniului;
d)
respectarea legilor, reglementărilor și procedurilor.
Auditorii interni trebuie să examineze, pe timpul derulării misiunilor de audit public intern, procedurile formalizate în acord cu obiectivele misiunii în vederea identificării tuturor deficiențelor acestora.
Auditorii interni trebuie să analizeze operațiile și activitățile și să determine măsura în care rezultatele corespund obiectivelor stabilite și dacă operațiile/activitățile sunt aplicate sau realizate în condiții de conformitate și performanță.
3.
Evaluarea procesului de guvernanță
Auditul public intern trebuie să evalueze și să facă recomandări adecvate pentru îmbunătățirea procesului de guvernanță, contribuind la îndeplinirea următoarelor obiective:
a)
promovarea unei conduite etice și a valorilor corespunzătoare în cadrul structurilor centrale, structurilor și forțelor subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale;
b)
asigurarea unui management eficace al performanței în cadrul structurilor centrale, structurilor și forțelor subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale și asumarea răspunderii;
c)
coordonarea activităților și comunicarea informațiilor privind riscul și controlul în cadrul structurilor centrale, structurilor și forțelor subordonate acestora din Ministerul Apărării Naționale.
În cadrul misiunilor de audit public intern planificate auditorii interni vor defini obiective specifice domeniului auditat.
Anexa 3
la normele metodologice
PROCEDURA DE DESFĂȘURARE
A MISIUNILOR DE AUDIT PUBLIC INTERN AD-HOC
1.
Auditorii interni din cadrul Direcției audit intern sau structurilor teritoriale subordonate desfășoară, cu aprobarea ministrului apărării naționale, misiuni de audit public intern ad-hoc, considerate misiuni de audit public intern cu caracter excepțional.
2.
Solicitările pentru desfășurarea misiunilor de audit public intern ad-hoc se pot realiza prin următoarele modalități:
a)
la ordinul ministrului apărării naționale; în acest caz, șeful Direcției audit intern va elabora un raport pentru aprobarea executării misiunii solicitate;
b)
prin raport al șefului Direcției audit intern adresat ministrului apărării naționale, în urma receptării, din diferite surse, a unor criterii semnal sau riscuri semnificative;
c)
în urma primirii unor sesizări de la structurile abilitate ale Ministerului Apărării Naționale, care impun efectuarea unor verificări urgente (petiții, indicii de fraudă); în acest caz, șeful Direcției audit intern va elabora un raport pentru aprobarea executării misiunii solicitate.
3.
Desfășurarea misiunilor de audit public intern ad-hoc presupune parcurgerea, în cadrul fiecărei etape, a procedurilor specifice și elaborarea documentelor minimale din schema prezentată în continuare:
Etape
Proceduri
Cod proce-
dură
Documente
S U P E R V I Z A R E A
Pregătirea misiunii
Inițierea auditului public intern
Elaborarea Ordinului de serviciu
P-01
Ordinul de serviciu
Elaborarea Declarației de
independență
P-02
Declarația de independență
Elaborarea Notificării privind
declanșarea misiunii de audit public intern
P-03
Notificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern
Intervenția la fața locului
Colectarea și analiza probelor de
audit
Analiza problemelor și formularea recomandărilor
P-04
Teste, chestionare, interviuri, după caz
P-07
Raportarea rezultatelor misiunii
Elaborarea Raportului de audit public
intern
Raportul de audit public intern
P-05
Raportul de audit public intern
Difuzarea Raportului de audit public intern
P-06
-
Urmărirea
recomandărilor
Urmărirea recomandărilor
P-08
Fișă de urmărire a implementării recomandărilor
4.
Documentele elaborate pentru desfășurarea misiunii de audit public intern ad-hoc se adaptează specificului misiunii, în limitele în care se impune aceasta, conform modelelor prevăzute în metodologia generală de derulare a misiunilor de asigurare.
5.
Pentru transmiterea notificării privind declanșarea misiunii de audit public intern ad-hoc înainte de data declanșării acesteia, termenul de 15 zile calendaristice nu este obligatoriu.
6.
În cazul misiunii de audit public intern ad-hoc se poate desfășura o reuniune de conciliere pentru analiza unor eventuale puncte de vedere primite de la entitatea auditată, în termenele care vor fi stabilite de șeful Direcției audit intern.
7.
În cazul misiunilor de audit public intern ad-hoc de sistem se aplică dispozițiile privind organizarea misiunii de audit de sistem cu limitările prevăzute în cadrul procedurii de desfășurare a misiunilor de audit public intern ad-hoc.
8.
Misiunile de audit public intern asupra activităților/operațiunilor economico-financiar desfășurate de unitățile militare ale Armatei României care participă la misiuni în teatrele de operații au caracterul unor misiuni de audit public intern ad-hoc.
Anexa 4
la normele metodologice
METODOLOGIA GENERALĂ DE DERULARE A MISIUNILOR DE ASIGURARE
1.
Metodologia generală de derulare a misiunilor de asigurare presupune parcurgerea, în cadrul fiecărei etape, a procedurilor specifice și elaborarea documentelor, conform schemei prezentate în continuare:
Etape
Proceduri
Cod proce-
dură
Documente
Pregătirea misiunii de audit public intern
Inițierea auditului public intern
Elaborarea Ordinului de
serviciu
P-01
Ordinul de serviciu
Elaborarea Declarației de independență
P-02
Declarația de independență
Elaborarea Notificării privind declanșarea misiunii de audit
public intern
P-03
Notificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern
Ședința de deschidere
P-04
Minuta ședinței de deschidere
S U P E R V I Z A R E A
P-20
Colectarea și prelucrarea informațiilor
Constituirea/actualizarea dosarului permanent
P-05
Chestionarul de luare la cunoștință – CLC
Prelucrarea și documentarea
informațiilor
P-06
Studiu preliminar
Stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern
Analiza riscurilor
P-07
Stabilirea punctajului total al
riscurilor și ierarhizarea riscurilor
Evaluarea inițială a controlului intern și stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern
P-08
Chestionarul de control intern
Evaluarea inițială a gradului de încredere în controlul intern și stabilirea obiectivelor misiunii de
audit public intern
Elaborarea Programului misiunii de audit public intern
P-09
Programul misiunii de audit public intern
Intervenția la fața locului
Colectarea și analiza probelor de audit
Efectuarea testărilor și formularea constatărilor
P-10
Teste
Chestionar - listă de verificare – CLV; foi de lucru; interviuri;
chestionare
Analiza problemelor și formularea recomandărilor
P-11
Fișă de identificare și analiză a problemei – FIAP
Analiza și raportarea
iregularităților
P-12
Formular de constatare și
raportare a iregularităților – FCRI
Revizuirea documentelor și constituirea dosarului de audit
P-13
Nota centralizatoare a documentelor de lucru
Ședința de închidere
P-14
Minuta ședinței de închidere
Raportarea rezultatelor misiunii
Elaborarea proiectului Raportului de audit public intern
Elaborarea proiectului Raportului de audit public
intern
P-15
Proiectul Raportului de audit public intern
Transmiterea proiectului Raportului de audit public
intern
P-16
-
Reuniunea de conciliere
P-17
Minuta Reuniunii de conciliere
Elaborarea Raportului de
audit public intern
Raportul de audit public
intern
P-18
Raportul de audit public intern
Difuzarea Raportului de audit public intern
P-19
-
Urmărirea
recomandărilor
Urmărirea recomandărilor
P-21
Fișă de urmărire a implementării
recomandărilor
2.
Pe baza metodologiilor specifice de derulare a misiunilor de audit de regularitate, al performanței și de sistem, dezvoltate de UCAAPI prin ghiduri generale, aprobate prin ordin al ministrului finanțelor publice, Direcția audit intern va elabora metodologii/ghiduri specifice de derulare a tipurilor de misiuni specificate, cu avizul UCAAPI.
3.
Modelele prezentate în prezentele norme metodologice vor fi utilizate în funcție de complexitatea și durata misiunii și pot fi completate, după caz, și cu alte informații necesare.
4.
Metodologia generală de derulare a misiunilor de asigurare presupune, conform prezentelor norme metodologice, parcurgerea următoarelor etape:
I.
Pregătirea misiunii de audit public intern.
II.
Intervenția la fața locului.
III.
Raportarea activității de audit public intern.
IV.
Urmărirea recomandărilor.
I.
PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
În etapa de pregătire a misiunii de asigurare se desfășoară următoarele activități/acțiuni:
a)
inițierea auditului public intern, care cuprinde: elaborarea ordinului de serviciu, a declarației de independență și a notificării privind declanșarea misiunii de audit public intern;
b)
pregătirea și desfășurarea ședinței de deschidere;
c)
colectarea și prelucrarea informațiilor, care cuprinde: constituirea/actualizarea dosarului permanent, precum și prelucrarea și documentarea informațiilor;
d)
stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern, care cuprinde: analiza riscului, respectiv, evaluarea inițială a controlului intern și stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern;
e)
elaborarea programului misiunii de audit public intern.
A.
Inițierea auditului public intern
1.
Elaborarea ordinului de serviciu
1.1.
Ordinul de serviciu autorizează efectuarea misiunilor de audit public intern, inclusiv misiunile de audit public intern ad-hoc și se întocmește de către șeful Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate sau de către persoanele desemnate, pe baza Planului anual de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale.
1.2.
Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenție al echipei de audit intern acordat de către șeful Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate. Pe baza acestuia se desfășoară misiunea de audit public intern și se informează persoanele interesate asupra următoarelor aspecte:
a)
cadrul legal privind realizarea misiunii de audit public intern;
b)
scopul misiunii de audit public intern și tipul acesteia;
c)
obiectivele generale ale misiunii de audit public intern;
d)
perioada efectuării misiunii de audit public intern;
e)
desemnarea supervizorului;
f)
perioada supusă auditului;
g)
numele și prenumele auditorilor interni desemnați să efectueze misiunea.
a)
Întocmește Ordinul de serviciu pe baza Planului anual de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale.
b)
Semnează Ordinul de serviciu și atribuie un număr de înregistrare acestuia.
c)
Furnizează copii ale Ordinului de serviciu fiecărui membru al echipei de audit intern.
d)
Organizează ședințe de lucru cu echipa de audit intern în cadrul cărora se comunică scopul misiunii, metodologia ce se va utiliza și rezultatele ce se așteaptă de la misiunea respectivă.
e)
Stabilește cerințele de pregătire profesională necesare echipei de audit intern în vederea realizării misiunii.
f)
Stabilește cu echipa de audit intern desemnată modalitatea de abordare a misiunii de audit public intern.
Șeful Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate
1.3.
Procedura P–01. Ordinul de serviciu:
a)
Primesc ordinul de serviciu.
b)
Iau la cunoștință despre scopul, metodologia ce se va utiliza pentru a realiza misiunea de audit public intern și despre rezultatele așteptate de către șeful Direcției audit intern sau șeful structurii teritoriale subordonate, după caz.
Auditorii interni
1.4.
Pentru întocmirea Ordinului de serviciu se folosește modelul următor:
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Nivelul și termenul de clasificare Structura de audit intern
Exemplar unic
Data
Nr.
- Localitatea -
ORDIN DE SERVICIU
În conformitate cu prevederile art. 17 din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare, a Normelor metodologice privind exercitarea auditului public intern în Ministerul Apărării Naționale, aprobate prin Ordinul ministrului apărării naționale nr. M. …./2014 și a Planului anual de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale, în perioada ......................... se va efectua o misiune de audit public intern la
...................., cu tema …….
Perioada supusă auditării ……………………
Scopul misiunii de audit public intern este
,
Obiectivele generale ale misiunii de audit public intern sunt:
a……………….…. b…………………..
n-1 Verificarea implementării recomandărilor cuprinse în rapoartele de audit public intern, întocmite cu ocazia misiunilor executate anterior la structura auditată.
n Alte obiective ce vor rezulta din analiza riscurilor, atât în perioada de pregătire a misiunii, cât și pe timpul executării acesteia.
Menționăm că se va efectua un audit de .............. . Echipa de audit intern este formată din următorii auditori:
1
, auditor intern, șef echipă de audit intern, document de acces la informații clasificate nivel
, seria
, nr.
, valabilitate
.
n
, auditor intern, document de acces la informații clasificate nivel
, seria
, nr.
,
valabilitate
.
Supervizor al misiunii de audit public intern este ………………, având funcția de ………… . Consilierea juridică a echipei de audit intern este asigurată de către ………..
Pentru întocmirea documentelor specifice misiunii de audit public intern, echipa de audit intern va utiliza:
-
laptop-uri cu HDD nr.
, nivel
;
-
medii de stocare a informațiilor cu nr.
, nivel
.
Șeful structurii de audit intern
(Gradul, prenumele, numele, semnătura și ștampila)
Gradul, numele, prenumele, nr. telefon de serviciu și semnătura persoanei care a întocmit documentul
2.
Elaborarea Declarației de independență
2.1.
Independența auditorilor interni desemnați pentru realizarea unei misiuni de audit public intern trebuie declarată prin completarea documentului Declarația de independență, prevăzut mai jos.
2.2.
Șeful Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate analizează situațiile de incompatibilitate, stabilește modalitățile de eliminare sau soluționare a incompatibilităților prin furnizarea de explicații adecvate în cadrul Declarației de independență.
2.3.
Incompatibilitățile, reale sau posibile, apărute în timpul misiunii de audit public intern trebuie declarate imediat de către auditorii interni, iar șeful Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate are responsabilitatea soluționării acestora.
2.4.
Eliminarea sau diminuarea incompatibilităților personale ale auditorilor interni se poate realiza și prin transferarea atribuțiilor în realizarea misiunii de audit public intern între auditorii interni sau prin înlocuirea auditorilor interni.
2.5.
Procedura P -02. Declarația de independență
Auditorii interni
Șeful Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate
a)
Completează Declarația de independență.
b)
Declară orice incompatibilitate, existentă sau posibilă.
c)
Îndosariază Declarația de independență în dosarul misiunii de audit public intern.
a)
Verifică Declarația de independență.
b)
Identifică și analizează incompatibilitatea semnalată de către auditori și stabilește modalitatea în care aceasta poate fi eliminată.
c)
Avizează Declarația de independență cu privire la soluționarea incompatibilităților.
Nr. crt.
Declararea conflictelor de interese și a incompatibilități
Da
Nu
1.
Ați avut/aveți vreo relație oficială, financiară sau personală cu persoane din cadrul entității/structurii auditate care ar putea
să vă limiteze măsura în care puteți să interveniți și să constatați deficiențe de orice fel cu privire la misiunea de audit public intern
2.
Aveți idei preconcepute față de persoane, activități, procese, programe, grupuri, care au legătura cu entitatea/structura
auditată și care ar putea să vă influențeze în misiunea de audit public intern?
3.
Ați avut/aveți funcții sau ați fost/sunteți implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entității/structurii ce va fi
auditată?
4.
Aveți responsabilități în derularea programelor și proiectelor finanțate integral sau parțial de Uniunea Europeană?
5.
Ați fost implicat(ă) în elaborarea și implementarea sistemelor de control ale entității/structurii ce urmează a fi auditată?
6.
Sunteți soț/soție, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entității/structurii ce va fi auditată sau cu
membrii organului de conducere colectivă?
7.
Aveți vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevențe de la vreun grup,
organizație sau nivel guvernamental, care are legătură cu entitatea/structura auditată?
8.
Ați aprobat înainte documente, ordine de plată și alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată?
9.
Ați fost/sau sunteți implicat în ținerea evidenței contabile la entitatea/structura ce va fi auditată?
10.
Ați avut/sau aveți vreun interes personal care influențează sau pare să influențeze îndeplinirea atribuțiilor de serviciu cu
imparțialitate și obiectivitate față de entitatea/structura auditată?
11.
Puteți evalua eficacitatea proceselor și sistemelor în raport cu cerințele specificate și conformitatea obiectivelor cu politica
entității?
12.
Dacă în timpul misiunii de audit public intern apar incompatibilități personale, externe sau organizaționale care afectează obiectivitatea dvs. de a lucra și a elabora rapoarte de audit public intern imparțiale, notificați șeful compartimentului de
audit public intern?
2.6.
Pentru întocmirea Declarației de independență se folosește modelul următor:
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Nivelul și termenul de clasificare Structura de audit intern
Exemplar unic
Data
Nr.
- Localitatea -
DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ
Nume și prenume: ……………….
Misiunea de audit public intern:………………..
Data: ………………….
Data:
Auditor intern
(Nume, prenume și semnătură)
Șeful structurii de audit intern/supervizor (Nume, prenume și semnătură)
1.
Incompatibilități personale:
2.
Pot fi eliminate incompatibilitățile:
3.
Dacă da, explicați cum anume:
3.
Elaborarea Notificării privind declanșarea misiunii de audit public intern
3.1.
Direcția audit intern/structura teritorială subordonată notifică entitatea/structura auditată cu minimum 15 zile calendaristice înainte de data declanșării misiunii de audit public intern, prevăzută în Planul de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale.
3.2.
Notificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern, prevăzută în modelul de mai jos, conține informații referitoare la scopul, obiectivele generale, durata misiunii, documentele
care urmează a fi puse la dispoziție de entitatea/structura auditată, precum și informații cu privire la data ședinței de deschidere.
3.3.
Notificarea se transmite entității/structurii auditate împreună cu Carta auditului public
intern.
3.3.1.
Carta auditului public intern se transmite structurilor din cadrul Ministerului Apărării
Naționale cu ocazia realizării misiunilor ori prin postare pe website-ul instituției sau prin orice alt mijloc de comunicare ce se stabilește în funcție de dotările existente .
3.4.
Entitatea auditată va prezenta șefului Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate documentul prin care se aprobă solicitarea de amânare/decalare a misiunii de audit public intern.
3.5.
Procedura P -03. Notificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern
Auditorii interni
Șeful Direcției audit intern/structurii
teritoriale
subordonate
a)
Întocmesc, în două exemplare, notificarea către entitatea/structura auditată, inclusiv pentru structurile atrase în misiunea de audit public intern.
b)
Pregătesc un exemplar al Cartei auditului public intern.
c)
Atribuie un număr de înregistrare notificării.
d)
Transmit notificarea entității/structurii auditate, însoțită de Carta auditului public intern.
e)
Îndosariază un exemplar al notificării în dosarul misiunii de audit public intern.
a)
Verifică corectitudinea și suficiența informațiilor cuprinse în notificare.
b)
Semnează notificarea.
3.6.
Pentru întocmirea Notificării privind declanșarea misiunii de audit public intern se folosește modelul următor:
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Nivelul și termenul de clasificare Structura de audit intern
Exemplarul nr.
Data
Nr.
-
Localitatea -
ȘEFULUI/COMANDANTULUI
(STRUCTURII AUDITATE)
În conformitate cu Planul de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale pe anul ……., urmează ca în perioada ………………….. să efectuăm o misiune de audit public intern cu tema ………………………...
Scopul misiunii de audit public intern îl reprezintă examinarea responsabilităților asumate de către conducerea entității auditate și personalul de execuție cu privire la organizarea și realizarea activităților și îndeplinirea obligațiilor în mod eficient și eficace.
Obiectivele generale ale misiunii de audit public intern vor fi:
a……………………. b……………………
….
n-1 Verificarea implementării recomandărilor cuprinse în rapoartele de audit public intern, întocmite cu ocazia misiunilor executate anterior la structura auditată.
n Alte obiective ce vor rezulta din analiza riscurilor, atât în perioada de pregătire a misiunii, cât și pe timpul executării acesteia.
Vă propun și vă rog să fiți de acord ca ședința de deschidere să se desfășoare în data de
având ca scop discutarea următoarelor aspecte ale misiunii:
a)
prezentarea auditorilor interni;
b)
prezentarea și documentarea obiectivelor generale ale misiunii de audit public intern;
c)
scopul misiunii de audit public intern;
d)
modalitatea de desfășurare a misiunii de audit public intern, persoanele de contact;
e)
alte aspecte.
Pentru o mai bună înțelegere a activității dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneți la dispoziție în format hârtie și/sau electronic, după caz, documentația necesară privind: planificarea, organizarea și controlul activităților manageriale, legile și reglementările aplicabile, organigrama entității, Regulamentul de organizare și funcționare/atribuțiile entității, fișele posturilor, procedurile operaționale de lucru, rapoartele de activitate, următoarele situații prezentate în anexă.
Carta auditului public intern se găsește postată pe …..….
Pentru eventualele întrebări privind desfășurarea misiunii, vă rugăm să-l contactați pe domnul
șeful
echipei de audit intern, la telefon ………, e-mail ……….
Șeful structurii de audit intern
(Gradul, prenumele, numele, semnătura și ștampila)
Gradul, numele, prenumele, nr. telefon de serviciu și semnătura persoanei care a întocmit documentul
B.
Ședința de deschidere
1.
Ședința de deschidere a misiunii de audit public intern se derulează la unitatea auditată, cu
participarea auditorilor interni și a personalului entității/structurii auditate și are rolul de a permite realizarea de discuții cu privire la rolul misiunii de audit public intern, obiectivele generale și modalitățile de lucru în vederea realizării misiunii de audit public intern, precum și pentru a stabili persoanele de contact pe perioada derulării misiunii de audit public intern.
2.
Ordinea de zi a ședinței de deschidere trebuie să cuprindă cel puțin următoarele:
a)
prezentarea auditorilor interni/a supervizorului, după caz;
b)
prezentarea obiectivelor generale ale misiunii de audit public intern;
c)
comunicarea termenelor de desfășurare a misiunii de audit public intern;
d)
stabilirea persoanelor responsabile din partea structurii auditate în vederea desfășurării misiunii de audit public intern;
e)
prezentarea Cartei auditului public intern;
f)
asigurarea condițiilor de lucru necesare derulării misiunii de audit public intern.
3.
Minuta ședinței de deschidere, prevăzută în modelul de mai jos, cuprinde, în prima parte, informații generale referitoare la organizarea ședinței și la participanți, iar în partea a doua stenograma discuțiilor purtate.
4.
Procedura P-04. Ședința de deschidere
Auditorii interni
Șeful Direcției audit intern/șeful structurii teritoriale
subordonate/
supervizorul
Participă la ședința de deschidere, după caz.
Conducătorul entității/structurii auditate
a)
Stabilesc data ședinței de deschidere.
b)
Contactează telefonic entitatea/structura auditată pentru a stabili data întâlnirii.
c)
Stabilesc ordinea de zi a ședinței de deschidere.
d)
Participă la ședința de deschidere.
e)
Întocmesc Minuta ședinței de deschidere.
f)
Consemnează în cadrul minutei toate aspectele dezbătute.
g)
Îndosariază Minuta ședinței de deschidere în dosarul misiunii de audit public intern.
a)
Participă la ședința de deschidere.
b)
Stabilește persoanele din cadrul entității/structurii auditate care vor participa la ședința de deschidere.
c)
Asigură participarea persoanelor desemnate.
5.
Pentru întocmirea Minutei ședinței de deschidere se folosește modelul următor:
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Structura de audit intern Data
Nr.
- Localitatea -
PREGĂTIREA MISIUNII DE
AUDIT PUBLIC INTERN
Nivelul și termenul de clasificare
Exemplarul nr.
Ședința de deschidere
Domeniul/activitatea auditată: …………………… Denumirea misiunii: …………………….
Document redactat de: ………………………… Supervizat: ………………………..
Numele
Funcția
Entitatea/structura auditată
Semnătura
MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE
A. Lista participanților
B. Stenograma ședinței
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………..
Numele, prenumele și semnătura persoanei care a întocmit documentul
C.
Colectarea si prelucrarea informațiilor
1.
Constituirea/actualizarea dosarului permanent
1.1.
Dosarul permanent se întocmește, în format tipărit și/sau electronic, pentru fiecare entitate/structură, sistem sau program auditabil, reprezintă o sursă de informații generale cu privire la aceasta și permite o înțelegere mai bună a activităților auditate; acesta cuprinde, după caz:
a)
strategii interne;
b)
reguli, regulamente și legi aplicabile;
c)
proceduri de lucru;
d)
materiale despre entitatea/structura auditată;
e)
informații financiare;
f)
rapoarte de audit public intern anterioare și/sau externe;
g)
informații privind posturile cheie/fluxurile de operații;
h)
alte documente specifice domeniului auditabil.
1.2.
În această procedură auditorii interni solicită și colectează informații cu caracter general despre entitatea/structura auditată cu scopul de a cunoaște domeniul auditabil și particularitățile acestuia. Informațiile colectate trebuie să fie pertinente și utile pentru atingerea următoarelor scopuri:
a)
identificarea principalelor elemente ale contextului instituțional și socio-economic în care entitatea/structura auditată își desfășoară activitatea;
b)
cunoașterea organizării entității/structurii auditate, a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei și a modalităților de desfășurare a activităților;
c)
identificarea punctelor cheie ale funcționării entității/structurii auditate și ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari și a punctelor slabe;
d)
identificarea și evaluarea riscurilor semnificative;
e)
identificarea informațiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului și selecționării tehnicilor de investigare adecvate.
1.3.
Dosarul permanent se actualizează anual, pentru a oferi auditorilor interni informații disponibile și utile în realizarea activităților specifice, cu datele și informațiile puse la dispoziție de structurile auditate la solicitarea Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate.
1.4.
În cadrul procedurii de colectare a informațiilor se elaborează Chestionarul de luare la cunoștință, prevăzut în modelul de mai jos, care conține întrebări prin al căror răspuns auditorii interni pot cunoaște contextul socio-economic de organizare și funcționare a entității/structurii auditate.
1.5.
Procedura P – 05. Constituirea/actualizarea dosarului permanent
a)
Se familiarizează cu activitatea entității/structurii auditate.
b)
Concep și elaborează Chestionarul de luare la cunoștință utilizat în obținerea informațiilor.
c)
Identifică strategiile, legile și regulamentele aplicabile entității/structurii auditate.
d)
Obțin organigrama, regulamentele de funcționare, fișele posturilor, proceduri scrise ale entității/structurii auditate.
e)
Identifică personalul responsabil, posturile cheie, fluxul operațiilor.
f)
Identifică informațiile financiare, registrul riscurilor și circuitul documentelor.
g)
Obțin rapoartele de control/rapoartele de audit public intern anterioare.
h)
Obțin orice alte documente și informații specifice domeniului auditabil.
i)
Identifică și analizează factorii susceptibili de a împiedica desfășurarea misiunii de audit public intern.
j)
Constituie/actualizează dosarul permanent și-l opisează.
Auditorii interni
ÎNTREBĂRI FORMULATE
DA
NU
OBSERVAȚII
1. Cunoașterea contextului socio-economic
……………………………………………….
2. Cunoașterea contextului organizațional
………………………………….
3. Cunoașterea funcționării entității/structurii auditate
…………………………………………………
1.6.
Pentru întocmirea Chestionarului de luare la cunoștință se folosește modelul următor:
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Structura de audit intern Data
Nr.
- Localitatea -
PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT
PUBLIC INTERN
Nivelul și termenul de
clasificare Exemplarul nr.
Colectarea și prelucrarea informațiilor
Domeniul/activitatea auditată: …………………… Denumirea misiunii: …………………….
Document redactat de: …………………………
Supervizat: ………………………..
CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOȘTINȚĂ
Auditori interni,
Supervizor,
(Nume, prenume și semnătură)
(Nume, prenume și semnătură)
2.
Prelucrarea și documentarea informațiilor
2.1.
Prelucrarea informațiilor presupune gruparea și sistematizarea informațiilor în vederea identificării activităților/acțiunilor auditabile și realizarea analizei de risc, precum și identificarea preliminară a aspectelor pozitive și a abaterilor de la cadrul de reglementare.
2.2.
Activitatea de prelucrare a informațiilor constă în:
a)
analiza entității/structurii auditate și activității sale;
b)
analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entității/structurii auditate;
c)
analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfășurare a misiunii de audit public
intern;
d)
analiza rezultatelor controalelor precedente;
e)
analiza informațiilor externe referitoare la entitatea/structura auditată.
2.3.
Prelucrarea și documentarea informațiilor se finalizează prin elaborarea documentului
Studiu preliminar.
2.4.
Scopul Studiului preliminar este de a asigura obținerea de informații suficiente și adecvate despre domeniul auditabil și va conține informații cel puțin cu privire la:
a)
caracterizarea generală a entității/structurii auditate;
b)
strategia și politicile în domeniul auditabil;
c)
analiza domeniului auditabil;
d)
obiectivele entității/structurii auditate;
e)
analiza structurii și pregătirii personalului;
f)
asigurarea calității și politica de îmbunătățire și dezvoltare a activităților domeniului auditabil;
g)
asigurarea și disponibilitatea resurselor financiare necesare realizării activităților auditabile;
h)
alte informații specifice domeniului auditabil;
i)
concluzii.
2.5.
Conținutul și gradul de detaliere al documentului
Studiu preliminar
se adaptează de auditorii interni, în funcție de timpul avut la dispoziție având în vedere durata misiunii și de specificul structurii sau activității auditate.
a)
Realizează analiza generală a entității/structurii auditate raportat la tema misiunii de audit public intern.
b)
Evaluează strategia și politicile aplicabile domeniului auditabil în legătură cu tema misiunii de audit public intern.
c)
Analizează și evaluează domeniul auditabil.
d)
Evaluează obiectivele entității/structurii auditate în legătură cu tema misiunii de audit public intern.
e)
Analizează structura și pregătirea personalului raportat la tema misiunii de audit public intern.
f)
Evaluează politicile de dezvoltare specifice domeniului auditabil.
Auditorii interni
2.6.
Procedura P – 06. Prelucrarea și documentarea informațiilor
Șeful Direcției audit intern/șeful structurii teritoriale subordonate/
Supervizorul
g)
Examinează modul de constituire și utilizare a resurselor financiare necesare desfășurării activităților în cadrul domeniului auditabil.
h)
Evaluează constatările, recomandările și măsurile din rapoartele de audit public intern anterioare, actele de control, rapoartele de audit extern sau alte documente specifice.
i)
Analizează și examinează alte date și informații specifice domeniului auditabil.
j)
Stabilește concluziile analizei preliminare.
k)
Elaborează și documentează Studiul preliminar.
a)
Analizează documentația elaborată de auditori interni și se pronunță asupra suficienței și adecvării acesteia.
b)
Analizează și revizuiește Studiul preliminar.
c)
Supervizează Studiul preliminar.
2.7.
Pentru întocmirea Studiului preliminar se folosește modelul următor:
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Structura de audit intern Data
Nr.
- Localitatea -
PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT
PUBLIC INTERN
Nivelul și termenul de
clasificare Exemplarul nr.
Colectarea și prelucrarea informațiilor
Domeniul/activitatea auditată: …………………… Denumirea misiunii: …………………….
Document redactat de: ………………………… Supervizat: ………………………..
STUDIU PRELIMINAR
……………………………………………….
……………………………………………….
……………………………………………….
……………………………………………….
……………………………………………….
……………………………………………….
……………………………………………….
Auditori interni,
Supervizor,
(Nume, prenume și semnătură)
(Nume, prenume și semnătură)
1.
Caracterizarea generală a entității/structurii auditate
2.
Strategia, politicile și obiectivele entității/structurii auditate în domeniul auditabil
3.
Analiza domeniului auditabil
(se vor prezenta, după caz, procesele, responsabilitățile, factorii de influență, cadrul normativ și metodologic, gestionarea riscurilor, asigurarea calității și politica de îmbunătățire și dezvoltare a activităților domeniului auditabil etc.)
4.
Analiza structurii și pregătirii personalului
5.
Asigurarea și disponibilitatea resurselor financiare necesare realizării activităților auditabile
6.
Alte informații specifice domeniului auditabil
7.
Concluzii
D.
Stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern
1.
Analiza riscului
1.1.
Riscul reprezintă orice eveniment, acțiune, situație sau comportament care dacă se produce are un impact nefavorabil asupra capacității entității auditate de a-și realiza obiectivele.
1.2.
Categorii de riscuri:
a)
riscuri de organizare: lipsa responsabilităților, insuficienta organizare a resurselor umane, documentație insuficientă, neactualizată etc.;
b)
riscuri operaționale: neînregistrarea în evidențele contabile, arhivarea necorespunzătoare a documentelor justificative, lipsa controalelor operațiilor cu risc ridicat etc.;
c)
riscuri financiare: plăți nesecurizate, nedetectarea operațiilor cu risc financiar etc.;
d)
riscuri generate de schimbări: legislative, structurale, manageriale etc.
1.3.
Componentele riscului sunt:
a)
probabilitatea de apariție, reprezintă o măsură a posibilității de apariție a riscului determinată apreciativ sau prin cuantificare;
b)
impactul riscului, reprezintă efectele/consecințele asupra entității în cazul manifestării
riscului.
1.4.
Analiza riscurilor are drept scop identificarea riscurilor din entitatea/structura auditată
asociate domeniului auditabil și evaluarea acestora, aprecierea controlului intern și selectarea obiectivelor misiunii de audit public intern.
1.5.
Procesul de identificare și evaluare a riscurilor are în vedere și riscurile depistate în misiunile de audit public intern anterioare.
1.6.
În procesul de identificare și analiză a riscurilor auditorii interni utilizează dosarul permanent sau alte documente ale entității/structurii auditate, inclusiv registrul riscurilor.
1.7.
Măsurarea riscurilor depinde de probabilitatea de apariție a acestora și de gravitatea consecințelor, adică de impactul riscului și utilizează drept instrumente criteriile privind aprecierea riscurilor.
1.8.
Criteriile privind aprecierea riscurilor sunt:
a)
aprecierea probabilității – element calitativ, care se realizează prin evaluarea posibilității de apariție a riscurilor, prin luarea în considerare a unor criterii specifice entității și se poate exprima pe o scală valorică, pe trei niveluri astfel: probabilitate mică, probabilitate medie și probabilitate mare. Pentru aprecierea probabilității, auditorii interni vor avea în vedere drept criterii următoarele: stabilitatea cadrului normativ, complexitatea și periodicitatea operațiilor, calitatea personalului, precum și incidența manifestării în trecut a riscului, conform tabelului următor. În funcție de specificul entității auditate/domeniului auditat, echipa de audit intern poate stabili alte criterii adecvate pentru aprecierea probabilității;
PROBABILITATE
CRITERII
MICĂ (1)
MEDIE (2)
MARE (3)
a)
Cadrul normativ, aplicabil domeniului/entității auditate, este în vigoare de peste 3 ani și nu a cunoscut modificări semnificative.
b)
Activitățile și acțiunile, desfășurate de entitatea auditată/ desfășurate în domeniul auditat, au un nivel redus de complexitate.
c)
Personalul entității auditate sau care are atribuții privind domeniul auditat are experiență de cel puțin 5 ani.
d)
Nivelul ridicat de încadrare cu personal al entității auditate/domeniului auditat.
e)
Riscul analizat nu s-a manifestat anterior în entitatea auditată/domeniul auditat.
a)
Cadrul normativ, aplicabil domeniului/entității auditate, este relativ nou sau a cunoscut unele modificări.
b)
Activitățile și acțiunile, desfășurate de entitatea auditată/desfășurate în domeniul auditat, au un nivel mediu de complexitate.
c)
Personalul entității auditate sau care are atribuții privind domeniul auditat are experiență sub 3 ani.
d)
Nivel mediu de încadrare cu personal al entității auditate/domeniului auditat.
e)
Riscul s-a manifestat rar în trecut în entitatea auditată/domeniul auditat.
a)
Cadrul normativ, aplicabil domeniului/entității auditate, este nou sau a cunoscut numeroase modificări.
b)
Activitățile și acțiunile, desfășurate de entitatea auditată/desfășurate în domeniul auditat,
au un nivel ridicat de complexitate.
c)
Personalul entității auditate sau care are atribuții privind domeniul auditat are experiență sub 1 an.
d)
Nivel scăzut de încadrare cu personal al entității auditate/domeniului auditat.
e)
Riscul s-a manifestat des în trecut în entitatea auditată/domeniul auditat.
b)
aprecierea impactului – element cantitativ, care se realizează prin evaluarea efectelor riscului în cazul în care acesta s-ar produce, prin luarea în considerare a unor criterii specifice entității și se poate exprima pe o scală valorică, pe trei niveluri, astfel: impact scăzut, impact moderat și impact ridicat. Pentru aprecierea impactului auditorii interni vor avea în vedere drept criterii următoarele: pierderi de active, costuri de funcționare, întreruperea activităților, imaginea entității etc. În funcție de specificul entității auditate/domeniului auditat, echipa de audit intern poate stabili alte criterii adecvate pentru aprecierea impactului.
IMPACT
CRITERII
SCĂZUT (1)
MODERAT (2)
RIDICAT (3)
a)
Nu există pierderi de active.
b)
Afectarea imaginii entității este redusă.
c)
Costurile de funcționare nu sunt afectate.
d)
Calitatea serviciilor furnizate nu este afectată.
e)
Nu există întreruperi în activitate etc.
a)
Pierderile de active sunt reduse.
b)
Afectarea imaginii entității este moderată.
c)
Creșterea costurilor de funcționare este moderată.
d)
Calitatea serviciilor furnizate este afectată în mică măsură.
e)
Există mici întreruperi în activitate.
a)
Pierderi semnificative de active.
b)
Imaginea entității este afectată în mod semnificativ.
c)
Costuri ridicate de funcționare.
d)
Calitatea serviciilor furnizate este afectată semnificativ.
e)
Întreruperi semnificative în activitate.
1.9.
Procedura de analiză a riscurilor cuprinde:
a)
identificarea activităților/acțiunilor și a riscurilor asociate;
b)
stabilirea criteriilor de analiză a riscurilor;
c)
stabilirea punctajului total al riscurilor și ierarhizarea riscurilor.
1.10.
Identificarea activităților/acțiunilor și a riscurilor asociate presupune parcurgerea următoarelor etape:
a)
detalierea pentru fiecare obiectiv general al misiunii de audit public intern a activităților sau acțiunilor, după caz, descriind procesul de la inițierea activității până la înregistrarea ei;
b)
definirea riscurilor pentru fiecare activitate/acțiune în parte.
1.11.
Stabilirea criteriilor de analiză a riscurilor - sunt reprezentate de impactul și probabilitatea de manifestare a riscului, fiind evaluate pe o scală cu trei niveluri, astfel:
a)
aprecierea probabilității care se realizează pe baza analizei și evaluării factorilor de incidență stabiliți;
b)
aprecierea impactului care se realizează pe baza analizei și evaluării factorilor de risc
stabiliți.
Scăzut (1)
Moderat (2)
Ridicat (3)
3
2
1
6
4
2
9
6
3
Probabilitate Mare (3)
Medie (2)
Mică (1)
Impact
1.12.
Stabilirea punctajului total al riscurilor și ierarhizarea riscurilor, prevăzută în tabelul următor, presupune:
a)
stabilirea punctajului total al riscurilor, ca produsul dintre probabilitatea și impactul riscului, obținut pe baza formulei:
PT= P x I
,
unde: PT = punctajul total al riscului
P = probabilitate I = impact
b)
ierarhizarea riscurilor - se realizează pe baza punctajelor totale obținute din evaluarea riscului, iar activitățile/acțiunile auditabile se împart în activități/acțiuni cu risc mic, mediu și mare, astfel:
-
pentru PT = 1 sau 2, riscul este mic;
-
pentru PT = 3 sau 4, riscul este mediu;
-
pentru PT = 6 sau 9, riscul este ridicat.
1.13.
Procedura P –07. Analiza riscurilor
Auditorii interni
Șeful Direcției audit intern/șeful structurii teritoriale subordonate/ Supervizorul
a)
Stabilesc activitățile/acțiunile auditabile și riscurile asociate acestora în funcție de prelucrarea și documentarea informațiilor conținute de dosarul permanent, precum și a informațiilor conținute în Studiul preliminar.
b)
Stabilesc cerințele minimale pentru fiecare activitate/acțiune de realizat din punct de vedere al controalelor specifice.
c)
Identifică riscurile asociate activităților/acțiunilor auditabile.
d)
Stabilesc factori de incidență privind aprecierea probabilității de apariție a riscurilor și factori de apreciere a impactului riscurilor.
e)
Stabilesc nivelul probabilității de manifestare a riscului și nivelul impactului riscului.
f)
Stabilesc punctajul total al riscului.
g)
Ierarhizează riscurile în funcție de punctajele obținute.
h)
Elaborează documentul Analiza riscurilor.
i)
Efectuează eventualele modificări stabilite în ședința de lucru.
j)
Îndosariază documentele elaborate în cadrul procedurii de analiză a riscului în dosarul misiunii de audit public intern.
a)
Analizează și evaluează activitățile și acțiunile auditabile stabilite și riscurile asociate acestora
b)
Analizează și evaluează punctajul total calculat al riscului.
c)
Analizează și evaluează ierarhizarea riscurilor.
d)
Organizează o ședința de lucru cu echipa de audit intern pentru analiza opiniilor cu privire la analiza riscurilor.
e)
Supervizează documentul Analiza riscurilor.
1.14.
Pentru întocmirea documentului Stabilirea punctajului total al riscurilor și ierarhizarea riscurilor se folosește modelul următor:
intern.
2.
Evaluarea inițială a controlului intern și stabilirea obiectivelor misiunii de audit public
NR. CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITĂȚI/ ACȚIUNI
RISCURI IDENTIFICATE
CRITERII DE ANALIZĂ A RISCULUI
PUNCTAJ TOTAL (PT)
IERARHIZA- REA RISCURILOR
PROBABILITATE (P)
IMPACT (I)
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Structura de audit intern Data
Nr.
- Localitatea -
PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
Nivelul și termenul de clasificare Exemplarul nr.
Analiza riscurilor
Domeniul/activitatea auditată: …………………… Denumirea misiunii: …………………….
Document redactat de: ………………………… Supervizat: ………………………..
STABILIREA PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCURILOR ȘI IERARHIZAREA RISCURILOR
Auditori interni,
Supervizor,
(Nume, prenume și semnătură)
(Nume, prenume și semnătură)
2.1.
Evaluarea inițială a controlului intern se realizează pe baza Chestionarului de control
intern, precum și a documentelor existente la Dosarul permanent și are rolul de a identifica existența principalelor instrumente de control/verificare pentru fiecare activitate/acțiune auditabilă.
2.2.
Chestionarul de control intern permite, prin intermediul întrebărilor formulate și răspunsurilor primite, identificarea principalelor activități de control intern instituite de management și aprecierea funcționalității acestora.
2.3.
Evaluarea inițială a controlului intern presupune parcurgerea următoarelor etape:
a)
determinarea modalităților de funcționare a fiecărei activități/acțiuni identificate;
b)
identificarea principalelor controale interne existente, pe baza Chestionarului de control intern și a documentelor colectate;
c)
stabilirea, în conformitate cu legislația aplicabilă și raționamentul auditorului intern a principalelor instrumente de control/verificare așteptate/minimale pentru fiecare activitate/acțiune și risc identificate;
d)
stabilirea gradului de conformitate a controlului intern.
2.4.
Pentru întocmirea Chestionarului de control intern se folosește modelul următor:
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Structura de audit intern Data
Nr.
- Localitatea -
PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT
PUBLIC INTERN
Nivelul și termenul de
clasificare Exemplarul nr.
Analiza riscurilor
Domeniul/activitatea auditată: …………………… Denumirea misiunii: …………………….
Document redactat de: ………………………… Supervizat: ………………………..
ÎNTREBĂRI FORMULATE
DA
NU
OBSERVAȚII
Obiectiv 1
……………………………………………….
Obiectiv 2
………………………………….
Obiectiv n
…………………………………………………
CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN
Auditori interni,
(Nume, prenume și semnătură)
Supervizor,
(Nume, prenume și semnătură )
2.5.
Evaluarea
inițială
a
controlului
intern
are
în
vedere
riscurile
asociate activităților/acțiunilor
auditabile
și
presupune
identificarea
și
analiza
controalelor
interne implementate de entitate pentru gestionarea acestor riscuri. Scopul evaluării inițiale este de a descoperi zonele în care există semnale că nu au fost stabilite instrumente de control pentru gestionarea riscurilor sau că acestea nu funcționează/funcționează neadecvat. Aceasta prezintă sintetic rezultatul evaluării inițiale a controlului intern pentru fiecare activitate/acțiune auditabilă .
Pentru evaluarea inițială a controlului intern se utilizează o scală, pe trei niveluri astfel: control intern conform, control intern parțial conform și control intern neconform.
CONTROL INTERN
CRITERII
CONFORM
PARȚIAL CONFORM
a)
Sistemul de control intern/managerial este implementat în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 946/2005, republicat, cu modificările ulterioare. În urma autoevaluării sistemului de control intern/managerial s-a obținut calificativul conform la nivelul entității sau la nivelul structurii auditate; în urma efectuării autoevaluării sistemului de control intern/managerial toate standardele aplicabile au fost declarate ca fiind implementate; evaluările efectuate de alte structuri asupra sistemului de control intern/managerial nu au indicat disfuncții; sunt elaborate proceduri adecvate, care pot preveni materializarea riscurilor.
b)
Conducerea entității cunoaște cadrul de reglementare a sistemului de control intern/managerial.
c)
Conducerea și personalul au o atitudine pozitivă față de controlul intern/managerial, existând preocuparea de a anticipa și înlătura problemele semnalate.
d)
Controlul intern/managerial este integrat în activitățile curente ale entității/structurii auditate și nu reprezintă o activitate distinctă sau care se desfășoară în paralel cu acestea.
e)
Procesul de management al riscului din entitate asigură identificarea riscurilor, evaluarea lor, stabilirea măsurilor de gestionare a riscurilor și monitorizarea eficacității acestora.
f)
Conducerea primește sistematic raportări privind desfășurarea activităților și gradul de îndeplinire a obiectivelor și dispune măsuri corective în cazul abaterilor de la obiective etc.
a)
Sistemul de control intern/managerial este parțial implementat în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 946/2005, republicat, cu modificările ulterioare. În urma autoevaluării sistemului de control intern/managerial s-a obținut calificativul parțial conform la nivelul entității sau la nivelul structurii auditate; în urma efectuării autoevaluării sistemului de control intern/managerial au fost declarate ca fiind implementate între 13 și 24 de standarde; evaluările efectuate de alte structuri asupra sistemului de control intern/managerial au indicat disfuncții dar nu majore; procedurile nu sunt suficiente pentru prevenirea materializării riscurilor.
b)
Conducerea și personalul au o atitudine subiectivă față de controlul intern/managerial, înlăturând problemele semnalate doar de către anumite echipe de audit intern sau control.
c)
Controlul intern/managerial este parțial integrat în activitățile curente ale entității/structurii auditate.
NECONFORM
d)
Procesul de management al riscului din entitate asigură identificarea unor riscuri, evaluarea lor, dar măsurile de gestionare a riscurilor nu sunt întotdeauna adecvate și eficace.
e)
Conducerea primește anumite raportări privind desfășurarea activităților, dar nu urmărește gradul de îndeplinire a obiectivelor etc.
a)
Sistemul de control intern/managerial nu este implementat în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 946/2005, republicat, cu modificările ulterioare. În urma autoevaluării sistemului de control intern/managerial s-a obținut calificativul neconform la nivelul entității sau la nivelul structurii auditate; în urma efectuării autoevaluării sistemului de control intern/managerial au fost declarate ca fiind implementate sub 13 standarde; evaluările efectuate de alte structuri asupra sistemului de control intern/managerial au indicat disfuncții semnificative; procedurile lipsesc, sunt puțin utilizate sau sunt implementate necorespunzător.
b)
Conducerea entității nu cunoaște cadrul de reglementare a sistemului de control intern/managerial.
c)
Conducerea și personalul au o atitudine necooperantă sau indiferentă față de controlul intern/managerial.
d)
Controlul intern/managerial este perceput ca o activitate distinctă sau care se desfășoară în paralel cu activitățile entității.
e)
Procesul de management al riscurilor din entitate nu asigură identificarea riscurilor, nefiind stabilite măsuri adecvate de gestionare a riscurilor.
f)
Conducerea primește unele raportări privind desfășurarea activităților și gradul de îndeplinire a obiectivelor, dar informațiile din acestea nu sunt fiabile. Raportările nu sunt utilizate în procesul decizional și nu sunt luate măsuri corective în cazul abaterilor de la obiective etc.
În practică, în funcție de specificul entității și durata misiunii pot fi stabilite și alte criterii specifice pe baza cărora se va evalua controlul intern.
În cazul în care, ca urmare a analizei documentelor puse la dispoziție sau timpului avut la dispoziție nu se pot trage concluzii cu privire la controalele așteptate (minimale) sau la cele existente, auditorul va stabili evaluarea inițială a controlului intern pe baza chestionarului de autoevaluare al unității militare în cauză.
2.6.
Rezultatul evaluării controlului intern, se concretizează prin elaborarea formularului Evaluarea inițială a controlului intern și stabilirea obiectivelor de audit, prevăzut mai jos, care cuprinde obiectivele și activitățile/acțiunile selectate, în mod obligatoriu, în vederea auditării, astfel:
a)
activitățile/acțiunile cu riscurile de nivel ridicat, indiferent de rezultatul evaluării controlului intern;
b)
activitățile/acțiunile cu riscurile de nivel mediu și controalele interne parțial conforme sau neconforme;
c)
activitățile/acțiunile cu riscuri mici și controale interne neconforme.
2.7.
În auditare pot fi cuprinse și alte activități/acțiuni cu riscuri medii sau mici în funcție de resursele de audit disponibile.
2.8.
Procedura P-08.
Evaluarea inițială a controlului intern și stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern :
Auditorii interni
a)
Stabilesc modalitățile de funcționare a fiecărei activități/acțiuni.
b)
Stabilesc controalele interne planificate pentru fiecare activitate/acțiune.
c)
Concep și elaborează Chestionarul de control intern utilizat în identificarea controalelor interne existente.
d)
Obțin răspunsurile la întrebările formulate în Chestionarul de control intern.
e)
Identifică controalele interne existente pentru fiecare acțiune/operație.
f)
Realizează evaluarea inițială a controlului intern.
g)
Stabilesc obiectivele misiunii de audit public intern și în cadrul acestora activitățile/acțiunile
ce vor fi auditate și testate, în funcție de nivelul riscului și evaluarea controlului intern.
Șeful Direcției audit intern/șeful structurii teritoriale subordonate/ Supervizorul
h)
Elaborează formularul privind Evaluarea inițială a controlului intern și stabilirea obiectivelor misiunilor de audit public intern.
i)
Efectuează eventualele modificări stabilite în ședința de lucru.
j)
Îndosariază documentele elaborate în cadrul procedurii de analiză a riscului în dosarul misiunii de audit public intern.
a)
Analizează și evaluează controalele interne așteptate identificate
b)
Analizează și revizuiește chestionarul de control intern elaborat
c)
Analizează și evaluează controalele interne existente identificate.
d)
Organizează o ședința de lucru cu echipa de audit intern pentru analiza modul în care a fost evaluat controlul intern.
e)
Supervizează formularul privind Evaluarea inițială a controlului intern și stabilirea obiectivelor misiunilor de audit public intern.
NR. CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITĂȚI ACȚIUNI
RISCURILE IDENTIFICATE
IERARHIZARE A RISCURILOR
CONTROALE INTERNE EXISTENTE
CONTROALE INTERNE
AȘTEPTATE (MINIMALE)
EVALUAREA INIȚIALĂ A
CONTROLULUI INTERN
SELECTARE ÎN AUDITARE
2.9.
Pentru întocmirea formularului privind Evaluarea inițială a gradului de încredere în controlul intern și stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern se folosește modelul următor:
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Structura de audit intern Data
Nr.
- Localitatea -
PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT
PUBLIC INTERN
Nivelul și termenul de
clasificare Exemplarul nr.
Analiza riscurilor
Domeniul/activitatea auditată: …………………… Denumirea misiunii: …………………….
Document redactat de: ………………………… Supervizat: ………………………..
EVALUAREA INIȚIALĂ A GRADULUI DE ÎNCREDERE ÎN CONTROLUL INTERN ȘI STABILIREA OBIECTIVELOR MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
Concluzii:
(se vor menționa obiectivele, activitățile/acțiunile selectate în vederea auditării)
Auditori interni,
Supervizor,
(Nume, prenume și semnătură)
(Nume, prenume și semnătură)
Conținutul formularului Evaluarea inițială a gradului de încredere în controlul intern și stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern poate fi actualizat pe parcursul derulării misiunii, astfel încât, analiza diferențelor dintre principalele instrumente de control/verificare așteptate/minimale sau necesare conform normelor și raționamentului auditorilor și cele identificate, din punct de vedere al adecvării și funcționării, să faciliteze întocmirea recomandărilor de îmbunătățire cuprinse în raportul de audit public intern, evaluarea sistemului de control intern asociat domeniului auditabil, precum și emiterea unei opinii în acest sens, de către echipa de audit intern.
E.
Elaborarea Programului misiunii de audit public intern
1.
Programul misiunii de audit public intern este un document intern de lucru al Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate și prezintă în mod detaliat lucrările pe care auditorii interni își propun să le efectueze, pentru a colecta probele de audit în baza cărora formulează concluziile și recomandările.
2.
Prin Programul misiunii de audit public intern se urmărește:
a)
asigurarea șefului Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate că au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern;
b)
asigurarea repartizării sarcinilor si planificarea activităților, pe fiecare auditor membru al echipei de audit intern.
3.
Programul misiunii de audit public intern este structurat pe etapele misiunii de audit public intern și activități. În cadrul fiecărui obiectiv de audit se cuprind activitățile/acțiunile selectate în auditare și testările concrete de efectuat.
4.
Procedura P-09. Elaborarea Programului misiunii de audit public intern
Auditorii interni
Supervizorul
Șeful Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate
Aprobă Programul misiunii de audit public intern.
a)
Elaborează Programul misiunii de audit public intern, având în vedere următoarele:
-
etapele misiunii de audit public intern;
-
activitățile derulate în cadrul fiecărei etape a misiunii de audit public intern;
-
obiectivele misiunii de audit public intern și activitățile/acțiunile auditabile;
-
numărul de ore aferente fiecărei etape/obiectiv/activitate/acțiune;
-
auditorii interni responsabilizați pentru realizarea fiecărei activități/acțiuni cuprinse în program;
-
locul derulării fiecărei activități, inclusiv a testărilor.
-
testările ce se vor efectua pe fiecare obiectiv de audit și activitate/acțiune selectate în auditare și durata acestora;
-
tipul verificărilor ce se efectuează în cadrul fiecărei testări;
b)
Îndosariază Programul misiunii de audit public intern in dosarul misiunii de audit public intern.
a)
Analizează Programul misiunii de audit public intern.
b)
Organizează o întâlnire pentru analiza Programului misiunii de audit public intern.
c)
Revizuiește, după caz, activitățile, tipul testării, durata, persoanele repartizate cuprinse în Programul misiunii de audit public intern.
d)
Supervizează Programul misiunii de audit public intern.
5.
Pentru întocmirea Programului misiunii de audit public intern se folosește modelul
următor:
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Structura de audit intern Data
Nr.
- Localitatea -
PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT
PUBLIC INTERN
Nivelul și termenul de
clasificare Exemplarul nr.
Elaborarea Programului misiunii de audit public intern
Domeniul/activitatea auditată: …………………… Denumirea misiunii: …………………….
Document redactat de: ………………………… Supervizat: ………………………..
APROB
ȘEFUL STRUCTURII DE AUDIT INTERN
(Gradul, numele, prenumele, semnătura și ștampila)
PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
Obiective
Activități/acțiuni
Tipul testării
Descrierea testării
Durata (ore)
Auditorii interni
Locul
desfășură- rii
Misiunea de audit public intern
I. Pregătirea misiunii de audit public intern
1. Întocmirea si aprobarea Ordinului de serviciu
2. Întocmirea si validarea Declarațiilor de independență
3. Pregătirea și transmiterea Notificării privind declanșarea misiunii de audit
public intern
4. Deschiderea misiunii de audit public intern
5. Constituirea și actualizarea dosarului permanent
6. Prelucrarea și documentarea informațiilor
7. Evaluarea riscurilor
8. Evaluarea controlului intern
9. Elaborarea Programului misiunii de audit public intern
II. Intervenția la fața locului
Obiectiv 1
1. Activitatea ………….
1.1. Acțiunea/riscurile ………(dacă este cazul)
………………………..
n. Activitatea …………………………
n.1. Acțiunea/riscurile ………………
………….…………………………….
………………
………………………………………..
Obiectivul n
1. Activitatea …………………………
1.1. Acțiunea/riscurile ………………
………………………………………..
n. Activitatea …………………………
n.1. Acțiunea/riscurile ……………….
………….……………
Revizuirea documentelor și constituirea dosarelor de audit intern
Ședința de închidere
III. Raportarea misiunii de audit public intern
Elaborarea Proiectului raportului de
audit public intern
Transmiterea Proiectului raportului de
audit public intern
Reuniunea de conciliere
Elaborarea Raportului de audit public
intern
Difuzarea Raportului de audit public
intern
IV. Urmărirea recomandărilor
Elaborarea Fișei de urmărire a
implementării recomandărilor
Auditori interni,
Supervizor,
(Nume, prenume și semnătură)
(Nume, prenume și semnătură)
II.
INTERVENȚIA LA FAȚA LOCULUI
În etapa de intervenție la fața locului se desfășoară următoarele activități/acțiuni:
a)
colectarea și analiza probelor de audit, care cuprind: tehnici utilizate pentru colectarea, interpretarea și analiza probelor de audit, precum și instrumente de audit public intern;
b)
efectuarea testărilor și formularea constatărilor;
c)
analiza problemelor și formularea recomandărilor;
d)
analiza și raportarea iregularităților;
e)
revizuirea documentelor și constituirea dosarului de audit public intern;
f)
pregătirea și desfășurarea ședinței de închidere.
A.
Colectarea și analiza probelor de audit
1.
Tehnici utilizate pentru colectarea, interpretarea și analiza probelor de audit
1.1.
Tehnici utilizate pentru colectarea probelor de audit:
a)
verificarea - asigură validarea, confirmarea și acuratețea înregistrărilor, documentelor și declarațiilor, concordanța cu legile și regulamentele, precum și eficacitatea controalelor interne;
b)
observarea fizică - examinarea înregistrărilor, documentelor și a activelor prin observarea la fața locului sau inventarieri prin sondaj;
c)
intervievarea - constă în solicitarea unor informații privind domeniul auditabil de la persoanele implicate/auditate/interesate;
d)
chestionarea - constă în elaborarea unui set de întrebări, conform unei metodologii adecvate, cu ajutorul cărora se urmărește obținerea unor puncte de vedere și opinii cu privire la domeniul auditabil;
e)
analiza - constă în descompunerea unei activități în elemente componente, examinând fiecare element în parte;
f)
confirmări externe - obținerea de dovezi externe ale existenței, proprietății sau evaluării directe de la terțe persoane pe baza unei cereri scrise;
g)
investigarea - căutarea de informații de la persoane în măsură să le dețină din interiorul sau din exteriorul organizației;
h)
eșantionarea - constă în selecția și examinarea unei porțiuni reprezentative din populație în scopul de a trage concluzii valabile pentru întreaga populație, bazate pe constatările obținute din eșantion;
i)
testarea - orice activitate care oferă auditorului intern dovezi suficiente pentru a susține o
opinie.
1.1.1.
Principalele tehnici de verificare sunt:
a)
confirmarea: solicitarea informației din două sau mai multe surse independente în scopul validării acesteia;
b)
examinarea – constă în obținerea informațiilor din texte sau alte surse materiale în vederea detectării erorilor sau a iregularităților;
c)
calculul: efectuarea unor calcule independente pentru a verifica corectitudinea operațiilor;
d)
comparația: confirmă identitatea unei informații după obținerea acesteia din două sau mai multe surse diferite;
e)
punerea de acord: procesul de potrivire a două categorii diferite de înregistrări;
f)
urmărirea: reprezintă verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul înregistrat; scopul urmăririi este de a verifica dacă toate tranzacțiile reale au fost înregistrate;
g)
garantarea: verificarea realității tranzacțiilor înregistrate, prin examinarea documentelor, de la articolul înregistrat spre documentele justificative.
1.2.
Tehnicile utilizate pentru interpretarea probelor de audit sunt:
a)
examinarea documentară - constă în analiza unor operațiuni, înregistrări, procedee sau fenomene economice pe baza documentelor justificative care le reflectă cu scopul de a stabili realitatea, legalitatea și eficiența acestora;
b)
observarea - reprezintă o tehnică de comparare a proceselor formale (oficiale) și a liniilor directoare de aplicare a acestora cu rezultatele obținute în realitate;
c)
analiza cronologică - se focalizează pe determinarea succesiunii evenimentelor sau acțiunilor și constă în reconstrucția cauzelor evenimentelor sau fenomenelor prin extragerea și analiza constatărilor din documentele sursă de informații.
1.3.
Tehnici utilizate pentru analiza probelor de audit sunt:
a)
diagnosticul
-
constă
în
cercetarea
și
analiza
realității
obiective,
reperarea disfuncționalităților
și
potențialului
de
dezvoltare
a
activității
entității/structurii
auditate, identificarea cauzelor și a măsurilor de redresare, precum și în identificarea variabilelor cheie ale dezvoltării și a măsurilor de ameliorare și/sau de creștere a performanțelor;
b)
evaluarea - reprezintă o cercetare științifică care aplică proceduri de colectare și analiză a informațiilor privind conținutul, structura și rezultatele programelor și activităților.
1.4.
Instrumentele de audit public intern sunt:
a)
chestionarul - cuprinde întrebările pe care le formulează în scris auditorii interni persoanelor auditate;
b)
interviul - instrument de analiză pentru identificarea problemelor, soluțiilor sau evaluarea implementării, este utilizat pentru a obține o imagine de ansamblu asupra domeniului auditabil, precum și pentru a obține o primă listă a problemelor ce urmează a fi analizate;
c)
tabloul de prezentare a circuitului auditului (Pista de audit) permite: stabilirea fluxurilor informațiilor, atribuțiilor si responsabilităților referitoare la acestea; stabilirea modului de arhivare a documentației justificative complete; reconstituirea operațiunilor de la inițiere până la finalizarea lor și invers.
1.4.1.
Tipurile de chestionare sunt următoarele:
a)
chestionarul de luare la cunoștință - cuprinde întrebări referitoare la contextul socio- economic, organizarea internă, funcționarea entității/structurii auditate;
b)
chestionarul de control intern - ghidează auditorii interni în activitatea de identificare obiectivă a funcționării controalelor interne, disfuncțiilor și cauzelor reale ale acestora; este utilizat pentru revizia controalelor interne;
c)
chestionarul - listă de verificare - este utilizat pentru stabilirea și evaluarea condițiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Documentul cuprinde un set de întrebări standard pentru fiecare obiectiv de audit și activitate/acțiune auditabilă privind responsabilitățile, mijloacele financiare, tehnice și de informare, precum și resursele umane existente.
1.4.1.1.
Pentru întocmirea Chestionarului - listă de verificare se folosește modelul următor:
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Structura de audit intern Data
Nr.
- Localitatea -
INTERVENȚIA LA FAȚA LOCULUI
Nivelul și termenul de
clasificare Exemplarul nr.
Colectarea și analiza probelor de audit
Domeniul/activitatea auditată: …………………… Denumirea misiunii: …………………….
Document redactat de: ………………………… Supervizat: ………………………..
CHESTIONARUL - LISTĂ DE VERIFICARE
Auditori interni,
Supervizor,
(Nume, prenume și semnătură)
(Nume, prenume și semnătură)
Nr. crt.
Întrebări
Da
Nu
Observații
A
Obiectivul de audit nr. ……
1.
Activitatea/acțiunea …………………………………………
Întrebări formulate
n.
B.
Efectuarea testărilor și formularea constatărilor
1.
Colectarea probelor de audit se realizează în urma testărilor efectuate, în concordanță cu Programul misiunii de audit public intern aprobat, de șeful Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate.
2.
Activitățile derulate contribuie la obținerea constatărilor de audit public intern și justificarea lor cu probe de audit.
3.
Testele se întocmesc pe obiectivele și activitățile/acțiunile auditabile stabilite în Programul misiunii de audit public intern.
4.
Testul cuprinde următoarele: obiectivul testului, modalitatea de eșantionare, inclusiv eșantionul ales și modul de selectare din totalul populației, descrierea testării, constatări și concluzii.
5.
Documentul elaborat se semnează de către auditorii interni și de către supervizor.
6.
Procedura P-10. Efectuarea testărilor și formularea constatărilor
Auditorii interni
Șeful structurii de audit intern/ Supervizorul
a)
Stabilesc, pentru fiecare testare, tehnicile de audit ce urmează a fi utilizate.
b)
Stabilesc Pista de audit prin identificarea fluxurilor de informații, a atribuțiilor și responsabilităților.
c)
Utilizează tehnicile și instrumentele specifice misiunii de audit public intern.
d)
Formulează obiectivul testării.
e)
Stabilesc metoda de eșantionare și determină eșantionul care va fi testat.
f)
Stabilesc și descriu tipul testărilor ce se vor efectua.
g)
Formulează constatările și concluziile de audit public intern în funcție de prelucrarea informațiilor obținute în urma aplicării tehnicilor și instrumentelor specifice de audit public intern și a probelor de audit colectate.
h)
Elaborează chestionare, liste de control, foi de lucru, interviuri.
i)
Elaborează testele în conformitate cu Programul misiunii de audit public intern.
j)
Colectează probe de audit pentru toate testările și constatările efectuate.
k)
Apreciază dacă probele de audit obținute sunt suficiente, relevante, competente și utile.
l)
Etichetează, numerotează și îndosariază testele în dosarul misiunii de audit public intern.
a)
Avizează acuratețea tehnicilor de audit stabilite pentru fiecare testare.
b)
Analizează și avizează chestionarele, listele de control, foile de lucru, elaborate de auditorii interni.
c)
Confirmă fluxul de informații, atribuțiile și responsabilitățile menționate în Pista de audit.
d)
Analizează și avizează utilizarea adecvată a instrumentelor și documentelor de lucru în vederea realizării unei auditări obiective.
e)
Analizează și avizează testele elaborate de auditorii interni.
7.
Pentru întocmirea Testelor se pot folosi modelele următoare:
Obiectivul misiunii
Obiectivul testului
Modalitatea de
eșantionare
Descrierea testului
Constatări
Concluzii
Model nr. 1 – Test
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Structura de audit intern Data
Nr.
- Localitatea -
INTERVENȚIA LA FAȚA LOCULUI
Nivelul și termenul de
clasificare Exemplarul nr.
Colectarea și analiza probelor de audit
Domeniul/activitatea auditată: …………………… Denumirea misiunii: …………………….
Document redactat de: ………………………… Supervizat: ………………………..
TEST
Auditori interni,
Supervizor,
(Nume, prenume și semnătură)
(Nume, prenume și semnătură)
Obiectivul misiunii
Obiectivul testului
Modalitatea de
eșantionare
Descrierea testului
Model nr. 2 – Test
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Structura de audit intern Data
Nr.
- Localitatea -
INTERVENȚIA LA FAȚA LOCULUI
Nivelul și termenul de
clasificare Exemplarul nr.
Colectarea și analiza probelor de audit
Domeniul/activitatea auditată: …………………… Denumirea misiunii: …………………….
Document redactat de: ………………………… Supervizat: ………………………..
TEST
Auditori interni,
Supervizor,
(Nume, prenume și semnătură)
(Nume, prenume și semnătură)
Nr. crt.
Elemente de verificat
Respectat
Constatare (Ct)/ Comentariu (Co)
Recomandare
Referințe în
dosarele de lucru
Da
Nu
Nu este cazul
1
Conform FIAP nr.
2
n
Concluzii
C.
Analiza problemelor și formularea recomandărilor
1.
Fișa de identificare și analiză a problemei se întocmește, de regulă, pentru fiecare disfuncție constatată.
2.
Documentul cuprinde următoarele rubrici: problema, constatările, cauzele, consecințele, precum și recomandările formulate de auditorii interni.
3.
Fișa de identificare și analiză a problemei se întocmește de auditorii interni, se discută și se supervizează de către supervizor.
4.
Constatările și recomandările formulate de auditorii interni în cadrul acestor documente sunt discutate pe timpul intervenției la fața locului cu reprezentanții entității/structurii auditate, care vor semna pentru luare la cunoștință fișele de identificare și analiză a problemelor.
5.
În cazurile în care reprezentanții entității/structurii auditate refuză semnarea pentru luare la cunoștință a fișelor de identificare și analiză a problemelor, auditorii interni înregistrează aceste documente la Compartimentul Documente Clasificate al structurii de audit. Documentele se transmit structurii auditate și se continuă procedura.
6.
Procedura P-11. Analiza problemelor și formularea recomandărilor
Auditorii interni
Șeful Direcției audit intern/Șeful structurii teritoriale subordonate/ Supervizorul
Reprezentantul entității/ structurii auditate
Semnează fișele de identificare și analiză a problemelor, pentru luarea la cunoștință.
a)
Prelucrează testele realizate.
b)
Analizează problemele identificate.
c)
Enunță consecințele și implicațiile problemelor identificate.
d)
Stabilesc cauzele problemelor identificate.
e)
Formulează recomandări pentru eliminarea cauzelor problemelor identificate.
f)
Elaborează fișele de identificare și analiză a problemelor.
g)
Indică proba de audit pentru fiecare constatare.
h)
Numerotează și îndosariază fișele de identificare și analiză a problemelor în dosarul misiunii de audit public intern.
a)
Analizează și verifică documentele și informațiile care au stat la baza întocmirii fișelor de identificare și analiză a problemelor.
b)
Verifică suficiența probelor de audit care susțin constatarea formulată în cadrul Fișei de identificare și analiză a problemei.
c)
Supervizează fișele de identificare și analiză a problemelor.
7.
Pentru întocmirea Fișei de identificare și analiză a problemei se folosește modelul
următor:
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Structura de audit intern Data
Nr.
- Localitatea -
INTERVENȚIA LA FAȚA LOCULUI
Nivelul și termenul de
clasificare Exemplarul nr.
Colectarea și analiza probelor de audit
Domeniul/activitatea auditată: …………………… Denumirea misiunii: …………………….
Document redactat de: ………………………… Supervizat: ………………………..
FIȘĂ DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI
Problema
Constatarea
Cauza
Consecința
Recomandarea
Întocmit
Data:
Auditorii interni,
(Nume, prenume și semnătură)
Pentru luare la
cunoștință
Reprezentantul
entității/structurii auditate
Supervizat Data:
Șeful structurii de audit intern/ Supervizor
(Nume, prenume și semnătură)
Data:
(Nume, prenume și semnătură)
D.
Analiza și raportarea iregularităților
1.
Formularul de constatare și raportare a iregularităților se întocmește în cazul în care auditorii interni constată existența sau posibilitatea producerii unor iregularități.
2.
Stabilirea unei disfuncții ca fiind iregularitate sau a unui posibil prejudiciu ca fiind semnificativ se face de către auditorul intern, strict pe baza raționamentului profesional, în funcție de durata sau alte limitări ale misiunii, gravitatea consecințelor, urgența dispunerii măsurilor de corectare/recuperare a pagubei.
3.
Formularul de constatare și raportare a iregularităților cuprinde următoarele rubrici: problema, constatarea, actele normative încălcate, consecința, recomandările și eventualele anexe sau probe de audit.
4.
După completare și supervizare, auditorii interni transmit formularul șefului Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate, care informează în termen de 3 zile conducătorul entității publice, care a aprobat misiunea de audit public intern și structura de control abilitată, care au obligația de a continua verificările și de a stabili măsurile ce se impun.
5.
Procedura P-12. Analiza și raportarea iregularităților
Auditorii interni
Supervizorul
Șeful structurii teritoriale subordonate
Șeful Direcției audit intern
a)
Identifică iregularitatea.
b)
Stabilesc actele normative încălcate.
c)
Stabilesc consecințele cu privire la iregularitățile identificate.
d)
Formulează eventuale recomandări pentru eliminarea iregularității.
e)
Identifică probele de audit care susțin constatările cu privire la iregularitățile identificate.
f)
Elaborează Formularul de constatare și raportare a iregularităților, îl semnează și îl transmite, imediat, șefului structurii de audit intern.
a)
Analizează și evaluează iregularitatea identificată și constatarea formulată.
b)
Apreciază suficiența probelor de audit care susțin constatarea formulată.
c)
Supervizează Formularul de constatare și raportare a iregularităților.
a)
Analizează și verifică probele de audit care au stat la baza elaborării Formularului de constatare și raportare a iregularităților.
b)
Informează imediat șeful Direcției audit intern.
a)
Analizează și verifică probele de audit care au stat la baza elaborării Formularului de constatare și raportare a iregularităților.
b)
Informează, în termen de 3 zile, ministrul apărării naționale și structura de control abilitată.
Problema
Constatarea
Actele normative încălcate
Consecința
Recomandări
Anexe
- Titlul documentului/Nr. înregistrare, nr. file și nivelul de clasificare
6.
Pentru întocmirea Formularului de constatare și raportare a iregularităților se folosește modelul următor:
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Structura de audit intern Data
Nr.
- Localitatea -
INTERVENȚIA LA FAȚA LOCULUI
Nivelul și termenul de
clasificare Exemplarul nr.
Colectarea și analiza probelor de audit
Domeniul/activitatea auditată: …………………… Denumirea misiunii: …………………….
Document redactat de: ………………………… Supervizat: ………………………..
FORMULARUL DE CONSTATARE ȘI RAPORTARE A IREGULARITĂȚILOR
Auditori interni,
Supervizor,
(Nume, prenume și semnătură)
(Nume, prenume și semnătură)
E.
Revizuirea documentelor și constituirea dosarelor de audit public intern
1.
Revizuirea documentelor se efectuează de către auditorii interni pentru a se asigura că documentele elaborate pe timpul derulării misiunii de audit public intern sunt pregătite în mod corespunzător și adecvat.
2.
Auditorii interni, prin revizuirea documentelor, se asigură că dovezile colectate pentru susținerea constatărilor sunt suficiente, concludente și relevante.
3.
Procedura P-13. Revizuirea documentelor
Auditorii interni
Șeful Direcției audit intern/Șeful structurii teritoriale
subordonate/Supervizorul
Verifică și avizează Nota centralizatoare a documentelor de lucru.
a)
Numerotează corespunzător documentele procedurale, documentele de lucru și lucrările elaborate pe parcursul derulării misiunii.
b)
Completează documentele procedurale, documentele de lucru și lucrările elaborate acolo unde se consideră că sunt insuficiente.
c)
Se asigură că pentru fiecare constatare există probe de audit și acestea sunt suficiente, concludente și relevante.
d)
Indexează, prin atribuirea de litere și cifre, fiecare document justificativ aferent constatărilor auditului.
e)
Întocmesc, dacă este cazul, Nota centralizatoare a documentelor de lucru
următor:
4.
Pentru întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru se folosește modelul
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Structura de audit intern Data
Nr.
- Localitatea -
INTERVENȚIA LA FAȚA LOCULUI
Nivelul și termenul de clasificare Exemplarul nr.
Revizuirea documentelor și constituirea dosarelor de audit public intern
Domeniul/activitatea auditată: …………………… Denumirea misiunii: …………………….
Document redactat de: ………………………… Supervizat: ………………………..
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Auditori interni,
Supervizor,
(Nume, prenume și semnătură)
(Nume, prenume și semnătură)
Constatarea
Documentele justificative/Probe de audit
Există
Auditori
Da
Nu
Secțiunea … - Obiectivul de audit
- Titlul documentului/Nr. înregistrare, nr. file și
nivel de clasificare
5.
Dosarele de audit public intern, prin informațiile conținute, asigură legătura între obiectivele de audit, intervenția la fața locului și Raportul de audit public intern. Acestea stau la baza formulării concluziilor auditorilor interni.
6.
Structura dosarelor de audit public intern este următoarea:
a.
Dosarul misiunii de audit public intern, care cuprinde următoarele secțiuni:
a.1.
Secțiunea A – Raportul de audit public intern și anexele acestuia
-
Ordinul de serviciu;
-
Declarația de independență;
-
Proiectul raportului de audit public intern și Raportul de audit public intern;
-
Sinteza raportului de audit public intern;
-
Testele efectuate;
-
Studiul preliminar;
-
Fișele de identificare și analiza a problemelor (FIAP);
-
Formularele de constatare a iregularităților (FCRI);
-
Programul de audit public intern.
a.2.
Secțiunea B – Administrativă
-
Notificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern;
-
Minuta ședinței de deschidere;
-
Minuta ședinței de închidere;
-
Minuta reuniunii de conciliere;
-
Corespondență cu entitatea/structura auditată etc.
a.3.
Secțiunea C Analiza riscului
-
documentația privind analiza riscului.
a.4.
Secțiunea D – Supervizarea și revizuirea desfășurării misiunii de audit public intern
-
revizuirea Proiectului raportului de audit public intern;
-
răspunsurile auditorilor interni la revizuirea Proiectului raportului de audit public
intern;
-
documentația privind supervizarea.
b.
Dosarele de lucru – cuprind copii xerox ale documentelor justificative, care confirmă și sprijină constatările și concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere și cifre pentru fiecare secțiune/obiectiv de audit din cadrul Programului de audit public intern. Indexarea trebuie să fie simplă și ușor de urmărit. Totodată se va întocmi un opis care va cuprinde următoarele rubrici: nr. crt., conținutul sumar al documentului/nr. înregistrare, nr. file, nivelul de clasificare, fila din dosar, observații;
7.
Dosarele misiunii de audit public intern sunt proprietatea entității publice și sunt confidențiale, fiind arhivate în concordanță cu reglementările legale în vigoare. Termenul de păstrare în arhivă este de 10 ani de la data finalizării misiunii de audit public intern.
F.
Pregătirea și desfășurarea ședinței de închidere
1.
Ședința de închidere a misiunii de audit public intern are scopul de a prezenta constatările, concluziile și recomandările preliminare ale auditorilor interni, rezultate în urma efectuării testărilor.
2.
În cadrul ședinței de închidere auditorii interni prezintă structurii auditate constatările, recomandările și concluziile preliminare.
3.
Rezultatele ședinței se consemnează în Minuta ședinței de închidere.
4.
Procedura P-14. Ședința de închidere
Auditorii interni
Șeful Direcției audit intern/
Șeful structurii teritoriale subordonate/Supervizorul
Conducătorul entității/structurii auditate
a)
Planifică ședința de închidere.
b)
Prezintă constatările, concluziile și recomandările misiunii de audit public intern.
c)
Întocmesc Minuta ședinței de închidere.
d)
Transmit Minuta ședinței de închidere structurii auditate pentru semnare.
e)
Îndosariază Minuta ședinței de închidere în dosarul misiunii de audit public intern.
a)
Participă la desfășurarea ședinței de închidere, după caz.
b)
Susține și argumentează constatările, concluziile și recomandările formulate de auditorii interni.
a)
Participă la desfășurarea ședinței de închidere.
b)
Prezintă opiniile în privința constatărilor, concluziilor și recomandărilor auditorilor interni.
c)
Confirmă restituirea tuturor documentelor puse la dispoziția auditorilor interni pe timpul derulării misiunii de audit public intern.
5.
Pentru întocmirea Minutei ședinței de închidere se folosește modelul următor:
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Structura de audit intern Data
Nr.
- Localitatea -
INTERVENȚIA LA FAȚA LOCULUI
Nivelul și termenul de
clasificare Exemplarul nr.
Ședința de închidere
Domeniul/activitatea auditată: …………………… Denumirea misiunii: …………………….
Document redactat de: ………………………… Supervizat: ………………………..
MINUTA ȘEDINȚEI DE ÎNCHIDERE
………………………………………………………………………………………………………………………...................……
………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Numele, prenumele și semnătura persoanei care a întocmit documentul
A.
Lista participanților
B.
Concluzii
Numele
Funcția
Entitatea/structura auditată
Semnătura
III.
RAPORTAREA REZULTATELOR MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
În etapa de raportare a rezultatelor misiunii de audit public intern se desfășoară următoarele activități/acțiuni:
a)
elaborarea Proiectului raportului de audit public intern;
b)
transmiterea Proiectului raportului de audit public intern;
c)
pregătirea și desfășurarea reuniunii de conciliere, după caz;
d)
elaborarea Raportului de audit public intern;
e)
difuzarea Raportului de audit public intern;
f)
supervizarea misiunii de audit public intern.
A.
Elaborarea Proiectului raportului de audit public intern
1.
La elaborarea Proiectului raportului de audit public intern trebuie să fie respectate următoarele cerințe:
a)
constatările aparțin domeniului și obiectivelor misiunii de audit public intern și sunt susținute prin probe de audit corespunzătoare;
b)
recomandările sunt în concordanță cu constatările și determină reducerea riscurilor cu care se confruntă entitatea/structura auditată;
c)
constatările, concluziile și recomandările cuprinse în Proiectul raportului de audit public intern au la bază fișele de identificare și analiză a problemelor și formularele de constatare și raportare a iregularităților elaborate sau alte probe de audit obținute de către auditorii interni.
2.
În redactarea Proiectului raportului de audit public intern, trebuie să fie respectate următoarele principii:
a)
prezentarea constatărilor într-o manieră pertinentă și incontestabilă;
b)
evitarea utilizării expresiilor imprecise, a stilului eliptic de exprimare, a limbajului
abstract;
c)
promovarea unui limbaj simplu și uzual și a unui stil de exprimare concret;
d)
evitarea redactării jignitoare și tendențioase;
e)
prezentarea succintă a constatărilor pozitive și prezentarea detaliată și fundamentată a
constatărilor negative;
f)
ierarhizarea constatărilor în funcție de importanță;
g)
evidențierea progreselor constatate de la ultima misiune de audit.
3.
Proiectul raportului de audit public intern, întocmit în 2 exemplare, exprimă opinia auditorului intern, bazată pe constatările efectuate și pe probele de audit colectate.
4.
Procedura P-15. Elaborarea Proiectului raportului de audit public intern
Auditorii interni
Șeful structurii de audit intern/Supervizorul
a)
Elaborează Proiectul raportului de audit public intern cu respectarea cerințelor și criteriilor cuprinse în structura - standard a acestuia.
b)
Prezintă constatările cu caracter negativ pe baza fișelor de identificare și analiză a problemelor și formularelor de constatare și raportare a iregularităților.
c)
Prezintă la modul general constatările cu caracter pozitiv.
d)
Identifică și prezintă cauzele și consecințele constatărilor negative.
e)
Formulează recomandări pentru disfuncțiile constatate.
f)
Face aprecieri cu privire la conformitatea activității auditate pe baza rezultatului încadrării obiectivelor în nivele de apreciere.
g)
Efectuează modificările solicitate de supervizor/șeful structurii de audit intern.
h)
Semnează Proiectul raportului de audit public intern pe fiecare pagină și atribuie număr de înregistrare acestuia, la Compartimentul Documente Clasificate al structurii de audit intern.
i)
Transmite șefului structurii de audit intern Proiectul raportului de audit public intern, însoțit de documentația justificativă.
a)
Analizează Proiectul raportului de audit public intern.
b)
Supervizorul transmite Proiectul raportului de audit public intern Compartimentului juridic/consilierului juridic din cadrul structurii de audit intern în vederea revizuirii/avizării acestuia din punct de vedere juridic.
c)
Stabilește revizuirile necesare a fi efectuate în cadrul Proiectului raportului de
audit public intern.
d) Supervizează Proiectul raportului de audit public intern.
5.
Proiectul raportului de audit public intern respectă următoarea structură-standard minimală:
a)
Pagina de gardă
Prezintă instituția, tema misiunii, locația realizării misiunii.
b)
Introducere
Se prezintă date de identificare a misiunii de audit public intern, respectiv baza legală de realizare a misiunii, ordinul de serviciu, echipa de audit intern, entitatea/structura auditată, durata acțiunii de auditare, precum și tipul, scopul și obiectivele misiunii, sfera de cuprindere a misiunii; perioada supusă auditării, metodologia utilizată în realizarea misiunii și dacă examinările se fac în totalitate sau prin sondaj.
În cadrul metodologiei de desfășurare a misiunii de audit public intern se oferă, succint, explicații privind metodele, tehnicile și instrumentele de colectare și analiză a datelor și informațiilor, precum și a probelor și dovezilor de audit. De asemenea, se prezintă, pe scurt, documentele, materialele examinate și materialele întocmite în cursul derulării misiunii.
c)
Constatările și recomandările auditului intern
Sunt prezentate într-o manieră care previne exagerarea deficiențelor și permite prezentarea faptelor în mod neutru. Constatările efectuate sunt prezentate sintetic, pe fiecare obiectiv în ordinea stabilită în Evaluarea inițială a gradului de încredere în controlul intern și stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern. Constatările cu caracter pozitiv sunt prezentate distinct de constatările cu caracter negativ. Constatările negative sunt însoțite de cauze, consecințe și recomandări.
Recomandările sunt prezentate cu claritate, sunt realizabile și realiste și au un grad de semnificație important în ceea ce privește efectul previzibil asupra entității/structurii auditate.
d)
Concluzii
Concluziile sunt formulate pe obiectivele de audit stabilite pe baza constatărilor efectuate. Auditorii interni își exprimă opinia cu privire la activitățile auditate.
e)
Anexe
(dacă este cazul)
În cadrul anexelor sunt prezentate informații care susțin constatările și concluziile auditorilor interni.
6.
Echipa de audit intern exprimă, în cadrul Proiectului raportului de audit public intern, o opinie/un calificativ cu privire la entitatea auditată/domeniul auditat.
7.
Elaborarea Proiectului raportului de audit public intern are la bază informațiile cuprinse în fișele de identificare și analiză a problemelor și în formularele de constatare și raportare a iregularităților, precum și probele de audit colectate pe care se bazează.
8.
Rapoartele utilizează diagrame, scheme, tabele și grafice care ajută la înțelegerea constatărilor, concluziilor și recomandărilor formulate, note de relații, situații, documente și orice alte materiale probante sau justificative.
9.
La întocmirea Proiectului raportului de audit public intern se respectă regulile de redactare a documentelor, prevăzute în normele privind protecția informațiilor clasificate din Ministerul Apărării Naționale.
B.
Transmiterea Proiectului raportului de audit public intern
1.
Proiectul raportului de audit public intern transmis structurii auditate trebuie să fie complet, să cuprindă relatarea constatărilor, cauzelor, consecințelor, recomandărilor, concluziilor și a opiniei formulate de auditorii interni.
2.
Proiectul raportului de audit public intern se semnează pe fiecare pagină de auditorii interni și pe ultima pagină de către supervizor/șeful structurii de audit intern și se transmite structurii auditate.
3.
Structura auditată analizează Proiectul raportului de audit public intern, iar în cazul existenței unor neclarități sau a unor argumente suplimentare, poate transmite, în maximum 15 zile calendaristice de la primirea proiectului de raport, punctele sale de vedere, însoțite de documentația de susținere și de Proiectul raportului de audit public intern. În caz contrar sau după depășirea termenului de 15 zile calendaristice, se consideră că Raportul de audit public intern este însușit în totalitate de către structura auditată.
4.
În situația primirii unor puncte de vedere de la entitatea/structura auditată, auditorii interni le verifică și analizează în funcție de argumentele și documentația de susținere, datele și informațiile cuprinse în Proiectul raportului de audit public intern și de probele de audit care stau la baza susținerii acestora; în funcție de punctele de vedere acceptate de auditorii interni, Proiectul raportului de audit public intern poate fi revizuit.
5.
Procedura P-16. Transmiterea Proiectului raportului de audit public intern
Auditorii interni
Șeful Direcției audit intern/Șeful structurii teritoriale subordonate/ Supervizorul
a)
Întocmesc adresa de transmitere a Proiectului raportului de audit public intern către entitatea/structura auditată și celelalte structuri funcționale implicate în misiunea de audit.
b)
Analizează eventualele puncte de vedere ale entității/structurii auditate la Proiectul raportului de audit public intern.
c)
Își exprimă opinia cu privire la observațiile formulate de entitatea/structura auditată și efectuează eventualele revizuiri ale Proiectului raportului de audit public intern.
d)
Discută, dacă este cazul, pregătirea unei reuniuni de conciliere cu șeful structurii de audit intern.
e)
Îndosariază Proiectul raportului de audit public intern la dosarul misiunii.
f)
Îndosariază punctul de vedere al entității/structurii auditate, dacă este cazul.
a)
Semnează adresa de transmitere a Proiectului raportului de audit public intern către entitatea/structura auditată.
b)
Analizează observațiile entității/structurii auditate.
c)
Își exprimă acordul asupra justificărilor formulate de auditorul intern la observațiile entității/structurii auditate.
d) Discută cu auditorii interni, dacă este cazul, pentru pregătirea unei reuniuni de conciliere cu entitatea/structura auditată.
Entitatea/structura auditată
formula, după caz, propuneri de modificare/completare.
a)
Analizează și semnează Proiectul raportului de audit public intern, după care remite un exemplar structurii de audit.
b)
Dacă este cazul, formulează și transmite eventuale puncte de vedere la Proiectul raportului de audit public intern însoțite de documentația de susținere, în termen de 15 zile calendaristice de la primirea acestuia și indică în mod expres dacă solicită sau nu conciliere. În cazul în care solicită conciliere, entitatea auditată va indica, în mod distinct, fiecare paragraf/enunț asupra căruia au puncte de vedere diferite, vor argumenta punctele de vedere, le vor susține cu probe de audit (documente etc.) și vor
6.
În cazul în care decide întocmirea punctelor de vedere la Proiectul raportului de audit public intern, structura auditată folosește modelul minimal următor:
Nr.
crt.
Pag., paragraf, rând din Proiectul
raportului de audit public intern
Enunțul/textul aflat
în discuție
Punctele de
vedere
Argumente
Propuneri
Obs.
C.
Reuniunea de conciliere
1.
În termen de 10 zile calendaristice de la primirea punctelor de vedere, structura de audit intern organizează reuniunea de conciliere cu entitatea auditată, în cadrul căreia se analizează constatările și concluziile, în vederea acceptării recomandărilor formulate. Dacă nu există puncte de vedere, nu se organizează reuniune de conciliere.
2.
Procedura P-17. Reuniunea de conciliere
Auditorii interni
Supervizorul/ Șeful Direcției audit intern/șeful structurii teritoriale subordonate
Reprezentanții entității/structurii auditate
a)
Pregătesc reuniunea de conciliere în termen de 10 zile calendaristice de la primirea solicitării formulate de entitatea/structura auditată.
b)
Informează entitatea/structura auditată asupra locului și datei reuniunii de conciliere.
c)
Participă la Reuniunea de conciliere.
d)
Prezintă punctul de vedere cu privire la eventualele observații formulate de entitatea/structura auditată, susținut de probe de audit.
e)
Întocmesc Minuta reuniunii de conciliere și atribuie un număr de înregistrare.
f)
Îndosariază Minuta reuniunii de conciliere în dosarul misiunii de audit public intern.
a)
Participă la Reuniunea de conciliere.
b)
Își exprimă opinia cu privire la observațiile formulate de entitatea/structura auditată.
c)
Hotărăște, de comun acord cu auditorii interni, asupra formei finale a constatărilor, concluziilor și recomandărilor.
a)
Participă la Reuniunea de conciliere. În acest sens, entitatea auditată transmite o adresă privind participanții la reuniunea de conciliere. În cazul în care șeful/comandantul entității/structurii auditate nu participă la conciliere, acesta va preciza, în mod clar, în adresa menționată, faptul că mandatează/deleagă persoanele participante pentru a decide cu privire la rezultatele concilierii.
b)
Formulează eventualele observații cu privire la punctele de vedere aflate în divergență și le susțin cu probe de audit.
3.
Pentru întocmirea Minutei reuniunii de conciliere se folosește modelul următor:
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Structura de audit intern Data
Nr.
- Localitatea -
RAPORTAREA REZULTATELOR
MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
Nivelul și termenul de
clasificare Exemplarul nr.
Reuniunea de conciliere
Domeniul/activitatea auditată: …………………… Denumirea misiunii: …………………….
Document redactat de: ………………………… Supervizat: ………………………..
Numele
Funcția
Entitatea/structura auditată
Semnătura
MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE
A. Lista participanților
Numele, prenumele și semnătura persoanei care a întocmit documentul
B. Concluzii
……………………………………………………………………………………………………………………....
……………………………………………………………………………………………………………………….
D.
Elaborarea Raportului de audit public intern
1.
Raportul de audit public intern se definitivează prin includerea modificărilor discutate și convenite în cadrul Reuniunii de conciliere, inclusiv a celor neînsușite. Șeful Direcției audit intern informează ministrul apărării naționale despre recomandările care nu au fost însușite în cadrul reuniunii de conciliere de către responsabilii structurii auditate; informarea este însoțită de documentația de susținere, inclusiv punctele de vedere aflate în divergență susținute cu probe de audit.
2.
În cazul în care entitatea/structura auditată nu solicită conciliere și nu formulează puncte de vedere în termen la Proiectul raportului de audit public intern, acesta devine Raport de audit public intern.
3.
Raportul de audit public intern conține opinia auditorilor interni și trebuie însoțit de Sinteza principalelor constatări și recomandări.
4.
Auditorii interni sunt responsabili pentru asigurarea calității Raportului de audit public
intern.
5.
Procedura P-18. Raportul de audit public intern
Auditorii interni
Supervizorul
Șeful Direcției audit intern/Șeful structurii
teritoriale subordonate
a)
Elaborează Raportul de audit public intern ținând cont de Proiectul raportului de audit public intern și de rezultatele reuniunii de conciliere, dacă este cazul.
b)
Transmit Raportul de audit public intern supervizorului/șefului structurii de audit intern.
c)
Efectuează eventualele modificări sau completări propuse de supervizor/șeful structurii de audit intern.
d)
Semnează Raportul de audit public intern pe fiecare pagină.
e)
Întocmesc Sinteza principalelor constatări și recomandări.
f)
Atribuie număr de înregistrare Raportului de audit public intern și Sintezei principalelor constatări și recomandări, la Compartimentul Documente Clasificate al structurii de audit intern.
g)
Solicită entității/structurii auditate elaborarea Planului de acțiune pentru implementarea recomandărilor formulate.
a)
Verifică conținutul Raportului de audit public intern și face eventuale propuneri de revizuire.
b)
Semnează pe ultima pagină Raportul de audit public intern.
a)
Verifică forma finală a Raportului de audit public intern.
b)
Propune spre avizare Raportul de audit public intern.
Șeful Direcției audit intern
Informează ministrul apărării naționale despre recomandările care nu au fost însușite în cadrul reuniunii de conciliere de către responsabilii structurii auditate; informarea este
însoțită de documentația de susținere, inclusiv punctele de vedere aflate în divergență susținute cu probe de audit.
6.
Sinteza principalelor constatări și recomandări respectă următoarea structură-standard minimală:
a)
Introducere
Se prezintă, foarte succint, date de identificare a misiunii de audit public intern, respectiv baza legală de realizare a misiunii, ordinul de serviciu, echipa de audit intern, entitatea/structura auditată, durata acțiunii de auditare, obiectivele misiunii.
b)
Constatările și recomandările auditului public intern
Sunt prezentate principalele constatări și recomandări ale misiunii de audit public intern.
c)
Concluzii
Sunt prezentate principalele concluzii, precum și opinia auditorilor interni cu privire la activitățile auditate.
E.
Difuzarea Raportului de audit public intern
1.
Raportul de audit public intern finalizat va fi transmis șefului/comandantului structurii auditate pentru implementarea recomandărilor.
2.
Pentru avizarea rapoartelor de audit intern finalizate, șeful Direcției audit intern înaintează, periodic, ministrului apărării naționale, o sinteză cuprinzând constatările, concluziile și recomandările formulate.
3.
Recomandările neînsușite de ministrul apărării naționale, însoțite de documentația relevantă, vor fi transmise la UCAAPI trimestrial, în termen de 10 zile de la încheierea trimestrului.
4.
Procedura P-19. Difuzarea Raportului de audit public intern
Auditorii interni
Șeful Direcției audit intern/Șeful structurii
teritoriale subordonate
Semnează adresa de transmitere a Raportului de audit public intern către entitatea/structura auditată.
Șeful Direcției audit intern
Ministrul apărării naționale
Analizează și avizează rapoartele de audit public intern pe baza sintezei constatărilor, concluziilor și recomandărilor formulate.
a)
Pregătesc Raportul de audit public intern, în vederea transmiterii acestuia către structura auditată.
b)
Întocmesc adresa de transmitere a Raportului de audit public intern.
c)
Transmit Raportul de audit public intern, la cerere, și către alte structuri/organisme, numai cu aprobarea ministrului apărării naționale.
d)
Îndosariază Raportul de audit public intern la secțiunea corespunzătoare din dosarele de audit public intern.
a)
Înaintează ministrului apărării naționale, periodic, o sinteză cuprinzând constatările, concluziile și recomandările formulate, pentru avizarea rapoartelor de audit public intern finalizate.
b)
Informează UCAAPI, în termenele legale, despre recomandările care nu au fost însușite, însoțite de documentația de susținere.
F.
Supervizarea misiunii de audit public intern
1.
Șeful Direcției audit intern/șeful structurii teritoriale subordonate este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor și procedurilor de desfășurare a misiunii de audit public intern.
2.
Calitatea de supervizor în cadrul unei misiuni de audit public intern revine șefului Direcției audit intern/șeful structurii teritoriale subordonate sau prin desemnarea, de către acesta, a unui auditor intern.
3.
În cazul nominalizării unui auditor intern ca supervizor al misiunii de audit public intern se va urmări ca acesta să aibă pregătirea profesională adecvată și competența necesară în vederea realizării acestei activități.
4.
Scopul acțiunii de supervizare este de a se asigura că obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiții de calitate.
5.
Supervizarea, în cazul în care șeful Direcției audit intern/șeful structurii teritoriale subordonate este implicat în misiunea de audit public intern, se asigură de un auditor intern desemnat de acesta.
6.
Eventualele neclarități între supervizor și auditorii interni sunt soluționate de șeful Direcției audit intern/șeful structurii teritoriale subordonate.
7.
Procedura P-20. Supervizarea
Auditorii interni
Prezintă supervizorului toate documentele elaborate conform procedurilor de audit, precum și
probele de audit colectate în timpul misiunii de audit public intern.
Supervizorul
a)
Verifică documentele elaborate și prezentate de auditorii interni în toate fazele de derulare a misiunii de audit public intern.
b)
Supervizează toate documentele verificate, activitate care se realizează prin formalizare pe fiecare document verificat.
c)
Verifică executarea corectă a Programului de audit public intern.
d)
Verifică consistența și suficiența probelor și dovezilor de audit pentru fiecare constatare de audit efectuată.
e)
Verifică dacă redactarea Raportului de audit public intern este exactă, clară și concisă.
f)
Întocmește Nota de supervizare a documentelor, în cazurile în care supervizorul formulează observații cu privire la activitățile sau documentele supervizate pe timpul derulării misiunii de audit public intern sau poate utiliza alte documente care probează supervizarea.
Nr. crt.
Lucrarea
Propunerea șefului structurii de audit intern/supervizorului misiunii, ca
urmare a revizuirii documentului
Răspunsul auditorilor
interni
Revizuirea răspunsurilor auditorilor de către șeful structurii
de audit intern/supervizor
…..
……..
……..
……..
8.
Pentru întocmirea Notei de supervizare a documentelor se folosește modelul următor:
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Structura de audit intern Data
Nr.
- Localitatea -
MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC
INTERN
Nivelul și termenul de
clasificare Exemplarul nr.
Supervizarea
Domeniul/activitatea auditată: …………………… Denumirea misiunii: …………………….
Document redactat de: ………………………… Supervizat: ………………………..
NOTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR
Numele, prenumele și semnătura persoanei care a întocmit documentul
IV.
URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR
1.
Obiectivul urmăririi recomandărilor este atât asigurarea că recomandările prezentate în Raportul de audit public intern se implementează întocmai la termenele stabilite și în mod eficace, cât și evaluarea consecințelor în cazul neaplicării acestora.
2.
Structura auditată trebuie să informeze structurile de audit intern asupra modului de implementare a recomandărilor la termenele prevăzute în Planul de acțiune pentru implementarea recomandărilor.
3.
Procesul de urmărire a recomandărilor constă în evaluarea caracterului adecvat, eficacitatea și oportunitatea acțiunilor întreprinse de către conducerea entității/structurii auditate pentru implementarea recomandărilor din Raportul de audit public intern.
4.
Șeful Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate poate stabili misiuni de verificare a implementării recomandărilor.
5.
În cadrul următoarei misiuni de audit de regularitate sau al performanței, planificate la entitatea auditată, este obligatorie verificarea implementării recomandărilor formulate în misiunile de audit public intern anterioare.
6.
În Programul misiunii de audit public intern se alocă fond de timp pentru această activitate, iar în Ordinul de serviciu se stabilește un obiectiv de audit distinct, care să vizeze modul de implementare a recomandărilor de către structura auditată.
7.
Toate recomandările formulate în misiunile anterioare și neimplementate la termen sau implementate parțial, vor fi menționate distinct în Fișa de urmărire a implementării recomandărilor elaborată pentru misiunea curentă.
8.
Gradul de implementare a recomandărilor de către structura auditată poate servi ca bază pentru evaluarea inițială a sistemului de control intern/managerial, precum și pentru emiterea opiniei generale în cadrul Raportului de audit public intern, întocmit în misiunea curentă.
1.
Responsabilitatea structurii auditate
1.1.
Responsabilitatea structurii auditate în implementarea recomandărilor constă în:
a)
elaborarea Planului de acțiune pentru implementarea recomandărilor;
b)
stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare;
c)
implementarea recomandărilor;
d)
comunicarea periodică a stadiului progresului înregistrat în procesul de implementare a recomandărilor;
e)
evaluarea rezultatelor obținute.
1.2.
Planul de acțiune pentru implementarea recomandărilor se transmite de entitatea auditată structurii de audit intern care a realizat misiunea.
1.3.
Pe parcursul implementării recomandărilor entitatea/structura auditată transmite periodic informări asupra stadiului progresului înregistrat în procesul de implementare a recomandărilor și despre situațiile de nerespectare a termenelor de implementare.
1.4.
Pentru întocmirea Planului de acțiune pentru implementarea recomandărilor structurile auditate vor utiliza modelul următor:
Nr. crt.
Problema/ Constatarea
(în sinteză)
Recomandarea
Responsabil
Activități/Acțiuni planificate pentru implementare
Rezultate așteptate (ținte, documente,
decizii)
Termen
Obs.
1.5.
Pentru raportarea Stadiului progresului înregistrat în procesul de implementare a recomandărilor se folosește modelul următor:
Nr. crt.
Problema/ Constatarea (în sinteză)
Recoman- darea
Stadiul implemen- tării
Activități/ Acțiuni realizate
Rezultate obținute și evaluarea acestora
Motivul neimplementării sau implementării parțiale a recomandărilor
Măsuri suplimentare dispuse de entitatea auditată pentru
implementare
Respon- sabil
Ter- men
Obs.
2.
Responsabilitatea Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate
2.1.
Auditorii interni care au realizat misiunea de audit public intern analizează și evaluează Planul de acțiune pentru implementarea recomandărilor și propun, dacă este cazul, eventuale modificări.
2.2.
Evaluarea stadiului de implementare a recomandărilor și caracterul adecvat al acțiunilor întreprinse se urmăresc de către șeful Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate în funcție de informările primite de la entitățile/structurile auditate. Acțiunile implementate necorespunzător sunt identificate de auditul public intern care propune structurii auditate eventuale modificări ale Planului de acțiune pentru implementarea recomandărilor.
2.3.
Șeful structurii teritoriale subordonate analizează periodic rezultatele implementării recomandărilor raportate de entitatea/structura auditată și informează șeful Direcției audit intern despre progresele înregistrate.
2.4.
Șeful Direcției audit intern analizează periodic rezultatele implementării, progresele înregistrate în implementarea recomandărilor raportate de entitatea/structura auditată și raportează, anual, către UCAAPI, asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor.
2.5.
Direcția audit intern comunică, semestrial, ministrului apărării naționale/UCAAPI recomandările neimplementate la termenul stabilit.
2.6.
Procedura P-21. Urmărirea recomandărilor
Auditorii interni
Entitatea/structura auditată
Șeful structurii de audit intern
Ministrul apărării naționale
Dispune măsuri, în cazul neimplementării la termen a recomandărilor formulate de auditorii interni.
a)
Întocmesc Fișa de urmărire a implementării recomandărilor.
b)
Primesc, analizează și eventual propun revizuiri la Planul de acțiune pentru implementarea recomandărilor.
c)
Verifică implementarea recomandărilor la termenele stabilite.
d)
Verifică progresele înregistrate în implementarea recomandărilor.
e)
Actualizează Fișa de urmărire a implementării recomandărilor corespunzător informărilor entității/structurii auditate sau verificărilor efectuate.
f)
Îndosariază Fișa de urmărire a implementării recomandărilor în dosarul misiunii de audit public intern.
a)
Analizează recomandările formulate în Raportul de audit public intern.
b)
Elaborează Planul de acțiune pentru implementarea recomandărilor, conform modelului prevăzut la pct. 1.4.
c)
Transmite Planul de acțiune pentru implementarea recomandărilor către structura de audit intern, în termen de 15 zile calendaristice de la primirea Raportului de audit public intern.
d)
Efectuează eventuale modificării ale Planului de acțiune pentru implementarea recomandărilor în funcție de propunerile formulate de auditorii interni.
e)
Implementează acțiunile/activitățile cuprinse în Planul de acțiune pentru implementarea recomandărilor cu respectarea termenelor prevăzute.
f)
Elaborează, periodic, informări cu privire la stadiul implementării recomandărilor, conform modelului prevăzut la pct. 1.5.
a)
Analizează propunerile de modificare a Planului de acțiune pentru implementarea recomandărilor formulate de auditorii interni.
b)
Informează, ierarhic, ministrul apărării naționale cu privire la recomandările neimplementate la termen.
c)
Verifică progresele înregistrate în implementarea recomandărilor pe baza informărilor transmise de structurile auditate sau pe baza informațiilor cuprinse în rapoartele de audit public intern privind urmărirea recomandărilor.
d)
După implementarea recomandărilor evaluează valoarea adăugată de auditul public intern și cuprinde aceste informații în raportările periodice.
2.7.
Pentru întocmirea Fișei de urmărire a implementării recomandărilor se folosește modelul următor:
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Structura de audit intern Data
Nr.
- Localitatea -
URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR
Nivelul și termenul de
clasificare Exemplarul nr.
Fișa de urmărire a implementării recomandărilor
Domeniul/activitatea auditată: …………………… Denumirea misiunii: …………………….
Document redactat de: ………………………… Supervizat: ………………………..
FIȘA DE URMĂRIRE A IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR
Ministerul Apărării Naționale
Direcția audit intern/Structura teritorială subordonată
Entitatea/structura auditată
Misiunea de audit public intern:
Raport de audit public intern nr.……/ …20XX
Nr. crt.
Problema/ constatarea (în sinteză)
Recomandarea
Implementat
Parțial implementat
Neimplementat
Data planificată/ Data prelungirii termenului/ Data implementării
Activități/Acțiuni realizate pentru implementare. Documente justificative privind implementarea
Rezultate obținute/Valoarea adăugată de audit public intern
Auditori interni,
Supervizor,
(Nume, prenume și semnătură)
(Nume, prenume și semnătură)
3.
Metodologia
de
desfășurare
a
misiunii
de
verificare
a
implementării recomandărilor
3.1.
Pentru a evalua caracterul adecvat, eficacitatea și oportunitatea acțiunilor întreprinse de către conducerea entității/structurii auditate pentru implementarea recomandărilor din Raportul de audit public intern, șeful Direcției audit intern/șeful structurii teritoriale subordonate poate stabili misiuni de verificare a implementării recomandărilor.
3.2.
În cazul recomandărilor care vizează riscuri/disfuncții semnificative, cu posibil impact asupra îndeplinirii obiectivelor/misiunii entității auditate, în măsura în care fondul de timp alocat misiunilor de audit public intern permite, se vor organiza misiuni de verificare a implementării recomandărilor.
3.3.
În Planul multianual de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale și Planul anual de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale se va aloca fond de timp pentru verificarea implementării recomandărilor.
3.4.
Desfășurarea misiunilor de verificare a implementării recomandărilor presupune parcurgerea, în cadrul fiecărei etape, a procedurilor specifice și elaborarea documentelor, conform schemei prezentate în continuare:
Etape
Proceduri
Cod procedu-
ră
Documente
Pregătirea misiunii
Inițierea auditului public intern
Elaborarea Ordinului de serviciu
P-01
Ordinul de serviciu
S U P E R V I Z A R E A
P-05
Elaborarea Notificării privind declanșarea misiunii de audit public intern
P-02
Notificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern
Intervenția la fața locului
Colectarea și analiza probelor de audit
P-03
Fișă de identificare și analiză a problemei – FIAP (dacă este cazul) Formular de constatare și raportare a iregularităților – FCRI (dacă este cazul)
Raportarea rezultatelor misiunii
Elaborarea Raportului de audit public intern privind verificarea implementării recomandărilor
P-04
Raportul de audit public intern privind verificarea implementării recomandărilor
Urmărirea recomandărilor
Urmărirea recomandărilor
P-06
Fișă de urmărire a implementării recomandărilor (actualizată)
3.5.
Documentele elaborate pentru desfășurarea misiunii de verificare a implementării recomandărilor se adaptează specificului misiunii, în limitele în care se impune aceasta, conform modelelor prevăzute în metodologia generală de derulare a misiunilor de asigurare.
Anexa 5
la normele metodologice
PARTICULARITĂȚI PRIVIND ORGANIZAREA ȘI DESFĂȘURAREA MISIUNILOR DE AUDIT DE SISTEM ÎN CADRUL
MINISTERULUI APĂRĂRII NAȚIONALE
Organizarea și desfășurarea misiunilor de audit de sistem presupun parcurgerea etapelor prevăzute în metodologia misiunii de asigurare, cu următoarele particularități:
1.
Stabilirea, la nivelul Direcției audit intern, a unei echipe de coordonare a misiunii de audit de sistem care realizează integrarea datelor și informațiilor colectate pe parcursul misiunii și elaborează Raportul de audit public intern al misiunii.
2.
Pentru buna desfășurare a misiunii de audit de sistem, șeful echipei de coordonare poate decide organizarea unor întruniri cu auditorii interni desemnați să participe la misiune.
3.
Direcția audit intern transmite o notificare privind executarea misiunii de audit de sistem, structurii coordonatoare/lider de domeniu a sistemului auditat. Totodată, fiecare entitate/structură auditată este notificată de către Direcția audit intern sau, după caz, de către structura teritorială subordonată la care este arondată.
4.
Direcția audit intern și structurile teritoriale subordonate elaborează ordine de serviciu pentru auditorii interni proprii, desemnați să participe la misiunea de audit de sistem.
5.
Toți auditorii interni implicați în misiunea de audit de sistem își declară independența prin completarea declarației de independență.
6.
Ședințele de deschidere și de închidere se realizează, în conformitate cu ordinele de serviciu întocmite, la fiecare entitate/structură auditată.
7.
Colectarea și prelucrarea informațiilor se pot realiza la fiecare entitate/structură care compune sistemul sau se află în legătură directă/indirectă cu acesta, se centralizează la nivelul structurilor de audit intern iar documentele centralizatoare sunt transmise către echipa de coordonare.
8.
Analiza riscurilor se realizează la nivelul structurilor de audit intern, iar documentele aferente se transmit echipei de coordonare, pentru elaborarea documentelor specifice acestei etape.
9.
Se întocmește un program centralizator al misiunii de audit de sistem pe baza programelor de audit public intern întocmite la nivelul structurilor teritoriale subordonate pentru această misiune.
10.
Fiecare echipă de audit intern procedează la realizarea, în mod independent, a intervenției la fața locului și elaborează documentele prevăzute de metodologia misiunii de asigurare.
11.
Fișele de identificare și analiză a problemei întocmite sunt aduse la cunoștința entității/structurii auditate de către echipa de audit intern în cauză.
12.
Toate datele/situațiile și documentele întocmite în cadrul misiunii sunt transmise echipei coordonatoare pentru integrare.
13.
La nivelul fiecărei structuri teritoriale subordonate se elaborează un proiect de raport intermediar de audit public intern pe baza situației constatărilor, concluziilor și recomandărilor formulate de auditorii interni în cadrul entităților/structurilor auditate.
14.
Extrase din proiectul raportului menționat la pct. 13, în părțile ce le privesc, sunt transmise entităților/structurilor auditate pentru analiză, iar acestea în cazul unor neclarități sau a unor argumente suplimentare pot trimite, în maximum 15 zile de la primire, punctele de vedere, conform procedurii stabilite la metodologia misiunii de asigurare.
15.
După examinarea punctelor de vedere primite, în termen de 10 zile de la primire, echipa de audit intern poate decide organizarea unei reuniuni de conciliere cu entitatea/structura auditată, conform procedurii reuniunii de conciliere.
16.
Proiectul de raport intermediar de audit public intern, actualizat, după caz, cu rezultatele concilierilor devine raport intermediar de audit public intern.
17.
Rapoartele
intermediare
de
audit
public
intern
sunt
transmise
către
echipa coordonatoare în vederea realizării proiectului raportului centralizator al misiunii de audit de sistem. Acest document se realizează prin includerea doar a aspectelor considerate relevante pentru sistemul în cauză. În anexe, pot fi menționate și constatări punctuale preluate din rapoartele intermediare de audit public intern transmise de structurile teritoriale subordonate.
18.
Toate recomandările formulate în cadrul rapoartelor întocmite de structurile teritoriale subordonate și în proiectul raportului centralizator al misiunii de audit de sistem sunt cuprinse în fișe de urmărire a recomandărilor, elaborate individual, pentru fiecare unitate militară căreia i se adresează recomandarea, anexe la proiectele de rapoarte.
19.
Proiectul raportului centralizator al misiunii de audit de sistem sau extrase din acesta, după caz, sunt transmise structurii coordonatoare a sistemului auditat și/sau principalelor structuri aflate în legătură cu sistemul conform procedurii P 16 – Transmiterea Proiectului raportului de audit public intern, prevăzută în anexa nr. 4 la prezentele norme metodologice. Acestea, în cazul unor neclarități sau a unor argumente suplimentare, pot trimite, în maximum 15 zile de la primire, punctele de vedere, conform aceleiași proceduri. Prin netransmiterea eventualelor puncte de vedere în termenul precizat se consideră acceptul tacit al conținutului documentului menționat.
20.
După examinarea punctelor de vedere primite, în termen de 10 zile, echipa de audit intern coordonatoare poate decide organizarea unei reuniuni de conciliere cu entitatea/structura auditată în cauză, conform procedurii P 17 – Reuniunea de conciliere, prevăzută în anexa nr. 4 la prezentele norme metodologice.
21.
Proiectul raportului centralizator al misiunii de audit de sistem, actualizat, după caz, cu rezultatele concilierilor, devine raport final și este difuzat conform procedurii P – 19 Difuzarea Raportului de audit public intern, prevăzută în anexa nr. 4 la prezentele norme metodologice.
22.
Urmărirea recomandărilor se realizează de către structura de audit intern la care sunt arondate structurile/entitățile auditate, care înaintează, periodic, către Direcția audit intern situația acestora pentru centralizare și evidență.
Anexa 6
la normele metodologice
Metodologia de derulare a misiunilor de consiliere formalizate în Ministerul Apărării Naționale
1.
Metodologia de derulare a misiunilor de consiliere formalizate presupune parcurgerea, după caz, în cadrul fiecărei etape a activităților specifice și realizarea documentelor aferente, conform schemei prezentate în continuare:
Etape
Proceduri
Cod proce-
dură
Documente
S U P E R V I Z A R E A
P-13
Pregătirea misiunii de consiliere
Inițierea auditului public intern
Elaborarea Ordinului de
serviciu
P-01
Ordinul de serviciu
Elaborarea Declarației de
independență
P-02
Declarația de independență
Elaborarea Notificării
privind declanșarea misiunii de consiliere
P-03
Notificarea privind declanșarea misiunii de consiliere
Ședința de deschidere
P-04
Minuta ședinței de deschidere
Colectarea și prelucrarea informațiilor
Constituirea/actualizarea
dosarului permanent
P-05
Chestionarul de luare la cunoștință - CLC
Prelucrarea și documentarea
informațiilor
P-06
Lista obiectivelor, activităților/acțiunilor
Elaborarea Programului misiunii de consiliere
P-07
Programul misiunii de consiliere
Intervenția la fața locului
Colectarea și analiza probelor de audit
P-08
Teste
Efectuarea testărilor și formularea
constatărilor
Chestionar listă de verificare – CLV; foi
de lucru; interviuri; chestionare
Revizuirea documentelor și constituirea
dovezilor de audit
P-09
Nota centralizatoare a documentelor de
lucru
Ședința de închidere
P-10
Minuta ședinței de închidere
Raportarea rezultatelor misiunii de
consiliere
Elaborarea Raportului de consiliere
Raportul de audit public
intern
P-11
Raportul de audit intern privind activitatea
de consiliere
Difuzarea Raportului de
consiliere
P-12
-
Urmărirea
recomandărilor
Urmărirea recomandărilor
P-14
Fișă de urmărire a implementării
recomandărilor
2.
Documentele elaborate în cadrul procedurilor desfășurate în derularea misiunii de consiliere formalizate se adaptează specificului misiunii, în limitele în care se impune aceasta.
3.
Pentru întocmirea Listei obiectivelor, activităților/acțiunilor desfășurate se folosește modelul următor:
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Structura de audit intern Data
Nr.
- Localitatea -
PREGĂTIREA MISIUNII DE
CONSILIERE FORMALIZATĂ
Nivelul și termenul de
clasificare Exemplarul nr.
Colectarea și prelucrarea informațiilor
Domeniul/activitatea auditată: …………………… Denumirea misiunii: …………………….
Document redactat de: ………………………… Supervizat: ………………………..
LISTA OBIECTIVELOR, ACTIVITĂȚILOR/ACȚIUNILOR
Auditori interni,
Supervizor,
(Nume, prenume și semnătură)
(Nume, prenume și semnătură)
NR. CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITĂȚI/ACȚIUNI DESFĂȘURATE
OBSERVAȚII
1.
Enunțarea obiectivului A
Enunțarea activităților desfășurate pentru obiectivul A
Anexa 7
la normele metodologice
METODOLOGIA DE DERULARE A MISIUNILOR DE EVALUARE A ACTIVITĂȚII DE AUDIT PUBLIC INTERN ÎN MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
1.
Metodologia de derulare a misiunilor de evaluare a activității de audit public intern, presupune parcurgerea, în cadrul fiecărei etape, a procedurilor specifice și realizarea documentelor aferente, conform schemei prezentate în continuare:
Etape
Proceduri
Cod proce- dură
Documente
S U P E R V I Z A R E A
Pregătirea misiunii de evaluare
Inițierea auditului public intern
Elaborarea Ordinului de serviciu
P-01
Ordinul de serviciu
Elaborarea Declarației de independență
P-02
Declarația de independență
Elaborarea Notificării privind
declanșarea misiunii de evaluare
P-03
Notificarea privind declanșarea
misiunii de evaluare
Ședința de deschidere
P-04
Minuta ședinței de deschidere
Colectarea și prelucrarea informațiilor
Constituirea/actualizarea dosarului
permanent
P-05
Chestionarul de luare la cunoștință -
CLC
Prelucrarea și documentarea
informațiilor
P-06
Lista obiectivelor, activităților/
acțiunilor
Elaborarea Programului misiunii de evaluare
P-07
Programul misiunii de evaluare
Intervenția la fața locului
Colectarea și analiza probelor de audit
Efectuarea testărilor și formularea constatărilor
P-08
Teste
Chestionar-listă de verificare – CLV;
foi de lucru; interviuri; chestionare
Analiza problemelor și formularea
recomandărilor
P-09
Fișă de identificare și analiză a
problemei -FIAP
Revizuirea documentelor și constituirea dovezilor de audit
P-10
Nota centralizatoare a documentelor
P- 17
de lucru
Ședința de închidere
P-11
Minuta ședinței de închidere
Elaborarea Proiectului raportului misiunii de evaluare
Elaborarea Proiectului raportului
P-12
Proiectul raportului misiunii de
misiunii de evaluare
evaluare
Raportarea rezultatelor
Transmiterea Proiectului raportului
misiunii de evaluare
P-13
-
Reuniunea de conciliere
P-14
Minuta Reuniunii de conciliere
misiunii de evaluare
Elaborarea Raportului misiunii de
evaluare
Raportul misiunii de evaluare
P-15
Raportul misiunii de evaluare
Difuzarea Raportului misiunii de evaluare
P-16
-
Urmărirea
Urmărirea recomandărilor
P-18
Fișă de urmărire a implementării
recomandărilor
recomandărilor
2.
Documentele elaborate în cadrul procedurilor desfășurate în derularea misiunii de evaluare se adaptează specificului misiunii, în limitele în care se impune aceasta.
3.
Pentru întocmirea Listei obiectivelor, activităților/acțiunilor se folosește modelul
NR. CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITĂȚI/ACȚIUNI DESFĂȘURATE
OBSERVAȚII
1.
Enunțarea obiectivului A
Enunțarea activităților desfășurate pentru obiectivul A
următor:
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Structura de audit intern Data
Nr.
- Localitatea -
PREGĂTIREA MISIUNII DE EVALUARE
Nivelul și termenul de
clasificare Exemplarul nr.
Colectarea și prelucrarea informațiilor
Domeniul/activitatea auditată: …………………… Denumirea misiunii: …………………….
Document redactat de: ………………………… Supervizat: ………………………..
LISTA OBIECTIVELOR, ACTIVITĂȚILOR/ACȚIUNILOR
Auditori interni,
Supervizor,
(Nume, prenume și semnătură)
(Nume, prenume și semnătură)
Textul este prelucrat automat din sursa indicată; numerotarea și legăturile pot conține erori. Referințele subliniate duc la actele citate, așa cum au fost identificate de noi.